論如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)

李萍

摘 要：信息化建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的必然要求，檔案管理工作當(dāng)然也不例外。所以，企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，提高檔案管理和服務(wù)水平，使得檔案管理更加高效、快捷，為企業(yè)提供更加流暢、準(zhǔn)確的信息服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息化；企業(yè)檔案管理；高效；快捷

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理也應(yīng)該善于利用當(dāng)前發(fā)展優(yōu)勢(shì)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，加強(qiáng)信息化建設(shè)，科學(xué)合理的對(duì)檔案進(jìn)行信息化處理，以做到檔案能夠被即時(shí)共享，從而更好的為企業(yè)和社會(huì)服務(wù)。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的涵義

檔案是對(duì)歷史進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄，這種記錄就是一種信息。概括說(shuō)來(lái)，企業(yè)檔案信息化包括兩方面的內(nèi)容：（1）狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化；（2）廣義上信息化，是融合了政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面信息的信息化。所以，企業(yè)信息化建設(shè)就是充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)，將企業(yè)檔案本身信息融入到社會(huì)交流系統(tǒng)，另一方面就是采集社會(huì)中的有用信息融合與檔案信息，結(jié)合使用。

二、信息化建設(shè)讓企業(yè)檔案管理更加高效、快捷

順應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展潮流，不斷完善企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，提升企業(yè)檔案信息的數(shù)字化程度，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理更加高效、快捷具有重大意義。

（一）信息化建設(shè)能夠更加完善的對(duì)檔案原件進(jìn)行保護(hù)。通過(guò)將企業(yè)的各類檔案進(jìn)行信息化處理，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案原件進(jìn)行數(shù)字掃描，然后形成電子文檔再加以保存、管理和使用，能夠有效的對(duì)檔案原件進(jìn)行保護(hù)，避免了檔案原件因多次調(diào)閱而丟失、損壞，大大保障了檔案原件的完整性。

（二）信息化建設(shè)能夠改善對(duì)檔案的歸檔方式。在檔案管理的日常工作中，需要對(duì)各類檔案文件進(jìn)行及時(shí)的記錄。傳統(tǒng)的方式是進(jìn)行手工記錄，這就需要大量的檔案管理人員花費(fèi)大量的時(shí)間去整理檔案和登記目錄，工作量大，繁瑣且復(fù)雜。如果遇到有信息需要改動(dòng)，那將會(huì)引起一系列連鎖反應(yīng)，所花費(fèi)的人力、物力就更大了。在對(duì)檔案的歸檔方式進(jìn)行信息化處理后，通過(guò)輸入指令就可以自動(dòng)的對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)整，這就大大的提高了工作效率，節(jié)省了大量的人力和時(shí)間。

（三）信息化建設(shè)能夠使得檔案資源做到及時(shí)的整合和共

享。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，企業(yè)職能部門若是想要調(diào)閱檔案，必須經(jīng)由上級(jí)層層批準(zhǔn)，同意后方可查閱，這就造成了大量時(shí)間浪費(fèi)在了申請(qǐng)上，使得檔案查閱步履維艱。對(duì)檔案進(jìn)行信息化處理后，通過(guò)建立共享平臺(tái)，并賦予相關(guān)人員的查閱權(quán)限，則能有效的解決這一問題。

（四）信息化建設(shè)有利于實(shí)現(xiàn)檔案檢索的方便快捷。傳統(tǒng)進(jìn)行檔案檢索時(shí)，往往采用人工操作，這樣費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，并且還不一定能夠達(dá)到目的，收效甚微。對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化處理后，通過(guò)生成電子文檔和電子目錄，并建立配套的電子查詢系統(tǒng)，在進(jìn)行檔案檢索時(shí)，只需要輸入關(guān)鍵字，許多相關(guān)查詢都能一一的在計(jì)算機(jī)上呈現(xiàn)出來(lái)，這種智能化的檢索辦法，為企業(yè)檔案管理帶來(lái)了效率更高、范圍更廣的檔案檢索辦法。

三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的措施

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代的必然。信息化建設(shè)要做到科學(xué)、合理，循序漸進(jìn)，從多方面入手，逐步完善對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)，逐步提升檔案管理的高效、迅捷。

（一）在思想上重視起企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。只有從思想上重視起來(lái)，由思想指導(dǎo)行動(dòng)，才能使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門及檔案部門的管理人員認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，信息化建設(shè)才能得到有力的支持，信息化建設(shè)道路才會(huì)暢通無(wú)阻。當(dāng)前時(shí)期，要提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的宣傳，大致介紹信息化建設(shè)的狀況，提升相關(guān)人員認(rèn)知水平，在職工中統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，集中更多力量做好企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，極大的推動(dòng)信息化建設(shè)程度的提升。

（二）不斷進(jìn)行配套設(shè)施的完善。檔案管理信息化建設(shè)離不開計(jì)算機(jī)這個(gè)基礎(chǔ)設(shè)施，購(gòu)置計(jì)算機(jī)是完善企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的第一步。其次要加強(qiáng)服務(wù)器、刻錄機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等信息化必備設(shè)備的完善。及時(shí)的升級(jí)、更新、完善檔案管理軟件，不斷改善服務(wù)條件，使得企業(yè)檔案管理工作日趨的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

（三）注重企業(yè)檔案信息的安全管理。企業(yè)檔案管理工作中重要的一點(diǎn)是要做好保密工作，這是企業(yè)檔案部門的重要職責(zé)。企業(yè)檔案部門應(yīng)竭盡全力，做好檔案管理的安保，有必要配備相關(guān)的保護(hù)設(shè)備和管理設(shè)備，防止檔案信息的丟失和損毀?？梢酝ㄟ^(guò)建立、健全一套完善的檔案安全管理體系，解決檔案信息共享和檔案保密需求之間的矛盾。并且可以引入相應(yīng)的信息安全技術(shù)和制度體系，對(duì)檔案信息實(shí)施全程的、全方位的監(jiān)督和管理，以解決企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中信息安全的問題。

（四）重視對(duì)檔案管理信息化人才的培養(yǎng)。當(dāng)前，企業(yè)檔案管理職能部門對(duì)于經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)技能水平高的信息化人才需求很高?？梢酝ㄟ^(guò)引進(jìn)和培養(yǎng)相結(jié)合的方式調(diào)整檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，引進(jìn)企業(yè)急需的高端人才，對(duì)在職的檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育，教授信息化管理知識(shí)，提高職工的認(rèn)識(shí)，提升他們的專業(yè)素質(zhì)和技能水平，逐步的完善企業(yè)檔案管理信息化人才隊(duì)伍，為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)提供有力保障。

總之，企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的要求，企業(yè)檔案部門要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，充分利用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效、快捷。

參考文獻(xiàn)：

[1] 韓淑梅， 趙洪利.對(duì)企業(yè)檔案管理的探究.管理學(xué)家 2013（2）

[2] 孫志海.簡(jiǎn)析企業(yè)檔案信息化.梅山科技.2014