檔案信息化條件下檔案利用工作探究

呂長生

2002年11月25日國家檔案局頒布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，作為全面推進我國檔案信息化建設的指導性文件。經過幾年努力，檔案信息化工作得到長足發(fā)展。隨著檔案信息化建設的水平迅速提高，檔案利用工作也迎來了新的挑戰(zhàn)。如何在信息化條件下，最大限度地做好檔案的利用工作，是我們檔案人當前的一項主要任務。

一、檔案信息化和檔案利用工作

檔案信息化，是在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務。檔案信息化是建立在現(xiàn)代信息技術基礎上，利用數(shù)字化手段，以檔案信息資源為處理核心，對檔案信息資源進行收集、管理，通過高速寬帶通信網絡設施相連接和提供利用，實現(xiàn)資源共享的信息系統(tǒng)。

在信息化條件下，檔案的利用工作既要保證合法利用信息的充分共享，又要防止信息的非法利用，造成國家資源的流失和泄密。檔案信息的分級分類利用是實現(xiàn)信息資源共享的重要前提。檔案信息資源分級分類是通過具體界定信息公開與保密的的范疇，對檔案信息資源進行總體規(guī)劃，界定內部信息、保密信息、公益信息、增值信息等資源的范疇，再根據(jù)信息的不同性質制訂不同的公開級別，在保證信息安全的情況下加強信息的公開，提供優(yōu)質便捷的服務，讓公眾更好地利用檔案信息資源，發(fā)揮檔案信息資源的作用與效益。

二、檔案信息化條件下開展檔案利用工作的不利因素

1.檔案信息化基礎設施投入不足

基礎設施是檔案信息化建設的物質條件，是檔案信息資源儲存、管理、開發(fā)利用和信息化應用的基礎。當前檔案部門辦公條件都得到了一定的改善，都配有計算機、打印機、掃描儀、去濕機等基本設備。但相對于信息化高速發(fā)展的趨勢和要求，這些檔案基礎設施的配置相對落后。特別是網絡和信息技術設施比較落后，有的單位使用專業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件還是單機版，檔案信息資源不能在網絡環(huán)境下傳遞和共享，影響檔案利用，需要加大網絡和信息技術等基礎設施投入。

2.檔案信息化進程有待加快

檔案信息化工作已開展多年，大部分單位都基本實現(xiàn)了檔案信息化。但在進行檔案管理時，并沒有實行信息化管理，而是停留在維持檔案日常的簡單管理上，甚至仍習慣于傳統(tǒng)的手工操作，手工查閱、檢索、利用檔案，并沒有實現(xiàn)真正意義上的檔案信息化。由于檔案的信息化程度不高，使檔案的利用效率偏低，影響了檔案利用工作的水平。

3.檔案工作人員素質不高

目前大部分檔案館室檔案工作人員配備不足，而且還是以兼職人員為主，專業(yè)檔案人員很少，有些比較小的檔案室甚至一個專職檔案人員都沒有。這些人員由于身兼數(shù)職，不可能花費太多的精力在檔案工作上。這些都影響了檔案正常的收集、整理工作和檔案信息資源的開發(fā)利用研究，限制了檔案利用工作的開展。隨著檔案信息化的發(fā)展，對檔案工作人員素質有較高的要求，他們不僅要有檔案專業(yè)知識，也應具備英語、信息技術等方面專業(yè)知識。檔案工作人員素質不高，阻礙了檔案信息化建設的進程，影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。

4.檔案利用工作觀念陳舊、意識薄弱

檔案利用工作觀念陳舊、意識薄弱，主要表現(xiàn)在一方面社會上檔案本身的認識不強，另一方面是檔案工作人員檔案開發(fā)利用意識薄弱?，F(xiàn)在中央和各地方政府已開始意識到檔案利用的重要性，逐步加大對檔案的投入，檔案事業(yè)取得了一定的發(fā)展。但是整個社會對檔案利用的意識普遍不高。廣大民眾對檔案工作不感興趣，認為檔案是檔案部門的事與己無關，有些人甚至不知道檔案究竟是什么東西，更不要說利用檔案，造成檔案與外界隔絕。檔案工作人員由于陳舊的檔案觀念，僅僅是把自己定位為檔案保管員的角色，缺少檔案開發(fā)利用的意識和能力。即使有少量的檔案利用，也是被動提供利用，嚴重阻礙了檔案利用工作的開展。

5.檔案信息資源服務利用不均等

檔案信息資源服務利用不均等包括檔案信息資源配置不均等和檔案信息的獲取利用不均等。檔案信息資源公平配置是檔案信息公平獲取利用的基礎和前提，沒有檔案信息資源的公平配置，檔案信息的公平獲取利用就是空中樓閣。另外，一些特權、等級思想和不良工作作風存在，檔案信息利用時在服務理念、服務方式、服務內容、服務方式等不能做到“一視同仁”。這些都嚴重影響了檔案信息公平獲取利用的環(huán)境，制約了檔案利用工作的開展。

三、檔案信息化條件下加強檔案利用工作的途徑

1.加大宣傳力度，轉變檔案利用工作觀念，增強全社會利用檔案的意識

首先，強化領導的檔案意識。一方面，檔案部門負責人要經常向主管領導匯報檔案工作，介紹檔案工作的情況及取得的成就，特別是檔案利用方面的成績，并適時宣傳檔案工作的重要性和必要性，使主管領導認識到檔案工作并不是一無是處，在實際工作中有不可替代的作用。另一方面，盡可能使主管領導參加各類檔案活動，特別是參觀檔案工作比較突出的先進單位，讓主管領導了解其他單位的檔案工作情況及其領導的重視程度。這樣，使領導認識到檔案工作是單位工作不可缺少的一部分，不可替代，增強領導的檔案意識，重視檔案工作，加大對檔案基礎設施的投入。

其次，轉變檔案工作人員的觀念。要加強檔案工作人員的檔案意識，轉變工作觀念，使檔案工作人員認識到檔案工作的最終目的是利用。檔案工作人員要改變過去一貫的工作作風，檔案工作不僅僅是保管檔案，要加強檔案開發(fā)利用意識。只有做好檔案利用工作，提供優(yōu)質的服務，檔案工作才能體現(xiàn)其內在價值，獲得社會的認可，檔案工作人員才能贏得社會的尊重。

第三，增強全社會的檔案意識。檔案部門要打破常規(guī)，充分利用檔案信息開發(fā)的優(yōu)勢，通過各種有效的傳播手段，擴大社會影響。通過廣播、電視、報紙等傳媒宣傳檔案工作的重要性，對一些成功利用檔案解決疑難問題的事例廣為介紹，讓更多人了解檔案，認識到檔案的價值。經常與社會其他部門聯(lián)合開發(fā)相關檔案信息資源的開發(fā)利用，自覺擴大檔案部門與社會的接觸面，在活動中有意識宣傳檔案及檔案工作。比如，舉辦專門的檔案展覽等等。比較大的檔案館還可以建立著名歷史人物及其重大事件等相關的陳列館（室），申請作為愛國主義、國情教育等精神文明建設活動場所，不斷擴大社會影響，增強全社會的檔案意識。endprint

2.建立健全檔案利用制度

首先，建立檔案信息利用的權限分類管理制度。根據(jù)檔案信息資源的公開和保密性質不同、利用對象的不同，對檔案信息資源進行分類，建立檔案信息資源利用權限目錄系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源管理、共享和服務等，促進檔案信息資源的開發(fā)利用。其次，建立檔案信息利用目錄更新制度。檔案信息資源利用編制的目錄，要及時更新，明確更新周期，建立利用內容與范圍審查、利用目錄發(fā)布審核程序、利用目錄編制的崗位責任等，建立相關制度，確保檔案利用目錄的質量和檔案利用工作的及時、有效。第三，建立檔案利用工作責任考核制度。檔案信息化條件下，檔案工作肩負了更多的社會責任，提高檔案工作人員的檔案開發(fā)與服務利用意識，建立檔案查閱利用的考核、評價體系，量化、細化考核標準，重點是公眾利用滿意度和工作效率、檔案信息查閱的準確性、及時性、有效性，以及檔案工作人員的服務態(tài)度和質量。并把考核結果與工資福利掛鉤，提高檔案工作人員的工作效能。

3.擴大現(xiàn)有業(yè)務范疇，豐富館藏，加快檔案信息化建設

檔案部門要盡可能豐富館藏，加強檔案接收與征集工作，擴大檔案的接收范圍和征集門類，力爭建成檔案數(shù)量充足、內容豐富、結構合理、質量優(yōu)化并富有特色的檔案信息資源體系，為檔案利用工作提供豐富優(yōu)質的信息源。

檔案的信息化，不僅僅是檔案資源信息化，也是實現(xiàn)檔案業(yè)務管理自動化。所以，要加快檔案的信息化建設，實現(xiàn)完全意義上的數(shù)字化檔案?？梢噪S時進行檔案的收集、整理、歸檔，并自動生成檔案目錄；隨時進行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總，打印各種報表；檔案利用時，及時形成利用記錄，使檔案工作人員從繁雜的日常事務中解脫出來，進行檔案信息開發(fā)利用研究，以便提供更好地服務利用水平。

4.建立高素質的檔案人才隊伍

信息化條件下檔案工作對檔案人才的要求是復合型的、多方位的，除以檔案專業(yè)知識為主體外，法律、英語、計算機網絡、信息、文秘寫作等知識技能也必不可少。首先，引進高層次檔案人才。檔案部門要加大資金投入，提供優(yōu)惠政策和待遇，引進部分高層次檔案人才，作為檔案專業(yè)學術帶頭人。其次，把有培養(yǎng)潛力的檔案專業(yè)人員送到高等院校接收相關專業(yè)教育，使他們獲得各種必需的專業(yè)知識，改善知識結構。第三，加強繼續(xù)教育，提高檔案工作人員的整體素質，更好地做好檔案服務利用工作。

5.加強各級檔案部門的互聯(lián)互通，促進檔案信息資源共享

首先，在現(xiàn)有檔案信息系統(tǒng)的基礎上，借助單位局域網、辦公系統(tǒng)，與本單位人事、科研和業(yè)務等相關部門聯(lián)通，便于接收各部門形成的電子檔案，也便于各部門及職工個人查閱、利用檔案。其次，在主管部門的主導下，聯(lián)合本系統(tǒng)各單位構建本系統(tǒng)檔案信息集成系統(tǒng)。在符合檔案保密制度和保證檔案信息安全的前提下，使本系統(tǒng)檔案信息互聯(lián)互通，形成一個相互融合的、功能強大的的信息系統(tǒng)，促進本系統(tǒng)檔案信息的整合，提高檔案信息資源開發(fā)利用的水平。第三，利用互聯(lián)網，在本地區(qū)檔案主管部門的主導下，與文史、檔案、圖書情報等部門合作，打造一個完整的利用服務體系，構建統(tǒng)一的利用信息目錄，彌補各自信息資料的單一、不足，實現(xiàn)資源整合，共同開發(fā)利用。

四、檔案信息化條件下開展檔案利用工作必須注意的幾個問題

1.要處理好檔案信息公開和保密的關系

為了保護公眾的合法的信息知情權及利用檔案的權益，應及時公開和提供已到解密時間的檔案信息，方便公眾及時知情和利用。但是，由于檔案信息資源具有保密的特點，決定了檔案信息資源的利用必須以不危害國家的安全，集體與個人的利益為前提，是有限范圍內的開放利用。檔案信息受到保密規(guī)定的制約，不能對所有檔案信息內容進行及時、全面的開放利用，是在一定范圍、一定程度上、一定時期內的相對開放利用，而不是絕對開放利用。所以，在進行檔案開發(fā)利用工作時，要處理好檔案信息公開和保密的關系，把握好檔案信息公開與保密的分寸，找到公開與保密之間的平衡點。根據(jù)檔案開發(fā)和保密的原則，做到保密是有選擇的保密，公開是最大程度上的公開，最大限度提供檔案信息，做好利用服務工作。

2.要加強檔案信息安全管理

檔案信息的安全包括檔案信息的存儲安全和檔案信息利用安全。要加強檔案信息安全和網絡安全意識，采取切實有效的技術手段和管理措施，確保檔案信息的安全保密和系統(tǒng)運行安全可靠。比如，利用身份認證和密鑰管理，加強計算機網絡管理系統(tǒng)的監(jiān)控，存儲檔案信息設備加裝有效的防毒軟件，內部局域網與一切外部網實行物理隔離，各種數(shù)據(jù)庫及時進行備份等等。只有提供安全可靠的檔案信息，檔案利用工作才能被廣為接收，獲得大家的認可。

（作者單位：揚州市職業(yè)大學）endprint