ERP環(huán)境下會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制初探

郭淑華

ERP環(huán)境下會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制初探

郭淑華

本文以ERP系統(tǒng)的應(yīng)用為基礎(chǔ)，闡述了ERP環(huán)境下財務(wù)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的新變化，并就ERP環(huán)境下財務(wù)會計信息系統(tǒng)的風(fēng)險防范與管理進(jìn)行探討。

ERP系統(tǒng)；會計信息系統(tǒng)；內(nèi)部控制；風(fēng)險管理

ERP系統(tǒng)是一種應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的全新的企業(yè)管理思想，傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的缺陷是沒有把內(nèi)部控制的流程、方法與信息技術(shù)和環(huán)境有機(jī)結(jié)合起來，因此，引入ERP系統(tǒng)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代信息化管理模式的需要，但如何構(gòu)建ERP環(huán)境下財務(wù)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系和由此產(chǎn)生的風(fēng)險防范制度是我們面對的課題。

一、ERP與內(nèi)部會計控制的內(nèi)涵

ERP，即企業(yè)資源計劃，集先進(jìn)的信息技術(shù)與管理思想，利用信息的整合技術(shù)將企業(yè)內(nèi)部各個部門連接在一起，是一種被現(xiàn)代企業(yè)廣泛應(yīng)用的先進(jìn)管理模式。它的核心是通過業(yè)務(wù)量推算企業(yè)需要消耗的資源，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。

內(nèi)部會計控制是指為保證資產(chǎn)完整、財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性等而實(shí)施的措施和程序,其目的是確保企業(yè)合法經(jīng)營、防范財務(wù)舞弊、提高經(jīng)營效率。

ERP在會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制中的作用和影響；ERP系統(tǒng)層次豐富，一般分為財務(wù)系統(tǒng)、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)、制造管理系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)等。其中財務(wù)系統(tǒng)又包括現(xiàn)金管理、資產(chǎn)管理、財務(wù)計劃，應(yīng)收和應(yīng)付款管理、費(fèi)用管理、報表分析、財務(wù)管理等功能。隨著ERP的產(chǎn)生和發(fā)展，財務(wù)信息也由傳統(tǒng)的事后反饋?zhàn)優(yōu)槭虑暗念A(yù)測、決策和事中的監(jiān)控。

企業(yè)會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制，包括手工方式下財務(wù)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制階段、電算化方式下財務(wù)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制階段、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下財務(wù)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制階段和ERP環(huán)境下財務(wù)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制階段。ERP系統(tǒng)對財務(wù)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的影響主要包括：（1）增加了企業(yè)內(nèi)部控制的內(nèi)容；（2）使內(nèi)部控制的環(huán)境更加復(fù)雜；（3）提高了企業(yè)內(nèi)部控制的要求。具體影響主要有：

第一，收集信息數(shù)據(jù)的范圍和方式發(fā)生了變化，ERP系統(tǒng)下收集數(shù)據(jù)既包括財務(wù)信息數(shù)據(jù)也包括業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)，并且可實(shí)現(xiàn)信息共享，完成財務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的對稱分析，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)信息的統(tǒng)一管理與控制。

第二，增強(qiáng)了會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理的實(shí)時控制，ERP系統(tǒng)是一個整合企業(yè)所有業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)的綜合性整體，可以及時進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，并運(yùn)行一系列的數(shù)據(jù)處理程序。各業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)將會直接傳送到系統(tǒng)中心，財務(wù)部門能夠即時共享到業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)，從而提高財務(wù)部門在企業(yè)決策過程中的作用，實(shí)現(xiàn)在某個時間點(diǎn)對業(yè)務(wù)活動進(jìn)行控制轉(zhuǎn)變成隨時對業(yè)務(wù)活動進(jìn)行控制，形成從預(yù)測到實(shí)施到?jīng)Q算一系列過程的控制，即由單項到整體，由某一方面轉(zhuǎn)為整個體系的控制。

第三，實(shí)現(xiàn)了會計數(shù)據(jù)處理流程的重新整合與設(shè)計，在ERP下的財務(wù)會計信息系統(tǒng)中會計數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時輸入、處理、分享，從而把傳統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)處理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣幽Ｊ?。ERP下的財務(wù)會計信息系統(tǒng)整個過程都由計算機(jī)控制，它的數(shù)據(jù)來源是原始的會計數(shù)據(jù)，錄入后進(jìn)行集中化、自動化的加工處理，得出處理結(jié)果后作為下一層級的數(shù)據(jù)并對之再進(jìn)行處理。

第四，數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)的應(yīng)用提高了財務(wù)決策支持能力，通過數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)的財務(wù)會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集、存儲、處理、傳送都由業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)自動完成，并直接將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成財務(wù)數(shù)據(jù)，且財務(wù)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)生成是由業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)而來，所有與業(yè)務(wù)活動相關(guān)的數(shù)據(jù)都可以從系統(tǒng)中得出。

第五，會計核算組織體制及其責(zé)任發(fā)生了變化，ERP環(huán)境下會計工作組織體制以數(shù)據(jù)的不同形態(tài)作為制定的主要依據(jù)，財務(wù)會計組織則劃分為數(shù)據(jù)收集組、憑證編碼組、數(shù)據(jù)處理組和系統(tǒng)維護(hù)組等專業(yè)組織，其責(zé)任相應(yīng)發(fā)生了變化。

二、會計信息系統(tǒng)對內(nèi)部控制的新要求

（一）確保輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性

電子數(shù)據(jù)如會計賬簿、會計報表等的輸出靠的就是會計軟件對原始數(shù)據(jù)的加工處理，并將結(jié)果存儲在磁盤或軟盤中。電腦輸出數(shù)據(jù)的正確與否在很大程度上取決于輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，這要求一切數(shù)據(jù)的處理過程和處理方法都必須規(guī)范，并保持輸入數(shù)據(jù)的方法相對穩(wěn)定性和輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度高。

（二）杜絕利用計算機(jī)犯罪

在ERP環(huán)境下增加了許多在手工系統(tǒng)中減少的，或不曾有的風(fēng)險。

（三）強(qiáng)化會計檔案保管

ERP環(huán)境下會計的檔案包括軟盤備份的數(shù)據(jù)、計算機(jī)內(nèi)存在的數(shù)據(jù)和打印輸出的數(shù)據(jù)。會計軟件在安裝或者操作過程中出現(xiàn)任何問題，都可能導(dǎo)致系統(tǒng)中電子數(shù)據(jù)被破壞甚至丟失。因此，既要保管好相關(guān)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件，還要保管好各種電子會計數(shù)據(jù)。

三、ERP環(huán)境下企業(yè)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制水平的對策與建議

（一）健全內(nèi)部控制風(fēng)險評估機(jī)制，提高系統(tǒng)風(fēng)險防范能力

ERP下企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)對信息系統(tǒng)的依賴度增強(qiáng)，信息系統(tǒng)的復(fù)雜增加了企業(yè)的風(fēng)險,數(shù)據(jù)隨時會被截獲或改寫，資料會容易被刪除和篡改，因此不能直觀地觀察到不斷增加的數(shù)據(jù)安全風(fēng)險。在ERP的建設(shè)、實(shí)施和日常維護(hù)上，都須注意這些風(fēng)險問題，要運(yùn)用風(fēng)險識別、風(fēng)險分析和風(fēng)險應(yīng)對的理念和方法進(jìn)行測評以及處理，使企業(yè)對將要發(fā)生的風(fēng)險得以及時規(guī)避與處理。ERP系統(tǒng)在風(fēng)險防范方面主要采用的工具是信息技術(shù)與會計業(yè)務(wù)活動相結(jié)合。

（二）正確審核輸入數(shù)據(jù)，確保輸入數(shù)據(jù)的正確性和完整性

ERP環(huán)境下需要對輸入數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，防止輸入環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)錯誤。審核數(shù)據(jù)的方法主要有靜態(tài)審核、屏幕審核、二次錄入審核等。靜態(tài)審核，即人工審核，指將打印的憑證與人工憑證進(jìn)行核對。屏幕審核，指對屏幕上顯示的憑證進(jìn)行人工審核。二次錄入審核，即重復(fù)輸入校驗。實(shí)際工作中，應(yīng)根據(jù)不同情況選擇合適的審核方法，確保輸入數(shù)據(jù)的真實(shí)性、正確性和完整性。

（三）建立健全ERP崗位管理制度

必須嚴(yán)格調(diào)整ERP下企業(yè)會計組織機(jī)構(gòu)的崗位職責(zé)、權(quán)限，明確規(guī)定各會計人員上機(jī)的操作權(quán)限，做到責(zé)任明確、授權(quán)清晰，并定期進(jìn)行崗位輪換，加強(qiáng)會計信息化之后的崗位控制。其目的在于通過設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來保障會計信息的真實(shí)可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。

（四）加強(qiáng)會計電算化檔案管理

計算機(jī)會計系統(tǒng)有關(guān)的資料應(yīng)及時存檔，企業(yè)應(yīng)建立起完善的檔案制度，加強(qiáng)檔案管理。一個合理完善的檔案管理制度一般有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標(biāo)簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設(shè)備等。除此之外，還應(yīng)定期對所有檔案進(jìn)行備份的措施，并保管好這些備份。為防止檔案被破壞，企業(yè)應(yīng)制訂出一旦檔案被破壞的事件發(fā)生時的應(yīng)急措施和恢復(fù)手段。企業(yè)使用的會計軟件也應(yīng)具有強(qiáng)制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。

（五）加強(qiáng)內(nèi)部審計制度

在ERP系統(tǒng)運(yùn)行過程中，審計人員對會計業(yè)務(wù)處理等工作的評價和檢驗，有利于檢測財務(wù)軟件的可靠性，發(fā)現(xiàn)各種內(nèi)控制度在執(zhí)行中存在的問題，提出解決問題的建議，有利于提高會計核算質(zhì)量和管理水平。同時企業(yè)也可以考慮定期聘請中介機(jī)構(gòu)，進(jìn)行內(nèi)部會計控制制度的專項審計，借助外部中介機(jī)構(gòu)的力量以更好地查漏補(bǔ)缺。

四、結(jié)束語

實(shí)踐ERP既需要企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部會計控制創(chuàng)新,也能由此實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息化建設(shè)和管理現(xiàn)代化。只有將ERP體現(xiàn)的管理思想和信息技術(shù)完善地結(jié)合在一起,才是企業(yè)實(shí)現(xiàn)內(nèi)控的有效途徑。

[1]王振武.會計信息系統(tǒng).東北財經(jīng)大學(xué)出版社，2012.

（作者單位：山東能源集團(tuán)肥城物資有限公司）