現(xiàn)階段企業(yè)人事代理制的問題與發(fā)展

桑瑞霞　韓桐

企業(yè)人事代理制的產(chǎn)生和發(fā)展，既是人事制度自身改革的前進(jìn)需求，也是企業(yè)有效配置人力資源，實行以人才為核心的發(fā)展戰(zhàn)略的重要途徑?，F(xiàn)代社會已邁入知識經(jīng)濟(jì)時代，特殊的、專業(yè)化的人才及其擁有的智力資源是經(jīng)濟(jì)增長的真正源泉，是眾多企業(yè)乃至一個國家的核心競爭力。正是在知識經(jīng)濟(jì)的推動下，人事代理制應(yīng)運而生，人事代理制既滿足了人事檔案管理體系和制度不斷完善發(fā)展的需要，同時也符合了社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律。人事代理制涉及社會多個領(lǐng)域，例如，高校、醫(yī)院、企事業(yè)單位，而企業(yè)人事代理制的應(yīng)用在知識經(jīng)濟(jì)時代的人事制度改革中處于重要的位置。

一、企業(yè)人事代理制的產(chǎn)生和意義

一是企業(yè)采取人才引進(jìn)政策，吸引其他企業(yè)的優(yōu)秀人才，增加了人員流動的頻次，打破了傳統(tǒng)人事檔案收集、整理、保管等單一的、固定的管理模式，需要人事部門和檔案管理部門滿足更多的利用要求；二是在企業(yè)之間的人才競爭中，原企業(yè)單位采取強(qiáng)硬手段留住人才，進(jìn)行扣檔，甚至要支付高額的提檔費，以“不放檔”來限制人才外流，致使許多人不得不棄檔，并在新單位建立新檔，進(jìn)而使原企業(yè)單位的檔案成為死檔，使這個人的人事檔案成為“無頭檔案”，把檔案割裂為兩個部分，違背了人事檔案管理的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性原則，造成“人檔脫節(jié)”人隨檔走，檔跟人行同步性落空；三是人事檔案管理松散，易造成檔案轉(zhuǎn)接無序化，檔案內(nèi)容不完整，檔案信息易虛假失真，檔案內(nèi)容易泄露丟失，違背了檔案的完整性、真實性、可靠性、安全性的原則，不能完全真實地記述和反映人員經(jīng)歷、德才水平和工作表現(xiàn)，影響了人事檔案發(fā)揮考核員工、發(fā)現(xiàn)人才、使用人才憑證的作用；四是終身制的人事管理制度使得企業(yè)人員高度依附企業(yè)，造成了企業(yè)“該走的走不了、該進(jìn)的進(jìn)不來”，人員冗余嚴(yán)重，人員素質(zhì)得不到提升，影響了企業(yè)人力資源的合理配備及開發(fā)利用，影響了企業(yè)員工自身職業(yè)素質(zhì)和工作積極性的提高，嚴(yán)重制約了企業(yè)的前進(jìn)發(fā)展；五是有的企業(yè)人事檔案管理依靠傳統(tǒng)管理方法，投入管理經(jīng)費較少，程序繁瑣復(fù)雜，因此企業(yè)人事部門在員工檔案的各項細(xì)節(jié)處理上投入大量的人力物力精力，致使人事檔案服務(wù)意識較為薄弱，人事檔案往往只“管”不“用”，只重視實體管理而忽略了開發(fā)利用。

基于上述企業(yè)人事檔案的管理問題，企業(yè)人事代理制應(yīng)運而生，對于企業(yè)和員工實現(xiàn)雙贏具有重大的意義。一是在知識經(jīng)濟(jì)時代，世界經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展日趨迅猛且難以避免，人才流動加速化。企業(yè)人事代理制促進(jìn)了企業(yè)人員使用與人事檔案管理的分離，即“人檔分離”，實現(xiàn)人才社會化服務(wù)管理，人才的社會屬性日益凸現(xiàn)出來。二是知識經(jīng)濟(jì)時代既然是人才的競爭，這就要求個人綜合素質(zhì)的提升和企業(yè)重視引進(jìn)復(fù)合型人才，即人才素質(zhì)復(fù)合化。企業(yè)人事代理制在一定程度上減弱了員工對以人事檔案為核心的單位的依附關(guān)系，打破了員工一輩子抱“鐵飯碗”的念頭，增加了員工自身的危機(jī)感和責(zé)任感，促使他們不斷提高綜合素質(zhì)，發(fā)揮自身人力資源潛能，讓知識創(chuàng)新涌動，并以認(rèn)真的工作態(tài)度和高效的工作方法，為企業(yè)創(chuàng)造高額的經(jīng)濟(jì)財富，真正可以做到優(yōu)勝劣汰。三是知識經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)發(fā)展具有資產(chǎn)投入無形化、企業(yè)管理虛擬化的特點，造成人事管理的人才勞動分散化、人事協(xié)調(diào)復(fù)雜化、組織結(jié)構(gòu)虛擬化。企業(yè)人事代理制使企業(yè)減少投入在繁雜瑣碎的人事工作的精力，使企業(yè)基層人事管理簡單化，讓企業(yè)的人力資源部門專注于更高層次的人事管理，為企業(yè)減少了不必要的人力物力，精簡了企業(yè)行政組織機(jī)構(gòu)，提高了企業(yè)的工作效率。

二、現(xiàn)階段企業(yè)人事代理制存在的問題

1.人事代理機(jī)構(gòu)和企業(yè)溝通不暢。在現(xiàn)階段，企業(yè)人事代理制實行的是“人檔分離”的模式，企業(yè)的人事檔案放在人事代理機(jī)構(gòu)保管，企業(yè)負(fù)責(zé)用人選人，而人事代理機(jī)構(gòu)和企業(yè)之間并未完全建立規(guī)范有效的雙向人事檔案聯(lián)系溝通體系，企業(yè)人力資源管理部門在管理需要時到人事代理機(jī)構(gòu)尋求幫助，人事代理機(jī)構(gòu)則被動提供相應(yīng)的檔案服務(wù)。因此，缺乏“雙向溝通”的單位人事部門和人事代理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行具體操作時，往往會產(chǎn)生人事檔案管理中多種類型的人事檔案與系統(tǒng)的管理方法之間的矛盾，檔案數(shù)量與管理質(zhì)量的矛盾，如何管和如何用的矛盾，企業(yè)投入與服務(wù)回報的矛盾。

2.企業(yè)人事檔案的規(guī)范性、完整性、及時性有待考證。企業(yè)人事代理制的實行在一定程度上解決了企業(yè)以強(qiáng)硬手段“扣檔”限制人才流動的問題，但“人檔分離”使一份完整的人事檔案經(jīng)由兩方甚至三方之手，易造成人事檔案管理工作的中斷，檔案材料的補(bǔ)充不及時，檔案管理不規(guī)范，進(jìn)而影響到一份人事檔案的完整性，人事檔案內(nèi)容更新速度慢，在內(nèi)容上大大落后于人員實際情況。

3.人事代理機(jī)構(gòu)的人事檔案服務(wù)意識和服務(wù)水平有待加強(qiáng)。在現(xiàn)階段，各個人事代理機(jī)構(gòu)隸屬于政府行政部門，是政府的人事服務(wù)部門之一，代理機(jī)構(gòu)和代理機(jī)構(gòu)之間缺乏相應(yīng)的競爭，而企業(yè)沒有選擇人事代理機(jī)構(gòu)的余地，并需要為此支付高額的人事代管費。人事代理機(jī)構(gòu)的人事工作人員一般會有吃公家飯的優(yōu)越感和滿足感，工作人員與工作人員之間缺少工作積極性、創(chuàng)新精神，工作方法一成不變，僵硬死板，并沒有很好地為代理企業(yè)進(jìn)行人事代理服務(wù)管理工作。

4.人事代理機(jī)構(gòu)缺乏創(chuàng)新性管理。人事代理機(jī)構(gòu)遵循傳統(tǒng)人事檔案管理方法，僅為完成管理任務(wù)而管理，在人事檔案內(nèi)容與形式符合國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定的基礎(chǔ)上，缺乏相應(yīng)的創(chuàng)新管理，檔案信息內(nèi)容和利用服務(wù)形式往往過于單一，致使人事檔案千篇一律，其辨識度較低，不足以充分體現(xiàn)員工的個性化特征，難以滿足現(xiàn)階段人事代理機(jī)構(gòu)提供多樣、準(zhǔn)確、真實的人事檔案信息的社會需求。

三、現(xiàn)階段企業(yè)人事代理制的對策措施

1.加強(qiáng)溝通和協(xié)作。在符合人事代理規(guī)定的大框架下，人事代理機(jī)構(gòu)和企業(yè)經(jīng)過討論協(xié)商，建立雙方溝通順暢、互惠互利的雙向交流機(jī)制。企業(yè)人事代理機(jī)構(gòu)要提供主動服務(wù)，與企業(yè)加強(qiáng)工作交流，及時獲知企業(yè)在人事檔案管理中的新要求和新委托，并據(jù)此改善人事代理工作，取得較好的人事代理工作效果。企業(yè)的人事管理部門人事檔案管理人員同時也應(yīng)該積極配合， 經(jīng)常主動交流， 過問人事檔案的管理情況，根據(jù)問題進(jìn)行企業(yè)調(diào)整，協(xié)調(diào)人事代理機(jī)構(gòu)搞好人事檔案管理工作，防止人事代理工作中出現(xiàn)大的紕漏。通過建立“雙向交流機(jī)制”，企業(yè)與人事代理機(jī)構(gòu)獲得雙贏。

2.加強(qiáng)規(guī)范化完整化管理。人事代理機(jī)構(gòu)和企業(yè)之間要制定相應(yīng)具體的人事管理細(xì)則，使雙方的人事管理工作有章可循，以明確的條文調(diào)控雙方人事人員的工作，使之規(guī)范化、科學(xué)化。目前，企業(yè)人事管理實行“新人新辦法，老人老辦法”的管理方式，老員工的檔案保管在企業(yè)人事部門，而新進(jìn)員工的檔案則會保管在人事代理機(jī)構(gòu)，這樣就會導(dǎo)致一個企業(yè)完整的人事檔案及其工作分為兩個部分進(jìn)行，有兩套不同的管理機(jī)制。所以企業(yè)的人事部門在兼顧企業(yè)內(nèi)部人事檔案的同時，也要經(jīng)常積極主動、有計劃地收集和補(bǔ)充聘用制員工的人事檔案材料，及時將最新材料轉(zhuǎn)遞給人事代理機(jī)構(gòu)，保證其內(nèi)容的真實性、完整性、及時性。人事代理機(jī)構(gòu)應(yīng)確立檔案內(nèi)容完整準(zhǔn)確的收集原則，通過提供主動服務(wù)，例如電話提醒、定期派人接收，以減輕企業(yè)人力資源部門的壓力，保證代管人事檔案的完整性和及時性，為人才使用提供準(zhǔn)確而有價值的檔案信息內(nèi)容，使人事檔案更好地發(fā)揮企業(yè)選人用人及挖掘人才潛力，進(jìn)行人才培養(yǎng)的選評作用。

3.激活人事代理機(jī)構(gòu)活力，提供個性化服務(wù)。人事代理機(jī)構(gòu)及其人員要樹立正確的工作觀念，確立“以人為本”的服務(wù)原則，以人才發(fā)展為中心提供相應(yīng)的特色服務(wù)。人事代理機(jī)構(gòu)雖然隸屬政府人事部門，但是企業(yè)繳納了高額的代管費來委托人事代理服務(wù)，人事代理機(jī)構(gòu)就要辦好事，辦對事，而不能敷衍了事。政府應(yīng)在各個人事代理機(jī)構(gòu)之間引進(jìn)競爭機(jī)制，建立人事代理機(jī)構(gòu)的管理測評制度，進(jìn)行機(jī)構(gòu)評級，并對優(yōu)秀的人事代理機(jī)構(gòu)給予獎勵和表彰。在各個人事代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部，也要形成競爭上崗、人盡其用的內(nèi)部管理機(jī)制，激活內(nèi)部的人事代理服務(wù)積極性，引導(dǎo)員工樹立正確的服務(wù)態(tài)度。除此之外，在符合國家人事代理制規(guī)定的基礎(chǔ)上，人事代理機(jī)構(gòu)可以進(jìn)行管理方法和服務(wù)方式的創(chuàng)新，可以根據(jù)企業(yè)人事管理和選人用人的要求，為其提供個性化服務(wù)，打破管理形式陳舊的僵局，提高人事代理機(jī)構(gòu)的口碑。

4.提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。企業(yè)和人事代理機(jī)構(gòu)要提高檔案管理人員的素質(zhì)。在知識經(jīng)濟(jì)時代，人作為知識的載體，任何領(lǐng)域中的高素質(zhì)從業(yè)人員都是專業(yè)發(fā)展的智力資源。因此，人事檔案管理人員的道德素質(zhì)和文化素質(zhì)將在人事檔案管理和開發(fā)利用中起到不可忽視的作用。一是人事檔案管理人員要樹立正確的工作觀念和工作態(tài)度，與時俱進(jìn)，不斷更新服務(wù)觀念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案保管員的理念。二是人事檔案管理人員要保持高度的責(zé)任心，遵守職業(yè)道德，不隨意泄露個人信息，不故意丟失或損壞他人檔案，不違反相應(yīng)的人事管理制度條例。三是人事檔案管理人員要注重學(xué)習(xí)，不斷加強(qiáng)自身的專業(yè)素質(zhì)，以適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時代以人才為核心的要求。

（作者單位：山東電力工程咨詢院 山東大學(xué)歷史文化學(xué)院）