試論信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理

段士鴻

（黑龍江省煤田地質(zhì)勘察院，黑龍江 哈爾濱150001）

信息時代的來臨，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，成為傳遞信息的主要手段，這也對檔案管理工作提出了更高的要求。 如何在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，加強檔案管理，實現(xiàn)檔案管理新突破、新書面，成為檔案管理工作者面臨的首要任務。

1 網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)

當前網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)飛速發(fā)展， 人們對信息需求量越來越大，質(zhì)量要求越來越高， 傳統(tǒng)的檔案管理工作已不能滿足人們對信息的需求，檔案信息管理成為當前檔案管理新的突破點，但是，作為一個尚處于起步階段的系統(tǒng)工程，檔案信息管理還存在著許多問題。

1.1 思想談漠，觀念落后

由于歷史原因， 部分檔案管理工作人員仍存在一定傳統(tǒng)思想，沒有真正認識到檔案信息化管理的優(yōu)勢及其社會效益、經(jīng)濟效益，對檔案管理信息化建設(shè)沒有給予足夠的認識，在檔案信息建設(shè)等方面均力度不強，人員、技術(shù)配置不到位，硬件設(shè)施走形式，無法真正達到有效利用，使得檔案信息化管理滯后。

1.2 管理落后，技術(shù)更新緩慢，人員素質(zhì)不高

一方面表現(xiàn)在檔案管理人員素質(zhì)不高，沒有跟得上當前信息化發(fā)展對新技術(shù)、新方法的要求，在部分檔案管理機構(gòu)中，非專業(yè)人員比例較大，學歷層次較低，甚至部分人員對計算機技術(shù)仍處于一知半解的階段，而業(yè)務熟練、技術(shù)過硬人員流動性較大，檔案管理機構(gòu)對人才的保有等存在偏見，不注意引起高層次專業(yè)人才及相應的計算機專業(yè)人才；另一方面，檔案管理機構(gòu)多為事業(yè)單位，經(jīng)濟效益效差，難以有引高層次人才的加入。

當前，新技術(shù)的不斷出現(xiàn)，檔案管理人才技術(shù)無法得到有效保障，傳統(tǒng)的管理手段已不能滿足當前檔案處理的需要， 加之觀念落后，資金投放不到位，檔案管理網(wǎng)站制作技術(shù)粗糙，內(nèi)容單一，設(shè)計水平較低，媒體形式單一，更新周期長等等，均造成了當前檔案管理工作無法滿足當前讀者對檔案信息內(nèi)容的需求。

當前檔案管理體制較為單一，各檔案管理部門基本上都是各自為政，無有效溝通與信息共享等渠道，這也造成了人們?yōu)椴檎乙粋€資料，而頻繁地去多家檔案管理部門查找，造成效率低下，這也與當前信息時代的高效率相悖的。

1.3 檔案管理保障系統(tǒng)有待加強

檔案管理是對原始材料與歷史記錄的保存的地方， 可以成為查考、研究、爭辯及處理問題的依據(jù)，認為法律權(quán)利、義務的證據(jù)，檔案作為信息資料的原始記錄，具有參考與憑證的作用。 當前電子檔案信息技術(shù)，打破了檔案管理的孤本格局，對原本固有的信息出現(xiàn)了可變性與不穩(wěn)定性，使人們對其可靠程度產(chǎn)生不信任感，使其難以成為合法證據(jù)?，F(xiàn)實利用時，對檔案信息，尤其是電子檔案的安全性能產(chǎn)生了懷疑，成為對檔案信息管理的一個巨大沖擊。

2 網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下如何加強檔案管理工作

2.1 檔案管理創(chuàng)新服務手段

2.1.1 開展網(wǎng)上服務

首先，建立檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，有條件的檔案館可通過互聯(lián)網(wǎng)上傳檔案資料信息，實現(xiàn)檔案管理工作網(wǎng)上檢索功能，檔案信息管理工作以網(wǎng)站為“窗口”，通過網(wǎng)站的便捷按扭，為用戶提供隨時隨地、方便快捷的信息檢索服務。 在此，檔案管理工作者應首先對本檔案管內(nèi)所有圖書資源、數(shù)據(jù)信息、原始資料進行分類匯總，確保所有信息錄入計算機系統(tǒng)內(nèi)，利用網(wǎng)絡(luò)管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)與用戶的互動。 在此，可通過建立電子資料管理中心，中心負責對網(wǎng)站內(nèi)各單位歸檔的電子文件給予加密處理，切實加強網(wǎng)絡(luò)信息的安全性與原始資料的不可編輯性，確保資料不可被隨意更改，實現(xiàn)用戶能夠拿到第一手資料。對共享的資料實現(xiàn)可控管理，擴大信息資源的覆蓋面及利用率。

2.1.2 開展電子文件上傳與收集服務

采用單機形成電子文件的收集工作，已成為檔案管理不可忽視的問題，與紙質(zhì)檔案管理相比，電子文件通過上傳及下載就可以形成，改變了傳統(tǒng)檔案管理的工作模式，實現(xiàn)了管理的高效率化。 檔案管理部門可為通過網(wǎng)站傳送檔案全文，使下級單位或相關(guān)業(yè)務部門，通過特定的軟件系統(tǒng)將文件匯總到檔案管理部門，足不出戶就可實現(xiàn)檔案資料歸檔工作，減化了管理流程，使檔案管理匯總等工作更為便捷。

2.1.3 開展在線“客服”

開展在線“客服”等方活，便被動、手工地接受用戶需求，提供檔案管理服務的方式被主動地、現(xiàn)代化的服務所取代，這種“在線”服務實現(xiàn)了溝通的高效率，可使檔案管理部門及時、有效地收集相關(guān)系統(tǒng)，用戶也可以通過這種服務，對檔案信息內(nèi)容進行查詢。

2.2 開拓檔案管理服務領(lǐng)域

2.2.1 發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)化，實現(xiàn)服務多元化

當前，檔案信息已由主要服務于企事業(yè)單位轉(zhuǎn)向社會的全方位服務，這種共識已使檔案管理人員清楚地認識到，面對越來越多的社會群體、人們對檔案信息的需求，加強服務內(nèi)容的多元化建設(shè)，提供綜合性服務，提高如電子閱覽服務、查詢服務等更為便捷、多樣的信息內(nèi)容服務將是檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢。

處于信息化社會的當前社會，檔案管理人員已不再是單純的檔案保管人員，還是檔案信息財富的擁有者與提供者，檔案館也不再是存儲信息的機構(gòu)，而是一個信息交流的聚焦中心。 知識時代使檔案管理工作必須邁向多元化、產(chǎn)業(yè)化也是未來檔案管理工作的突破點。 檔案管理人員應樹立服務意識與產(chǎn)業(yè)意識，面向當前多元化的服務需求群體，采取主動服務的方式，通過匯編專業(yè)信息、科技信息，為企業(yè)發(fā)展提供整合信息服務；開發(fā)市場信息，為企業(yè)與個人提供營銷及創(chuàng)業(yè)的機會；匯集法律信息，為企業(yè)、個人維權(quán)提供權(quán)益服務等等，這些都是檔案信息管理的優(yōu)勢。

2.2.2 加強信息溝通，實現(xiàn)資源共享

網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下，檔案信息管理工作已不再是傳統(tǒng)的單打獨斗階段，而是多個信息、多面服務的綜合運用，面對復雜而浩瀚的信息文字資料， 檔案管理工作者應加強與相關(guān)部門檔案管理機構(gòu)等的聯(lián)系，加強信息資料的收集與匯總，同時，通過對數(shù)據(jù)庫檢索功能的完善，建立統(tǒng)一的目錄庫，為用戶提供更為便捷、有針對性的數(shù)據(jù)查詢方案，以實現(xiàn)信息一體化管理。

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