淺析高職院校行政秘書(shū)之“德”與“行”

劉鳳梅

摘要：高職院校秘書(shū)可分為行政秘書(shū)與教學(xué)秘書(shū)，兩者是組成高職院校行政管理工作的主要人群，而行政秘書(shū)是集文書(shū)、會(huì)議、接待、日常事務(wù)于一身的崗位。本文就高校行政秘書(shū)的“德”與“行”進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：高職院校 行政秘書(shū) 德 行

隨著社會(huì)工作的壓力越來(lái)越大，更多人傾向于工作既穩(wěn)定、假期又較多的高職院校，從而形成院校行政秘書(shū)崗位人群來(lái)自各行各業(yè)，有剛畢業(yè)的學(xué)生、有在企業(yè)工作幾年的職員，他們的專業(yè)有文秘類的、管理類的、也有計(jì)算機(jī)類的，形形色色，組成高職院校行政秘書(shū)這一強(qiáng)大而堅(jiān)實(shí)的隊(duì)伍。行政秘書(shū)是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)之間，學(xué)校與院系、部門之間，院系與教師之間，以及學(xué)校與外部單位之間的橋梁與樞紐，秘書(shū)素質(zhì)的高低、能力的大小直接影響著工作效率甚至學(xué)校的形象。因此，高職院校在招聘行政秘書(shū)時(shí)應(yīng)該重視其素質(zhì)，并不是為了崗位需要眉毛胡子一把抓。而已在高職院校秘書(shū)行業(yè)的人員更要注重自身的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的提高，不能自甘墮落，倚老賣老。

1 高職院校行政秘書(shū)之“德”篇

“德”，指品德，道德品質(zhì)的簡(jiǎn)稱，它是社會(huì)道德在個(gè)體身上的表現(xiàn)。個(gè)人依據(jù)一定的道德準(zhǔn)則行動(dòng)所表現(xiàn)出來(lái)的某些穩(wěn)定的特征。

1.1 具有較高的思想道德和政治覺(jué)悟性 高職院校是個(gè)教書(shū)育人的單位，相對(duì)于中小學(xué)校來(lái)說(shuō)，它更偏向于言論和人身自由，偏重于培養(yǎng)高技能實(shí)用型人才。根據(jù)國(guó)家的教育方針政策，結(jié)合本校的實(shí)際，制定符合自己的發(fā)展道路。高校秘書(shū)除了要了解時(shí)事政策外，還要具有較高的政治思想覺(jué)悟，這樣對(duì)問(wèn)題的觀察和理解才能有高度、深度，才能幫助領(lǐng)導(dǎo)過(guò)濾掉無(wú)關(guān)的信息，在一定程度上減少?zèng)Q策上的失誤。

①高職院校秘書(shū)要提高自己思想道德。以人為本，以學(xué)校利益為重，樹(shù)立正確的人生觀、世界觀和價(jià)值觀。熱愛(ài)本職工作，顧大局、識(shí)大體，有高度的奉獻(xiàn)精神，在工作中不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，全心全意為教育事業(yè)服務(wù)。②高職院校秘書(shū)要提高的政治思想覺(jué)悟。首先應(yīng)該系統(tǒng)地學(xué)習(xí)馬克思主義、毛澤東思想、鄧小平理論和三個(gè)代表重要思想， 要深刻領(lǐng)會(huì)和準(zhǔn)確把握黨的十八大精神，不斷增強(qiáng)自身的理論功底，運(yùn)用科學(xué)觀點(diǎn)分析、處理問(wèn)題。其次要認(rèn)真貫徹實(shí)施學(xué)校的規(guī)章制度，準(zhǔn)確執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)交待的任務(wù)。

1.2 具有較高的職業(yè)道德和服務(wù)意識(shí) 高職院校行政秘書(shū)工作繁雜，從上到下、從里到外，整天忙忙碌碌、簡(jiǎn)單而繁重，若沒(méi)有一定的業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)意識(shí)，到頭來(lái)只會(huì)一團(tuán)亂，分不清緩急輕重，工作效率低，得不到領(lǐng)導(dǎo)的肯定，從而影響工作和心情。作為秘書(shū)應(yīng)具有謙虛謹(jǐn)慎、嚴(yán)守機(jī)密、熱情服務(wù)、熱愛(ài)本職的職業(yè)道德。在工作中要善于協(xié)調(diào)矛盾，搞好合作。不能因?yàn)樵陬I(lǐng)導(dǎo)身邊工作而自命不凡、自以為是，要平等地同各職能部門商量工作，虛心聽(tīng)取他們的意見(jiàn)。服務(wù)要熱情，態(tài)度要端正，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和其他人員要一視同仁，充分認(rèn)識(shí)自己所從事的工作所具有的重要作用。

2 高職院校行政秘書(shū)之“行”篇

“行”，即行為，秘書(shū)在從事職業(yè)活動(dòng)過(guò)程中，為了實(shí)現(xiàn)學(xué)校目標(biāo)、維護(hù)學(xué)校利益、履行工作職責(zé)、嚴(yán)守職業(yè)道德，從思想認(rèn)識(shí)到日常行為應(yīng)遵守的職業(yè)紀(jì)律。秘書(shū)的一言一行，一舉一動(dòng)，代表主管領(lǐng)導(dǎo)、部門、甚至學(xué)校的形象的。所以，不斷提高秘書(shū)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和自身素質(zhì)，規(guī)范秘書(shū)的行為也是學(xué)校文化建設(shè)之一。

2.1 具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì) 現(xiàn)在大多秘書(shū)并非與自己所學(xué)的專業(yè)對(duì)口，非文秘專業(yè)的秘書(shū)做文書(shū)工作會(huì)比較吃力，沒(méi)經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，用到了只能憑經(jīng)驗(yàn)臨場(chǎng)發(fā)揮。每天有大量的書(shū)稿要處理，這不僅要熟悉掌握各類型公文及其它文體寫(xiě)作的基本格式、行文規(guī)則及辦文程序等一整套工序，而且還要有一定的計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)，理解文字、語(yǔ)言能力以及表達(dá)能力。首先，公文撰寫(xiě)通過(guò)自學(xué)或是抽空去聽(tīng)聽(tīng)專業(yè)老師的課。學(xué)校有很多可利用的資源，圖書(shū)館可以看、借書(shū)，秘書(shū)專業(yè)的授課老師是你很好的導(dǎo)師，每天接觸請(qǐng)示、通知、紀(jì)要等文書(shū)，即使不是秘書(shū)專業(yè)的久而久之也能熟知一二。其次，計(jì)算機(jī)的基本操作要熟悉，尤其是辦公軟件。在信息的時(shí)代，很多工作需要依靠電腦來(lái)完成。如文件的收發(fā)，很多時(shí)候都是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，這樣會(huì)更高效更直觀。秘書(shū)的工作要用電腦來(lái)完成一半，把繁雜的辦公室事務(wù)用一張表格或是一個(gè)流程表達(dá)出來(lái)，不僅自己工作起來(lái)有條有緒，在別人看來(lái)也更為清晰。再次，理解文字和語(yǔ)言能力也是非常重要的。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的批示或口頭的指示，要理解不透執(zhí)行錯(cuò)了，那會(huì)導(dǎo)致一連串的麻煩，工作的失職，能力受到懷疑，得不到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可。所以，一個(gè)稱職的秘書(shū)要勤于觀察、思考和總結(jié)，思維敏銳，思路開(kāi)闊，善于抓本質(zhì)，在領(lǐng)受領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情后，要用心思考，認(rèn)真執(zhí)行。最后，溝通、表達(dá)能力也是秘書(shū)必備的。接待師生和客人，洽談各項(xiàng)公務(wù)，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指意等等，沒(méi)有較好的溝通表達(dá)能力是很難勝任的。

2.2 具有較高的自身素質(zhì) 在前面也提到，即使不是秘書(shū)專業(yè)的，天天對(duì)著這些文書(shū)，久了也能學(xué)到很多相關(guān)的知識(shí)。秘書(shū)沒(méi)有教師那樣出差學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)多，更多是在于自學(xué)。從學(xué)歷、職稱以及科研方面進(jìn)行晉升，這個(gè)過(guò)程會(huì)比較漫長(zhǎng)和艱辛，但只有通過(guò)不斷地學(xué)習(xí)和實(shí)踐，才能盡快提高自身素質(zhì)，使自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)更加合理，從而更好地?fù)?dān)負(fù)起高校辦公室秘書(shū)的重任。

總之，高職院行政秘書(shū)應(yīng)該牢記自己的工作職責(zé)，深入了解工作的特點(diǎn)，干一行愛(ài)一行，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和自身素質(zhì)，在自己平凡的崗位上做出不平凡的業(yè)績(jī)，為高等教育事業(yè)的改革和發(fā)展做出自己的努力。

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