公用房管理系統(tǒng)的應(yīng)用與實(shí)踐初探

馬思瀟，王曉華，杜亞輝

(北京工商大學(xué) 國有資產(chǎn)管理處，北京 100048)

公用房管理系統(tǒng)的應(yīng)用與實(shí)踐初探

馬思瀟，王曉華，杜亞輝

(北京工商大學(xué) 國有資產(chǎn)管理處，北京 100048)

高校房產(chǎn)資源管理是固定資產(chǎn)管理的重要組成部分，文中分析了高校房產(chǎn)資源管理中存在的問題。以開發(fā)建設(shè)公用房管理信息化系統(tǒng)為契機(jī)，通過實(shí)踐應(yīng)用與操作，探討了規(guī)范管理工作流程，對(duì)實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)數(shù)據(jù)資源共享，提升管理水平與工作效率提出了一些建議。

公用房；管理系統(tǒng)；高校

高校固定資產(chǎn)是高等教育事業(yè)賴以生存和發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)，特別是當(dāng)前在北京的高校，由于其所處地理位置大多在城區(qū)內(nèi)，房產(chǎn)資源成為高?？沙掷m(xù)發(fā)展不可或缺的基本保障條件。隨著高校教學(xué)、科研的發(fā)展，教學(xué)科研用房更是成為稀缺資源，但當(dāng)前高校在公用房的管理及使用方面仍不盡如人意。如何加強(qiáng)和完善公用房的管理工作，優(yōu)化資源配置，促進(jìn)資產(chǎn)使用效益提升，對(duì)全面提升學(xué)校整體管理水平，進(jìn)而提高學(xué)校核心競爭力就顯得尤為重要[1]。通過分析當(dāng)前高校公用房產(chǎn)管理中存在的問題，結(jié)合北京工商大學(xué)開發(fā)的公用房管理系統(tǒng)，對(duì)改進(jìn)管理模式，提高公用房管理水平，提升房產(chǎn)資源使用效益提出了建議。

1 高校公用房管理普遍存在的問題

目前，我國高校公用房管理基本上是沿用計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理模式，即使用行政手段一次性分配。這種模式的管理只注重形式，局限于對(duì)校內(nèi)各部門的一次性無償配給，失去了對(duì)房產(chǎn)動(dòng)態(tài)隨時(shí)進(jìn)行監(jiān)管的權(quán)利，形成了校內(nèi)部門誰占用誰就擁有房產(chǎn)主導(dǎo)權(quán)的思維定勢，學(xué)校對(duì)房產(chǎn)的所有權(quán)及管理權(quán)流于形式，造成所有權(quán)和處置權(quán)乃至相關(guān)收益權(quán)相分離以及由此產(chǎn)生的其他種種問題[2]。

1.1 房產(chǎn)管理分散無序，資源緊缺矛盾突顯

雖然高校公用房管理體制各不相同，但多數(shù)高校都存在多頭管理的現(xiàn)象。由于高校公用房的使用方向不同，導(dǎo)致行政、教學(xué)、科研、生活等用房分別由相關(guān)部門管理分配，而具體使用及管理又由使用部門掌握，導(dǎo)致公用房產(chǎn)權(quán)屬不清晰、職責(zé)不明確，管理混亂，資源浪費(fèi)，甚至產(chǎn)生公房私用、公房出租出借現(xiàn)象，從而造成國有資產(chǎn)的流失[3]。有些部門因機(jī)構(gòu)改革、科研項(xiàng)目或?qū)嶒?yàn)教學(xué)停止、專業(yè)老化導(dǎo)致學(xué)生減少等原因使得用房閑置，但又不愿騰退;而有些新興學(xué)科專業(yè)、實(shí)驗(yàn)實(shí)踐基地開設(shè)、新增機(jī)構(gòu)等用房十分緊張，使得這種供需矛盾長期存在。其根源就是學(xué)校房產(chǎn)分配與處置的部門分散，很難對(duì)公用房進(jìn)行統(tǒng)一管理與調(diào)配[4]。

1.2 房產(chǎn)使用性質(zhì)混亂，國有資產(chǎn)流失嚴(yán)重

高校公用房原則上應(yīng)用于學(xué)校的教學(xué)科研及行政辦公方面，但是由于歷史的因素及影響，在20世紀(jì)90年代市場經(jīng)濟(jì)體制下，高校將一些非經(jīng)營性房產(chǎn)用于投資、租賃等經(jīng)營性活動(dòng)，卻未辦理相應(yīng)的非經(jīng)營性資產(chǎn)轉(zhuǎn)經(jīng)營性資產(chǎn)的手續(xù)，且相應(yīng)的管理、監(jiān)督體制及措施又未到位。使得許多后勤集團(tuán)、經(jīng)營性工廠、公司實(shí)體等都沒有將學(xué)校的房產(chǎn)納入成本核算，甚至將只擁有使用權(quán)的公用房出租收益全部歸己[5]。學(xué)校開源的初衷不僅沒有實(shí)現(xiàn)，經(jīng)營收益收不回來，而且給高校帶來了更多的風(fēng)險(xiǎn)和隱患，最直接的后果就是造成了國有資產(chǎn)大量流失。

1.3 房產(chǎn)管理手段傳統(tǒng)，管理效率低下落后

目前我國高校公用房管理手段相對(duì)落后，很多高校的公用房管理還處于手工統(tǒng)計(jì)操作階段，公用房信息化基礎(chǔ)極為薄弱。雖然一些少數(shù)高校已實(shí)現(xiàn)電子化，但也主要采用單機(jī)單用戶管理或C/S多用戶管理。單機(jī)單用戶管理可進(jìn)行查詢統(tǒng)計(jì)，但數(shù)據(jù)管理無法實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)，沒有提高辦公的準(zhǔn)確性和工作效率，工作量較大。C/S多用戶管理雖然擴(kuò)大了計(jì)算機(jī)輔助辦公的使用面，提高了工作效率，但依舊存在圖、文、表的集成程度不夠，數(shù)據(jù)傳遞和利用存在障礙等問題。而且C/S模式難以與Internet接軌，信息發(fā)布、系統(tǒng)維護(hù)極為不便。在管理分配上，由于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不清晰，使用情況不了解，常常會(huì)出現(xiàn)張冠李戴的情況，造成管理上的混亂與無序。在管理體制上，校內(nèi)各部門占有房源情況不明朗，亦無科學(xué)合理依據(jù)，房屋分配不公開透明，也容易衍生相關(guān)問題[6_7]。

2 構(gòu)建公用房管理系統(tǒng)的思路與設(shè)想

2.1 公用房產(chǎn)管理系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)

真實(shí)再現(xiàn)每間房屋的自然信息，并實(shí)現(xiàn)房屋與房屋內(nèi)資產(chǎn)的聯(lián)動(dòng)管理。

2.2 公用房產(chǎn)管理系統(tǒng)的建設(shè)原則

建設(shè)公用房產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)遵循以下三個(gè)原則。

1)層級(jí)展示要清晰有序，各個(gè)校區(qū)之間的地理聯(lián)系應(yīng)有規(guī)劃，校區(qū)內(nèi)部的建筑樓宇應(yīng)有指示，建筑樓宇內(nèi)部的布局應(yīng)有展示，具體的房間信息要準(zhǔn)確;2)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)要真實(shí)一致，建筑樓宇按建筑面積統(tǒng)計(jì)，房間按使用面積統(tǒng)計(jì);3)查詢使用要方便快捷，既要考慮管理人員對(duì)管理系統(tǒng)的操作與應(yīng)用，又要考慮使用人員查詢的工具與條件[8]。

2.3 公用房產(chǎn)管理系統(tǒng)建設(shè)的階段

基于上述原則與目標(biāo)，北京工商大學(xué)公用房產(chǎn)管理系統(tǒng)在整個(gè)設(shè)計(jì)及開發(fā)過程中，主要經(jīng)歷了五個(gè)階段：1)堅(jiān)持廣泛深入調(diào)研，集中利用兩個(gè)月時(shí)間對(duì)正在開發(fā)公用房產(chǎn)系統(tǒng)的對(duì)外經(jīng)貿(mào)大學(xué)、中央財(cái)經(jīng)大學(xué)進(jìn)行了實(shí)地現(xiàn)場調(diào)研;并與準(zhǔn)備建設(shè)的北京交通大學(xué)、中國地質(zhì)大學(xué)進(jìn)行了溝通與交流，充分了解當(dāng)前開發(fā)建設(shè)公有房產(chǎn)管理系統(tǒng)的幾個(gè)較為成熟的公司情況。2)堅(jiān)持積極主動(dòng)溝通，將具有房產(chǎn)管理系統(tǒng)開發(fā)經(jīng)驗(yàn)的幾個(gè)公司召集起來，進(jìn)行面對(duì)面的溝通與交流。主要是把學(xué)校的思路與想法闡述清楚，進(jìn)一步了解在以往開發(fā)過程中的一些經(jīng)驗(yàn)，需要注意的問題等。3)申報(bào)專項(xiàng)，按照規(guī)定流程進(jìn)行公開招標(biāo)，然后與中標(biāo)供應(yīng)商進(jìn)行開發(fā)設(shè)計(jì)細(xì)節(jié)方面的充分溝通。公司形成基本框架后，再進(jìn)行演示操作，補(bǔ)充完善。4)同時(shí)抓緊進(jìn)行基礎(chǔ)信息的摸底調(diào)查，這個(gè)環(huán)節(jié)比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力，時(shí)間相對(duì)較長。學(xué)校專門邀請測繪公司進(jìn)行實(shí)地測量，最后將基礎(chǔ)信息導(dǎo)入系統(tǒng);5)實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)與房產(chǎn)內(nèi)資產(chǎn)的對(duì)接聯(lián)動(dòng)。

3 公用房管理系統(tǒng)的應(yīng)用及建議

3.1 公用房管理系統(tǒng)的具體應(yīng)用

北京工商大學(xué)公用房管理系統(tǒng)采用.NET技術(shù)、B/S三層構(gòu)架和SQL Server數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，業(yè)務(wù)模塊根據(jù)松耦合要求設(shè)計(jì)。這種設(shè)計(jì)的主要特征是：針對(duì)公用房管理工作的現(xiàn)代化、社會(huì)化、多樣化的進(jìn)一步要求，結(jié)合數(shù)字校園的整體建設(shè)思路，通過瀏覽器/服務(wù)器的應(yīng)用，在公用房管理部門與全校師生間構(gòu)建起一座信息的橋梁。較好的集成圖、文、表的一體化管理，提高了辦公的準(zhǔn)確性、簡便性。

通過需求分析，本系統(tǒng)采用系統(tǒng)管理員、房產(chǎn)管理員及一般用戶三級(jí)管理模式。一般用戶即校內(nèi)教職工，可通過學(xué)校國有資產(chǎn)管理處網(wǎng)站的“公用房電子平臺(tái)”查看全校范圍內(nèi)所有樓宇的平面示意圖(見圖1)或使用情況一覽表(見圖2)，登錄國有資產(chǎn)管理處網(wǎng)站公用房管理系統(tǒng)接口也可實(shí)現(xiàn)同樣功能。

圖1 平面示意圖

網(wǎng)站電子平臺(tái)的房屋狀況一覽表與系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫動(dòng)態(tài)關(guān)聯(lián)，管理員只需在系統(tǒng)修改一次便可實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)與網(wǎng)站平臺(tái)的同步更新。

圖2 使用情況一覽表

房產(chǎn)管理員為各部門或院系的公用房管理者，在系統(tǒng)中除能實(shí)現(xiàn)一般用戶的查詢功能外，還可對(duì)本部門公用房信息進(jìn)行有針對(duì)性的查詢(見圖3)。

圖3 按部門查找功能界面

除此以外，房產(chǎn)管理員還負(fù)責(zé)本單位臨時(shí)用房申請、分配用房申請的工作。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)篩選出當(dāng)前全校范圍內(nèi)空余房屋，通過用房申請模塊能夠較為快捷的完成此類操作(見圖4)。

圖4 臨時(shí)用房申請功能界面

系統(tǒng)管理員即學(xué)校負(fù)責(zé)公用房管理工作的工作人員，主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的更新、維護(hù)、審核用房申請等。本系統(tǒng)針對(duì)高校公用房管理現(xiàn)狀，為系統(tǒng)管理員開發(fā)了豐富的查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成、用房歸還提醒等功能。查詢統(tǒng)計(jì)功能界面如圖5所示。

圖5 查詢統(tǒng)計(jì)功能界面

在系統(tǒng)開發(fā)過程中，學(xué)校國有資產(chǎn)管理處不僅考慮現(xiàn)實(shí)的使用需求，同時(shí)也研究了公用房管理發(fā)展趨勢，為將來公用房管理制度革新準(zhǔn)備了功能模塊。圖6為按照學(xué)校精細(xì)化管理要求開發(fā)的定編定額管理功能。

圖6 定編定額管理功能界面

3.2 公用房管理系統(tǒng)使用體會(huì)及建議

本系統(tǒng)在我校試運(yùn)行已一年有余，公用房管理系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)，不僅有利于將原來歸屬于各部門管理的房屋資源全部納入到國有資產(chǎn)管理處的統(tǒng)一管理之中，實(shí)現(xiàn)了用房資源管理、統(tǒng)計(jì)的一體化與科學(xué)化，減少了部門之間的扯皮與推諉，提高了管理水平;而且理清了公用房各類數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，形成了信息化的圖、文、表等簡便、豐富的查詢資源，保障了國有資產(chǎn)管理的完整性、準(zhǔn)確性與實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)化，任何變更公用房使用用途的調(diào)整均能夠得到及時(shí)體現(xiàn)，提高了工作效率;本系統(tǒng)在設(shè)計(jì)流程及操作應(yīng)用上將各個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行了規(guī)范化要求，對(duì)于系統(tǒng)的任何操作都將留有痕跡，各項(xiàng)審批手續(xù)齊全，公用房的調(diào)配、變更、借用、退還等都公開透明，便于查詢，使得工作有據(jù)可依，有制可循[9]。

4 結(jié)束語

作為系統(tǒng)管理員，筆者有幾點(diǎn)粗淺的體會(huì)和建議：1)科學(xué)的管理手段需要配合科學(xué)的管理制度。手段是制度的衍生品，如果先進(jìn)的管理制度不能及時(shí)地落實(shí)，再好的手段也不能完全發(fā)揮其效用。2)不斷夯實(shí)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是系統(tǒng)運(yùn)行的保障。高校內(nèi)無論人員、部門又或房屋的信息都不是一成不變的，公用房管理要做到動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)，就必須做到人員、部門、房屋使用信息的定期更新，新建、修繕、調(diào)整等變動(dòng)房屋數(shù)據(jù)及時(shí)上傳。3)領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門配合缺一不可。學(xué)校公用房數(shù)據(jù)量龐大，各類遺留問題眾多。公用房管理單靠一個(gè)部門是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，系統(tǒng)準(zhǔn)確穩(wěn)定的運(yùn)行離不開學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，各部門的配合以及所有房產(chǎn)管理員的支持[10]。

[1]楊曉紅.高校固定資產(chǎn)核算中存在的問題及其對(duì)策[J].咸寧學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，31(6)：64.

[2]王漫耘.高校房產(chǎn)使用管理中存在的問題及對(duì)策[J].遼寧科技大學(xué)學(xué)報(bào)，2012(3)：333_334.

[3]溫偉民;季景書;申小龍.高校房地產(chǎn)綜合管理信息系統(tǒng)規(guī)劃與設(shè)計(jì)研究[J].中國管理信息化，2011，14 (13)：69.

[4]趙曦.關(guān)于高校公用房改革的幾點(diǎn)思考[J].赤子，2009(10)：32.

[5]王一柏，張士杰，王晶，等.高校公用房科學(xué)管理探索與實(shí)踐[J].中國現(xiàn)代教育裝備，2013(2).56_57.

[6]韓紅江.對(duì)高校公用房管理的思考與探索[J].石油教育，2010(4)：74.

[7]朱米娜.淺談高校房地產(chǎn)管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)[J].中小企業(yè)管理與科技，2012(3)：275.

[8]趙曦.關(guān)于高校公用房改革的幾點(diǎn)思考[J].赤子，2009(10)：32.

[9]陸云松.高校公用房管理工作淺析[EB/OL].[2013_5 _13].http：//wenku.baidu.com/view/7567a9d376a2002 9bd642de2.html.

[10]百度百科.人口與房屋動(dòng)態(tài)信息管理系統(tǒng)[EB/OL]. [2013_5_13].http：//baike.baidu.com/view/ 9516386.htm.

Using and Practice Study of Commonprem ises M anagement System

MA Sixiao，WANG Xiaohua，DU Yahui
(Department of State-owned Assets Management，Beijing Technology and Business University，Beijing 100048，China)

Common premises is an important part of the fixed assetmanagement in university，this paper analyzes the problems of the common premisesmanagement.Taking the development of commonpremises system as an opportunity，through the practical application and operation，we discuss the discuss theworkflow of regulatingmanagement，the sharing of the common premises data，the improvement of themanagement level and work efficiency.Based on the abovementioned aspects，we put forward some suggestion.

common premises;management system;college and university;regulatingmanagement

G482；C931.6

A

10.3969/j.issn.1672_4550.2014.01.058

2013_09_14

北京市高等教育學(xué)會(huì)“十二五”高等教育科學(xué)研究規(guī)劃項(xiàng)目（BG125YB122）；北京高校技術(shù)物資研究會(huì)2012年研究課題（JSWZ201203）。

馬思瀟（1984_），男，碩士，主要從事高校國有資產(chǎn)管理工作。