聯(lián)合檔案室：文化站藝檔管理的模式創(chuàng)新

鄭美珍 （嵊州市鹿山街道文化站 312400）

珍貴的文化藝術(shù)檔案，不僅是文化藝術(shù)活動的真買見證，也是民族文化的根脈。鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合文化站藝術(shù)檔案作為藝檔體系中的一個重要組成部分，隨著文化大發(fā)展、大繁榮的不斷推進(jìn)，其地位和作用日趨顯現(xiàn)。如何更有效地收集好、管理好、利用好文化站藝檔是我們基層文化工作者應(yīng)該認(rèn)真思考和實踐的重要課題。筆者認(rèn)為，從長遠(yuǎn)利益和現(xiàn)實需要 考慮，建立聯(lián)合檔案室，對文化站藝檔實施分片集中管理具有一定的科學(xué)性和可操作性。

一、建立聯(lián)合檔案窒的因由和依據(jù)

(一)因由

鄉(xiāng)鎮(zhèn)文化站大都創(chuàng)建于上量紀(jì)七、八十年代，由亍歷史短、起步遲，再加上認(rèn)識上的差距，致使藝檔管理工作普通存在規(guī)模小、設(shè)施簡陋、缺少專業(yè)管理人員、業(yè)務(wù)不規(guī)范等問題，尤其是一些邊緣和山區(qū)小鄉(xiāng)，前幾年剛剛擺脫“一室一人一桌”的工作困境，所有藝檔都集中鎖在一個抽屜里，什么防潮、防蛀、防磁、防盜的措施都沒有，更談不上科學(xué)管理和開發(fā)利用價值。同時，從我們嵊州市的情況看，大部分山區(qū)文化站都只有一位文化員，而集鎮(zhèn)(街道）少則3人、多則有7人。因此，無論是從創(chuàng)新管理的目的出發(fā)，還是從硬件設(shè)施和力量配備上分析，都為實施文化站藝檔分片聯(lián)合管理模式提供了實踐的價值。

(二)依據(jù)

文化藝術(shù)檔案管理是一項專業(yè)性強、業(yè)務(wù)繁瑣復(fù)雜的工作，沒有一個專門的機構(gòu)常年抓落實，很難有效果?！端囆g(shù)檔案管理辦法》第五條明確規(guī)定：文化藝術(shù)單位應(yīng)當(dāng)對本單位的藝術(shù)檔案實行集中統(tǒng)一管理，保證必要的經(jīng)費，確保藝術(shù)檔案的完整、安全和有效利用。有關(guān)資料表明，近幾年來，上海、江西、內(nèi)蒙古、甘肅等地已先后成立了省級文化藝術(shù)檔案館，河南、遼寧、黑龍江、貴州等地也相繼設(shè)立了文化藝術(shù)檔案管理中心，集中統(tǒng)一管理轄區(qū)內(nèi)的文化藝術(shù)檔案。文化部2008年編輯出版的《藝術(shù)檔案管理讀本》在介紹藝術(shù)檔案室的形式時，也把聯(lián)合檔案室作為主要形式列入其中。另外，從非遺檔案管理的角度看，我們浙江省各級文化主管部門也相應(yīng)設(shè)立了專門的保護(hù)研究中心，并將工作經(jīng)費納入了年度經(jīng)費預(yù)算。所有這些舉措，都為文化站藝檔實施分片聯(lián)合管理模式提供了政策、理論和實踐依據(jù)。

二、聯(lián)合管理的運作模式和優(yōu)勢分析

(一)運作模式

文化站藝檔分片聯(lián)合管理模式就是由各縣(市)文化主管部門根據(jù)轄內(nèi)的行政布局，從區(qū)位優(yōu)勢、經(jīng)濟實力、人員配置、文化特色、庫房條件等綜合因素考量，有代表性地選擇在部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)文化站設(shè)立聯(lián)合檔案室，撥出?？钯徶秒娔X、數(shù)碼相機、攝像機、掃描儀等現(xiàn)代化管理設(shè)備，將周邊文化站的藝術(shù)檔案調(diào)集到聯(lián)合檔案室，落實專門人員實行統(tǒng)一收集、統(tǒng)一整理、統(tǒng)一利用。以筆者所在的嵊州市為例，全市現(xiàn)有綜合文化站22個，其中街道文化站4個、中心集鎮(zhèn)文化站5個、邊緣及山區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)文化站12個、開發(fā)區(qū)文化站1個。按照分片聯(lián)合管理模式的構(gòu)想，可以依托甘霖、崇仁、長樂、三界、黃澤五大中心集鎮(zhèn)和市區(qū)(含街道、開發(fā)區(qū))分6大片設(shè)立東、西、南、北、中及市區(qū)6個聯(lián)合檔案室開展文化站藝檔的集中管理工作。

(二)優(yōu)勢分析

從現(xiàn)狀看，相對于現(xiàn)行各文化站分散式管理體制在精力、財力、物力、效率等方面存在的一系列弊端，分片聯(lián)合管理模式至少具有以下五方面優(yōu)勢。

1.管理會更加規(guī)范。藝術(shù)檔案管理是一門新興的學(xué)科。近年來，各級文化主管部門雖然都在組織舉辦專門的培訓(xùn)班，但期數(shù)少、時間短、參與面小。從文化站的層面看，真正參加過藝檔培訓(xùn)的文化員廖廖無幾，大多數(shù)藝檔管理員都是“自學(xué)成才”“濫竽充數(shù)”，而且身兼數(shù)職，導(dǎo)致藝檔在收集、整理、分類、歸檔、編研等各個環(huán)節(jié)的工作系統(tǒng)化、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。實施分片聯(lián)合管理模式后，我們可以通過多層次、多門類的崗位培訓(xùn)，培養(yǎng)一批文化員專職從事藝檔管理工作，形成一支相對穩(wěn)定的藝檔管理專業(yè)人才隊伍。這樣，不僅能夠大大提升藝檔管理的規(guī)范化水平，而且能夠有效解決部分文化員姓“文”但不從“文”的職業(yè)“回歸”問題。

2.共享會更加便捷。藝術(shù)檔案資源的管理，最終目的是為了發(fā)揮它的作用，不同文化站產(chǎn)生的藝檔資料具有不同的歷史背景和文化內(nèi)涵?，F(xiàn)行分散式管理，站與站之間各自為政，交流不多，在信息集聚和流動上存在一定的局限性。實施分片聯(lián)合管理模式，一方面可以通過藝檔的收集、挖掘、利用加強溝通和聯(lián)系，促進(jìn)站際間的合作與互動；另一方面，信息技術(shù)的快速發(fā)展為藝檔管理提供了高效、快捷的手段和方法，藝檔管理數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化已成為藝檔資源內(nèi)部共享的最有效載體。

3.資料會更加齊全。豐富藏量是藝術(shù)檔案事業(yè)發(fā)展的重要條件，也是藝術(shù)生產(chǎn)發(fā)展的迫切需要。藏量是否豐富是衡量一個藝術(shù)單位檔案收集工作好壞和業(yè)務(wù)狀況的重要標(biāo)志，藏量不足，質(zhì)量不高，利用率就低，作用就不能發(fā)揮。從我們嵊州市的情況看，各站普遍存在現(xiàn)實的藝術(shù)活動材料較多、歷史上收集形成的材料較少，共性材料較多、個性材料較少，分散性材料較多、成套性材料較少等現(xiàn)象，從而削弱了藝檔質(zhì)量的系統(tǒng)性和復(fù)用性。實施分片聯(lián)合管理具有一定的互補性和差異性，能較好地解決門類不全、資料不足等問題。

4.設(shè)施會更加先進(jìn)。由于一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)尤其是山區(qū)小鄉(xiāng)檔案資料較少，且大多為傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件或照片、音像，導(dǎo)致政府財政在庫房和管理設(shè)備的投入上缺乏熱情。建立聯(lián)合檔案室，不僅可以避免“天女散花式”的重復(fù)投入和設(shè)備閑置，而且還能集優(yōu)勢財力全面改善藝檔管理的硬件設(shè)施，如建造防火、防盜、防潮、防磁庫房，統(tǒng)一購置計算機、數(shù)碼相機、復(fù)印機、掃描儀等等，大大提高藝檔管理的集約化和科學(xué)化水平。

5.監(jiān)管會更加有力。由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)綜合文化站直接面對基層群眾，公共文化服務(wù)戰(zhàn)線長、任務(wù)重。因此，縣(市)級文化和檔案主管部門在對文化站藝檔管理實施監(jiān)督檢查時，常常會流于形式或“走過場”。列入年度工作考核內(nèi)容也往往只是象征性的一條或很小分值。建立聯(lián)合檔案室后，就可以詳細(xì)制定工作目標(biāo)和規(guī)劃，明確工作職責(zé)和紀(jì)律，細(xì)化考核內(nèi)容，落實獎懲措施，實施有效監(jiān)管，促進(jìn)藝檔管理迅速步入科學(xué)化、法制化、專業(yè)化發(fā)展軌道。

三、實施聯(lián)合管理模式的主要原則及保障措施

(一)主要原則

從科學(xué)發(fā)展觀的總體要求出發(fā)，針對各地行政區(qū)劃布局和自然環(huán)境差異，結(jié)合基層文化工作具體實際，筆者認(rèn)為，文化站藝檔分片聯(lián)合管理模式重點要遵循以下四條原則。

1.劃片上要就近就便。為便于藝檔的收集、調(diào)送、查閱和利用，文化主管部門在劃片建室前，要圍繞“地緣相近、人緣相親、文化相通”的基本理念，先進(jìn)行深入細(xì)致的調(diào)研，認(rèn)真征求當(dāng)?shù)卣臀幕镜囊庖?，充分確保劃片建室的合理性和科學(xué)性。

2.資源上要共建共享。藝術(shù)檔案來源于文化藝術(shù)工作，又服務(wù)于文化藝術(shù)工作，這是它本身的職能，也是建立和保存藝術(shù)檔案的重要目的之一，更是我們實施分片聯(lián)合管理的初衷和愿望，對于聯(lián)合檔案室的一切資源，相關(guān)文化站不僅有共建的責(zé)任的，更有共享的權(quán)利。

3.管理上要專職專人。藝檔管理工作專業(yè)性、延續(xù)性要求高，工作量大面廣，必須要有專職專人來具體負(fù)責(zé)。實施分片聯(lián)合管理模式的主要目的就是為了提高文化站藝檔管理的規(guī)范化、專業(yè)化水平，如果聯(lián)合檔案室管理人員不能做到專職專用的話，這一模式也便失于實踐的意義。

4.業(yè)務(wù)上要有統(tǒng)有分。對于各站定期不定期收集送達(dá)的藝檔資料和實物，聯(lián)合檔案室要根據(jù)藝檔的特點、本質(zhì)和運行規(guī)律進(jìn)行分類整理、立卷歸檔。該形成系列的要形成系列，該分站單獨立卷存放的要單獨立卷存放，做到有統(tǒng)有分，有機結(jié)合。

(二)保障措施

實施文化站藝檔分片聯(lián)合管理模式是一項探索性、創(chuàng)造性的工作，必須要有一整套的保障措施作支撐，否則就是“空中樓閣”“紙上談兵”。

1.組織保障。以文化部和國家檔案局部局長令形式頒布的《藝術(shù)檔案管理辦法》第四條明確提出，各級文化行政管理部門應(yīng)把藝術(shù)檔案工作列入本部門整體發(fā)展規(guī)劃，在業(yè)務(wù)上接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。為此，建議由縣(市)文化部門牽頭，聯(lián)合檔案部門成立藝檔管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對有關(guān)鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)政府進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)，落實推行分片聯(lián)合管理模式所需的場地、人員和相關(guān)設(shè)施，開展督促、檢查工作。

2.資金保障。建議縣(市)文化主管部門通過爭取縣(市)財政撥一點、職能部門貼一點、鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)補一點等辦法，及時解決建立各片聯(lián)合檔案室所需的資金和日常工作經(jīng)費，保證管理工作順利運轉(zhuǎn)。

3.機制保障。建議縣(市)文化主管部門制定出臺《文化站藝檔分片聯(lián)合管理制度》《藝檔專職管理員崗位職責(zé)》以及《定期信息通報制度》《年度崗位目標(biāo)考核制度》《藝檔工作評價制度》等一系列長效制度；建立健全《文化、檔案管理部門定期協(xié)商交流機制》和《聯(lián)合督查考評機制》等；努力以完善的體制機制來推動藝檔管理事業(yè)的健康發(fā)展。

[1]《藝術(shù)檔案管理辦法》(文化部令第21號)，2002.2.

[2]《藝術(shù)檔案管理讀本》(文化藝術(shù)出版社出版)，2008.11.

[3]《文化部關(guān)于進(jìn)一步加強文化藝術(shù)檔案工作的意見》(文辦發(fā)[2008]37號).