水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理探究

摘 要：隨著水利工程技術(shù)的迅速發(fā)展，水利工程技術(shù)的檔案和資料對(duì)水利建設(shè)和管理工作日益重要，檔案管理和資料整理工作的好壞，直接影響水利工程的管理工作、建設(shè)質(zhì)量和進(jìn)度。本文根據(jù)水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理工作現(xiàn)狀，探討如何做好水利技術(shù)檔案管理與資料整理工作。

關(guān)鍵詞：水利工程技術(shù)；檔案管理；資料整理；探究

水利工程檔案和資料對(duì)水利工程的管理和建設(shè)來說，是具有巨大價(jià)值的文件材料，這些檔案和資料不僅是是建設(shè)成果的記錄，還是工程建設(shè)的依據(jù)。很多水利工程在檔案管理與資料整理環(huán)節(jié)存在了一些問題，下面，就此談?wù)勊こ碳夹g(shù)在檔案管理與資料整理過程中存在的問題，解決方法。

1 水利技術(shù)檔案管理

水利技術(shù)檔案管理存在的問題

水利工程檔案是水利工程建設(shè)的全程記錄，對(duì)水利工程的建設(shè)起著重要的作用，是工程建成之后，管理與運(yùn)行中不可或缺的重要條件和依據(jù)?，F(xiàn)在，工程建成后，有關(guān)單位需要終身對(duì)它的質(zhì)量負(fù)責(zé)，檔案的重要性更加突出。如果對(duì)檔案管理不當(dāng)，會(huì)影響檔案發(fā)揮它的相關(guān)作用。所以，水利工程技術(shù)的領(lǐng)導(dǎo)們對(duì)檔案管理工作日益重視。檔案工作做得不好，將來需要負(fù)歷史責(zé)任，但現(xiàn)在，水利技術(shù)檔案管理工作還存在了一些問題。

1.1 思想上不夠重視檔案管理工作

水利工程技術(shù)人員，思想上都不夠重視檔案管理工作。水利工程技術(shù)大部分的都不是檔案專業(yè)或情報(bào)學(xué)專業(yè)，所以，對(duì)檔案整理的要求比較低。一般只要求整理規(guī)章制度內(nèi)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要的檔案，制度之外的珍貴檔案材料收集不全，致使水利工程很多方面的信息反映不全。水利工程的檔案資料一般都是由水利工程技術(shù)人員收集、提交。雖然，水利工程技術(shù)人員是工程的前端人員，他們所接觸掌握的信息，更能真實(shí)準(zhǔn)確的反映關(guān)于水利工程建設(shè)的全部資料，但是，他們?cè)谑占Y料過程中，僅對(duì)他們的分內(nèi)工作負(fù)責(zé)，不對(duì)整個(gè)檔案負(fù)責(zé)。

1.2 技術(shù)檔案管理不嚴(yán)謹(jǐn)

檔案保存管理的配套設(shè)施和系統(tǒng)指示有限，導(dǎo)致檔案保存管理不系統(tǒng)、不嚴(yán)謹(jǐn)。單位將工程技術(shù)的檔案和其他類型的檔案混合管理，容易造成資料缺失。不及時(shí)提交檔案資料，或者是提交的形式、內(nèi)容有錯(cuò)誤，將有效的資料和無效的資料不成系統(tǒng)的放在一起，會(huì)加大工作人員到工作量，降低工作效率。

1.3 檔案管理信息化水平低

有些水利檔案存儲(chǔ)管理部門為了提高辦公效率，節(jié)省設(shè)施費(fèi)用，將電子檔案存管數(shù)據(jù)與辦公計(jì)算機(jī)重疊使用，造成數(shù)據(jù)傳輸和存管不安全，甚至，可能造成數(shù)據(jù)外漏或者缺失。而大多數(shù)數(shù)據(jù)是沒辦法恢復(fù)的。另外，還依然采用傳統(tǒng)的通訊軟件或者郵箱遞交電子材料，造成檔案材料時(shí)效性和安全性低。

1.4 檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低

很多的檔案管理人員都屬于兼職，缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，會(huì)做的工作只是保存資料，對(duì)檔案建設(shè)和加固、以及檔案管理的要求都不是很熟悉了解。還有一些缺乏驗(yàn)收檔案資料的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致整理資料不全面。還有一些人員管理經(jīng)驗(yàn)不足，不知道如何檢驗(yàn)檔案資料是否齊全，只是被動(dòng)接收資料，導(dǎo)致整理的資料不符合規(guī)范。

2.如何做好水利技術(shù)檔案管理工作

近年來，我國(guó)對(duì)水利投資工作的加大，加快水利建設(shè)步伐，也加重了水利檔案管理人員的工作任務(wù)，必須進(jìn)一步做好水利技術(shù)檔案管理工作。

2.1 加強(qiáng)水利檔案存管意識(shí)

水利檔案工作質(zhì)量受水利檔案的存管意識(shí)決定，要提高水利檔案的存管質(zhì)量，就要提高水利檔案的存管意識(shí)。可以通過發(fā)放文件，會(huì)議強(qiáng)調(diào)等形式，加強(qiáng)檔案管理員的檔案收集和存管意識(shí)，另外，還需要完善檔案提交和存管體系、規(guī)章制度。建立合理、科學(xué)的電子檔案提交和保存管理的系統(tǒng)，用制度和固定機(jī)器強(qiáng)制約束檔案存管意識(shí)。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需用行政手段對(duì)檔案管理過程進(jìn)行監(jiān)督和管束，由上及下，強(qiáng)化存檔意識(shí)。

2.2 強(qiáng)化水利檔案存管的行政職能

在相應(yīng)的行政部門完善建立檔案存管和提交制度。工程技術(shù)人員在進(jìn)行資料整理和提交時(shí)，應(yīng)該嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)心、及時(shí)。不斷強(qiáng)化完善相關(guān)部門的行政職能，從制度上杜絕檔案資料上交和存管不及時(shí)、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋撞?。隨時(shí)對(duì)手里工程的檔案管理工作進(jìn)行檢查，并對(duì)檢查中出現(xiàn)的毛病和問題進(jìn)行原因分析，制定改正措施。

2.3 加大硬軟件設(shè)施的投入

要做好水利管理工作，軟硬件配套設(shè)施是必不可缺的。硬件方面，加大硬件設(shè)施建設(shè)，避免工作人員辦公硬件設(shè)施與檔案管理硬件設(shè)施疊加使用的現(xiàn)象，同時(shí)還要做好數(shù)據(jù)備份。軟件方面，要購入或者開發(fā)系統(tǒng)嚴(yán)謹(jǐn)、功能齊全的數(shù)據(jù)管理保存系統(tǒng)，保證檔案管理人員可以及時(shí)提交檔案還可以保證檔案安全，推進(jìn)檔案信息化發(fā)布工作。

2.4 加強(qiáng)水利工程項(xiàng)目檔案管理

水利系統(tǒng)工程的基礎(chǔ)是項(xiàng)目，所以，做好項(xiàng)目管理工作非常重要。根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)制定相關(guān)的管理方案和管理索引，檔案管理人員查閱檔案、做項(xiàng)目總結(jié)和項(xiàng)目驗(yàn)收的效率會(huì)更高。

2.5 提高技術(shù)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

加大對(duì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，建設(shè)一支優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍，使檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。水利檔案管理人員具備了一定的管理知識(shí)和專業(yè)知識(shí)才可以制定出更合理、更細(xì)致、更符合工程特點(diǎn)的管理體系，要求水利檔案管理人員及時(shí)歸檔。

3 水利技術(shù)資料整理

3.1 水利技術(shù)資料整理的現(xiàn)狀和意義

水利技術(shù)資料是在工程管理過程中形成的文字、表格、報(bào)告等不同載體和形式的記錄，這些記錄具有保存價(jià)值，是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行設(shè)計(jì)、考察、改造、維護(hù)、運(yùn)行的重要依據(jù)。工程資料是工程管理的重要組成部分。

水利工程大多處于偏遠(yuǎn)地帶，工作環(huán)境比較惡劣，工程歷時(shí)偏長(zhǎng)，工程師在保存原有的資料上，還需要對(duì)新增的資料進(jìn)行整理保存，容易造成數(shù)據(jù)缺失、不完整或者是損壞，從從而造成工程損失。很多工程由于冬季不能開工和工期等原因，導(dǎo)致工程資料整理不及時(shí)，從而造成工程資料不完整，準(zhǔn)確性低的現(xiàn)象。

3.2 如何做好水利技術(shù)資料整理工作

（1）建立合理編碼程序。合理的編碼程序是管理和建立水利工程資料的基礎(chǔ)。合理編碼程序?yàn)橘Y料管理和查閱帶來了很大的便利，提高了水利工程資料管理和查閱的效率。可根據(jù)資料的類型不同，而建立相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫對(duì)資料進(jìn)行管理。

（2）建立資料庫。要做好資料管理工作，需要用編碼程序編寫資料目錄，用超連接的方法對(duì)目錄、子目錄進(jìn)行分類查找。資料目錄應(yīng)該根據(jù)資料類型的不同而進(jìn)行文件夾分類，從而方便對(duì)資料的查找。

（3）資料庫的管理。要做好資料庫管理工作，首先要及時(shí)對(duì)資料進(jìn)行登記、分類、歸檔和連接。對(duì)于不能修改的資料應(yīng)該設(shè)置成只讀或進(jìn)行保護(hù)。同時(shí)還要及時(shí)做好資料備份，以免數(shù)據(jù)遺失。實(shí)時(shí)監(jiān)控計(jì)算機(jī)，以免計(jì)算機(jī)受病毒侵?jǐn)_，而遺失數(shù)據(jù)。

4 結(jié)束語

水利工程檔案管理和資料整理工作有些復(fù)雜，只有不斷的創(chuàng)新、改進(jìn)才能跟上時(shí)代的腳步，做好這項(xiàng)工作。

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作者簡(jiǎn)介

鄭小燕（1986-），女，廣東中山，助理館員，本科，研究方向：檔案基礎(chǔ)理論。