探討基于辦公自動(dòng)化下的文書檔案管理

陳乃莉

摘 要：隨著社會(huì)信息化、網(wǎng)絡(luò)化不斷深入，日常辦公逐漸過渡信息化時(shí)代，自動(dòng)化辦公隨之而來，使文書檔案管理產(chǎn)生革變，對(duì)此，本文將從辦公自動(dòng)化的角度，對(duì)文書檔案管理進(jìn)行探討。

關(guān)鍵字：辦公自動(dòng)化；文書檔案；管理

1 引言

如今，社會(huì)信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)不斷加快，信息化管理在人們?nèi)粘Ｉ钪械靡云占?，辦公趨于自動(dòng)化的同時(shí)，使得文書檔案管理模式也悄然一新。文書檔案管理決定著企業(yè)檔案管理水平，某種意義上約束著企業(yè)價(jià)值。對(duì)此，本文將從辦公自動(dòng)化中文書檔案管理具有的特征，探討其管理的有效措施。

2 基于辦公自動(dòng)化文書檔案管理特征

在新的社會(huì)形勢(shì)下，現(xiàn)行的文書檔案管理要求是傳統(tǒng)模式所不能滿足的，隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的深入，辦公自動(dòng)化較傳統(tǒng)模式而言更具時(shí)代管理特征：

首先，以往文書和檔案關(guān)系密切，檔案往往是通過文書轉(zhuǎn)變而來。不過，通過累積長(zhǎng)期的各項(xiàng)生活實(shí)踐與活動(dòng)所悟，才形成狀態(tài)較為分散的文書，而依據(jù)文書的性質(zhì)或規(guī)律加以分類和保存，形成了較為整體化的檔案，因此，兩者間存在有本質(zhì)的區(qū)別。而如今，在辦公自動(dòng)化背景下，文書與檔案兩者間的區(qū)別與劃分已然模糊，文化全部在相關(guān)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行整體，因而，極易對(duì)文書加以類別、規(guī)律控制，通過檢索便能進(jìn)行瀏覽。而且，將文書歸檔后，文書便與檔案交織，渾然天成實(shí)現(xiàn)管理一體化。

其次，基于辦公自動(dòng)化對(duì)文書檔案進(jìn)行歸檔被劃分為兩項(xiàng)工作，分別是紙質(zhì)文檔與電子文檔歸檔。利用信息化平臺(tái)以進(jìn)行文書歸檔，在各環(huán)節(jié)的操作中均彰顯著文書和檔案管理的根本要求和具體規(guī)范，以此便使各工作流程都要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，繼而要明確規(guī)定工作內(nèi)容及其相關(guān)管理職能，換言之，辦公自動(dòng)化使文書檔案管理更加系統(tǒng)化。

再者，運(yùn)用辦公自動(dòng)化能實(shí)現(xiàn)一次輸入多次利用的價(jià)值。相關(guān)文件諸如編導(dǎo)、簽發(fā)和著錄等工作被文書檔案管理者得以完善時(shí)，只需利用鼠標(biāo)操作便能實(shí)現(xiàn)文檔歸檔，極易實(shí)現(xiàn)文件處理與檔案管理的轉(zhuǎn)變。同時(shí)文書檔案在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)下具查詢或檢索功能，用戶僅需輸入相應(yīng)關(guān)鍵字便能快速搜索到相關(guān)內(nèi)容。

最后，在傳統(tǒng)模式或僅靠單獨(dú)的部門或若干人員便能實(shí)現(xiàn)文書和文檔的歸檔。但是，在辦公自動(dòng)化背景下，檔案管理延伸至文件本身，各文件都是相對(duì)獨(dú)立的個(gè)體，基本單位也由原本的卷宗轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)行的文件，文件一經(jīng)錄入完成便會(huì)直接進(jìn)行歸檔管理。因此，現(xiàn)行的歸檔管理是對(duì)電子文件進(jìn)行管理，是需要諸如信息技術(shù)部門、檔案部等若干部門才能完善，各部門相互協(xié)作不可分離，才能使文件檔實(shí)現(xiàn)整體化，進(jìn)而需要多部門協(xié)作參與的系統(tǒng)化管理。

3 基于辦公自動(dòng)化下的文書檔案管理

綜上所述，在辦公自動(dòng)化背景下，文書檔案管理得以方便、快捷的新機(jī)遇，如何把握機(jī)遇實(shí)現(xiàn)文書檔案管理尤為重要。

首先，要隔離路由器并屏蔽所有的IP地址，把辦公自動(dòng)化所需IP錄入系統(tǒng)中，同時(shí)采用具有國(guó)家認(rèn)證的防火墻進(jìn)行系統(tǒng)隔離，使得自動(dòng)化系統(tǒng)在得以方便、快捷的存儲(chǔ)與查閱相關(guān)資料時(shí)，能通過這種隔離系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)的方式，使文書檔案信息得以深度的安全、可靠性保障。特別地，防火墻具有web攻擊防護(hù)、web未授權(quán)防護(hù)、web惡意代碼防護(hù)、web應(yīng)用合法規(guī)避以及應(yīng)用交付等五大功能。

其次，使傳統(tǒng)的文書檔案管理模式得以革新，將重點(diǎn)得以突出，運(yùn)用滿足現(xiàn)行文書檔案管理要求的工作機(jī)制。一般地，系統(tǒng)開發(fā)與利用均建立有相關(guān)溝通機(jī)制，因此，開展辦公自動(dòng)化需增強(qiáng)相關(guān)部門間的溝通交流與合作，使雙邊需求得以合力把控，從而使部門內(nèi)與部門間的協(xié)作力度得以增強(qiáng)。同時(shí)，改變單一的調(diào)用卷宗，利用網(wǎng)絡(luò)渠道使用戶通過日期、關(guān)鍵字對(duì)文書檔案相關(guān)信息進(jìn)行查詢，使用戶得以方便。

再者，基于辦公自動(dòng)化特征，須擬定文書檔案管理相關(guān)制度以規(guī)范管理者行為。絕大多數(shù)企業(yè)都分離著文件管理和檔案管理，兩者往往不同屬于一個(gè)部門，因此，制定管理制度使文件管理與檔案管理部門行為得以規(guī)范，使管理層得以整體化；利用管理制度是操作人員對(duì)業(yè)務(wù)流程以及技術(shù)操作等得以規(guī)范，能保證諸如文件處理、歸檔操作以及著錄等在實(shí)現(xiàn)文件信息化的同時(shí)，能使數(shù)據(jù)接口及其安全得以保障，使各類型電子文件得以安全歸檔。

最后，現(xiàn)行的社會(huì)階段，進(jìn)行文書檔案管理的執(zhí)行主體必然是人，因此，須提升檔案管理者的綜合素質(zhì)以加強(qiáng)文書檔案管理水平。提升企業(yè)文化以灌輸可持續(xù)的終生學(xué)習(xí)理念于相關(guān)文書檔案管理者，通過自學(xué)或培訓(xùn)使自身綜合素質(zhì)得以提升，同時(shí)面向社會(huì)招納文書檔案管理人才，注入新生力量以更新管理團(tuán)隊(duì)的綜合質(zhì)量，使管理者的業(yè)務(wù)能力得以提升；同時(shí)，在管理制度的有效監(jiān)控下，推行獎(jiǎng)優(yōu)懲劣以及業(yè)績(jī)考核，將職薪與管理能力相關(guān)聯(lián)，使管理者的主觀積極性和能動(dòng)性得以充分調(diào)動(dòng)，營(yíng)造積極向上的管理環(huán)境。

4 結(jié)束語

總而言之，在信息化、網(wǎng)絡(luò)化不斷深入的今天，管理者必須清晰認(rèn)識(shí)到利用辦公自動(dòng)化體系以提升文書檔案管理水平的重要性，并結(jié)合自身實(shí)際情況積極地革新傳統(tǒng)管理模式，利用辦公自動(dòng)化并合理的隔離系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)各管理部門協(xié)作力度，制定相關(guān)管理、監(jiān)督以及獎(jiǎng)懲制度，使管理部門與個(gè)人的業(yè)務(wù)質(zhì)量得以提升，從而使文書檔案管理得以安全可靠的保障。

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