對(duì)新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的幾點(diǎn)思考

吳輝

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化更顯重要。辦公領(lǐng)域現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用和信息管理系統(tǒng)的完善，給檔案工作帶來了更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。而目前，許多單位的檔案現(xiàn)代化管理工作僅僅處于基礎(chǔ)建設(shè)、硬件投入、技術(shù)籌備和人才培訓(xùn)階段。作為一個(gè)在社區(qū)從事檔案管理工作多年的人員，筆者對(duì)如何加強(qiáng)新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化工作，談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)：

1 目前檔案管理現(xiàn)代化工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理現(xiàn)代化的意識(shí)不強(qiáng)。檔案工作是一項(xiàng)默默無聞的工作，不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績(jī)。長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付查找資料就行了

（二）管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。檔案管理現(xiàn)代化的前提是人才現(xiàn)代化。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，要求檔案人員既要掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，能夠進(jìn)行新技術(shù)、新設(shè)備的日常使用、維護(hù)和更新，同時(shí)要具有先進(jìn)的管理技能，較高的文化素養(yǎng)。隨著改革向縱深推進(jìn)，機(jī)構(gòu)調(diào)整、合并，人員競(jìng)聘上崗，原有的檔案管理人員發(fā)生了變化，而新上崗人員大多沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，缺少現(xiàn)代化管理的基本知識(shí)，沒有掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

（三）檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高。隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在檔案管理中廣泛運(yùn)用，工作處于一種被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)。這種重管理輕服務(wù)的現(xiàn)象，使檔案的利用價(jià)值低，功能越來越弱化。

（四）檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案管理現(xiàn)代化的理論研究有待進(jìn)一步增強(qiáng)。檔案管理現(xiàn)代化不是僅僅使用幾臺(tái)新設(shè)備的問題，而是一個(gè)系統(tǒng)工程，是由許多方面的因素相互協(xié)調(diào)、相互制約構(gòu)成的總體目標(biāo)，需要各方面的大力支持和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，更需要相關(guān)部門和人員轉(zhuǎn)變?cè)杏^念，通力合作，與時(shí)俱進(jìn)。

筆者針對(duì)目前存在的問題以及對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)具有的前瞻性意識(shí)，提出以下的解決思路和途徑：

2 增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，加強(qiáng)人才培養(yǎng)

（一）增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，檔案工作人員要更新與現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法不相適應(yīng)的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念。建立與時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代形成的對(duì)檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，把檔案服務(wù)方式從傳統(tǒng)的被動(dòng)式服務(wù)改變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)，使檔案工作適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的需要，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

（二）加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)。檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高。檔案工作人員素質(zhì)的提高，應(yīng)包括思想意識(shí)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和操作技能等內(nèi)容，還要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識(shí)，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來做好充分的準(zhǔn)備。

3 建立健全檔案管理現(xiàn)代化制度

健全檔案管理現(xiàn)代化制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。

4 加快硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化

現(xiàn)代技術(shù)手段在檔案管理中的應(yīng)用還很不盡人意，我們要在樹立檔案信息資源共享意識(shí)的前提下，加快設(shè)施（設(shè)備）和技術(shù)現(xiàn)代化步伐，全面提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。要及時(shí)配備檔案現(xiàn)代化所必有的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分利用現(xiàn)代科技，利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。

5 優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，建立一批新時(shí)代的檔案管理人員隊(duì)伍

在當(dāng)今社會(huì)日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批懂電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急，檔案部門應(yīng)重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)。如今檔案工作的深入發(fā)展，對(duì)檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了新的更高的要求，檔案工作的現(xiàn)代化，不僅取決于工作人員原有的知識(shí)水平，更大程度上取決于他們的知識(shí)補(bǔ)充及更新速度。因此，檔案管理部門應(yīng)盡快改變保管型人員過多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時(shí)代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊(duì)伍。

6 提高檔案的利用率，創(chuàng)新檔案管理工作思維

檔案保管的目的是為了利用，因此，檔案管理工作者在處理好利用和保密關(guān)系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具。

1、增強(qiáng)對(duì)檔案工作創(chuàng)新意義的理解和認(rèn)識(shí)。

2、要不斷加強(qiáng)和優(yōu)化檔案工作管理制度。

3、積極主動(dòng)提供服務(wù)，改變以往被動(dòng)服務(wù)的局面。

4、要加強(qiáng)督促，定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)查清事實(shí)，分清責(zé)任，嚴(yán)肅處理，決不能姑息遷就。

7 加強(qiáng)掌握運(yùn)用新技術(shù)的能力

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等新技術(shù)已廣泛應(yīng)用到檔案工作中，使檔案工作者面臨著新的挑戰(zhàn)。檔案工作者必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，熟練操作新技術(shù)產(chǎn)品。如計(jì)算機(jī)、掃描儀、無線上網(wǎng)等各類新技術(shù)產(chǎn)品，并具有能夠在交換信息的同時(shí)不丟失數(shù)據(jù)、不泄露秘密。檔案工作者要會(huì)使用檔案管理軟件，并且在使用的過程中一旦出現(xiàn)故障，能夠及時(shí)準(zhǔn)確地分析故障發(fā)生的原因；從而保證電子文檔中的數(shù)據(jù)不丟失或者盡可能的恢復(fù)原狀。檔案工作者在計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的使用中要學(xué)會(huì)電子數(shù)據(jù)安全保護(hù)。在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的編目、著錄、檢索、統(tǒng)計(jì)等工作時(shí)，通過軟件設(shè)置口令密碼，設(shè)定不同操作人員對(duì)不同內(nèi)容的訪問權(quán)。對(duì)不同密級(jí)的檔案應(yīng)設(shè)置不同的保護(hù)措施，或?qū)Ω呙芗?jí)的檔案除設(shè)置多級(jí)密碼保護(hù)之外，還應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)加密。

8 正確處理手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不可能一蹴而就，需要一個(gè)過程，在這個(gè)過程中，手工操作與現(xiàn)代化管理將是并存的。檔案管理的基礎(chǔ)工作，例如建檔管理和檔案文件搜集的鑒定、驗(yàn)收，案卷整理等等，主要靠的還是手工作業(yè)。我們必須正視這個(gè)現(xiàn)實(shí)、不能講檔案管理現(xiàn)代化就放棄傳統(tǒng)的手工操作。因此，我們既要積極引進(jìn)現(xiàn)代化新技術(shù)，也要重視傳統(tǒng)技術(shù)的研究和改造，使傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來。

9 總結(jié)

綜上所述，由于檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，而各級(jí)檔案部門接收、保管的檔案數(shù)量、質(zhì)量、種類、管理水平也各有不同，經(jīng)濟(jì)條件、人員素質(zhì)、環(huán)境條件等都存在著差異，因此，在檔案管理現(xiàn)代化方面不能一哄而起，要有計(jì)劃、有步驟地根據(jù)本系統(tǒng)、本地區(qū)的實(shí)際情況，先試點(diǎn)，后鋪開，堅(jiān)持從點(diǎn)到面的方針，并注重總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，注重開發(fā)適合我國(guó)檔案信息存貯系統(tǒng)的新技術(shù)、新產(chǎn)品，并且面對(duì)21世紀(jì)高科技和信息技術(shù)革命帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，與時(shí)俱進(jìn)，那么我們有理由相信檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)指日可待。