論企業(yè)檔案信息化建設(shè)

王桂香 婁載強(qiáng) 楊 冬

(1.濰坊市國民體質(zhì)監(jiān)測中心，山東 濰坊 261000；2.山東建筑大學(xué) 熱能工程學(xué)院，山東 濟(jì)南 250000)

信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢，是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)變革的重要力量。大力推進(jìn)信息化，是覆蓋我國現(xiàn)代化建設(shè)全局的戰(zhàn)略舉措，是貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、全面建設(shè)小康社會(huì)構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)和建設(shè)創(chuàng)新型國家的迫切需要和必然選擇[1]。在信息化的大潮中，對企業(yè)檔案的信息化建設(shè)是必然結(jié)果，企業(yè)檔案信息化是我國企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展全球化、產(chǎn)業(yè)信息化的必然選擇。促進(jìn)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，提升企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的核心競爭力已成為各企業(yè)檔案工作發(fā)展的當(dāng)務(wù)之急[2]。

1 什么是企業(yè)檔案信息化

企業(yè)檔案信息化，就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)信息技術(shù)通信技術(shù)充分運(yùn)用于企業(yè)檔案信息資源的保存管理和提供利用等活動(dòng)中，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益[3]。檔案信息化建設(shè)主要包括以下五個(gè)方面的內(nèi)容：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)[4]。檔案信息化中的“信息”實(shí)質(zhì)是“檔案信息資源”。它是檔案信息本身和支持檔案信息運(yùn)動(dòng)的物質(zhì)基礎(chǔ)，也就是說，我們要運(yùn)用一定的技術(shù)手段，創(chuàng)造適宜的社會(huì)條件，將其視為一種社會(huì)資源加以開發(fā)和利用。從深層意義上說，檔案信息化就是給人們對檔案“資源”利用提供一種非常有效的手段，使人們能以更快更便捷的方式獲得并傳遞這一 “信息資源”，實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息利用社會(huì)化，這也就是檔案信息化的實(shí)質(zhì)問題所在[5]。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性

在信息時(shí)代，企業(yè)面臨著經(jīng)營管理知識化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的變革，而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化是現(xiàn)代企業(yè)檔案工作生存和發(fā)展的必由之路[6]。

2.1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)生存發(fā)展的需要

檔案管理是企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要內(nèi)容。檔案是企業(yè)信息資源的載體，是企業(yè)的寶貴財(cái)富和無形資產(chǎn)。在信息時(shí)代的浪潮中，信息對企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營和生存發(fā)展都至關(guān)重要，特別是企業(yè)進(jìn)入市場后，信息對企業(yè)越來越重要，誰掌握好信息、應(yīng)用好信息，誰就可以把它轉(zhuǎn)化為技術(shù)上的優(yōu)勢、產(chǎn)品的優(yōu)勢、人才的優(yōu)勢，增強(qiáng)企業(yè)市場競爭力。同樣，管理更需要信息，如果把資金比成企業(yè)的血液，信息就是企業(yè)的神經(jīng)[7]。提高管理水平，提高辦事效率，形勢要求企業(yè)重視檔案信息管理。

2.2 企業(yè)檔案信息化是適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)信息發(fā)展的需要

對企業(yè)檔案信息化管理才能使現(xiàn)代化企業(yè)健康發(fā)展，每一家企業(yè)都是信息企業(yè)，經(jīng)理是企業(yè)的信息處理者，他們通過掌握的信息作出計(jì)劃、協(xié)調(diào)、控制和決策，企業(yè)經(jīng)營管理依賴信息，信息與企業(yè)息息相關(guān)，離開信息的企業(yè)便無法生存，而作為企業(yè)信息主要集存地的檔案信息便令人感覺如此的重要。企業(yè)信息化建設(shè)需要檔案信息化管理。檔案信息化管理可以使企業(yè)現(xiàn)有的檔案信息資源得到更好的開發(fā)利用，并給企業(yè)和企業(yè)、企業(yè)和用戶間提供一個(gè)相互了解、相互溝通的最佳橋梁[8]。

3 如何提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)

(1)加強(qiáng)企業(yè)管理部門對于檔案管理信息化的重視。企業(yè)檔案管理的作用在現(xiàn)代的經(jīng)濟(jì)發(fā)展中越來越大。信息的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性，能夠使得企業(yè)在信息的傳導(dǎo)中占盡先機(jī)，為企業(yè)在市場的競爭中獲得更高的決定權(quán)。對企業(yè)而言，做好了生產(chǎn)、營銷、規(guī)劃而忽視了企業(yè)的檔案管理，是非常得不償失的行為。只有企業(yè)的管理部門重視檔案，注重信息化的變革，企業(yè)才能在瞬息萬變的市場信息中盡得先機(jī)[9]。

(2)健全檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理規(guī)章制度[10]。網(wǎng)絡(luò)化管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，它需要一定的環(huán)境氛圍、一定的手段和措施來支撐。因此，在企業(yè)內(nèi)部要實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理，必須建立健全統(tǒng)一的檔案信息管理制度，在制度上要體現(xiàn)出檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的整體內(nèi)容，使檔案信息化建設(shè)做到有章可循、有序發(fā)展。具體地說，應(yīng)建立與依法治檔相配套的各種具體辦事制度及程序，包括檔案工作目標(biāo)管理制度，檔案信息安全保密管理制度、責(zé)任追究制度、評比表彰制度等，并在實(shí)踐中不斷地加以完善。特別要嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)保密制度和網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)范，并指定專人負(fù)責(zé)管理涉密檔案信息，以確保檔案信息的安全。

(3)提高檔案管理人員的水平。一個(gè)高水平的企業(yè)檔案離不開高水平的管理人員，提高檔案管理人員的水平是信息化建設(shè)的基本環(huán)節(jié)。檔案信息化管理，就是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中的高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用一體化管理，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共建共享。要想做好信息化管理工作，需要有信息化技術(shù)人才來服務(wù)，需要有高水平的管理人才做支撐。企業(yè)可以通過培養(yǎng)、引進(jìn)和培訓(xùn)等方式來不斷提高企業(yè)檔案工作人員的信息技術(shù)水平，使他們盡快適應(yīng)檔案信息化管理的要求，成為企業(yè)檔案信息化建設(shè)的中堅(jiān)力量。

[1]中共中央辦公廳，國務(wù)院辦公廳.2006 年-2020 年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略[Z].2006.

[2]楊紅梅.企業(yè)檔案信息化建設(shè)之我見[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2009，22：140.

[3]衛(wèi)婷.論企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].2009，7：27-29.

[4]宋吉芳.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的探討[J].山東電力高等專科學(xué)校學(xué)報(bào)，2011，6：86-88.

[5]孟世恩，王穎，何芳.對我國檔案信息化建設(shè)實(shí)施的理論思考[J].2004(5)：29-32.

[6]李國民.企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及其對策[J].檔案，2011(5)：59-60.

[7]范琪.淺談企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].山西科技，2005(6)：39-40.

[8]何燕寧.淺談企業(yè)檔案信息化管理[J].經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展，2011(10)：131-134.

[9]李瀠.如何加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].城建檔案，2011(7)：77-78.

[10]陳雪文.淺析企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].江西電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2004(3)：92-93.