英語商務(wù)信函特點(diǎn)分析

基金項(xiàng)目：工程英語應(yīng)用研究（項(xiàng)目編號(hào)：HX2012004），委托單位為中國中鐵孟加拉項(xiàng)目部。

作者簡介：唐恒（1983-），女，重慶人，四川師范大學(xué)碩士研究生，講師，研究方向：應(yīng)用語言學(xué)。

摘要：英語商務(wù)信函作為不同國家或公司間商務(wù)合作最主要的溝通方式之一，在商務(wù)交流中起著至關(guān)重要的作用。通過對(duì)商務(wù)信函定義和重要性的分析，從詞匯特點(diǎn)、句式特點(diǎn)和文體特點(diǎn)三方面探析英語商務(wù)信函的特點(diǎn)，以便貿(mào)易雙方能更加規(guī)范的使用商務(wù)信函用語。

關(guān)鍵詞：詞匯；句式；文體

中圖分類號(hào)：F49文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：16723198（2014）13017402

1概述

英語商務(wù)信函是企業(yè)用于業(yè)務(wù)聯(lián)系、交易商洽的信函，適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。商務(wù)信函和私人信函的區(qū)別非常明顯。私人信函是個(gè)人使用，內(nèi)容是私人事務(wù)，而商務(wù)信函是貿(mào)易雙方為達(dá)成共同利益進(jìn)行交易磋商的聯(lián)系手段。隨著商務(wù)信函在國際貿(mào)易中的廣泛應(yīng)用，一份嚴(yán)謹(jǐn)?shù)皿w的商務(wù)信函在業(yè)務(wù)磋商中顯得尤為重要。然而商務(wù)信函不同于普通的交流信函，其特點(diǎn)鮮明，語言的選擇性很強(qiáng)，語篇的連貫性和邏輯性也很強(qiáng)。因此，研究商務(wù)信函的特點(diǎn)對(duì)交易磋商時(shí)語言使用的規(guī)范性與嚴(yán)謹(jǐn)性很有必要。了解商務(wù)信函的寫作特點(diǎn)后，其準(zhǔn)確規(guī)范的表達(dá)方式更有助于合作的達(dá)成，給對(duì)方留下好的印象，節(jié)省工作時(shí)間。另一方面，商務(wù)信函直接體現(xiàn)了一個(gè)公司的形象，企業(yè)對(duì)商務(wù)信函的熟練掌握也有助于與客戶建立起長期的合作關(guān)系。一般看來，商務(wù)信函都具有一套完整統(tǒng)一的格式模板，并且每一部分在商務(wù)信函的組成中是不可或缺的。其固定的元素包括：信頭（Headline），日期（Date），封內(nèi)地址（Inside address），稱呼（Salutation of greeting）,信的正文(Body of the letter)，結(jié)束禮詞（Complementary close）和簽名（Signature）。

2英語商務(wù)信函的詞匯特點(diǎn)

一般商務(wù)信函的內(nèi)容都比較簡短，因此對(duì)商函的用詞都比較嚴(yán)格，大多使用正式書面詞匯代替普通詞匯，商函詞匯概括起來具有簡潔、規(guī)范、準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶攸c(diǎn)，在寫作時(shí)應(yīng)避免出現(xiàn)歧義，造成誤解。

2.1英語商務(wù)信函用詞簡潔、規(guī)范

商務(wù)信函是交際語體，力求用詞簡潔樸素、言簡意賅。為避免篇幅冗長，常使用短詞與常用詞，讓讀者閱讀起來既省時(shí)又省力，且符合商函明確直接的特點(diǎn)。一方面，在信函的寫作過程中多使用短詞、常用詞，商務(wù)信函是一種正式的公函語體，在嚴(yán)肅的商場(chǎng)上，沒有商家愿意把時(shí)間浪費(fèi)在閱讀陳詞難懂的信函上，因此商務(wù)信函可謂字字千金，使用簡短、規(guī)范的常用詞更能體現(xiàn)商函正式、公事公辦的特點(diǎn)。如短詞盡量用about代替approximately，用now代替currently,用end代替terminate。而常用詞盡量用inform代替tell，用sufficient代替enough，更能體現(xiàn)商函的正式性；另一方面，在信函主體內(nèi)容中多使用單詞替代短語，如果能用單詞表達(dá)清楚地意思就盡量不會(huì)用短語，不僅方便對(duì)方閱讀，也能避免信函冗長繁雜。表達(dá)開門見山，切忌拖泥帶水、過分修飾。如Above mentioned policy就應(yīng)改為This policy.用now代替at the present time,用soon代替in the near future.

2.2英語商務(wù)信函用詞準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)

商務(wù)信函中涉及到很多單據(jù)、協(xié)議、合同，為了準(zhǔn)確表達(dá)每一部分條款的內(nèi)容，就會(huì)使用大量的專業(yè)術(shù)語以及縮略詞、數(shù)字。因?yàn)樗鼈兊暮x都非常穩(wěn)定，利于精確地表達(dá)一個(gè)概念，因此專業(yè)性非常突出。主要體現(xiàn)為在信函中使用大量的專業(yè)術(shù)語、行話。專業(yè)術(shù)語具有國際通用性，其意義單一、精確、無歧義，且不帶有感情色彩，不需要根據(jù)上下文理解。常見于商務(wù)公函、合同文本、商業(yè)單證中，特別是在關(guān)于價(jià)格詢問、支付方式及涉及保險(xiǎn)等信函中。在經(jīng)過長期的使用實(shí)踐和積累后，這些術(shù)語成為貿(mào)易雙方準(zhǔn)確表達(dá)、有效溝通的橋梁。因此，應(yīng)盡量避免其他技術(shù)性、文學(xué)性詞匯出現(xiàn)。如應(yīng)用shorten代替abbreviate，用increase代替augment，用begin代替initiate。又如，cover在日常生活中是“覆蓋”的意思，但在商務(wù)信函中應(yīng)理解為“投?！保琿uote平常是“引用”的含義，在商務(wù)信函中應(yīng)理解為”報(bào)價(jià)”。可見商務(wù)信函的詞匯具有明顯的專業(yè)性與特殊性。此外，信函中多使用縮略詞、數(shù)詞。在國際貿(mào)易商函中，很多商貿(mào)術(shù)語都是以縮略詞的形式出現(xiàn)，因?yàn)樵陂L期的合作中，人們對(duì)這些術(shù)語都行成了一種共識(shí)。如通過國際商業(yè)界確認(rèn)的FOB代表離岸價(jià)，TT表示電匯等，縮略詞的使用不僅表達(dá)清晰，也使句子更加簡潔。而數(shù)詞在商務(wù)信函中有著不可替代的作用，一是由于商務(wù)信函中價(jià)格、時(shí)間、金額等都與數(shù)字有關(guān)，二是數(shù)字的形式更加一目了然，因此數(shù)字的表達(dá)必須精確、具體，避免模棱兩可。如100美元在一般信函中可表示為$100,而在商函中應(yīng)寫為$100.00，這些都體現(xiàn)了商務(wù)信函的嚴(yán)謹(jǐn)性。

2.3英語商務(wù)信函用詞生動(dòng)具體

英語商務(wù)信函用詞積極，多使用肯定性詞語，肯定性的詞語帶有積極的色彩，給人愉快的感覺，更能產(chǎn)生讓人交流的欲望，有利于交易的完成。從商函中，我們可見pleased，glad，appreciate等詞匯的頻繁使用。因此，使用生動(dòng)鮮明，積極活躍的詞匯可使信函內(nèi)容生動(dòng)具體，給對(duì)方留下深刻印象。

2.4英語商務(wù)信函中使用適當(dāng)?shù)那閼B(tài)動(dòng)詞

英語商務(wù)信函中適當(dāng)使用情態(tài)動(dòng)詞可使句子語氣更加緩和，委婉。一般情況下，現(xiàn)在時(shí)的情態(tài)動(dòng)詞出現(xiàn)頻率比過去式更多，因?yàn)檫^去式的情態(tài)動(dòng)詞更具有不確定性，少了商函的可靠性。如could，might等詞匯會(huì)使信函的文風(fēng)顯得不夠嚴(yán)謹(jǐn)，正式。只是在某些特定的語境下，需要用用情態(tài)動(dòng)詞的過去式來表達(dá)，這樣更具禮貌性，委婉性。

3英語商務(wù)信函的句式特征

商函的內(nèi)容直接影響著公司業(yè)務(wù)發(fā)展、品牌形象、客戶開發(fā)、國際聲譽(yù)等，因此，表達(dá)不能模棱兩可，更不能出現(xiàn)錯(cuò)誤，否則會(huì)讓對(duì)方誤解，造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失和名譽(yù)影響。商函句式多是少有修飾的簡單句子，并且遵循委婉禮貌原則，表達(dá)態(tài)度應(yīng)是正面積極的，句子中大量使用套語與固定習(xí)語，大量使用條件句，以增強(qiáng)禮貌表達(dá)的效果。

3.1文風(fēng)樸實(shí)，多用陳述句表達(dá)委婉祈使語氣

商務(wù)信函的內(nèi)容多是闡述客觀問題，因此商函的表達(dá)通常都是開門見山、直入主題、就事論事，不需要華麗的辭藻來修飾。信函中很少出現(xiàn)一些內(nèi)容不相關(guān)并且復(fù)雜冗長的句子，這樣更能使交易雙方更好地理解和接受，促進(jìn)彼此合作。在交易談判中，雙方都是平等的地位，但又不能背離禮貌的合作原則，因此多用陳述句來委婉表達(dá)祈使語氣，而不是直接使用祈使語氣，感覺在以命令的口吻來要求對(duì)方，給對(duì)方留下不好的印象。

3.2大量使用套語與固定習(xí)語

英語商務(wù)信函是公事公辦的正式信函，通過長期交易往來已形成了大量固定的句式與習(xí)語。如We hereby notice that……特此函告，To whom it may concern,敬啟者。ad valorem duty(拉丁文)從價(jià)稅，insurance premium per capita(拉丁)人均保險(xiǎn)費(fèi)。這些習(xí)語對(duì)于長期從事商函的專業(yè)人士來說能節(jié)省很多時(shí)間，也能清楚表達(dá)磋商內(nèi)容，通俗易懂，便于交流。

3.3條件句和肯定句體現(xiàn)禮貌合作原則

由于商務(wù)信函具有禮貌性原則，因此在向?qū)Ψ教岢鲆?、?qǐng)求和建議時(shí)，多使用條件句更能表達(dá)此效果。使用條件句會(huì)留有更多商量的余地，既為對(duì)方保留了面子，又借機(jī)表明了己方觀點(diǎn)，一舉兩得。如Please send us some examples of the goods.這句話語氣過于強(qiáng)烈，會(huì)使對(duì)方感到反感。而改成條件句We will be grateful if you could send us some examples of the goods后，傳達(dá)的的語氣就變得禮貌積極得多。商務(wù)信函的內(nèi)容主要是交易協(xié)商，目的是爭(zhēng)取貿(mào)易的達(dá)成，因此信函的語氣能間接表現(xiàn)出寫信人的態(tài)度。積極肯定的語氣能激發(fā)對(duì)方的興趣和欲望，增強(qiáng)其成交的信心。所以要盡量避免帶有否定色彩詞匯的出現(xiàn)，如wrong,bad,terrible,stupid等詞匯。這些詞會(huì)給人居高臨下的感覺，同時(shí)會(huì)使對(duì)方產(chǎn)生一些負(fù)面情緒，不利于建立友好合作關(guān)系。又如We wont ship our goods until we receive the payment.與We will ship our goods as soon as we receive the payment.這兩句話意思完全一致，但第一句的否定形式顯得十分強(qiáng)硬、消極，而第二句的肯定表達(dá)就顯得十分禮貌與積極。

4英語商務(wù)信函的文體特征

商務(wù)信函的文體特征十分明顯，由于涉及到業(yè)務(wù)往來，信函回復(fù)都比較迅速及時(shí)。而雙方禮貌的合作態(tài)度才能確保交易的順利開展，不管是拒絕對(duì)方還是向其提出建議與詢問，禮貌的態(tài)度永遠(yuǎn)都是合作的前提。首先必須做到回復(fù)迅速及時(shí)，在貿(mào)易往來中，為提高業(yè)務(wù)成功率，一般公司在收到對(duì)方的信函后都應(yīng)及時(shí)進(jìn)行回復(fù)，特別是在對(duì)方詢盤或者訂購業(yè)務(wù)時(shí)，更能體現(xiàn)己方對(duì)此次合作的重視。拖延的答復(fù)不僅可能耽誤對(duì)方的業(yè)務(wù)計(jì)劃，使對(duì)方的企業(yè)形象遭受損失，也可能由此錯(cuò)失一個(gè)難得的合作伙伴。因此，為了雙方共同的利益，商務(wù)信函的回復(fù)應(yīng)是迅速及時(shí)的。另外，準(zhǔn)確把握委婉與禮貌原則也很重要，在商務(wù)磋商過程中，由于雙方當(dāng)事人無法見面，只能通過信函傳遞思想、要求和感情，因此信函應(yīng)充分考慮對(duì)方的感受，注意語氣的恰當(dāng)性。應(yīng)盡量站在對(duì)方的角度考慮問題，如使用“We suggest”“We hope”等第一人稱加表意動(dòng)詞的句型就含有禮貌熱情的語氣。當(dāng)雙方利益出現(xiàn)矛盾或分歧時(shí)，如果直接拒絕可能會(huì)使業(yè)務(wù)無法繼續(xù)，因此在磋商中應(yīng)盡量遵循委婉與禮貌原則，緩和的態(tài)度更愿意讓人繼續(xù)與之商榷。但有時(shí)禮貌原則并不是采取低三下四的態(tài)度，當(dāng)自身利益可能遭受損失時(shí)，公司應(yīng)保持不卑不亢的態(tài)度，不用過于謙卑的同時(shí)也應(yīng)禮貌地回絕對(duì)方，做到有禮有節(jié)。

5結(jié)論

到目前為止，盡管尚無一個(gè)國際組織規(guī)定把英文作為世界經(jīng)貿(mào)活動(dòng)的通用文字，但在現(xiàn)有的國際商貿(mào)活動(dòng)中90%以上使用的是英文。事實(shí)證明，使用英文作為一種國際通用的交際文字已經(jīng)既成事實(shí)，并且隨著國際經(jīng)濟(jì)的不斷深入發(fā)展，英文的使用會(huì)越來越廣，它的重要性將直接關(guān)系到企業(yè)在國際市場(chǎng)上的運(yùn)作。一個(gè)準(zhǔn)備或已經(jīng)進(jìn)入國際市場(chǎng)的企業(yè)更應(yīng)該把掌握英文商業(yè)信函的正確使用當(dāng)作一項(xiàng)極其重要的工作來抓，因此，對(duì)英文信函特征的掌握有助于國際貿(mào)易或商務(wù)合作的順利溝通，從而促使協(xié)議的達(dá)成。

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