科技成果檔案程序化管理思路構建

王麗萍

摘要：本文從科技成果檔案的程序化管理需求及特點出發(fā)，聯系客觀實際，就科技成果檔案程序化管理的要求與意義進行探討，列舉出程序化管理中的“三同步”原則，并以收集、整合、保管存儲、實際應用四環(huán)節(jié)為切入點，深入分析科技成果檔案程序化管理思路構建要素，希望能以此提升科技事業(yè)單位科技成果檔案管理的效率與質量，實現各項資源的優(yōu)化合理配置，為其走上健康長遠的發(fā)展之路奠定堅實的基礎。

關鍵詞：科技成果 檔案管理 程序化 思路構建

科技成果檔案是科學技術活動的真實記錄，是科技儲備的一種形式，是重要的信息資源。隨著社會的進步與發(fā)展，各科技事業(yè)單位必須重視科技成果檔案的管理工作，充分認識到檔案程序化管理的重要性與必要性，發(fā)揮出信息資源對增加競爭籌碼的積極作用，以實現各項資源的優(yōu)化合理配置，進一步提升科技成果檔案程序化管理的質量與效率，為科技事業(yè)單位的持續(xù)化發(fā)展創(chuàng)造條件。

1 科技成果檔案管理要求及其程序化管理意義

1.1 科技成果檔案管理的要求

通常情況下，管理人員在對科技成果檔案進行管理時應做到以下要求：其一真實，檔案管理人員必須將客觀實踐成果真實、詳盡地記錄下來，避免不盡、不實、不詳內容進入信息數據庫；其二價值，管理者必須確保記錄在案的科技成果具備一定的價值性，能有效將生產資料轉化為客觀生產力，為科技事業(yè)單位乃至國家的進步發(fā)展做出貢獻；其三應用，將靜態(tài)的資料投入實際使用是檔案管理的核心內容，管理者在實際管理過程中，應重視檔案的應用工作，使其與經濟發(fā)展緊密結合，發(fā)揮其價值最大化；其四擴充，管理者要與時俱進，及時增加檔案儲備，擴充檔案積累量，為科技事業(yè)單位增設無形的財富，創(chuàng)造更大的經濟效益及社會效益。

1.2 科技成果檔案程序化管理的意義

在科技事業(yè)單位科技成果檔案管理中使用程序化管理方法，能有效提升管理人員的管理效率與質量，減輕其工作量，縮短工作時間，為進一步實現各項資源的優(yōu)化合理配置做好鋪墊。不僅如此，程序化管理模式還能有效規(guī)范管理秩序，營造和諧、有序、科學、合理的管理氛圍，為科技事業(yè)單位調動、查詢、共享檔案信息數據提供便利。

2 科技成果檔案程序化管理的“三同步”原則

科技事業(yè)單位的科技工作應與歸檔工作同時進行。要想落實科技成果檔案程序化管理，就必須遵循“三同步”原則，處理好科研與建檔兩者間的關系，為科技事業(yè)單位的健康長遠發(fā)展奠定基礎。在實際操作過程中，管理人員要確?？蒲腥蝿张c科研材料歸檔要求同時提出，為后續(xù)工作的開展創(chuàng)造條件。不僅如此，相關負責人還要對科技計劃的開展情況與進展程度進行調查，觀察其是否與科技文件的記錄狀態(tài)一致，若進度不同則需及時調整，做好記錄工作，保障科技材料具備一定的時效性；除此之外，科技成果通過驗收后，需立刻記錄于科技檔案中，配備驗收合格報告，詳細標注內容、時間及成果，為后續(xù)查閱、應用做好鋪墊。

3 科技成果檔案程序化管理思路的構建

3.1 收集階段的檔案程序化管理

收集階段是科技事業(yè)單位科技成果檔案程序化管理的初始階段，也是檔案管理的重要組成部分。在該環(huán)節(jié)中，管理人員要判斷各科技成果數據信心的價值，選擇有價值的檔案收錄于信息管理庫中，確保檔案的完整、真實、有效，為程序化管理的后續(xù)工作奠定基礎。

3.1.1 建立相對健全的科技成果檔案收集管理制度

在收集階段，科技事業(yè)單位需要建立起相對健全的科技成果檔案收集管理制度，規(guī)范檔案收集程序，進一步提升檔案管理人員的綜合技能水平，以此提高檔案收集效率與質量，以便收集到更多有價值的科技材料。

3.1.2 建立完善的科技成果檔案保存制度

各科技事業(yè)單位也要分工合作，建立起較為完善的科技成果檔案保存制度，各部門要從細節(jié)著手，做好本職工作，就方案設計、科技研發(fā)等環(huán)節(jié)進行探討，制定出行之有效的應對措施，確?？萍际聵I(yè)單位內有價值的科技創(chuàng)新、生產研發(fā)活動能通過項目計劃書、可行性研究報告、專業(yè)審評建議報告、科技成果鑒定報告等形式完整、真實地記錄在案，為后續(xù)檔案程序化管理創(chuàng)造條件，為進一步減輕管理人員工作量、實現資源的優(yōu)化合理配置奠定堅實的基礎。

3.1.3 建立科學合理的溝通機制

檔案收集工作不僅離不開管理人員的辛勤勞動，還需要各部門的密切配合。因此，科技事業(yè)單位應建立起科學合理的溝通機制，為科技成果檔案管理人員資料收集工作的開展做好鋪墊，使各部門認識到檔案管理的重要性與必要性，并積極投身于檔案收集工作中，主動為科技事業(yè)單位“無形資產”的增加做出貢獻。

3.2 整理階段的檔案程序化管理

科技成果檔案管理人員在完成有價值的資料收集工作后，應即刻對其進行篩選、分類、整合，全面進入檔案程序化管理的整理階段。在此過程中，管理者需將原始資料按照內容、種類、特點進行詳細分類，接著采用系統(tǒng)排列的方式，把分類完成后檔案資料歸入不同等級的數據庫中，便于檢索與查閱。除此之外，管理人員還應當準確、真實地標注檔案類型、錄入時間、涉及內容與獲取渠道等基本信息，將科技成果檔案不斷具體化、系統(tǒng)化、規(guī)范化，由傳統(tǒng)的單一性分類法逐漸向先進的復合型分類法過渡。

3.3 保管存儲階段的檔案程序化管理

保管與存儲階段是科技事業(yè)單位科技成果檔案管理的重中之重，管理人員要全面落實保管存儲職能，盡可能保證各項檔案資料的真實性、全面性、準確性、有效性，實現健康長遠的科技成果檔案程序化管理目標。