怎樣疏通內(nèi)部物流通道

蘇士勇

物料的配套管理是企業(yè)最關(guān)心的管理問題之一，從最早的MRP，到后來的MRP II、ERP，如何有效地降低庫存都是這些系統(tǒng)的核心功能。

所謂制造企業(yè)內(nèi)部的物流管理，就是指制造企業(yè)采購、生產(chǎn)到銷售過程中涉及的物料管理的業(yè)務(wù)，如原材料的采購、保管、領(lǐng)用業(yè)務(wù)，半成品、產(chǎn)成品的生產(chǎn)、保管、領(lǐng)用或銷售業(yè)務(wù)等等。

實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的物流管理離不開企業(yè)管理信息系統(tǒng)，它強(qiáng)調(diào)計(jì)劃控制下的物流管理，具體內(nèi)容是：在物料清單(BOM)的聯(lián)系下，根據(jù)獨(dú)立需求計(jì)劃計(jì)算形成物料的需求計(jì)劃，進(jìn)而進(jìn)一步根據(jù)物料的屬性計(jì)算產(chǎn)生生產(chǎn)計(jì)劃或采購計(jì)劃，這一過程稱為MRP(Material Requirement Planning 物料需求計(jì)劃)計(jì)算，它也可以算是ERP系統(tǒng)的核心，即通過BOM管理物流，以計(jì)劃為控制核心，可以在“最需要的時(shí)候提供最適量的物料”，這樣使庫存成本+采購成本即物料的總成本最低。

采購管理不能“計(jì)劃外”

現(xiàn)象1絕大部分企業(yè)都設(shè)置有采購計(jì)劃員這個(gè)崗位，其主要職能就是根據(jù)企業(yè)下月的生產(chǎn)計(jì)劃編制采購計(jì)劃。有趣的是，許多企業(yè)里并不按采購計(jì)劃員編制的采購計(jì)劃進(jìn)行采購，而是要經(jīng)過加工，而加工的依據(jù)呢，多半是領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)。

現(xiàn)象2企業(yè)里經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)計(jì)劃外采購的情況，一般都是因?yàn)槌霈F(xiàn)了臨時(shí)的意外情況，這時(shí)一般需要領(lǐng)導(dǎo)的特批?？墒怯幸粋€(gè)真實(shí)的例子就是，有一個(gè)廠的廠長在偶然一次進(jìn)倉庫時(shí)發(fā)現(xiàn)了一種配件是幾個(gè)月前他特批過的，因?yàn)楫?dāng)時(shí)情況特別緊急，所以他的印象特別深刻，但是在他發(fā)現(xiàn)的時(shí)候，那些配件還是原封不動(dòng)地躺在倉庫里睡大覺。

現(xiàn)象3許多企業(yè)老板都有這樣的體會(huì)：在審批簽字時(shí)，沒有任何依據(jù)，只能被動(dòng)地簽字，除了極個(gè)別的情況外，一般不會(huì)出現(xiàn)拒簽的情況，以至于一個(gè)企業(yè)的老板甚至于說，“我就是大家的奴隸”。

現(xiàn)象4企業(yè)之間的競爭最后其實(shí)是成本的競爭，而在現(xiàn)在生產(chǎn)設(shè)備自動(dòng)化程度越來越高的時(shí)候，壓縮產(chǎn)品在制造過程中的成本空間越來越小，而材料的采購成本卻大有文章可做。但是，采購成本居高不下卻一直是許多企業(yè)的頑疾之一。

造成上述現(xiàn)象的原因，主要還是因?yàn)樾畔⑶啦粫澈突A(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確造成的。因?yàn)椴徽撌蔷幹撇少忂€是審批計(jì)劃，都需要了解各種相關(guān)的信息，如目前的需求、當(dāng)前庫存情況和在途情況、物料的歷史成本和當(dāng)前最新的成本等等。這些信息在手工操作環(huán)境下，一般都是通過其他部門的手工報(bào)表了解的，而手工報(bào)表既滯后又容易出錯(cuò)，在數(shù)據(jù)量大的時(shí)候也不太容易翻閱，所以很難起到相應(yīng)的作用。

比如對(duì)于現(xiàn)象1，因?yàn)榫幹撇少徲?jì)劃的關(guān)鍵是準(zhǔn)確的物料清單(bom)、采購批量和時(shí)段庫存量，在手工處理?xiàng)l件下，這些數(shù)據(jù)都非常難獲得，而管理軟件中的采購系統(tǒng)在編制采購計(jì)劃時(shí)，有三個(gè)方面的需求來源，分別是生產(chǎn)的建議采購計(jì)劃、庫存量不足的補(bǔ)庫采購計(jì)劃和其他采購需求，這些都是通過聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)直接從相關(guān)的部門獲得的，是真實(shí)和準(zhǔn)確的。在確定了這些需求后，通過合并下達(dá)功能，系統(tǒng)將一段時(shí)期內(nèi)的需求匯總，并按照系統(tǒng)中定義的物料與采購員的關(guān)系，生成責(zé)任到人的采購計(jì)劃。就可以從根本上解決采購計(jì)劃的盲目性和采購計(jì)劃編制的復(fù)雜性問題，還可以解決采購資金的計(jì)劃、采購審批、采購計(jì)劃完成情況的跟蹤問題等。

通過企業(yè)管理信息系統(tǒng)，上述的各種問題都可以得到不同程度的解決，相應(yīng)的功能可以參考詢價(jià)、報(bào)價(jià)、自動(dòng)更新貨源清單、自動(dòng)跟蹤采購訂單、自動(dòng)形成各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表等功能的產(chǎn)品介紹。

庫存管理控制“存量”

現(xiàn)象1一個(gè)產(chǎn)品由成百上千種物料組成，最終又可以分解為各種原輔材料，每種材料的批量和采購提前期都不相同，為了降低成本而又不影響生產(chǎn)，每種材料究竟應(yīng)該在倉庫里保存多少？這一直是企業(yè)非常關(guān)心的問題。有許多企業(yè)就是因?yàn)閹齑娴奈锪喜慌涮祝捎诠に囌{(diào)整便造成庫存物料的大量浪費(fèi)。

現(xiàn)象2在有些制藥、食品、化工企業(yè)，大量的物料批次帳已經(jīng)混亂不堪，沒有進(jìn)行先進(jìn)先出的發(fā)料管理，有些物料已經(jīng)過期、變質(zhì)，還作為企業(yè)的存貨存在帳上。誰也不知道每批物料的去向，出現(xiàn)了質(zhì)量問題以后，沒有辦法去追溯。

現(xiàn)象3倉庫保管員辛苦編制的庫存報(bào)表，卻被領(lǐng)導(dǎo)扔開沒有起到相應(yīng)作用。

現(xiàn)象4每個(gè)月的月底，財(cái)務(wù)都會(huì)跑來和倉庫保管員對(duì)帳，對(duì)來對(duì)去卻總是對(duì)不上，而財(cái)務(wù)部門對(duì)于倉庫保管員送來的一摞料單也是頭疼不已。

物料的配套管理是企業(yè)最關(guān)心的管理問題之一，從最早的MRP，到后來的MRP II、ERP，如何有效地降低庫存都是這些系統(tǒng)的核心功能。在解決庫存管理問題的過程中，BOM(物料清單，產(chǎn)品結(jié)構(gòu))是解決庫存結(jié)構(gòu)不合理的重要手段，也是ERP系統(tǒng)中最核心的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，可以說，正確的BOM是解決產(chǎn)品結(jié)構(gòu)不合理問題的基礎(chǔ)。只有BOM準(zhǔn)確了，才可以做到按需采購、按需存儲(chǔ)、按需發(fā)料，而不幸的是，許多企業(yè)就是在BOM結(jié)構(gòu)尚不準(zhǔn)確的時(shí)候?qū)嵤〦RP，連基礎(chǔ)都沒有了，項(xiàng)目如何會(huì)成功？

提高物料實(shí)物管理水平，需要同時(shí)提高硬環(huán)境和軟管理。硬環(huán)境中最重要的一項(xiàng)就是要?jiǎng)澬”９軉挝?，也就是將倉庫能夠劃分區(qū)域、貨位，不要將物料雜亂無章地堆在一起，有條件的企業(yè)可以搞立體倉庫?；诖?，軟管理是指借助信息系統(tǒng)這個(gè)工具，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決管理中的問題，借以提高管理水平。這里試舉一例，比如前面所述的現(xiàn)象2對(duì)批次帳的管理，只依靠手工登記的批次卡是很難做到不出差錯(cuò)的，但依靠信息系統(tǒng)中提供的批次帳管理功能，就可以自動(dòng)完成先進(jìn)先出的發(fā)料管理，而且還可以做到“不留情面”。通過信息系統(tǒng)，一般可以完成的功能包括物料的批次管理、超限額告警、失效告警、限額發(fā)料、存貨核算、日常報(bào)表等。

這里需要補(bǔ)充說明的是，僅靠信息系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)問題，而沒有強(qiáng)有力的考核手段來保證的話，一般也很難達(dá)到效果。比如系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別出來的先進(jìn)先出的物料，再靠人工實(shí)際去到相應(yīng)的貨位發(fā)出相應(yīng)的物料才可以，如果保管員偷懶的話，就只有靠制度和考核來保證了。

銷售管理杜絕“兩張皮”

現(xiàn)象1一個(gè)企業(yè)的銷售收入究竟是多少？應(yīng)收款是多少？這么簡單的問題，可能會(huì)難住許多企業(yè)的老總，因?yàn)楫?dāng)他面對(duì)著財(cái)務(wù)部和銷售部提供的兩套報(bào)表時(shí)，不知道該相信誰。

現(xiàn)象2當(dāng)業(yè)務(wù)員拿著特價(jià)申請(qǐng)來找領(lǐng)導(dǎo)簽字時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)只能憑著感覺來判斷他的話是否可信，而無法拿出有效的數(shù)據(jù)。

現(xiàn)象3當(dāng)客戶興沖沖地拿著提貨單到倉庫去提貨時(shí)，卻被告知倉庫里沒有可以發(fā)的貨了，因?yàn)闃I(yè)務(wù)員所看到的庫存中已經(jīng)為其他客戶預(yù)留了。

現(xiàn)象4由于業(yè)務(wù)開展得大，在全國都建立了辦事處，但所有的地方都缺貨，而庫存資金占用卻翻了一番，企業(yè)不得不一邊貸款生產(chǎn)，一邊看著存貨不斷增長。

銷售是企業(yè)最為關(guān)心的問題，也是最容易出問題的地方。因?yàn)殇N售是將企業(yè)的投入最終轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)金再回籠的過程，如果出問題，可能導(dǎo)致企業(yè)的投入無法得到升值和補(bǔ)償，最終影響企業(yè)的正常發(fā)展。在銷售環(huán)節(jié)中的問題，也可以在管理基礎(chǔ)和管理工具兩個(gè)方面尋求解決的辦法。

比如銷售中最容易出現(xiàn)的“兩張皮”現(xiàn)象（銷售部門的數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)部門的數(shù)據(jù)對(duì)不起來），就主要是依靠管理工具來解決，通過企業(yè)聯(lián)網(wǎng)，銷售部門和財(cái)務(wù)部門可共用一套基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，避免信息孤島，財(cái)務(wù)部門的數(shù)據(jù)是通過正式開制的發(fā)票統(tǒng)計(jì)形成，銷售部門的數(shù)據(jù)則是在此基礎(chǔ)上增加了已開提貨單尚未開發(fā)票部門的數(shù)據(jù)，這個(gè)問題就可以從根本上得到解決了。

客戶的信用管理是銷售過程中另一個(gè)重要的管理問題，這主要通過提高基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性完成，因?yàn)榭蛻舻男庞靡环矫媸强客獠空{(diào)查、收集獲得，另一方面是通過在本企業(yè)中不斷積累客戶的歷史資料獲得，例如其提貨數(shù)量、回款周期等方面的數(shù)據(jù)可以不斷積累。

分銷管理是現(xiàn)在企業(yè)廣泛關(guān)注的問題，在廣域網(wǎng)上的庫存管理依靠手工是無法有效完成的，通過建設(shè)基于廣域網(wǎng)的管理信息系統(tǒng)，可將全國的庫存在邏輯上都拿到公司總部進(jìn)行管理，便可充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)管理的“零距離”。

銷售過程中的其他問題也可以通過建設(shè)管理信息系統(tǒng)得到解決，相應(yīng)的功能可以參考相關(guān)的軟件介紹。