淺析如何確保檔案安全

徐潔

摘 要：搞好檔案安全管理作業(yè)，消除作業(yè)中具有的不穩(wěn)定要素，徹底制止各種威脅檔案安全的事故形成，確保檔案的安全環(huán)境，保證其安全性和其壽命能夠加長(zhǎng)，這是檔案館的職責(zé)以及任務(wù)。要制定一整套嚴(yán)格的管理方式以及實(shí)際可行的管理手段，才可以保障檔案安全。

關(guān)鍵詞：檔案安全；風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估；理長(zhǎng)效機(jī)制

引言

檔案的安全管理是說(shuō)建立檔案機(jī)構(gòu)、檔案館對(duì)館內(nèi)儲(chǔ)存的檔案實(shí)物以及資料實(shí)質(zhì)進(jìn)行有用的保護(hù)手段，防止因?yàn)樽匀灰只蛉藶橐蛩兀瑫r(shí)使其在安全環(huán)境中的管理作業(yè)。伴隨著檔案業(yè)的持續(xù)前進(jìn)，檔案的安全管理作業(yè)已經(jīng)日益關(guān)鍵，怎樣增強(qiáng)檔案的安全作業(yè)，確保儲(chǔ)存檔案的安全是現(xiàn)在檔案作業(yè)中一直處于首位的問(wèn)題。

最近幾年，我館檔案作業(yè)關(guān)鍵是提高服務(wù)程度以及重視檔案內(nèi)在品質(zhì)，在創(chuàng)建完善整體規(guī)則，提升信息化管理程度，加大對(duì)我市城市建筑檔案作業(yè)的指點(diǎn)、查看等作業(yè)，持續(xù)加強(qiáng)安全培訓(xùn)，增快檔案安全作業(yè)的根本建設(shè)，整體作業(yè)成果明顯。通過(guò)很多年的作業(yè)經(jīng)驗(yàn)，持續(xù)的研究以及概括，我們哈爾濱市城市建設(shè)檔案館完成了比較健全完善的檔案安全管理系統(tǒng)，獲得了較好的成果，檔案安全作業(yè)每年都符合標(biāo)準(zhǔn)，評(píng)測(cè)成果都排在前列。

1 形成檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估檢查體系

為了能夠確保檔案安全，第一，館內(nèi)建立了一支安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)檢測(cè)組織，是由館內(nèi)的主要領(lǐng)導(dǎo)者為組長(zhǎng)，每個(gè)分館的館長(zhǎng)是副組長(zhǎng)，每個(gè)機(jī)構(gòu)的責(zé)任人是組員，完成了穩(wěn)定的作業(yè)制度，在按照嚴(yán)格管理、提防為根本、預(yù)防治理綜合、保證安全作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，擬定能夠?qū)嵤┑淖鳂I(yè)計(jì)劃，確定職責(zé)以及任務(wù)。每個(gè)機(jī)構(gòu)嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，每一項(xiàng)的開(kāi)展自我檢查，找到問(wèn)題同時(shí)進(jìn)行處理。第二，按時(shí)舉辦檔案安全講座，同時(shí)聽(tīng)取每個(gè)機(jī)構(gòu)的作業(yè)報(bào)告，為搞好本館的檔案檢測(cè)作業(yè)奠定了堅(jiān)固的根基。

2 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)高度重視，不斷構(gòu)筑檔案安全防線(xiàn)

2.1 領(lǐng)導(dǎo)高度重視，確保檔案安全工作高水平開(kāi)展

特別關(guān)注檔案安全作業(yè)，由于城市建設(shè)檔案是城鎮(zhèn)策劃、建筑事業(yè)前進(jìn)過(guò)程的寶貴記載，是城市鄉(xiāng)鎮(zhèn)策劃、建設(shè)管理作業(yè)的關(guān)鍵實(shí)質(zhì)，是城市鄉(xiāng)鎮(zhèn)策劃、建設(shè)行政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的關(guān)鍵依據(jù)。因此，在很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)，我館一直將檔案安全作業(yè)當(dāng)做關(guān)鍵的工作擺在首位，放入主管議事程序中，每年在全館作業(yè)關(guān)鍵工作解析中落實(shí)檔案安全作業(yè)的詳細(xì)需求，將確定職責(zé)、實(shí)施機(jī)制、增強(qiáng)管理、常抓不怠當(dāng)做檔案安全作業(yè)的整體準(zhǔn)則。館長(zhǎng)總控制，各個(gè)機(jī)構(gòu)一起管理，各個(gè)組織為職員的檔案安全管理系統(tǒng)快速高效率的工作，在持續(xù)增強(qiáng)檔案安全宣揚(yáng)學(xué)習(xí)以及安全能力學(xué)習(xí)時(shí)，將每個(gè)科室關(guān)鍵主管當(dāng)做本機(jī)構(gòu)檔案安全作業(yè)首要職責(zé)人，在關(guān)鍵機(jī)構(gòu)內(nèi)都建立了檔案安全作業(yè)職位，布置專(zhuān)門(mén)的工作，加強(qiáng)作業(yè)者的預(yù)防心理，戰(zhàn)勝麻痹以及僥幸想法，實(shí)現(xiàn)每人都抓安全，每件事都以安全為主，每時(shí)每刻保證安全的優(yōu)良環(huán)境。在平時(shí)作業(yè)中，館長(zhǎng)要時(shí)常檢查安全作業(yè)，充分保證安全在人力以及物力上的需要，確保檔案安全作業(yè)健康前進(jìn)。

2.2 完善管理制度，建立檔案安全管理長(zhǎng)效機(jī)制

建立、形成了門(mén)類(lèi)齊全，管理規(guī)范，館藏40多萬(wàn)卷城鄉(xiāng)建設(shè)檔案的專(zhuān)業(yè)檔案館。幾年來(lái)，我們緊緊圍繞我館工作的實(shí)際，不斷加強(qiáng)包括保障檔案安全在內(nèi)的基礎(chǔ)工作建設(shè)，健全、完善規(guī)章制度，使檔案安全工作有法可依，有章可循。針對(duì)檔案安全工作的具體情況，我館特別制定了適合城建檔案館的檔案安全責(zé)任制、借閱保密制度、檔案出入庫(kù)交接制度、定期清點(diǎn)制度、安全保管理度、庫(kù)房管理和檔案數(shù)據(jù)操作管理制度等相關(guān)規(guī)定近30個(gè)，這些制度規(guī)范了檔案接收、保管、利用等環(huán)節(jié)的相關(guān)工作，確保了各環(huán)節(jié)不存在安全漏洞；而且，在重點(diǎn)檔案庫(kù)房配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、去濕機(jī)、加濕器等設(shè)備，保證檔案在安全環(huán)境和狀態(tài)下保管，并且實(shí)現(xiàn)了辦公、閱覽、庫(kù)房三分開(kāi)；庫(kù)房配有中央集中空調(diào)，安裝了庫(kù)房消防報(bào)警系統(tǒng)，與屬地派出所聯(lián)網(wǎng)，確保了檔案安全；對(duì)于歷次哈爾濱市總體規(guī)劃修編的珍貴件和圖紙，我館設(shè)立了專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房保管，并采取了更為嚴(yán)格的管理措施。在加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)的同時(shí)，嚴(yán)格責(zé)任制度。在每年館領(lǐng)導(dǎo)都和各部門(mén)及全體職工簽訂相關(guān)的責(zé)任保證書(shū)的基礎(chǔ)上，還單獨(dú)簽訂了檔案安全保證責(zé)任書(shū)，其目的就是使我館的檔案工安全作責(zé)任明確、任務(wù)清楚、落實(shí)到人，層層負(fù)責(zé)。這一獨(dú)有的舉措確保了我館檔案安全工作順利開(kāi)展。開(kāi)館30年來(lái)，安全保障制度和長(zhǎng)效機(jī)制的深入落實(shí)使得我館從未發(fā)生過(guò)一起檔案安全方面的責(zé)任事故。

2.3 加強(qiáng)館房庫(kù)房安全建設(shè)，確保檔案安全保管和有效利用

策劃建設(shè)中有很多部分沒(méi)有按照現(xiàn)在執(zhí)行的《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)劃》標(biāo)準(zhǔn)，這是我國(guó)現(xiàn)實(shí)狀況，短時(shí)間內(nèi)改變不了。不過(guò)，我們的檔案館在庫(kù)房革新、擴(kuò)張以及加強(qiáng)穩(wěn)固方面有需要。在這個(gè)需求執(zhí)行的程序中，能夠?qū)Σ贿_(dá)標(biāo)的部分開(kāi)展慢慢的改革，希望符合國(guó)家以及地方的政策，持續(xù)加強(qiáng)庫(kù)房安全建設(shè)。在這些手段執(zhí)行前，我們使用部分增強(qiáng)以及協(xié)助安全手段，例如革新以及升級(jí)避免火災(zāi)等安全裝置；按時(shí)檢查維修空調(diào)、除濕、加濕等裝置，搞好避免潮、光、塵、高溫、有害氣體物質(zhì)等作業(yè)；裝置專(zhuān)門(mén)的防磁裝備，增強(qiáng)磁媒介介質(zhì)檔案的管理。為保證安全，館內(nèi)還額外實(shí)施了檔案出入庫(kù)記載機(jī)制，按時(shí)檢查、審核庫(kù)存檔案文件，對(duì)相對(duì)關(guān)鍵的檔案按時(shí)每件的進(jìn)行清查。并且增強(qiáng)對(duì)庫(kù)房鑰匙的管理，安排專(zhuān)人管理，確保庫(kù)房門(mén)鎖的安全。

2.4 加強(qiáng)電子檔案安全管理和監(jiān)控，健全電子檔案信息系統(tǒng)

成立信息聲像室以來(lái)，局、館領(lǐng)導(dǎo)對(duì)城建檔案館信息聲像事業(yè)的發(fā)展在財(cái)力、物力上給予大力支持，配備了專(zhuān)業(yè)聲像、信息人員和專(zhuān)業(yè)的聲像、信息設(shè)備，開(kāi)發(fā)建立了哈爾濱市城建檔案館業(yè)務(wù)管理和行政管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公，全部數(shù)據(jù)存在館業(yè)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中，現(xiàn)正著手研究全部數(shù)據(jù)與市規(guī)劃局、局屬各規(guī)劃區(qū)局之間鏈接，實(shí)現(xiàn)信息共享。為了保證電子檔案的接收、保存和數(shù)據(jù)庫(kù)遷移及維護(hù)等的安全性，我館嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)的法律、行政法規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)安全保密制度。根據(jù)這些法規(guī)，制定了符合我館工作實(shí)際的制度，不僅加強(qiáng)了信息使用的權(quán)限管理，而且規(guī)定無(wú)論業(yè)務(wù)和行政網(wǎng)都不得隨意考入外來(lái)軟件和文件，不但加強(qiáng)對(duì)病毒的防控，而且有效降低了風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的幾率；對(duì)于各界普遍關(guān)心的電子檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，我館采取了通行的局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的物理隔離措施，同時(shí)對(duì)于公開(kāi)的信息進(jìn)行嚴(yán)格的界定和審核，不應(yīng)公開(kāi)的檔案信息一律不上互聯(lián)網(wǎng)，保證電子檔案信息的安全。

3 認(rèn)真做好安全檢查和整改，消除隱患

經(jīng)過(guò)多年在檔案安全管理中查看的工作經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)了館內(nèi)針對(duì)檔案安全部分的工作更深入，在歸納經(jīng)歷的程序中我們獲得了安全作業(yè)的重點(diǎn)，借鑒優(yōu)異機(jī)構(gòu)的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行清楚我們存在的不足。盡管館內(nèi)的檔案安全作業(yè)部分已經(jīng)布置妥當(dāng)，不過(guò)并不能松懈思想，要時(shí)刻堤防。第一，每一年都要對(duì)檔案安全進(jìn)行查看，仔細(xì)搞好改革作業(yè)，主動(dòng)解除后患；第二，持續(xù)對(duì)檔案?jìng)}庫(kù)進(jìn)行二十四小時(shí)不間斷監(jiān)視，尤其是洪水時(shí)期更要增強(qiáng)；第三，盡早創(chuàng)建以及健全特藏倉(cāng)庫(kù)，執(zhí)行兩人兩鎖機(jī)制，內(nèi)外都預(yù)防的原則；第四，對(duì)主要的電子檔案在外地拷貝的工作上進(jìn)行異質(zhì)拷貝作業(yè)；第五，加強(qiáng)突發(fā)事故以及災(zāi)害的處理以及應(yīng)急功能。

參考文獻(xiàn)

[1]吳鳳玲.重視檔案安全管理確保檔案安全[J].科技檔案，2010.