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    文檔管理系統(tǒng)需求分析

    2014-08-02 14:23:23林惠真
    科技與創(chuàng)新 2014年9期
    關(guān)鍵詞:功能

    林惠真

    摘要:簡(jiǎn)述了目前企業(yè)文檔管理系統(tǒng)的主要需求,并對(duì)系統(tǒng)功能模塊、功能架構(gòu)、設(shè)計(jì)目標(biāo)和開發(fā)結(jié)構(gòu)等進(jìn)行簡(jiǎn)單的介紹,為文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)提供了參考方向。

    關(guān)鍵詞:文檔管理系統(tǒng);功能;設(shè)計(jì)目標(biāo);開發(fā)環(huán)境

    中圖分類號(hào):TP315 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):2095-6835(2014)09-0102-02

    文檔管理實(shí)際就是文件的制作、修改、傳遞、鑒定、保存、銷毀、存檔等一系列操作。文檔管理系統(tǒng)是企業(yè)經(jīng)營管理中不可缺少的一部分。通過文檔信息管理系統(tǒng),可以實(shí)現(xiàn)文檔自動(dòng)化管理的目標(biāo),為企業(yè)提供安全、可靠、開放和高效的文檔管理功能。文檔管理系統(tǒng)的建立,使文檔管理的日常操作更加方便,同時(shí)也避免了手工管理中出現(xiàn)的一系列錯(cuò)誤,提高了企業(yè)的辦公效率和企業(yè)文件管理的綜合測(cè)評(píng)。

    目前,大多數(shù)文檔管理系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門日常文件管理的功能外,還增設(shè)了很多新功能,以滿足文檔管理系統(tǒng)電子化、標(biāo)準(zhǔn)化的新要求,例如功能強(qiáng)大的檔案查詢模塊,使管理者對(duì)日常文檔的查找更加方便,解決了傳統(tǒng)管理中查找困難、耗時(shí)等問題。采用現(xiàn)代化的文檔管理系統(tǒng)滿足了企業(yè)“無紙化”的辦公要求,實(shí)現(xiàn)了通過計(jì)算機(jī)對(duì)文檔管理進(jìn)行全程跟蹤的目標(biāo)。

    文檔管理系統(tǒng)的全面應(yīng)用,使企業(yè)克服了傳統(tǒng)文檔管理方法中存在的缺點(diǎn),提高了管理部門的日常辦公效率,增強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)部協(xié)同合作的能力。文檔管理系統(tǒng)的應(yīng)用,在方便管理者有效管理文檔的同時(shí),也大大提高了文檔查找的效率,進(jìn)而提高了企業(yè)的綜合效率。

    1文檔管理系統(tǒng)的需求分析

    根據(jù)市場(chǎng)需求,要求文檔管理系統(tǒng)需具有以下功能:①處理大量復(fù)合型文檔的數(shù)據(jù)信息;②通過系統(tǒng)查看文檔內(nèi)容和屬性;③通過系統(tǒng)可以完成對(duì)文檔一系列的日常操作,保證系統(tǒng)的安全性和可靠性;④由于操作人員的計(jì)算機(jī)操作能力普遍較低,因此要求系統(tǒng)具有良好的人機(jī)交互界面;⑤完全人性化設(shè)計(jì),無需專業(yè)人士指導(dǎo),即可操作本系統(tǒng);⑥系統(tǒng)具有數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)還原功能,能夠保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。

    2文檔管理系統(tǒng)的主要功能

    文檔管理系統(tǒng)由以下幾個(gè)功能模塊組成(見圖1):①系統(tǒng)設(shè)置模塊。該模塊包括用戶管理、口令修改和退出系統(tǒng)。②基本信息模塊。該模塊包括單位檔案、文檔類別兩部分。③文檔管理模塊。該模塊包括添加文檔、修改文檔、刪除文檔、文檔瀏覽和查看文件屬性五部分。④數(shù)據(jù)庫管理模塊。該模塊包括數(shù)據(jù)庫備份、數(shù)據(jù)庫還原和日志管理三部分。

    圖1文檔管理系統(tǒng)功能架構(gòu)

    3文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)

    文檔管理系統(tǒng)是根據(jù)中、小企業(yè)的實(shí)際需求開發(fā)的,能夠完全實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)制度文檔的自動(dòng)化管理,通過本系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)以下幾個(gè)目標(biāo):①系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定,安全可靠;②界面設(shè)計(jì)美觀,人機(jī)交互界面友好;③信息查詢靈活、方便、快捷、準(zhǔn)確,數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全可靠;④操作員可以隨時(shí)修改自己的口令;⑤對(duì)用戶的輸入數(shù)據(jù),系統(tǒng)能夠進(jìn)行嚴(yán)格的檢驗(yàn),盡可能排除人為錯(cuò)誤;⑥數(shù)據(jù)保密性強(qiáng),為每個(gè)用戶設(shè)置了相應(yīng)的權(quán)限級(jí)別。

    4文檔管理系統(tǒng)的開發(fā)環(huán)境

    文檔管理系統(tǒng)開發(fā)和運(yùn)行環(huán)境如下:

    系統(tǒng)開發(fā)平臺(tái):Visual C++6.0或C#;數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件:SQL Server 2000;系統(tǒng)運(yùn)行平臺(tái):Windows XP/Windows 2000;分辨率:最佳效果1 024×768像素。

    文檔管理系統(tǒng)概念模型如圖2所示。

    圖2文檔管理系統(tǒng)概念模型

    5結(jié)束語

    綜上所述,文檔管理實(shí)際就是文件的制作、修改、傳遞、鑒定、保存、銷毀、存檔等一系列操作。文檔管理系統(tǒng)是企業(yè)經(jīng)營管理中不可缺少的一部分。通過文檔信息管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)了文檔管理自動(dòng)化的目標(biāo),提高了企業(yè)的辦公效率。以上對(duì)目前企業(yè)文檔管理系統(tǒng)的主要需求、功能模塊、功能架構(gòu)、設(shè)計(jì)目標(biāo)和開發(fā)結(jié)構(gòu)等進(jìn)行了介紹,以期為相關(guān)方面的研究提供一定的參考。

    參考文獻(xiàn)

    [1]王萍,馮建華.C++面向?qū)ο蟪绦蛟O(shè)計(jì)[M].北京:清華大學(xué)出版社,2006.

    [2]薩師煊,王珊.數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)概論[M].北京:高等教育出版社,2006.

    [3]明日科技.Visual C++項(xiàng)目開發(fā)實(shí)例自學(xué)手冊(cè)[M].北京:人民郵電出版社,2008.

    〔編輯:劉曉芳〕

    Document Management System Requirements AnalysisLin HuizhenAbstract: This paper briefly describes the current enterprise document management systems main demand, and introduces a simple system function modules, functional architecture, design and development of target structure for the document management system designed to provide a reference direction. Key words: document management system; function; design objectives; development environment

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