檔案信息安全保障措施探析

王程程

隨著高新技術(shù)的發(fā)展和信息時代的到來，檔案信息安全保障工作遇到一些前所未有的挑戰(zhàn)和威脅，建立和健全檔案信息安全保障措施刻不容緩。

一、檔案信息安全存在的問題

1.環(huán)境方面存在的問題

（1）軟環(huán)境方面存在的問題。①缺乏檔案安全保障意識。檔案工作是關(guān)系國家和社會發(fā)展的一件大事，然而，長期以來一些民眾對于這項工作卻存在偏見，很難認識到這項工作的特殊性與重要性，不能得到社會公眾應(yīng)有的支持和肯定。②檔案事業(yè)發(fā)展緩慢。雖然各級政府對于檔案工作給予了一定的關(guān)心和支持，但力度不夠，收效不佳，檔案工作還沒有得到足夠的重視。③檔案安全保障資金不足。⑵硬環(huán)境方面存在的問題。①自然災(zāi)害因素的威脅。在檔案庫房選址時一定要充分考慮這些因素，規(guī)避可能帶來的風(fēng)險。②檔案存儲環(huán)境和載體的問題。載體的性質(zhì)也會決定著檔案信息的壽命。傳統(tǒng)的檔案載體以紙質(zhì)方式為主，現(xiàn)在除了紙質(zhì)檔案以外，還有U盤、硬盤等電子檔案。

2.法規(guī)方面存在的問題

（1）檔案安全方面的法律法規(guī)還不完善。有關(guān)檔案方面的法律法規(guī)還比較少，而且不夠成熟，法律法規(guī)的滯后必然會給檔案日常管理帶來不必要的麻煩。因此，應(yīng)抓緊制定和落實檔案方面的法律法規(guī)，并不斷進行細化。⑵檔案針對性安全法規(guī)建設(shè)步伐緩慢。盡管我國已經(jīng)出臺了一些有關(guān)檔案安全方面的法規(guī)，但這些安全法規(guī)并不能完全適應(yīng)檔案工作的實際需要，也沒有很好的貫徹執(zhí)行，目前，我國還沒有完全針對電子檔案方面的法律法規(guī)。因此，建立和完善檔案方面針對性的安全法規(guī)迫在眉睫。

3.技術(shù)方面存在的問題

⑴實體檔案安全技術(shù)方面的問題。實體檔案一般具有原始唯一性，在保存過程中需要格外小心，一旦遭到破壞便很難修復(fù)，給檔案信息造成一定的損失。怎樣運用高新技術(shù)對檔案進行修復(fù)，使檔案得以更好的保存是廣大檔案工作者亟待研究和解決的問題。⑵電子檔案安全技術(shù)方面的問題。電子檔案在運用過程中常常會出現(xiàn)的系統(tǒng)安全以及網(wǎng)絡(luò)安全等問題，需要引起高度重視，并采取有效措施加以解決，以保障電子檔案的信息安全。

4.管理方面存在的問題

隨著檔案整理、保存和利用等方面的變化，檔案管理的理念、思路與方法也應(yīng)隨之改變?，F(xiàn)代檔案管理不僅要求對實體檔案進行管理，還要對電子檔案進行規(guī)范。當(dāng)前我國的檔案管理方式還相對單一，管理方法還相對滯后，管理制度還很不健全，甚至還在沿用傳統(tǒng)的老辦法進行現(xiàn)代檔案管理，這樣勢必會影響檔案管理的效率和效果，也會影響檔案信息的安全和穩(wěn)定。

二、檔案信息安全保障的有效措施

1.軟件和硬件方面的建設(shè)

⑴檔案信息安全的思想基礎(chǔ)。要對檔案信息安全的方式、內(nèi)容和主體有清醒的認識和理解，要逐步培養(yǎng)和建立系統(tǒng)化和科學(xué)化的檔案保護理念，并貫穿于日常檔案管理工作的始終。安全意識的養(yǎng)成不是一朝一夕的，需要檔案工作者、信息利用者和社會三者的互動和作用，檔案工作者是主導(dǎo)，信息利用者是動力，社會是前提。各級檔案參與者要從思想上重視起來，從行動上表現(xiàn)出來，自覺學(xué)習(xí)和踐行檔案安全教育，培養(yǎng)信息安全的意識，加強信息安全的道德建設(shè)。⑵檔案信息安全的資金支持。檔案部門是國家非營利性事業(yè)機構(gòu)，檔案環(huán)境建設(shè)、設(shè)備更換和軟件維護等方面所需費用都完全依靠國家和政府的劃撥。這些費用往往很難滿足檔案工作的實際需要，還存在一定的資金缺口，這就需要各級檔案部門開動腦筋，發(fā)揮所長，多種途徑籌措資金，以推動檔案工作向前發(fā)展。⑶檔案保存環(huán)境方面的建設(shè)。檔案可以分為實體檔案和電子檔案，不同類型的檔案應(yīng)該采用相應(yīng)的措施。①紙質(zhì)類檔案。紙的質(zhì)量好壞直接影響著檔案信息安全的周期，紙張的耐久性如何跟化學(xué)成分的特性、原料的品質(zhì)以及紙張的生產(chǎn)工藝等因素有關(guān)。檔案的文字安全是紙質(zhì)檔案信息安全的關(guān)鍵，字跡耐久性一般受字跡的色素和組合比例的影響。②磁帶、膠片類檔案。磁帶和光盤等數(shù)字影像檔案應(yīng)遠離磁場，避免因消磁而造成損失。膠片裝具材料一般可分為金屬材料、紙質(zhì)和塑料三種，金屬的膠片裝具較為安全，使用壽命也較長。③光盤類檔案。光盤檔案的保存保管也需要特別注意。光盤的壽命受內(nèi)外兩方面環(huán)境的制約，內(nèi)部因素主要指的光盤的成分和類型，外部因素主要指的是光盤的功率和讀寫方式等。

2.政策法規(guī)方面的建設(shè)

⑴法律法規(guī)體系的建設(shè)。目前我國關(guān)于檔案信息安全保障的法律法規(guī)比較少，還屬于起步階段，加強這方面法律法規(guī)的建設(shè)刻不容緩，國家應(yīng)該給予關(guān)注。⑵針對性法律法規(guī)的建設(shè)。關(guān)于針對性法律法規(guī)的建設(shè)應(yīng)該從以下幾個方面入手：①修改和完善檔案法。《檔案法》對于檔案信息安全的執(zhí)法檢查項目要做明確規(guī)定，并定期對有關(guān)項目進行檢查督導(dǎo)，同時要大力宣傳和引導(dǎo)，樹立檔案工作人員的法律責(zé)任意識和安全意識。②建立和完善電子檔案安全法規(guī)。我國在電子檔案方面的法律法規(guī)很少，而且很不健全，因而對電子檔案缺乏有效管理，出現(xiàn)一些安全問題。一方面要加強計算機網(wǎng)絡(luò)的安全和指導(dǎo)，對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案信息安全進行特殊保護。另一方面加強保護電子檔案信息內(nèi)容的立法，保證信息資源的完整性、真實性和有效性。

3.安全技術(shù)保障方面的建設(shè)

⑴實體檔案信息安全保障方面的技術(shù)。①實體檔案保存技術(shù)。主要涉及建筑的保護、驅(qū)蟲的保護、裝幀的保護和分類的保護等。在實際工作中，要依據(jù)檔案類型的差別，采取恰當(dāng)?shù)谋４娣椒?，提高檔案保存的技術(shù)。要對紙質(zhì)檔案、磁盤、光盤和膠片等實體檔案進行分類保管，這樣有利于保管環(huán)境的建設(shè)和維護，有利于檔案的信息安全，也有利于檔案的開放共享。②實體檔案修復(fù)技術(shù)。檔案在保存保管中由于各種內(nèi)外因素的影響難免會出現(xiàn)字跡不清、磨損變形、紙張老化、磁盤損壞以及膠片褪色等現(xiàn)象。紙質(zhì)檔案的修復(fù)技術(shù)主要有去酸的技術(shù)、去污的技術(shù)和檔案載體轉(zhuǎn)換的技術(shù)等。電子檔案的修復(fù)技術(shù)主要是照片檔案修復(fù)技術(shù)，而光盤、磁盤以及磁帶等的修復(fù)相對困難，一旦損壞便很難修復(fù)，最好做適當(dāng)備份。實體檔案的保管，有條件的檔案機構(gòu)建議實行三套管理，一套進行封存保管，不對外使用；一套進行異地備份，完全封存；一套可以開放共享，發(fā)揮其信息價值，確保檔案的萬無一失。⑵電子檔案信息安全保障技術(shù)。與電子檔案信息安全保障技術(shù)有關(guān)的內(nèi)容主要包括：數(shù)據(jù)安全技術(shù)、系統(tǒng)安全技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、用戶安全技術(shù)、防寫技術(shù)等。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，以云計算為特征的新型網(wǎng)絡(luò)開始出現(xiàn)，具有隨需隨取和按需收費的特點，將會成為信息產(chǎn)業(yè)的第三次革命。

4.檔案信息安全管理方面的建設(shè)

⑴檔案信息安全組織體系。國家檔案局應(yīng)該在中央設(shè)立檔案信息安全管理部門，對全國有關(guān)這方面的工作進行統(tǒng)一監(jiān)督和管理，各地方檔案部門應(yīng)該成立相應(yīng)的科室，對該方面的法規(guī)政策進行大力宣傳和落實。⑵檔案信息安全管理制度。①建立健全檔案信息安全管理制度體系。國家檔案局應(yīng)該組織相關(guān)專家，制定我國現(xiàn)階段這方面工作的總體方針和發(fā)展目標(biāo)，對全國的檔案信息安全保障工作進行宏觀指導(dǎo)和管理。同時，各地方檔案部門應(yīng)該在國家法規(guī)和政策的指導(dǎo)下制定符合本地實際的地方制度和辦法。②加強檔案信息安全保密制度建設(shè)。各級檔案部門要加強檔案信息安全保密的教育，培養(yǎng)員工的保密意識，提高自身的職業(yè)道德，貫徹落實檔案工作的各項規(guī)定。③建立電子檔案信息安全管理體系。在體系建設(shè)中，逐步建立嚴(yán)格的檔案保管制度，完善和發(fā)展電子檔案的形成制度，規(guī)范數(shù)字檔案的開放共享制度。⑶檔案信息安全執(zhí)行力度。檔案信息安全保障，制度的建立是基礎(chǔ)，制度的落實才是核心。制定的制度如果不嚴(yán)格貫徹執(zhí)行就如同虛設(shè)，就發(fā)揮不了應(yīng)有的作用。因此，可以成立專門的檔案安全工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并實行領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)制，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的模范帶頭作用，定期對檔案信息安全進行大檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題，立刻進行解決，避免拖泥帶水。

目前，傳統(tǒng)檔案與電子檔案同時存在，必須認真對兩種形式進行分析研究，充分考慮各種情況，在完善傳統(tǒng)檔案安全保障理論的基礎(chǔ)上，加快對電子檔案信息安全保障的研究，制定和落實檔案信息安全保障的各項措施，構(gòu)建檔案信息安全保障體系，促進我國檔案事業(yè)的穩(wěn)定、發(fā)展和繁榮。

（作者單位：西安工程大學(xué)檔案館）endprint