加快縣級(jí)檔案館數(shù)字化建設(shè)的思考

劉德寶

摘 要：隨著數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為檔案工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必由之路。多數(shù)縣級(jí)檔案館檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)啟動(dòng)，并初步取得一定成效，但數(shù)字化建設(shè)不是一個(gè)簡(jiǎn)單的工程，不是一朝一夕即可完成的，是一個(gè)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程。由于縣級(jí)檔案館數(shù)字化建設(shè)受到方方面面因素的制約，各地發(fā)展不平衡。本文針對(duì)這一現(xiàn)狀，闡述了加快縣級(jí)檔案館數(shù)字化建設(shè)的必要性，分析了影響檔案數(shù)字化建設(shè)的制約因素，提出了加快縣級(jí)檔案館數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：縣級(jí)檔案館；數(shù)字化；建設(shè)；思考

當(dāng)今世界，隨著數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展和成熟應(yīng)用，電子政務(wù)建設(shè)飛速發(fā)展。檔案館既要保護(hù)傳統(tǒng)載體的檔案，又要管理數(shù)字化的記錄。所謂檔案數(shù)字化是應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、掃描技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)手段，將原有的紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，并將其納入到數(shù)字檔案信息庫(kù)的過(guò)程。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，有著便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開(kāi)放、信息的共享等優(yōu)點(diǎn)，使傳統(tǒng)的檔案館望塵莫及。因此，加快檔案館數(shù)字化建設(shè)尤為迫切。

1 加快縣級(jí)檔案館數(shù)字化建設(shè)的必要性

1.1 檔案館數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案館向現(xiàn)代檔案館轉(zhuǎn)型升級(jí)的標(biāo)志

檔案數(shù)字化促進(jìn)了檔案工作由傳統(tǒng)的管理、利用模式向現(xiàn)代的管理、利用模式轉(zhuǎn)變，縣級(jí)檔案館數(shù)字化是數(shù)字時(shí)代或者說(shuō)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案館的發(fā)展方向，是現(xiàn)代的新型檔案館，是對(duì)傳統(tǒng)檔案館的升級(jí)。

1.2 能夠確保傳統(tǒng)載體檔案的安全

傳統(tǒng)載體檔案在數(shù)字化后，將來(lái)的整理、編目、統(tǒng)計(jì)、查閱、編研、開(kāi)發(fā)等工作，都可不再動(dòng)用檔案，從而減少了對(duì)檔案的各種人為損害或自然侵害，提高檔案的安全系數(shù)，保障了檔案的安全，延長(zhǎng)了檔案壽命。

1.3 是實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化、自動(dòng)化管理的基礎(chǔ)

在檔案數(shù)字化之前，必須對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行文件級(jí)編目、錄入計(jì)算機(jī)，逐卷、逐件、逐頁(yè)地編號(hào)，破損的加以修裱，卷折的加以展平等等，這些基礎(chǔ)工作完成后，可使檔案達(dá)到精細(xì)化管理和自動(dòng)化檢索。檔案數(shù)字化帶動(dòng)檔案基礎(chǔ)工作，促進(jìn)檔案管理狀況改善、管理水平提升。

1.4 促使服務(wù)利用更加便捷

數(shù)字化檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送，實(shí)現(xiàn)檔案信息遠(yuǎn)程、便捷、多人異地利用；還可通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行充分的、全面的、跨全宗甚至跨收藏單位的整合，并進(jìn)行自動(dòng)檢索?？梢哉f(shuō)，數(shù)字化使檔案利用以最新的手段、在最大的范圍發(fā)揮出最大的效益，它使任何人都可以不用到檔案館去，而只通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，就可以非常便利、迅速地利用、復(fù)制到檔案。

1.5 長(zhǎng)期節(jié)省大量的人力

以紙質(zhì)檔案為例，數(shù)字化以后，在本全宗新的檔案接收進(jìn)館時(shí)，不用為了把先后進(jìn)館的一個(gè)全宗檔案放在一起而倒換檔案；閱覽、編研、辦展、拍電視等利用檔案時(shí)，都不用到庫(kù)房去一件件提調(diào)檔案，也不用在歸還入庫(kù)時(shí)逐件、逐頁(yè)地清點(diǎn)檔案；在進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)時(shí)，也不用逐卷、逐件地對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)；檔案封存管理后，也會(huì)省去大部分的日常管理工作。

2 影響加快縣級(jí)檔案館數(shù)字化建設(shè)的因素

2.1 領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不到位

縣級(jí)檔案館領(lǐng)導(dǎo)由于對(duì)檔案館數(shù)字化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不足，加之對(duì)縣領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)不夠，導(dǎo)致縣領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案館數(shù)字化建設(shè)重視不夠，沒(méi)能把檔案館數(shù)字化建設(shè)納入財(cái)政預(yù)算，沒(méi)有與社會(huì)信息化、電子政務(wù)建設(shè)同步發(fā)展。

2.2 缺少資金支撐

檔案數(shù)字化無(wú)論是應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)，還是海量檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換、檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，需要投入一定的資金，特別是系統(tǒng)化的數(shù)字檔案館建設(shè)更需要大量資金。有的地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展緩慢，有的還屬?lài)?guó)家級(jí)貧困縣，財(cái)政資金缺乏，光靠縣財(cái)政解決有很大困難，檔案館更是無(wú)能為力。沒(méi)有當(dāng)?shù)刎?cái)政專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的支持，檔案數(shù)字化工作不可能持續(xù)發(fā)展。

2.3 缺少專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才

檔案數(shù)字化需要專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才科學(xué)管理，維護(hù)本部門(mén)的局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)站、軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，確保數(shù)字化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運(yùn)行，提高檔案工作效率。目前，檔案部門(mén)信息專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才匱乏，多數(shù)工作人員未經(jīng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)?？颗R時(shí)聘請(qǐng)外來(lái)人員掃描、加工、維護(hù)和管理，只是短期行為，人才問(wèn)題制約著檔案數(shù)字化發(fā)展。

2.4 檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)較差

縣級(jí)檔案館館藏檔案基本上是以紙質(zhì)檔案為主，內(nèi)容龐雜、案卷數(shù)量繁多、年代跨度長(zhǎng)，每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理要求不同，形成了檔案基礎(chǔ)工作普遍較差的局面。有的縣級(jí)檔案館館藏檔案重復(fù)文件多，檔案紙張破損嚴(yán)重、字跡褪變模糊；有的檔案目錄著錄不準(zhǔn)確、文件目錄不完整、題名不規(guī)范都需要前期處理加工。上述情況影響了檔案數(shù)字化進(jìn)程。

3 加快縣級(jí)檔案館數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策

3.1 爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視

縣級(jí)檔案館應(yīng)成立專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，由主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓，多向縣領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)工作，爭(zhēng)取縣領(lǐng)導(dǎo)的支持，把檔案館數(shù)字化建設(shè)工作納入政府工作或信息化工作規(guī)劃中，寫(xiě)入縣級(jí)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，把人、財(cái)、物落到實(shí)處。

3.2 加快人才培養(yǎng)和引進(jìn)

為加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，解決縣級(jí)檔案館缺乏既有檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)又具有計(jì)算機(jī)知識(shí)的復(fù)合型人才。一是借助外力，引進(jìn)適合檔案數(shù)字化建設(shè)的復(fù)合型人才，從事數(shù)字化加工、系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)與運(yùn)行等。二是內(nèi)部挖潛，加大現(xiàn)有檔案工作人員的培訓(xùn)力度，適應(yīng)工作需要。三是依托和借助高校及科研部門(mén)的技術(shù)專(zhuān)家解決操作中的技術(shù)難題。

3.3 根據(jù)地方財(cái)力，采用不同模式促進(jìn)館藏檔案“存量數(shù)字化”

檔案的數(shù)字化是檔案館數(shù)字化建設(shè)的核心，將館藏現(xiàn)存檔案數(shù)字化工程量非常大，要根據(jù)自身財(cái)力采取不同模式。一是地方財(cái)力較好，有專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，館藏基礎(chǔ)扎實(shí)，在建設(shè)資金充足的情況下，可采取承包的方式，由專(zhuān)業(yè)公司對(duì)館藏檔案進(jìn)行集中突擊數(shù)字化加工，見(jiàn)效快，但投入高。二是在地方資金不足的情況下，可采取資源優(yōu)先的原則，購(gòu)置所需的軟、硬件設(shè)施，對(duì)重要的、查閱利用率高的檔案先期進(jìn)行數(shù)字化處理。如對(duì)館藏婚姻、知青、招工及向社會(huì)開(kāi)放的檔案等利用率非常高的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化處理；對(duì)館藏利用范圍窄、利用對(duì)象比較單一的會(huì)計(jì)檔案、審計(jì)檔案等可暫不進(jìn)行數(shù)字化。此模式見(jiàn)效慢，投入較少，但可持續(xù)發(fā)展和培養(yǎng)自身人才。

3.4 開(kāi)展原生電子文件的歸檔、接收，實(shí)現(xiàn)檔案“增量電子化”

隨著辦公自動(dòng)化的日益普及，形成了大量電子文件?？h檔案館應(yīng)從源頭抓起，及時(shí)地把新形成的電子文件歸檔保存，并及時(shí)接收，實(shí)現(xiàn)檔案“增量電子化”，避免新形成的電子文件散失無(wú)存，也使新增檔案將來(lái)不再搞數(shù)字化，造成不必要的浪費(fèi)。各檔案室要切實(shí)履行好收集管理本單位各類(lèi)檔案的職責(zé)，把本單位所有應(yīng)歸檔的電子文件及時(shí)歸檔，并按規(guī)定向縣檔案館移交。

3.5 利用信息網(wǎng)絡(luò)，促進(jìn)檔案數(shù)字化

數(shù)字化檔案館建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)，是滿(mǎn)足檔案保護(hù)、利用和管理工作，最大限度為利用者提供服務(wù)。一是依托現(xiàn)有的檔案信息網(wǎng)，建成檔案館查閱利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享；二是以縣檔案館為基地，建設(shè)鏈接各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位具有電子文件在線(xiàn)接收和自動(dòng)歸檔功能的電子文件中心，使其成為全縣電子政務(wù)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的歸宿地，方便查閱利用，提高工作效率。

參考文獻(xiàn)

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