技術(shù)報(bào)告管理系統(tǒng)的完善

摘要：通過對(duì)技術(shù)報(bào)告管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，使企業(yè)管理系統(tǒng)升級(jí)到J2EE平臺(tái)上，這樣人力成本較低，易于維護(hù)，使以往煩瑣的技術(shù)報(bào)告工作流程實(shí)現(xiàn)電子化、無紙化。完善后的技術(shù)報(bào)告管理系統(tǒng)，平臺(tái)性能更加先進(jìn)，實(shí)現(xiàn)了技術(shù)資源信息的網(wǎng)絡(luò)化，進(jìn)一步提高企業(yè)的辦公效率和管理水平，使其朝著信息化、網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化目標(biāo)邁進(jìn)，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)、完整、規(guī)范的技術(shù)報(bào)告管理提供了一個(gè)良好的支撐平臺(tái)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；技術(shù)報(bào)告；信息化；創(chuàng)新點(diǎn)

中圖分類號(hào)：TP391 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095－6835（2014）09－0135－03

1技術(shù)報(bào)告管理系統(tǒng)完善項(xiàng)目的實(shí)施背景

國網(wǎng)山西電科院是山西省唯一覆蓋電力生產(chǎn)全過程的綜合性科研機(jī)構(gòu)，它擔(dān)負(fù)著電力生產(chǎn)的技術(shù)監(jiān)督、技術(shù)服務(wù)、技術(shù)開發(fā)和技術(shù)信息“四個(gè)中心”職能和基建調(diào)試等任務(wù)，從科研開發(fā)、內(nèi)部管理、服務(wù)方式、技術(shù)手段等方面，全面適應(yīng)電網(wǎng)發(fā)展的需要，有力推動(dòng)了電力技術(shù)的進(jìn)步。一直以來，企業(yè)以“科技創(chuàng)新”為宗旨，努力超越，追求卓越，堅(jiān)持以科技為先導(dǎo)，以質(zhì)量為中心，為全省人民提供滿意的電力技術(shù)服務(wù)。

技術(shù)報(bào)告是企業(yè)專業(yè)技術(shù)人員承擔(dān)調(diào)試、試驗(yàn)、科研等各項(xiàng)工作的“技術(shù)成果”，是企業(yè)最重要的“知識(shí)資產(chǎn)”，是技術(shù)人員知識(shí)活動(dòng)的有效理論和實(shí)踐框架，也是增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵。

隨著網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和中間件技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)原有的基于Domino/Notes的技術(shù)報(bào)告管理系統(tǒng)已經(jīng)逐漸落后，不能滿足技術(shù)報(bào)告不斷增長(zhǎng)的功能需求。技術(shù)報(bào)告管理系統(tǒng)的完善項(xiàng)目實(shí)施背景為以下兩種。

1.1系統(tǒng)的應(yīng)用范圍需要進(jìn)一步擴(kuò)大

企業(yè)技術(shù)報(bào)告管理系統(tǒng)目前采用的是IBM的Lotus Domino/Notes.對(duì)當(dāng)前的技術(shù)報(bào)告系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)來說，Domino/ Notes是最佳的，也是應(yīng)用最廣泛的辦公系統(tǒng)建設(shè)平臺(tái)。然而，隨著軟件開發(fā)技術(shù)的提高，企業(yè)信息化建設(shè)程度不斷深入，辦公系統(tǒng)要求不斷提高，Domino/Notes的缺陷也日益凸顯。企業(yè)現(xiàn)行的技術(shù)報(bào)告管理系統(tǒng)問題主要有：Domino對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)有較多的限制，深度開發(fā)較困難，例如復(fù)制沖突問題；Domino應(yīng)用的開發(fā)環(huán)境與運(yùn)行環(huán)境兩位一體，涉及的編程語言較繁雜，代碼管理和版本控制較困難，從而導(dǎo)致管理人員后期維護(hù)系統(tǒng)難度大；現(xiàn)有Domino版本對(duì)J2EE的支持較弱，經(jīng)常導(dǎo)致與J2EE系統(tǒng)之間的故障問題。

1.2系統(tǒng)不斷向整體性、綜合性應(yīng)用發(fā)展

技術(shù)報(bào)告管理系統(tǒng)的概念已不再局限于以往的報(bào)告擬稿、領(lǐng)導(dǎo)審核、技術(shù)報(bào)告制作等基本范疇，而將逐漸演變成整個(gè)企業(yè)范圍內(nèi)各種技術(shù)報(bào)告信息資源的整合平臺(tái)。

企業(yè)技術(shù)報(bào)告的信息化建設(shè)，在原來基于Domino/Notes數(shù)據(jù)庫的技術(shù)報(bào)告管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上架構(gòu)一套新的基于J2EE的技術(shù)報(bào)告管理系統(tǒng)，在對(duì)原有技術(shù)報(bào)告管理系統(tǒng)應(yīng)用界面和操作方式盡量保持一致的情況下，對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行升級(jí)、完善，解決企業(yè)日益增長(zhǎng)的技術(shù)報(bào)告的需求，提高企業(yè)管理水平和辦公效率，從而增強(qiáng)企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

完善后的技術(shù)報(bào)告管理系統(tǒng)主要功能是實(shí)現(xiàn)企業(yè)技術(shù)報(bào)告集中自動(dòng)化和信息集中管理。該集中管理模式的機(jī)制是一個(gè)較新的概念，有利于技術(shù)報(bào)告信息的集中和數(shù)據(jù)的重利用。

2技術(shù)報(bào)告管理系統(tǒng)完善的目的

對(duì)技術(shù)報(bào)告管理系統(tǒng)進(jìn)行完善的目的有以下幾個(gè)：①增強(qiáng)技術(shù)報(bào)告管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性；②使企業(yè)現(xiàn)有的技術(shù)報(bào)告信息資源得到合理的配置、整合和共享，提高技術(shù)報(bào)告成果的產(chǎn)出效益；③提高技術(shù)人員技術(shù)研發(fā)能力，促進(jìn)技術(shù)成果的轉(zhuǎn)換。④避免技術(shù)人員重復(fù)勞動(dòng)，保證新技術(shù)的新穎性、創(chuàng)造性，保證以往研究過的報(bào)告能夠?yàn)榭蒲腥藛T提供參考。

3技術(shù)報(bào)告管理系統(tǒng)完善的具體做法

技術(shù)報(bào)告管理系統(tǒng)的完善是基于J2EE架構(gòu)的完全B/S結(jié)構(gòu)的管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)既充分體現(xiàn)了超前性和創(chuàng)新性，同時(shí)也兼顧實(shí)用性和可操作性，利用先進(jìn)的信息技術(shù)為用戶提供科學(xué)、快捷、方便的服務(wù)。該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了技術(shù)報(bào)告無紙化辦公和高效辦公，企業(yè)各部門之間實(shí)現(xiàn)安全、高效、方便的信息交換，知識(shí)共享和流程控制，從而提高整體辦公效率和管理水平。

3.1技術(shù)報(bào)告管理系統(tǒng)的管理流程

技術(shù)報(bào)告管理流程如圖1所示。

圖1技術(shù)報(bào)告管理流程

3.1.1技術(shù)報(bào)告管理流程節(jié)點(diǎn)

技術(shù)報(bào)告管理流程節(jié)點(diǎn)包括技術(shù)報(bào)告擬稿、報(bào)告審核、領(lǐng)導(dǎo)審批、報(bào)告登記、報(bào)告制作、報(bào)告封發(fā)、報(bào)告歸檔和存檔。

3.1.2流程說明

技術(shù)報(bào)告擬稿：擬稿人需要編輯技術(shù)報(bào)告（即把技術(shù)報(bào)告里面的內(nèi)容上傳上來，包括目錄、正文等信息），填寫基本信息，選擇報(bào)告種類，可上傳附件。

文件審核：由各專業(yè)所首席工程師（或所長(zhǎng)）負(fù)責(zé)完成，專業(yè)所首席工程師（或所長(zhǎng)）是本專業(yè)所技術(shù)報(bào)告審核的主要負(fù)責(zé)人，對(duì)技術(shù)報(bào)告的質(zhì)量負(fù)全面責(zé)任。審核人可以編輯技術(shù)報(bào)告、修改附件，并填寫意見，選擇質(zhì)量等級(jí)。

領(lǐng)導(dǎo)審批：院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)技術(shù)報(bào)告進(jìn)行審批，可以編輯技術(shù)報(bào)告、修改附件，并填寫意見，選擇質(zhì)量等級(jí)。如果不同意通過，則可以退回。

文件登記：生技處登記人對(duì)技術(shù)報(bào)告進(jìn)行登記和編號(hào)，打印技術(shù)報(bào)告審批卡，技術(shù)報(bào)告登記表，檢定證書、檢測(cè)報(bào)告登記表（常規(guī)檢測(cè)報(bào)告類才需要打印，一般技術(shù)報(bào)告和專題技術(shù)報(bào)告則不需要打?。?。技術(shù)報(bào)告編號(hào)格式為：年號(hào)+三位流水號(hào)，例如：2014005. 此外，生技處可以進(jìn)行技術(shù)報(bào)告的查詢、大綱查詢等。

文件制作：文印打印封面、技術(shù)報(bào)告審批頁、報(bào)告說明、技術(shù)報(bào)告內(nèi)容。

文件封發(fā)：生技處將文印打印出來的技術(shù)報(bào)告加蓋技術(shù)報(bào)告專用章后，由文印將蓋了章的技術(shù)報(bào)告掃描進(jìn)來，送往生技處進(jìn)行歸檔，生成接收單。

歸檔：生技處需要分配一個(gè)人，角色是歸檔人員，收到文件后，他點(diǎn)擊“完成”按扭進(jìn)行歸檔。

存檔：信息所需要分配一個(gè)人，角色是存檔人員，收到文件后，他點(diǎn)擊“完成”按扭進(jìn)行存檔。

3.2完善后系統(tǒng)的新增功能

3.2.1強(qiáng)壯而簡(jiǎn)潔的內(nèi)容管理

友好、統(tǒng)一的用戶界面，在輸入方式、顯示格式功能控件等的安排上與原先系統(tǒng)基本保持一致，利于用戶使用。完善后的系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了技術(shù)報(bào)告和技術(shù)文檔管理的自動(dòng)化，使各類技術(shù)報(bào)告有序地進(jìn)行存儲(chǔ)，并可按照權(quán)限進(jìn)行查詢、使用和維護(hù)。

3.2.2采用單模式窗口辦理文件

在用戶未完成或暫存之前不能打開新的待辦工作，減少系統(tǒng)沖突，保證各級(jí)流程、各級(jí)人員辦理技術(shù)報(bào)告的完整性。

3.2.3保存修改痕跡，報(bào)告更加真實(shí)可靠

完善后的系統(tǒng)修補(bǔ)了原系統(tǒng)的不足，采用穩(wěn)定、可靠的Office控件編輯和查看Word格式的文件，并能保存修改痕跡?？梢詫?bào)告在流轉(zhuǎn)過程中每個(gè)人的審批意見、修改記錄保存下來，明確不同人員對(duì)報(bào)告正文的修改情況。上傳下載Word文件時(shí)，由報(bào)告記錄號(hào)產(chǎn)生本地臨時(shí)文件名，避免不同報(bào)告Word文件之間命名相同存在的互相干擾。

3.2.4方便技術(shù)人員查看

技術(shù)報(bào)告流轉(zhuǎn)時(shí)，新增了技術(shù)報(bào)告擬稿人查看報(bào)告的屬性、正文、圖像、辦理，各階段的審批意見，報(bào)告所處的辦理環(huán)節(jié)，待辦環(huán)節(jié)、未辦理的人員等，使技術(shù)人員隨時(shí)掌握?qǐng)?bào)告進(jìn)展程度，為用戶提供更加科學(xué)、快捷、方便的網(wǎng)上辦公服務(wù)。

3.2.5管理員操作更加簡(jiǎn)易可行

完善后的系統(tǒng)提供可擴(kuò)展的Profile數(shù)據(jù)庫，管理內(nèi)、外部用戶的屬性，所有用戶均與機(jī)構(gòu)的各個(gè)接點(diǎn)相關(guān)聯(lián)，使系統(tǒng)管理員可以靈活定義用戶的角色和權(quán)限。

3.2.6提供一系列先進(jìn)的系統(tǒng)管理工具

完善后的系統(tǒng)提供了系統(tǒng)平臺(tái)基于瀏覽器的系統(tǒng)級(jí)管理工具，比如各種口令管理和授權(quán)管理工具、日志查看工具等。

3.2.7報(bào)告歸檔更加完善

報(bào)告流轉(zhuǎn)結(jié)束后，能將技術(shù)報(bào)告直接轉(zhuǎn)入到技術(shù)報(bào)告管理庫存中，避免技術(shù)報(bào)告管理員重新輸入。報(bào)告歸檔后，在當(dāng)年報(bào)告中能準(zhǔn)確、快捷地查詢到此報(bào)告，并且能夠完整、準(zhǔn)確地展現(xiàn)出一份技術(shù)報(bào)告的全部信息（包括擬稿單、處理意見、領(lǐng)導(dǎo)審批意見、圖像和附件等）。

3.3更新后系統(tǒng)的創(chuàng)新點(diǎn)

3.3.1系統(tǒng)的安全性能

系統(tǒng)的安全性是系統(tǒng)有效運(yùn)行的保證，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的安全性主要考慮硬件設(shè)備、系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件這三個(gè)環(huán)節(jié)，技術(shù)報(bào)告系統(tǒng)的完善側(cè)重于應(yīng)用軟件中采用的安全措施。應(yīng)用軟件的安全性問題不僅涉及技術(shù)問題，還涉及操作人員的安全意識(shí)、操作習(xí)慣等。為了使系統(tǒng)能在一個(gè)安全的環(huán)境下運(yùn)行，完善后的系統(tǒng)設(shè)計(jì)有以下三個(gè)特征：①設(shè)立嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理，嚴(yán)密監(jiān)視、控制用戶的數(shù)據(jù)存取，防止非法訪問。采用分級(jí)權(quán)限管理機(jī)制，各級(jí)操作人員使用系統(tǒng)權(quán)限允許的功能，不能越權(quán)操作。系統(tǒng)設(shè)有超級(jí)用戶，可以使用系統(tǒng)所有功能，并且可以設(shè)置其他用戶權(quán)限。用戶權(quán)限共有四級(jí)權(quán)限分配：一級(jí)為系統(tǒng)管理員，擁有最高的權(quán)限和所有的權(quán)限；二級(jí)為開發(fā)人員，擁有對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行二次開發(fā)的能力；三級(jí)為系統(tǒng)維護(hù)人員，可以對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，比如對(duì)技術(shù)報(bào)告進(jìn)行調(diào)整、修改和刪除等；四級(jí)為普通用戶，根據(jù)自己的權(quán)限使用本系統(tǒng)，不能改變本人權(quán)限。②系統(tǒng)設(shè)立用戶工作日志記載，監(jiān)督每個(gè)用戶的操作情況。比如可通過系統(tǒng)查看IP、時(shí)間、操作內(nèi)容、操作者姓名、出錯(cuò)信息等各種情況，便于系統(tǒng)管理者更加方便、快捷地處理系統(tǒng)在運(yùn)行時(shí)可能出現(xiàn)的各種故障問題。③對(duì)用戶錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的合法檢驗(yàn)。完善后的系統(tǒng)將錄入數(shù)據(jù)控制在正確范圍內(nèi)，對(duì)不合法的數(shù)據(jù)錄入操作是不成功的，同時(shí)給用戶對(duì)應(yīng)的提示信息，以便自行糾錯(cuò)。

經(jīng)過對(duì)完善后的系統(tǒng)進(jìn)行反復(fù)、認(rèn)真、嚴(yán)格的測(cè)試，最大限度地提高技術(shù)報(bào)告管理系統(tǒng)的可靠性和穩(wěn)定性，確保企業(yè)的高效辦公。

3.3.2系統(tǒng)的先進(jìn)性

技術(shù)報(bào)告系統(tǒng)是企業(yè)優(yōu)秀技術(shù)成果集中的核心平臺(tái)。完善后的系統(tǒng)，使用了純JAVA的開發(fā)方式，用戶可以利用支持JAVA的各種終端設(shè)備操作由系統(tǒng)平臺(tái)構(gòu)建的各種應(yīng)用，包括電腦終端，JAVA的手機(jī)、PDA和其他移動(dòng)終端設(shè)備，真正實(shí)現(xiàn)了技術(shù)人員不受空間、地域等因素的限制，隨時(shí)隨地、輕松自在地工作。

4完善后系統(tǒng)的價(jià)值

技術(shù)報(bào)告管理系統(tǒng)的完善，真正實(shí)現(xiàn)了技術(shù)報(bào)告信息化管理，使以往煩瑣的技術(shù)報(bào)告審批、查詢等工作變得準(zhǔn)確、簡(jiǎn)單、快捷。具體為企業(yè)管理帶來以下價(jià)值：①進(jìn)一步完善了技術(shù)報(bào)告管理功能，實(shí)現(xiàn)技術(shù)資源信息的網(wǎng)絡(luò)化，提高企業(yè)的辦公效率和管理水平，使其朝著信息化、網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化管理目標(biāo)邁進(jìn)；②提高了工作效率，從而提高技術(shù)報(bào)告從擬稿、審批到歸檔、查詢等各個(gè)流程的工作效率，切實(shí)提高了技術(shù)人員工日常辦公效率和勞動(dòng)生產(chǎn)率；③為廣大企業(yè)技術(shù)人員提供了更加方便、快捷、完整的技術(shù)資料信息獲取渠道和手段；④實(shí)現(xiàn)技術(shù)報(bào)告信息化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化，使整個(gè)技術(shù)報(bào)告更加方便企業(yè)技術(shù)人員技術(shù)交流和技術(shù)共享；⑤提高了系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性， 并使其邁上一個(gè)新臺(tái)階。

5結(jié)束語

完善后的技術(shù)報(bào)告管理系統(tǒng)自運(yùn)行以來情況良好，基本實(shí)現(xiàn)了預(yù)期的實(shí)施效果，確保了企業(yè)技術(shù)報(bào)告管理系統(tǒng)的持續(xù)、穩(wěn)定和良好運(yùn)轉(zhuǎn)。本系統(tǒng)技術(shù)報(bào)告信息查詢方便、信息流程真實(shí)有效、綜合信息直觀清晰，實(shí)現(xiàn)流程定制、操作方便、使用簡(jiǎn)單、直接打印等業(yè)務(wù)要求。對(duì)本系統(tǒng)進(jìn)行完善使企業(yè)專業(yè)技術(shù)實(shí)力和科技創(chuàng)新能力進(jìn)入國內(nèi)領(lǐng)先行列。完善后的技術(shù)報(bào)告管理系統(tǒng)使企業(yè)管理規(guī)范有序、資源配置優(yōu)化，企業(yè)素質(zhì)全面提升，成為山西省電網(wǎng)技術(shù)支撐的主體力量。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：曹靜（1984—），女，山西運(yùn)城人，工程師，2012年畢業(yè)于山西大學(xué)項(xiàng)目管理領(lǐng)域（碩士），現(xiàn)就職于國網(wǎng)山西省電力公司電力科學(xué)研究院。

Improve the Technical Report Management SystemCao JingAbstract: In this paper, through the improvement of the technical report management system, the electric power research institute management system upgrade to the J2EE platform, the human cost is low, easy to maintain, the previous complex technical report work processes to achieve its electronic, paperless; technical report management system after perfecting the platform performance is more advanced, networked technology resources information, improve the office efficiency of EPRI, level, towards the informationization, networking, modern goal, provides a platform to support a good technical report management enterprises to realize scientific, complete, standard.Key words: business management; technical report; informationization; innovation points