八院院部推進條形碼資產(chǎn)管理系統(tǒng)建設(shè)情況淺析

姜海全　陳瓊

摘 要：該文通過對八院院部資產(chǎn)管理狀況和資產(chǎn)管理前沿模式的分析，提出了在院部引入條形碼資產(chǎn)管理系統(tǒng)的思路，介紹了該系統(tǒng)引入的實施步驟和系統(tǒng)引入過程中的創(chuàng)新思路，并對取得的成效進行了說明。

關(guān)鍵詞：條形碼 資產(chǎn)管理系統(tǒng) 成效

中圖分類號：F272.9 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）02（a）-0180-02

資產(chǎn)管理是企業(yè)管理中的一個重要組成部分，科學(xué)、有效的資產(chǎn)管理工作，可以促進企業(yè)資產(chǎn)的合理使用，降低企業(yè)管理成本，增強企業(yè)經(jīng)濟效益。八院院部（以下簡稱院部）在推進大型科研生產(chǎn)聯(lián)合體運營總部的建設(shè)過程中，需要不斷地加強資產(chǎn)管理能力。2011年以來，院部在推進資產(chǎn)管理工作方面，引入條形碼資產(chǎn)管理系統(tǒng)，創(chuàng)新了資產(chǎn)管理的工作方法，提高了院部資產(chǎn)管理工作的水平和效益。

1 院部資產(chǎn)管理狀況

資產(chǎn)管理具有數(shù)量大、種類多、價值高、使用周期長、使用地點分散等特點，管理難度大。目前，很多單位仍然依賴手工記賬的落后管理方式，工作繁重、效率低下、耗費人力。多年來，院部資產(chǎn)管理工作也同樣面臨著管理資產(chǎn)繁多、事物瑣碎、歷史跨度過長、人員短缺、制度欠缺、手段落后、賬物不清等困難和問題，管理水平較低。

2 資產(chǎn)管理前沿模式

“條形碼資產(chǎn)管理系統(tǒng)”是當(dāng)前資產(chǎn)管理領(lǐng)域的前沿管理模式。該系統(tǒng)將條形碼技術(shù)和資產(chǎn)管理軟件相結(jié)合，采用條形碼對資產(chǎn)進行標(biāo)識，利用手持數(shù)據(jù)采集終端準(zhǔn)確高效的完成資產(chǎn)的日常管理和清查工作，可極大的提高資產(chǎn)管理工作的效率。

3 條形碼資產(chǎn)管理系統(tǒng)簡介

3.1 系統(tǒng)組成

條形碼資產(chǎn)管理系統(tǒng)由硬件和軟件兩部分組成。其中硬件包括服務(wù)器、客戶端電腦、條形碼打印機、針式打印機、手持數(shù)據(jù)采集終端、條形碼閱讀器等。軟件由Windows操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、資產(chǎn)管理軟件、條形碼生成軟件、條形碼盤點軟件等組成。

3.2 主要功能

條形碼資產(chǎn)管理系統(tǒng)的主要功能包括資產(chǎn)日常操作管理功能、打印條形碼功能、盤點功能、資產(chǎn)折舊、固定資產(chǎn)月報、固定資產(chǎn)綜合查詢和系統(tǒng)維護等功能。

3.3 管理方式

條形碼資產(chǎn)管理系統(tǒng)通過成熟的條形碼技術(shù)對資產(chǎn)實物進行標(biāo)識，并利用手持數(shù)據(jù)采集終端對實物資產(chǎn)進行現(xiàn)場的數(shù)據(jù)采集、信息錄入和狀態(tài)更改，完成準(zhǔn)確高效的日常管理和清查工作，從而高效地實現(xiàn)了資產(chǎn)從購置、領(lǐng)用、歸還、盤點、清理到報廢等資產(chǎn)生命周期和使用狀態(tài)的全程跟蹤和監(jiān)管，實現(xiàn)了對資產(chǎn)日常管理、資產(chǎn)盤點、報表管理、統(tǒng)計分析、標(biāo)簽制作等工作的有機銜接。

3.4 系統(tǒng)特點

條形碼固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)是以實物管理為特點，以計算機為操作平臺，以“快捷”、“精準(zhǔn)”和功能全面為優(yōu)勢的管理類系統(tǒng)。

4 院部條形碼資產(chǎn)管理系統(tǒng)引入過程

為了提升資產(chǎn)管理水平，院部于2011年引入了條形碼資產(chǎn)管理系統(tǒng)，并開展了一系列的準(zhǔn)備和實施工作。

4.1 完善了院部資產(chǎn)管理辦法，促進資產(chǎn)的規(guī)范化管理

院部對原有的、分散的資產(chǎn)管理制度進行了整合和完善，細化了管理職責(zé)與權(quán)限，深化了全壽命周期管理，加強了表格化和流程化管控，實現(xiàn)了固定資產(chǎn)和非固定資產(chǎn)的全面管理，制定了資產(chǎn)管理問責(zé)和追責(zé)的措施，修訂并建立了《院部實物資產(chǎn)管理辦法》，為院部實物資產(chǎn)管理工作提供了規(guī)范化的管理依據(jù)。

4.2 引入條形碼資產(chǎn)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)資產(chǎn)信息動態(tài)管理

院部引入了用友資產(chǎn)管理軟件系統(tǒng)和條形碼資產(chǎn)管理技術(shù)，采購了手持數(shù)據(jù)采集終端和條形碼打印機等設(shè)備，設(shè)計并制作了條形碼資產(chǎn)標(biāo)貼，進行了條形碼資產(chǎn)管理系統(tǒng)的調(diào)試和試運行等工作。經(jīng)過兩年多的使用，該系統(tǒng)運行正常，完全滿足院部資產(chǎn)管理工作的需求。

4.3 開展了院部資產(chǎn)盤點工作，確保資產(chǎn)信息詳實準(zhǔn)確

由于多方面的原因，院部資產(chǎn)管理無法形成準(zhǔn)確的資產(chǎn)清單。而建立條形碼資產(chǎn)管理系統(tǒng)必須有一套完整、準(zhǔn)確、全面的資產(chǎn)清單。為此，院部從2011年6月份開始，按照“見物就點、逐項核對”的盤點原則開始盤點工作，實現(xiàn)了實物資產(chǎn)賬與物的統(tǒng)一，為各部門和員工提供了一份準(zhǔn)確的實物資產(chǎn)清單，為條形碼資產(chǎn)管理系統(tǒng)的實施提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

5 “創(chuàng)新提效”做法

5.1 管理模式創(chuàng)新

院部條形碼資產(chǎn)管理系統(tǒng)已經(jīng)過兩年多的正常運行。該系統(tǒng)為院部資產(chǎn)管理提供了強大的工作平臺，解決了院部在資產(chǎn)管理方面多年來面臨的管理手段落后的問題，實現(xiàn)了管理模式的創(chuàng)新與跨越。

5.2 制度完善創(chuàng)新

制度完善點：

（1）深化了全壽命周期管理

該制度對實物資產(chǎn)的購置預(yù)算、申請、采購、驗收、交接、記賬、付款等工作，以及實物資產(chǎn)的借用、歸還、盤點、調(diào)撥、維修、報廢等環(huán)節(jié)均作了詳細的規(guī)定，深化了院部資產(chǎn)全壽命周期管理活動。

（2）細化了管理職責(zé)與權(quán)限

為防止各部門管理職責(zé)的交叉或缺失，院部對各相關(guān)部門的職責(zé)進行了全面的梳理，對各部門涉及的管理環(huán)節(jié)逐一進行了細化，形成了明確的、細化的管理職責(zé)和權(quán)限。

（3）加強了表格和流程管理

在該制度中，各個管理環(huán)節(jié)均編制了相應(yīng)的操作表格和管理流程，強化了表格化和流程化管理。表格和流程在設(shè)計過程中充分考慮了各項管理因素，做到了管理“不缺位，不繁瑣”。

制度創(chuàng)新點：

（1）實現(xiàn)了資產(chǎn)的全面管理

該制度將各種資產(chǎn)納入統(tǒng)一管理，統(tǒng)稱為實物資產(chǎn)，并按財務(wù)規(guī)定將實物資產(chǎn)劃分為固定資產(chǎn)（價值在2000元以上，使用期限在一年以上的有形資產(chǎn)，入財務(wù)賬）和非固定資產(chǎn)（不包括固定資產(chǎn)和低值易耗品，不入財務(wù)賬）兩類。這種管理模式實現(xiàn)了資產(chǎn)的全面管理。endprint

（2）制定了追責(zé)管理的措施

該制度對于由個人原因造成院部實物資產(chǎn)流失和損壞的情況，規(guī)定由責(zé)任人按照一定比例的額度進行賠償?shù)脑瓌t，為實物資產(chǎn)管理提供了有效的問責(zé)和追責(zé)依據(jù)。

5.3 編碼規(guī)則創(chuàng)新

實施條形碼資產(chǎn)管理必須制定符合相關(guān)規(guī)則的資產(chǎn)編碼?？紤]到今后八院各單位資產(chǎn)統(tǒng)一規(guī)范管理的趨勢，提出了“單位代碼+八七碼+四位序列號”的新編碼規(guī)則，適應(yīng)于全院資產(chǎn)編碼的統(tǒng)一管理和條形碼資產(chǎn)管理系統(tǒng)的運用。

5.4 盤點工作創(chuàng)新

（1）引入了亞銀條形碼資產(chǎn)標(biāo)簽

經(jīng)過調(diào)研，院部選用了具有防水、防油污、防撕裂等功能的亞銀條形碼標(biāo)簽紙，保證了固定資產(chǎn)標(biāo)簽的長期保存和清晰，方便了手持條形碼數(shù)據(jù)采集終端進行資產(chǎn)的現(xiàn)場管理。

（2）設(shè)計了資產(chǎn)代碼標(biāo)識分類表

為方便現(xiàn)場盤點，減少現(xiàn)場數(shù)據(jù)記錄量，院部對每一類資產(chǎn)按照型號規(guī)格的不同編制了簡易的資產(chǎn)代碼標(biāo)識分類記錄表，方便了現(xiàn)場盤點，提高了事后數(shù)據(jù)整理工作的效率。

（3）實行了盤點結(jié)果會簽確認制

對已完成盤點核對的實物資產(chǎn)清單，院部實行了部門和個人的盤點結(jié)果會簽確認制，為施行條形碼資產(chǎn)管理系統(tǒng)提供了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。

5.5 梳理工作創(chuàng)新

（1）化繁瑣為簡潔，促進院部實物資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理

院部實物資產(chǎn)種類多、數(shù)量大、使用地點分散，為便于管理，院部重新確定了實物資產(chǎn)分級分類的標(biāo)準(zhǔn)，形成了六大資產(chǎn)類別，為實物資產(chǎn)后續(xù)的維護、保養(yǎng)奠定了堅實的基礎(chǔ)。

（2）化整體為個體，深化院部實物資產(chǎn)精細化管理

院部早期實物資產(chǎn)管理比較粗放，大多以“套”、“系統(tǒng)”進行管理，無法滿足實物資產(chǎn)流動性大的要求，為將資產(chǎn)管理到位，避免資產(chǎn)流失，院部對以“套”、“系統(tǒng)”進行管理的資產(chǎn)細化為以“件”進行管理的模式，有效提高了實物資產(chǎn)調(diào)配和維護的效率。

5.6 監(jiān)管措施創(chuàng)新

（1）完善制度，規(guī)范入口

制度是確保資產(chǎn)“管得住”的依據(jù)。新制度對各部門配置資產(chǎn)進行了明確規(guī)定，即充分滿足合理配置需求，又明確規(guī)定“未經(jīng)審批各部門不允許自行購置實物資產(chǎn)”，為控制資產(chǎn)入口提供了制度依據(jù)。

（2）加強盤點，理清賬物

盤點是確保資產(chǎn)“管得清”的抓手。盤點工作可以發(fā)現(xiàn)各部門是否存在違規(guī)增加或流失院部資產(chǎn)的現(xiàn)象，為落實相關(guān)管理措施提供佐證，降低了個別部門自行采購資產(chǎn)不被發(fā)現(xiàn)的可能性。

（3）明確指標(biāo)，量化考核

考核是確保資產(chǎn)“管得好”的手段。以考核促管理是院部資產(chǎn)管理工作真正起作用的保障。院部將“未經(jīng)審批自行購置實物資產(chǎn)”作為考核指標(biāo)，為加強資產(chǎn)入口管理提供了強有力的手段。

5.7 管理細節(jié)創(chuàng)新

（1）建立各部門實物資產(chǎn)管理隊伍

為加強院部實物資產(chǎn)的管理，院部組建了各部門專門的資產(chǎn)管理隊伍，強化了部門管理職責(zé)，壯大了資產(chǎn)管理隊伍。

（2）強化借用歸還管理的職責(zé)問題

為加強院部資產(chǎn)管理的責(zé)任落實，防止資產(chǎn)在領(lǐng)取借用時因代簽而引起的資產(chǎn)管理責(zé)任混亂的問題，院部明確代替他人簽字領(lǐng)取的資產(chǎn)責(zé)任人為代簽人，防止了有關(guān)責(zé)任不清問題的發(fā)生。

（3）推行提高管理效率的簡化措施

院部采取了許多簡化資產(chǎn)管理的措施。如對顯示器單獨分配資產(chǎn)編號，解決了顯示器與主機因統(tǒng)一編碼而在分別故障損壞時，不能單獨進行報廢和財務(wù)銷賬的問題。對于椅子等易于移動的資產(chǎn)，則通過標(biāo)明責(zé)任人和使用地點的標(biāo)貼解決相關(guān)問題，提高了資產(chǎn)管理效率。

6 取得的成效

6.1 夯實了院部實物資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)

通過兩年多的工作，院部理清了資產(chǎn)的狀態(tài)和數(shù)量，解決了院部多年來一直未能有效解決的“資產(chǎn)賬物不符”的難題，為今后對院部實物資產(chǎn)進行有效的管理打下了堅實的基礎(chǔ)。

6.2 建立了院部資產(chǎn)全面管控的機制

通過近兩年的工作，院部建立了對資產(chǎn)的全面管控機制，解決了“院部資產(chǎn)長期管控不嚴”的難題。

6.3 實現(xiàn)了資產(chǎn)管理模式兩代的跨越

引入條形碼資產(chǎn)管理系統(tǒng)使院部資產(chǎn)管理方法從粗放式管理跨越過了早期的資產(chǎn)信息化管理方式，躍升為以“條形碼技術(shù)”加“資產(chǎn)管理軟件”的條形碼資產(chǎn)管理模式，實現(xiàn)了管理模式的兩代跨越。

6.4 強化了員工資產(chǎn)管理職責(zé)和意識

通過強化資產(chǎn)管理工作，增強了院部各部門和員工的資產(chǎn)管理責(zé)任意識，加強了院部員工愛護資產(chǎn)、保護資產(chǎn)的觀念。

6.5 提升了院部資產(chǎn)管理水平和效益

通過近兩年的工作，夯實了院部資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)，提高了資產(chǎn)管理的水平和綜合效益，達到了“管得住、管得清、管得好”的資產(chǎn)管理效果，實現(xiàn)了“資產(chǎn)清、責(zé)任清、賬目清”的“三清”目標(biāo)endprint