ERP 管理系統(tǒng)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)分析

田 屏

(遵義師范學(xué)院 計(jì)算機(jī)與信息科學(xué)學(xué)院，貴州 遵義 563000)

ERP—Enterprise Resource Planning 企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)。是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺。它是從20 世紀(jì)40年代的庫存控制訂貨點(diǎn)法；60年代的時段式MRP；70年代的閉環(huán)MRP;80年代的MRPII；90年代從MRPII 走向ERP；21 世紀(jì)從ERP 走向協(xié)同商務(wù)。ERP 經(jīng)歷這樣的發(fā)展階段，日趨成熟。ERP 系統(tǒng)已經(jīng)從根本改變了傳統(tǒng)成本管理報(bào)告的思維模式，使得生產(chǎn)經(jīng)營和銷售盈利都帶有系統(tǒng)的思想。ERP系統(tǒng)反映了時代對企業(yè)合理調(diào)配資源，最大化地創(chuàng)造社會財(cái)富與要求，成為企業(yè)在信息時代生存、發(fā)展的基石;它對于改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)核心競爭力具有顯著作用。由于ERP 系統(tǒng)的高效性，邏輯連貫性等優(yōu)點(diǎn)，我國越來越多的企業(yè)逐步在引入EPR 管理系統(tǒng)，可以說ERP 系統(tǒng)將為我國的企業(yè)管理開辟新的天地。

然而，ERP 系統(tǒng)的實(shí)施過程中有很多不確定因素，從而使整個項(xiàng)目的實(shí)施具有涉及面廣、難度大、周期長等特點(diǎn)，再加上ERP 系統(tǒng)本身的復(fù)雜性，更加大了ERP 系統(tǒng)的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)。筆者 認(rèn)為ERP 實(shí)施過程存在最大的7 項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)因素為：企業(yè)與咨詢方合作不夠密切，研發(fā)缺少企業(yè)業(yè)務(wù)部門的參與，缺少企業(yè)高層管理的強(qiáng)力支持，系統(tǒng)安全重視不夠，用戶操作培訓(xùn)不充分，規(guī)模因素導(dǎo)致數(shù)據(jù)不完善等?，F(xiàn)就筆者的調(diào)查進(jìn)行如下分析：

1）企業(yè)與咨詢方的合作不夠密切：任何把ERP 項(xiàng)目當(dāng)作是咨詢方的項(xiàng)目都會導(dǎo)致不成功。咨詢方的主要責(zé)任是向用戶提供管理改進(jìn)的建議和技術(shù)支持，以及知識傳遞。咨詢方不可能對企業(yè)有深刻的了解，也不可能為企業(yè)作決策，只有企業(yè)與咨詢方的密切合作和相互理解，企業(yè)只有把ERP 項(xiàng)目真正當(dāng)作自己的項(xiàng)目，才能充分發(fā)揮咨詢方的作用和實(shí)現(xiàn)自己管理變革的目標(biāo)。

2）研發(fā)缺少企業(yè)業(yè)務(wù)部門的參與。很多ERP 項(xiàng)目早期只由IT 人員和咨詢顧問組成，而沒有業(yè)務(wù)部門的參與，這樣由于IT 人員缺乏業(yè)務(wù)背景和決策能力，而顧問對企業(yè)的了解較少，ERP 項(xiàng)目小組的工作結(jié)果常常就不能被業(yè)務(wù)部門接受，項(xiàng)目周期就會拖長。業(yè)務(wù)部門的充分參與，使項(xiàng)目組有足夠的授權(quán)，不但可以使項(xiàng)目中問題的決策周期大大縮短，而且更重要的是使企業(yè)整體更早地做好迎接管理變革的準(zhǔn)備。

3）缺少企業(yè)高層管理的強(qiáng)力支持：如果企業(yè)高層不能清醒認(rèn)識實(shí)施ERP 的目的和風(fēng)險(xiǎn)，就不會注入足夠的資源參與到項(xiàng)目中，不會投入足夠的精力參與項(xiàng)目的各種重大決策中，不會在企業(yè)中為ERP 項(xiàng)目營造足夠的聲勢使全體員工在意識上做好迎接管理變革的準(zhǔn)各。企業(yè)高層把ERP 項(xiàng)目視為單純的信息系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目通常是ERP 實(shí)施失敗的最直接原因之一。所以應(yīng)該在系統(tǒng)上線之前對企業(yè)高層管理人員進(jìn)行ERP 概念及SAP 產(chǎn)品概述培訓(xùn)。

4）系統(tǒng)安全重視不夠：ERP 系統(tǒng)安全包括應(yīng)用系統(tǒng)的功能風(fēng)險(xiǎn)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備權(quán)限、操作權(quán)限授權(quán)、數(shù)據(jù)訪問風(fēng)險(xiǎn)、病毒的預(yù)防、非法入侵的監(jiān)督、數(shù)據(jù)更改的追蹤、數(shù)據(jù)的安全備份與存檔、機(jī)房的安全管理、以及管理員的監(jiān)督，等等。除此之外，ERP 系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)還包括自然環(huán)境對ERP 系統(tǒng)所造成的損害。目前，許多實(shí)施ERP 項(xiàng)目的企業(yè)普遍存在著系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)，很多歸因于企業(yè)對系統(tǒng)安全的不夠重視，其直接結(jié)果是系統(tǒng)存在缺陷和安全漏洞，容易遭受非法入侵。企業(yè)應(yīng)建立遠(yuǎn)程備份和恢復(fù)機(jī)制，以積極應(yīng)對這類風(fēng)險(xiǎn)。

5）內(nèi)部控制失效：企業(yè)實(shí)施ERP 系統(tǒng)，在很大程度上改變了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程——將之前所使用的手工業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的跨職能部門業(yè)務(wù)處理流程。ERP 系統(tǒng)實(shí)施之前，多數(shù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程是圍繞單一的職能部門或業(yè)務(wù)功能進(jìn)行的，諸如采購系統(tǒng)及銷售系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等。而ERP 系統(tǒng)實(shí)施后，企業(yè)的業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)了從采購到付款、下訂單到開出發(fā)票等業(yè)務(wù)的集成，實(shí)現(xiàn)了跨部門跨職能的業(yè)務(wù)處理。然而，ERP 系統(tǒng)中單一的數(shù)據(jù)庫簡化了原來跨部門的業(yè)務(wù)審批流程，消除了企業(yè)內(nèi)部很多審計(jì)線索，加大了企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)。更甚者，實(shí)施ERP 系統(tǒng)后，企業(yè)的業(yè)務(wù)操作更依賴于此，ERP 系統(tǒng)自身的脆弱性與企業(yè)的這種依賴性共同作用，形成了新的企業(yè)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

6）用戶培訓(xùn)不充分：ERP 項(xiàng)目實(shí)施的最終目的是讓企業(yè)的所有員工都能夠正確認(rèn)識和使用ERP 軟件。不能簡單的把ERP 視為企業(yè)管理的靈丹妙藥，認(rèn)為既然ERP“功能強(qiáng)大”，只要上了ERP，企業(yè)的所有問題便迎刃而解，或者以為企業(yè)的所有流程都可以納入到ERP 中來；還有的人簡單的將ERP 視為當(dāng)前業(yè)務(wù)流程的電子化。如果在上線準(zhǔn)備階段，不讓用戶知道“現(xiàn)階段對ERP 合理的需求期望是什么”，不對用戶進(jìn)行各模塊具體操作流程的培訓(xùn)，將直接導(dǎo)致大量數(shù)據(jù)錯誤或操作錯誤。而ERP 系統(tǒng)是整合性很強(qiáng)的系統(tǒng)，業(yè)務(wù)的操作會自動在財(cái)務(wù)中體現(xiàn)出來。若有大量的業(yè)務(wù)操作失誤，財(cái)務(wù)系統(tǒng)將產(chǎn)生紊亂這也是部分企業(yè)實(shí)施ERP 失敗的原因之一.因此在使用ERP 系統(tǒng)之前對所有員工進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)，改變員工現(xiàn)有的操作方式或流程，使之完全適應(yīng)現(xiàn)行ERP 系統(tǒng)的要求。

7）規(guī)模因素導(dǎo)致數(shù)據(jù)不完善：完善的數(shù)據(jù)管理是實(shí)施ERP 的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)管理混亂會直接導(dǎo)致系統(tǒng)建設(shè)的失敗。中小型企業(yè)難以形成規(guī)模效應(yīng)，在供應(yīng)鏈上實(shí)現(xiàn)與供銷商、合作伙伴、客戶的緊密協(xié)作關(guān)系比較困難，從而使得中小企業(yè)實(shí)施ERP 的效益可能不如大企業(yè)那么明顯。ERP 實(shí)旌過程中有70%的工作都是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集、整理和應(yīng)用工作。不準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)必然得不到準(zhǔn)確的信息；準(zhǔn)確但不規(guī)范的數(shù)據(jù)，也只能在局部區(qū)域內(nèi)有效，數(shù)據(jù)的傳遞和處理都很困難；準(zhǔn)確但不適時的數(shù)據(jù)，會使數(shù)據(jù)失去有效性，甚至給企業(yè)的管理決策帶來負(fù)面的影響。因此，搭建數(shù)據(jù)平臺、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)就成為成功實(shí)施ERP 的必要條件。

ERP 是整合了企業(yè)管理理念、業(yè)務(wù)流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、人力、物力、計(jì)算機(jī)硬件和軟件于一體的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。由于軟件功能強(qiáng)大，而且它的實(shí)施會為企業(yè)帶來巨大的好處，但是也會陸續(xù)出現(xiàn)各種各樣的問題，新項(xiàng)目都需要經(jīng)歷一個痛苦蛻變和適應(yīng)的過程。

［1］曹群.DF 集團(tuán)ERP 實(shí)施關(guān)鍵成功因素研究[D].

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［4］田成方.基于生命周期的ERP 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)研究[D].

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