大型活動策劃策略研究

關(guān)筱童 胡雪瑩 包玲玲 張 璐 石愛麗

(遼寧工業(yè)大學(xué) 文化傳媒學(xué)院，遼寧 錦州 121000）

1 大型活動的定義

大型活動是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協(xié)調(diào)活動。掌握大型活動的定義要求我們必須把握三個要點：

第一，大型活動的目的性。大型活動的舉辦需要耗費大量的物力、財力和精力，為了取得舉辦活動的預(yù)期效果，達到我們舉辦活動想要的目標(biāo)，并傳達出活動背后的深遠(yuǎn)意義，使主辦單位的投資帶來成效并獲得回報，所以活動的策劃不僅要能滿足主辦單位的期望，也要能滿足參與者的期望。

第二，大型活動的計劃性。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。大型活動牽涉利益廣泛，更應(yīng)該有詳細(xì)的計劃。要提前策劃好年度和月度的選題立項計劃，還可以按日期排出擬舉辦大型活動的計劃表，并明確舉辦的時間、地點、規(guī)模和責(zé)任。

第三，大型活動的參與性。大型活動一個重要的概念就是體現(xiàn)在這個“大”字，在人數(shù)上就體現(xiàn)在參與人數(shù)的眾多，但是大型活動和小型活動的根本區(qū)別不僅在于參與人的數(shù)量，而是在于活動的社會化程度。

2 大型活動的特點

第一，目的鮮明。大型策劃活動應(yīng)該是圍繞整個組織機構(gòu)的組織形象策略和近期公關(guān)目標(biāo)而確立的目的。在大型活動策劃中，我們經(jīng)常會遇到公關(guān)目標(biāo)與社會需求相矛盾的情況，一個組織的形象只有永遠(yuǎn)與社會協(xié)調(diào)同步，才有可能在社會環(huán)境中樹立起它的良好組織形象。因此，活動的目的性應(yīng)該站在社會綜合的立場上，并不僅僅是站在我們某一個主辦單位的立場上。

第二，傳播廣泛。大型活動本身就是一個傳播媒體，它的作用像一個大眾傳播媒介一樣。但是在大型活動沒有組織之前這種作用表現(xiàn)的不是特別明顯。就大型活動本身來說，它也會吸引公眾與媒介的參與，而公眾與媒介正是信息傳播的重要渠道。

第三，高投資性。高投資是大型活動的基本特點。一個大型活動往往要投入大量的的資金和費用，絕對不可能用很少的資金做出很大的活動。

第四，嚴(yán)密的操作性。在組織大型活動的過程中，給我們成功與失敗的機會只有一次。策劃大型活動每一次都是現(xiàn)場直播，一旦出現(xiàn)失誤就無法彌補了。所以，大型活動的策劃與實施的周密性是絕對不能掉以輕心的。

3 大型活動策劃步驟

從程序上說，大型活動策劃和實施，要完全按照公關(guān)四步工作法的要求執(zhí)行：

第一，立項。把活動作為一個項目確定下來，活動的計劃、進度、效果都要十分清楚。

第二，進行調(diào)查和可行性研究。國家關(guān)于大型活動方面的政策和法規(guī)、公眾關(guān)注的熱點、歷史上同類個案的資訊、場地狀況和時間的選擇性，都是調(diào)查的內(nèi)容?？尚行匝芯?，是一個十分重要的工作步驟。研究范圍包括大型活動的社會適應(yīng)性，包括社會環(huán)境和目標(biāo)公眾的適應(yīng)性。財力適應(yīng)性、效益的可行性。從效益的角度考慮，做這樣的活動要有利于節(jié)省宣傳費用。還有社會物質(zhì)水平的適應(yīng)性，大型活動需要動用許多社會物質(zhì)，許多創(chuàng)意也需要物質(zhì)的支持，因而需要策劃人員把握現(xiàn)代科研成果。最后一個是應(yīng)急能力的適應(yīng)研究性，需要提前做好應(yīng)變措施，如天氣變化、安全設(shè)施等。

第三，升華創(chuàng)意主題。除了個人創(chuàng)意外，大型活動還特別強調(diào)群體創(chuàng)意的概念，但這不是泯滅個人的創(chuàng)意，因為集體創(chuàng)意的過程也始終貫穿著個人的創(chuàng)意過程，作為現(xiàn)代策劃，需要的是多個學(xué)科的綜合和集體的智慧，而不是某一個人的杰作。

第四，方案論證。方案不僅要有論證，而且要有科學(xué)的論證，方案論證通常使用定位式優(yōu)選法，輪轉(zhuǎn)式優(yōu)選法和優(yōu)點移植法。

4 大型活動策劃策略

在這次大型社會主題活動中，我們發(fā)現(xiàn)了不少問題，也積累了不少經(jīng)驗。主要有以下幾個方面：

首先，提高參加人數(shù)預(yù)估百分比。一般組織大中型策劃活動，都會給參加者準(zhǔn)備一些小的禮品。無論禮品價值多少，對于參加活動的人來說都是一份期待。要充分把握人們“愛湊熱鬧”和“占小便宜”的心理。因此，參加活動的人數(shù)至少要按照超出四分之一的人數(shù)來預(yù)估，否則，參與人數(shù)一旦超出預(yù)估就會很麻煩。

其次，設(shè)立特別通道。在活動開始和結(jié)束時，注意安排人員入場和退場順序。安排時一定要確保步驟簡潔，避免造成擁堵，以免發(fā)生意外。特別是參與者中老人和孩子較多時，最好設(shè)立特別通道，以保證弱勢群體的人身安全。

再次，保證團隊溝通順暢。溝通暢通包括兩個方面，一是活動前工作人員的培訓(xùn)。工作人員對活動的了解程度直接關(guān)系到員工的工作積極性，進而影響到整個活動的氛圍。二是活動中工作人員的通信。無論我們在活動前準(zhǔn)備的多么充分，都不能保證活動中一定沒有意外出現(xiàn)。而對于意外的處理第一要求是迅速及時，所以在一個大型活動中，工作人員之間要保持信息暢通，以便人員調(diào)動部署。

同時，設(shè)立特別接待人員。組織大型活動，難免會有些和主辦單位或承辦單位熟識的人員，為避免其他參與人員覺得活動不公正，要做到讓活動參加者感到一視同仁的同時，也接待好特別人員。

最后，準(zhǔn)備突發(fā)事件處理場所。無論活動場面多大，一定要準(zhǔn)備一個專門處理突發(fā)事件的接待場所，專門來處理那些“個別”的參與人員。因為活動現(xiàn)場有很多人，只要有一個參與者在宣傳對活動的不滿，就會得到許多其他參與者的情緒。因此，只要發(fā)現(xiàn)這樣的人，一定要迅速把他帶到突發(fā)事件處理的固定場所，認(rèn)真接待處理，減少惡性傳播概率。

在大型活動的策劃方面我們需要采取一些策略，以方便我們更好地策劃活動和活動的順利舉辦。

第一，應(yīng)該設(shè)計一個能較好表達我們主題的氛圍的設(shè)計，我們應(yīng)該重視通過場地的設(shè)計，氣氛的設(shè)計，把活動的主題氛圍烘托出來，但正是在這點上往往引不起大多數(shù)人的重視，他們只考慮某一個活動環(huán)節(jié)上的創(chuàng)意，而忽略了在場地上的創(chuàng)意而影響到了整體的創(chuàng)意。

第二，創(chuàng)造活動的點睛之筆。在大型活動的策劃和實施過程中，還有很多技巧可以利用，只要我們不斷總結(jié)提高，就一定能創(chuàng)作出更多、更有影響力的大型活動。

第三，策劃意識要超前。強化超前選題立項的策劃意識，強化活動前期的推介炒作意識，可預(yù)見性的選題立項后就要進行前期的推介炒作，為活動的最終舉辦宣傳造勢。通過前期宣傳，可以借助節(jié)目的特色與賣點吸引企業(yè)的眼球，促使企業(yè)對該活動進行投資贊助。

第四，策劃環(huán)節(jié)要周密。一項大型活動能否成功，30%在準(zhǔn)備，70%在執(zhí)行。再優(yōu)秀的創(chuàng)意僅是開始，還要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)的落實，好的想法才能變成現(xiàn)實。這就要求在活動的實施過程中，必須任務(wù)到人，落實責(zé)任。

第五，策劃時刻都要創(chuàng)新。在策劃大型活動時，當(dāng)主題確定以后，一定要用創(chuàng)新的意識來指引活動的進展，不能因循守舊，要有自己的特色，節(jié)目總體上必須有所創(chuàng)新，才能突出自身的特點。這就要求節(jié)目策劃人員有獨特的生活體驗和善于長期關(guān)注某些社會現(xiàn)象，并對這些社會現(xiàn)象有所思考和感悟。只有具備這種能力，才能在節(jié)目策劃過程中別出心裁，打破常規(guī)，形成新穎奇特的創(chuàng)意。