論水政執(zhí)法檔案管理中存在的問(wèn)題和對(duì)策

劉麗紅

水政執(zhí)法檔案是水行政執(zhí)法監(jiān)察人員在水行政執(zhí)法活動(dòng)中形成的，具有一定保存價(jià)值，并按歸檔制度作為真實(shí)的歷史記錄集中統(tǒng)一保管起來(lái)的文字、圖表、照片、錄像錄音帶等各種文件資料。它是水政執(zhí)法活動(dòng)的結(jié)果，記載了執(zhí)法活動(dòng)的真實(shí)情況，它不但承擔(dān)著一般文書(shū)檔案的查找利用職能，還是行政法律訴訟的依據(jù)性法律性文件。

一、水政執(zhí)法案件管理中存在的問(wèn)題及原因

1、案卷收集不齊全，歸檔不及時(shí)

水政執(zhí)法案卷不但有一般文書(shū)檔案的性能，同時(shí)具有法律文書(shū)的法律憑證性能，所以其齊全完整尤為重要。在目前的管理過(guò)程中，水政執(zhí)法檔案存在管理分散、缺失不全問(wèn)題。造成這個(gè)問(wèn)題的原因，一是我市水政執(zhí)法隊(duì)伍的橫向指導(dǎo)、縱向監(jiān)管的職責(zé)不清，市水政監(jiān)察綜合執(zhí)法支隊(duì)與其它水利業(yè)務(wù)部門、科室管理、執(zhí)法有交叉。各水利業(yè)務(wù)部門有的自行處理、自行立卷歸檔；有的直接融合到了業(yè)務(wù)工作中，沒(méi)有形成專門的水政執(zhí)法檔案。二是秦皇島市市級(jí)水政執(zhí)法隊(duì)伍與各區(qū)、縣的水政執(zhí)法隊(duì)伍的縱向監(jiān)管職責(zé)不明確，造成區(qū)、縣執(zhí)法隊(duì)伍各自處罰、各自管理立卷。同時(shí)處罰完畢后不能及時(shí)主動(dòng)向市水政執(zhí)法支隊(duì)檔案室移交，造成水政執(zhí)法案卷在各業(yè)務(wù)科室和區(qū)、縣均有散落，對(duì)集中保管、提供利用造成困難。

2、卷內(nèi)文件排列不規(guī)范，材料有缺失

秦皇島市的水政執(zhí)法案卷目前案卷狀況是有單獨(dú)排列的、有按文書(shū)檔案屬性排列的、也有單獨(dú)排列與文書(shū)檔案屬性相結(jié)合排列的；同時(shí)存在結(jié)論、決定、結(jié)案處理性文件與依據(jù)材料不分先后，隨意穿插排列的；有的案卷還存在材料不齊、證據(jù)材料缺失等問(wèn)題，這些造成收集上來(lái)的案卷有很多各不相同，為今后的查找利用造成隱患。造成上述問(wèn)題的原因主要是因?yàn)樗?zhí)法檔案保管分散、管理人員素質(zhì)參差不齊，沒(méi)有針對(duì)水政執(zhí)法檔案管理的規(guī)范性文件。

在實(shí)際工作中，水政執(zhí)法檔案證據(jù)資料缺失造成的危害已逐漸顯現(xiàn)。去年的一起水政處罰案件中，由于當(dāng)事人對(duì)海港區(qū)水政監(jiān)察支隊(duì)的水土保持處罰款項(xiàng)不服，向法院提起訴訟。在應(yīng)訴過(guò)程中，水政執(zhí)法部門在水政執(zhí)法案卷中查找不到該地方被建成建筑物前植被狀況原貌照片，只有文字記錄，很難有說(shuō)服力，（因?yàn)樘幜P力度是根據(jù)原地點(diǎn)原水土損失程度決定的）。由于卷內(nèi)缺少損害前水政執(zhí)法人員現(xiàn)場(chǎng)取證照片，使水政部門的應(yīng)訴工作產(chǎn)生了極大難度。造成這個(gè)問(wèn)題的原因主要是執(zhí)法人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，只注重水政執(zhí)法行為的程序和結(jié)果，而沒(méi)有檔案積累意識(shí)。

3、卷內(nèi)文件填寫(xiě)問(wèn)題突出

在對(duì)收集上來(lái)的水政執(zhí)法案卷進(jìn)行整理的過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)，有的執(zhí)法文書(shū)字跡潦草，用圓珠筆書(shū)寫(xiě)；有的有隨意涂改的現(xiàn)象；有的案卷送達(dá)回證中沒(méi)有當(dāng)事人的簽字；個(gè)別案卷承辦人及領(lǐng)導(dǎo)審批簽字是機(jī)打的；詢問(wèn)筆錄中沒(méi)有注明“記錄屬實(shí)”字樣；有的詢問(wèn)筆錄只有一名執(zhí)法人員簽字；有的案卷的行政處罰告知書(shū)中被告人簽字時(shí)間早于發(fā)案時(shí)間等。這些問(wèn)題的出現(xiàn)主要是因?yàn)樗?zhí)法人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不過(guò)硬，檔案知識(shí)缺乏造成的。因?yàn)樗?zhí)法案卷的法律文書(shū)憑證的特性，很多材料不能隨便補(bǔ)充、修改，這樣對(duì)案卷質(zhì)量造成了很大影響。

二、加強(qiáng)水政執(zhí)法檔案管理的對(duì)策

1、理順管理體制，促進(jìn)水政執(zhí)法檔案統(tǒng)一、系統(tǒng)管理

在目前存在的水政執(zhí)法檔案管理問(wèn)題中，重要的源頭因素就是由于水政執(zhí)法機(jī)構(gòu)的管理機(jī)制不順暢，造成移交、歸檔混亂。由于市、區(qū)、縣水政執(zhí)法機(jī)構(gòu)之間管理權(quán)限交叉重疊，縱向職權(quán)劃分不清，造成水政執(zhí)法檔案處于多頭管理狀態(tài)。同時(shí)很多保管單位不能對(duì)相關(guān)的執(zhí)法檔案內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充，使水政執(zhí)法檔案依據(jù)性缺乏。所以建立順暢、清晰、明確的水行政執(zhí)法管理體制，不僅是水政執(zhí)法管理工作的迫切需要，也是水政檔案管理工作的必然要求。

2、建立水政執(zhí)法檔案管理制度，促進(jìn)水政執(zhí)法檔案規(guī)范化管理

制定水政執(zhí)法檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，是做好水政執(zhí)法檔案管理工作的關(guān)鍵，是規(guī)范管理者行為的主要手段。在我市現(xiàn)有水政檔案存在的問(wèn)題中，我們看到卷內(nèi)文件目錄與卷內(nèi)文書(shū)名稱不一致、文書(shū)裝訂不整齊，排列不規(guī)范、無(wú)目錄等問(wèn)題屢屢出現(xiàn)。這些問(wèn)題的存在都是因?yàn)闆](méi)有統(tǒng)一的“水政檔案管理制度”來(lái)制約立卷歸檔工作，而是由基層檔案管理人員和執(zhí)法人員憑借自己的工作經(jīng)驗(yàn)和一般文書(shū)檔案的知識(shí)來(lái)管理而造成的。要想使水政執(zhí)法檔案更好地服務(wù)于水政執(zhí)法工作，必須健全機(jī)制，全市水務(wù)系統(tǒng)實(shí)施統(tǒng)一的行政執(zhí)法文書(shū)樣本，按照統(tǒng)一的“水政檔案管理辦法”要求搜集、整理、歸檔、立卷，遵循一致的案卷樣式、裝訂格式、排列順序。

3、全面提高水政執(zhí)法人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案意識(shí)

加強(qiáng)水政執(zhí)法人員業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，不但是水政執(zhí)法工作的需要，也是水政執(zhí)法檔案管理的必然要求。水行政執(zhí)法人員不熟悉水行政處罰的業(yè)務(wù)知識(shí)，是造成水行政處罰案卷上述問(wèn)題的一個(gè)基本原因。如案卷中有被處罰文書(shū)與繳款文書(shū)主體不一致現(xiàn)象；檢查筆錄、詢問(wèn)筆錄、行政處罰決定書(shū)等不同的法律文書(shū)中對(duì)違法事實(shí)的基本要素記述不一致；詢問(wèn)筆錄中缺少“以上情況屬實(shí)”“和我說(shuō)的一樣”的意思表示；授權(quán)委托書(shū)制度不規(guī)范；時(shí)間倒置，處罰決定書(shū)日期和水行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)或決定日期不一致等。同時(shí)，個(gè)別執(zhí)法人員檔案意識(shí)缺乏，只重實(shí)體，認(rèn)為只要把違法事實(shí)查清了，追究了當(dāng)事人的違法責(zé)任就行了，不注重問(wèn)題材料的形成和積累。水政執(zhí)法檔案記錄了水政執(zhí)法人員依法管水的具體過(guò)程，是依法行政的重要依據(jù)，因此，執(zhí)法人員必須增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的有關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)知識(shí)，自覺(jué)遵守，身體力行。

4、加強(qiáng)水政檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)技能

首先，要選擇政治素質(zhì)較好，熟悉檔案管理工作，懂得水政法律法規(guī)，熱心于水政執(zhí)法工作和責(zé)任心較強(qiáng)的執(zhí)法人員擔(dān)任水政執(zhí)法檔案的管理人員。同時(shí)，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。水政執(zhí)法工作的不斷深入推進(jìn)、檔案管理技術(shù)的新發(fā)展，都對(duì)水政檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員既要掌握水政法律法規(guī)、水政執(zhí)法程序和檔案管理的基本知識(shí)；又要學(xué)會(huì)檔案的實(shí)際操作技能，做到理論聯(lián)系實(shí)際。同時(shí)還要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，適應(yīng)電子文件檔案的管理需要，隨時(shí)注重自己整體素質(zhì)的完善提高，這樣才能適應(yīng)新時(shí)期水政檔案管理工作的需要。

總之，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，新問(wèn)題不斷出現(xiàn)，我國(guó)水資源可持續(xù)利用面臨著嚴(yán)峻的形勢(shì)。全面推進(jìn)依法行政，實(shí)現(xiàn)依法治水，依法管水的重要性、緊迫性要求我們不斷加大水行政執(zhí)法管理力度。隨之，水政執(zhí)法檔案將越來(lái)越在其中發(fā)揮重要的作用，做好水政執(zhí)法檔案管理工作，為水資源的可持續(xù)利用保駕護(hù)航。

（作者單位：秦皇島市政府節(jié)約用水辦公室）endprint