會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀中的幾點(diǎn)思考

王玉紅

為了銷(xiāo)毀到期的會(huì)計(jì)檔案，結(jié)合我單位情況，根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，我們對(duì)部分機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位進(jìn)行了調(diào)查。

1 調(diào)查結(jié)果

1.1 對(duì)20個(gè)行政機(jī)關(guān)進(jìn)行了調(diào)查。這些機(jī)關(guān)中形成的主要?dú)w檔文件材料有原始憑證、記賬憑證、年度預(yù)算、決算、日記賬、現(xiàn)金賬等；20個(gè)單位中通過(guò)創(chuàng)河南省規(guī)范化管理先進(jìn)單位實(shí)行統(tǒng)一管理的6個(gè)，占調(diào)查總數(shù)的30%；會(huì)計(jì)檔案保管期限已滿(mǎn)應(yīng)銷(xiāo)毀的5個(gè)，但進(jìn)行了裝箱保存，占調(diào)查總數(shù)的25%；這些機(jī)關(guān)調(diào)整更換會(huì)計(jì)的18個(gè)（含退休、調(diào)崗、調(diào)動(dòng)），占調(diào)查總數(shù)的90%；調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有部分單位會(huì)計(jì)換了好幾任，老會(huì)計(jì)將任內(nèi)資金情況進(jìn)行移交，工作中形成的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行打捆、裝箱、貼封，進(jìn)行保存，按《檔案法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀到期的會(huì)計(jì)檔案的沒(méi)有一個(gè)，占調(diào)查總數(shù)的100%。

1.2 對(duì)16家企事業(yè)單位調(diào)查的結(jié)果是：這些單位形成的主要會(huì)計(jì)檔案材料是：經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的：會(huì)計(jì)憑證、賬務(wù)報(bào)告、購(gòu)銷(xiāo)合同、各種會(huì)計(jì)賬簿等。這些單位中的會(huì)計(jì)檔案被市、縣檔案館接收的3家（含所有會(huì)計(jì)憑證、賬簿等），占調(diào)查總數(shù)的18.7%；有兩家從單位成立至今幾十年來(lái)所有的會(huì)計(jì)檔案都保存在檔案架上，占調(diào)查總數(shù)的12.5%；對(duì)到期會(huì)計(jì)檔案打捆裝箱貼封保存的6家，占調(diào)查總數(shù)的37.5%；有5家由主管部門(mén)代管，占調(diào)查總數(shù)的31.2%；按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀到期會(huì)計(jì)檔案的單位沒(méi)有一個(gè)，占調(diào)查總數(shù)的100%。

2 到期會(huì)計(jì)檔案不銷(xiāo)毀的原因

應(yīng)銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案為什么不按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀呢？究其原因，有如下幾個(gè)：

2.1 不敢擔(dān)當(dāng)，“怕”字當(dāng)頭，不愿銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀到期檔案是件非常嚴(yán)肅的事情，需要單位主要負(fù)責(zé)人在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)，這是《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，好多領(lǐng)導(dǎo)不愿出這個(gè)頭，不愿成為第一個(gè)吃螃蟹的人，有的領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)單位有的是房子，不就是增加幾列柜子的事？其中有一個(gè)20世紀(jì)60年代成立的單位，所有的會(huì)計(jì)檔案保存在兩個(gè)大庫(kù)房?jī)?nèi)，會(huì)計(jì)憑證就有上萬(wàn)卷（冊(cè)）。為什么應(yīng)銷(xiāo)毀的到期檔案不能銷(xiāo)毀呢？究其原因：主要領(lǐng)導(dǎo)怕銷(xiāo)毀被別人埋怨，“歷屆領(lǐng)導(dǎo)都沒(méi)有銷(xiāo)毀，我何必去出這個(gè)風(fēng)頭”。因此，這項(xiàng)工作能拖就拖，能推就推，對(duì)一些到期的會(huì)計(jì)檔案確實(shí)沒(méi)有地方存放的就打包裝箱，貼封入庫(kù)保存，“萬(wàn)事大吉”。

2.2 不愿擔(dān)當(dāng)，怕麻煩，不愿做此項(xiàng)工作?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第十條第一款指出：對(duì)到期的會(huì)計(jì)檔案“會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年代和檔案編號(hào)”，主要領(lǐng)導(dǎo)簽署銷(xiāo)毀意見(jiàn)，指定人員監(jiān)銷(xiāo)。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，特別是企業(yè)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案保存年代久，檔案多，會(huì)計(jì)人員換了數(shù)任，現(xiàn)任會(huì)計(jì)認(rèn)為：銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案需要登記造冊(cè)，有的還要進(jìn)行鑒定，會(huì)計(jì)檔案形成時(shí)間長(zhǎng)，現(xiàn)有人員少，工作量大，任務(wù)重，根本沒(méi)法開(kāi)展此項(xiàng)工作，況且銷(xiāo)毀到期的會(huì)計(jì)檔案是分外工作，何必自找麻煩，能拖一時(shí)說(shuō)一時(shí)。

3 幾點(diǎn)思考

3.1 會(huì)計(jì)檔案進(jìn)館必須按照《檔案法》規(guī)定要求，對(duì)不符合進(jìn)館要求的會(huì)計(jì)檔案，特別是憑證類(lèi)，到期后銷(xiāo)毀無(wú)法銷(xiāo)毀，退又退不出去，占據(jù)了庫(kù)容，對(duì)應(yīng)接收進(jìn)館的檔案因庫(kù)容不足進(jìn)不了館，成了“燙手山芋”，存之有余，棄之不能。因此，檔案館在接收時(shí)對(duì)一些定期的會(huì)計(jì)檔案，一定要嚴(yán)把進(jìn)館關(guān)、期限關(guān)和質(zhì)量關(guān)，絕不能單純?yōu)榱嗽黾訖n案的保管種類(lèi)和檔案數(shù)量接收一些不該進(jìn)館的檔案，這不僅給管理人員增加了工作量，而且大大增加了經(jīng)費(fèi)投入。

3.2 會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)有責(zé)任有義務(wù)為領(lǐng)導(dǎo)決策提供政策依據(jù)。宣傳學(xué)習(xí)《檔案法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，使領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員懂得，銷(xiāo)毀到期會(huì)計(jì)檔案是法律法規(guī)的明文規(guī)定，在銷(xiāo)毀到期會(huì)計(jì)檔案時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)要消除顧慮，工作人員要不怕麻煩，做到按法律法規(guī)賦予的銷(xiāo)毀程序進(jìn)行銷(xiāo)毀到期的會(huì)計(jì)檔案，既合法又合理還能減輕工作人員負(fù)擔(dān)。

3.3 銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)要嚴(yán)把鑒定關(guān)。對(duì)需要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行認(rèn)真鑒定，一是對(duì)合同類(lèi)材料，雖然合同已到期（指短期合同），可適當(dāng)延長(zhǎng)保管時(shí)間。二是一些涉及職工利益的諸如工資花名冊(cè)、工資底冊(cè)，工資臺(tái)賬等。三是歷次政治運(yùn)動(dòng)中涉及的平反昭雪、冤假錯(cuò)案等方面形成的經(jīng)濟(jì)方面的會(huì)計(jì)材料。上述這些材料經(jīng)過(guò)鑒定，應(yīng)適當(dāng)考慮延長(zhǎng)其保管期限。

總之，銷(xiāo)毀到期會(huì)計(jì)檔案，這是法律賦予的職責(zé)和義務(wù)，無(wú)限期延長(zhǎng)到期檔案的保管時(shí)間，不按規(guī)定銷(xiāo)毀也是一種違法行為。因此，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照《檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求，做到銷(xiāo)毀有據(jù)，保存合法，依法辦事，科學(xué)管理。

（作者單位：河南天海電器有限公司 來(lái)稿日期：2014-04-15）