基于服務(wù)利用視角的中美英檔案館網(wǎng)站比較分析

倪西鈞+王敏

摘要：目前，我國(guó)檔案館網(wǎng)站數(shù)量眾多，但就其服務(wù)質(zhì)量而言仍存在許多問(wèn)題。本文從檔案館網(wǎng)站服務(wù)利用的視角出發(fā)，對(duì)中、美、英三國(guó)的國(guó)家檔案館網(wǎng)站進(jìn)行分析比較，并在此基礎(chǔ)上尋求對(duì)我國(guó)檔案館網(wǎng)站建設(shè)的啟示。

關(guān)鍵詞：服務(wù)利用檔案館檔案網(wǎng)站

檔案館網(wǎng)站是以檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)等各類公共網(wǎng)站向社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的專業(yè)網(wǎng)站。檔案館網(wǎng)站的建立將為公眾利用檔案館資源提供一種更為便捷、高效的方式。目前我國(guó)檔案館網(wǎng)站在服務(wù)利用方面存在的問(wèn)題頗多，鑒于美國(guó)與英國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站在服務(wù)利用方面較有成效，本文將通過(guò)對(duì)中國(guó)第一歷史檔案館網(wǎng)站、美國(guó)國(guó)家檔案館、英國(guó)國(guó)家檔案館的比較分析，指出我國(guó)檔案館網(wǎng)站所存在的不足并從中尋求啟示，以此來(lái)推動(dòng)我國(guó)檔案館網(wǎng)站建設(shè)的發(fā)展。

一、研究的必要性與意義

20世紀(jì)90年代以來(lái)，我國(guó)檔案館網(wǎng)站建設(shè)的發(fā)展迅速，目前全國(guó)各省市檔案部門(mén)幾乎都已建立了專門(mén)的檔案館網(wǎng)站，各類檔案館網(wǎng)站已成為檔案部門(mén)對(duì)外服務(wù)的重要途徑和窗口。網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展使得公眾在利用檔案時(shí)會(huì)更傾向于在檔案館網(wǎng)站尋求解決途徑。但從檔案館網(wǎng)站的質(zhì)量上看，我國(guó)的檔案館網(wǎng)站主要側(cè)重于宣傳和展示，網(wǎng)站資源的內(nèi)容不豐富，查詢利用功能實(shí)用性不強(qiáng)，網(wǎng)站欄目?jī)?nèi)容不足，網(wǎng)站建設(shè)熱情高但對(duì)網(wǎng)站的維護(hù)和信息更新頻率較低，因此對(duì)檔案館網(wǎng)站進(jìn)行研究并對(duì)其進(jìn)行完善極具必要性。從服務(wù)利用視角對(duì)中外檔案館網(wǎng)站進(jìn)行比較，借鑒其他國(guó)家檔案館網(wǎng)站的經(jīng)驗(yàn)，有利于提高檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案的第一價(jià)值與第二價(jià)值，進(jìn)一步提高檔案館的服務(wù)功能。

二、基于服務(wù)利用視角對(duì)中美英檔案館網(wǎng)站比較

（一）檔案館網(wǎng)站頁(yè)面建設(shè)比較

在檔案館網(wǎng)站頁(yè)面設(shè)置方面，中美英三國(guó)國(guó)家檔案館都是采用了圖文結(jié)合的方式，但國(guó)內(nèi)外網(wǎng)站建設(shè)情況仍存在著很大的差異。中國(guó)第一歷史檔案館網(wǎng)站主要是文字說(shuō)明，雖然含有圖片但其數(shù)量相對(duì)較少，缺少相關(guān)視頻等多媒體應(yīng)用技術(shù)，且網(wǎng)站背景圖片的選擇導(dǎo)致網(wǎng)站缺少親和力。而美國(guó)與英國(guó)的國(guó)家檔案館網(wǎng)站都是以圖片為主且占據(jù)的空間較多，選取的圖片貼近生活，與公眾的需求息息相關(guān)，并含有視頻等多媒體技術(shù)。整個(gè)檔案館網(wǎng)站頁(yè)面的以藍(lán)色為基調(diào)，兼具其他顏色，網(wǎng)站頁(yè)面顏色鮮艷多彩，個(gè)性鮮明，頗具人文氣息。

其次，從吸引使用者的角度而言，顏色鮮艷更具視覺(jué)沖擊，圖片鏈接和視頻等多媒體技術(shù)的應(yīng)用更能吸引公眾眼球，增加點(diǎn)擊量。與公眾生活相關(guān)的圖片一方面能增加公眾的熟悉感、親切感，另一方面能夠幫助公眾迅速地尋找到自己所需要的相關(guān)信息，從而提高檔案館網(wǎng)站的訪問(wèn)效率。而我國(guó)檔案館網(wǎng)站在用戶使用界面設(shè)置方面明顯存在著較大缺陷。

（二）模塊設(shè)置、欄目性質(zhì)比較

在模塊設(shè)置中，中國(guó)第一歷史檔案館設(shè)置了10個(gè)模塊，美國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站設(shè)置了12個(gè)主要模塊，英國(guó)國(guó)家檔案館設(shè)置了10個(gè)模塊。從數(shù)量上來(lái)說(shuō)中美英三國(guó)的國(guó)家檔案館網(wǎng)站模塊設(shè)置相差不大，但從其類別來(lái)說(shuō)卻相差甚遠(yuǎn)。中國(guó)第一歷史檔案館網(wǎng)站設(shè)置的模塊類型比較單一，絕大多數(shù)是介紹展示類的，對(duì)于利用者而言限制頗多。相比而言，美國(guó)與英國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站設(shè)置的模塊類型就較為豐富，其中含有介紹、數(shù)據(jù)庫(kù)、教育、購(gòu)物等多種類型。

從欄目性質(zhì)來(lái)說(shuō)，中國(guó)第一歷史檔案館除了查檔指南屬于法規(guī)介紹，其他9個(gè)模塊都是宣傳介紹的性質(zhì)。美國(guó)與英國(guó)網(wǎng)站的欄目設(shè)置大部分屬于在線數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索、主題索引等使用幫助的性質(zhì)，且兼容適量的宣傳介紹性質(zhì)。因而從服務(wù)利用角度來(lái)看，由于宣傳介紹并不符合公眾的主要利用需求，第一歷史檔案館網(wǎng)站的實(shí)用價(jià)值有限，想從上他們網(wǎng)站上獲取相關(guān)知識(shí)也顯得異常艱難，這與美國(guó)與英國(guó)的國(guó)家檔案館網(wǎng)站建設(shè)存在的差距較大。

（三）檢索功能的對(duì)比

從檢索功能來(lái)講，中國(guó)第一歷史檔案館網(wǎng)站和美國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站、英國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站都設(shè)有檢索欄，但就檢索功能而言卻相差甚廣。

筆者就檔案出版物這一問(wèn)題，分別運(yùn)用中國(guó)第一歷史檔案館網(wǎng)站、美國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站以及英國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站的檢索功能進(jìn)行查詢，而搜索的結(jié)果相差甚大。在美國(guó)與英國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站的搜索欄中輸入“publication”一詞進(jìn)行搜索，會(huì)直接顯示相關(guān)的搜索結(jié)果，并提供其相關(guān)網(wǎng)頁(yè)鏈接，點(diǎn)擊鏈接后有對(duì)相關(guān)內(nèi)容的圖片介紹、出版刊物的原文，并能對(duì)出版物進(jìn)行網(wǎng)上購(gòu)買(mǎi)。同樣，在第一歷史檔案館網(wǎng)站中也對(duì)檔案出版物進(jìn)行檢索，可以檢索出許多出版刊物，點(diǎn)擊進(jìn)入后有該出版物的圖片、出版單位、出版時(shí)間、內(nèi)容簡(jiǎn)介等相關(guān)介紹，但是無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)其出版物內(nèi)容的利用。總而言之，美國(guó)與英國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站通過(guò)檢索功能，可以查詢到全文、標(biāo)題、URL地址、關(guān)鍵字、圖片鏈接、時(shí)間等字段，實(shí)現(xiàn)多元查找與利用。而第一歷史檔案館檢索欄目的設(shè)置就利用角度而言作用不大，最終只能查找到相關(guān)內(nèi)容的簡(jiǎn)介，不能實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)與多元利用。

（四）更新速度、互動(dòng)功能的比較

就利用服務(wù)角度而言，更新速度越快、內(nèi)容更新越及時(shí)，越能增加其訪問(wèn)量與利用率。美國(guó)與英國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站的更新速度明顯優(yōu)于第一歷史檔案館網(wǎng)站。第一歷史檔案館的更新速度極其緩慢，甚至幾十年前做成的檔案展覽信息仍在網(wǎng)頁(yè)上。筆者就成果展示一欄目在第一歷史檔案館網(wǎng)站上進(jìn)行了相關(guān)了解，發(fā)現(xiàn)此欄目中的信息十分滯后，對(duì)于近期的研究成果并未提及，由此可見(jiàn)，我國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站的更新速度嚴(yán)重滯后。而美國(guó)與英國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站會(huì)在頁(yè)面標(biāo)注出最近的更新時(shí)間，對(duì)于最新的檔案方面的熱點(diǎn)問(wèn)題也會(huì)及時(shí)在網(wǎng)站上進(jìn)行公布。同時(shí)，英國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站也會(huì)保留近期較有意義的內(nèi)容信息，以供利用者的研究。

從互動(dòng)功能方面來(lái)看，中國(guó)第一歷史檔案館沒(méi)有利用與互動(dòng)的欄目。在第一歷史檔案館網(wǎng)頁(yè)的最下腳顯示了第一歷史檔案館的郵編與電話，只是將其聯(lián)系方式留在網(wǎng)頁(yè)上，網(wǎng)站并不能對(duì)利用者的需求提供直接的答復(fù)。而美國(guó)與英國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站則提供了Facebook、Twitter、Email、Print、Gmail等多種多用的實(shí)時(shí)通訊手段以實(shí)現(xiàn)檔案館網(wǎng)站與利用者的互動(dòng)。同時(shí)，在英國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站上，利用者還可以在其博客上瀏覽最近熱門(mén)話題并參與其中，網(wǎng)站可將最新的信息定時(shí)發(fā)送至利用者郵箱，以滿足利用者的需求。因此，我國(guó)檔案館網(wǎng)站在互動(dòng)性方面的建設(shè)仍有很長(zhǎng)的一段路需要走。endprint

三、對(duì)我國(guó)檔案館網(wǎng)站建設(shè)的啟示

（一）檔案館網(wǎng)站頁(yè)面設(shè)置更加個(gè)性化

就現(xiàn)今數(shù)量龐大、信息冗余的網(wǎng)站頁(yè)面現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，色彩搭配和諧的網(wǎng)站更能吸引瀏覽者的眼球，我國(guó)檔案館網(wǎng)站應(yīng)選取合適的顏色基調(diào)，使得檔案館網(wǎng)站頁(yè)面富有生機(jī)。另一方面，貼近生活的圖片會(huì)使得網(wǎng)站頁(yè)面更容易被公眾接受，況且圖片鏈接的點(diǎn)擊率往往高于文字鏈接的點(diǎn)擊率，因此我國(guó)檔案館網(wǎng)站應(yīng)該增加更具生活氣息的圖片，贏得更多的用戶。同時(shí)，視頻等多媒體技術(shù)往往是利用者所青睞的，我國(guó)的檔案館網(wǎng)站應(yīng)加入相關(guān)視頻的使用，從而吸引瀏覽者對(duì)檔案館網(wǎng)站的興趣，增加訪問(wèn)量，提高其利用率。

（二）完善模塊及欄目的設(shè)置

不難看出，我國(guó)第一歷史檔案館網(wǎng)站的模塊及欄目設(shè)置主要是宣傳介紹的性質(zhì)。因此，我國(guó)檔案館網(wǎng)站模塊及欄目設(shè)置要從“宣傳展覽型”向“互動(dòng)服務(wù)型”發(fā)展。只有模塊及欄目與利用者的需求息息相關(guān)、滿足需求時(shí)，利用者才會(huì)更多地考慮并關(guān)注檔案館網(wǎng)站的資源。因此，我國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站的建設(shè)應(yīng)樹(shù)立“以利用者需求為中心”的信息服務(wù)理念，增加貼近公眾利用需求模塊的設(shè)置，不斷完善網(wǎng)站模塊及欄目設(shè)置來(lái)提高檔案館網(wǎng)站的在線服務(wù)功能，從而使得檔案館網(wǎng)站物盡其用。

（三）充實(shí)在線數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檢索功能

豐富的在線檔案信息資源和人性化的遠(yuǎn)程服務(wù)是檔案網(wǎng)站的靈魂，只有擁有完善的信息資源才能滿足利用者的需求，因此建立完善的檔案在線資源數(shù)據(jù)庫(kù)顯得刻不容緩。檔案館網(wǎng)站的工作人員應(yīng)該及時(shí)將已經(jīng)完成數(shù)字化工作的檔案上傳進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)，不斷充實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)資源，從而為利用者提供充足的在線資源，只有具有充實(shí)的在線數(shù)據(jù)庫(kù)才能使得檢索的結(jié)果更加完備。

檢索是公眾對(duì)資源進(jìn)行查找的主要途徑，逐步完善檔案信息資源全文檢索功能十分必要。提高檔案館網(wǎng)站的檢索功能，是幫助利用者對(duì)檔案在線資源進(jìn)行利用的重要方式。我國(guó)檔案館不僅要做好檔案信息檢索的輔助性工作，通過(guò)設(shè)置個(gè)性化的檢索指南來(lái)幫助和引導(dǎo)不同類型的用戶利用所需要的檔案信息資源，同時(shí)也要對(duì)檢索結(jié)果予以關(guān)注，從而提高網(wǎng)站的利用效率。

（四）注重網(wǎng)站的更新與互動(dòng)功能

時(shí)代在不斷發(fā)展，只有不斷推陳出新才能滿足人民群眾對(duì)檔案信息資源日益增長(zhǎng)的需要。但我國(guó)檔案網(wǎng)站的內(nèi)容大都更新緩慢，往往不能跟隨用戶需求的腳步，這樣很大程度上會(huì)降低用戶訪問(wèn)和瀏覽的興趣。所以，我國(guó)檔案網(wǎng)站應(yīng)加快網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容更新速度、縮短更新周期，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息，從而更好地服務(wù)于公眾和社會(huì)。

我國(guó)檔案館網(wǎng)站應(yīng)注重網(wǎng)絡(luò)社交的作用，增進(jìn)網(wǎng)站的互動(dòng)性。我國(guó)檔案館網(wǎng)站應(yīng)增加對(duì)Email、Weibo等手段的應(yīng)用支持，加強(qiáng)檔案館網(wǎng)站與用戶的溝通與交流。通過(guò)與公眾的溝通與交流可以進(jìn)一步了解公眾的需求并從中發(fā)現(xiàn)使用者關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題，從而促進(jìn)公眾對(duì)我國(guó)檔案館網(wǎng)站的利用。

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作者單位：中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院揚(yáng)州大學(xué)社會(huì)發(fā)展學(xué)院endprint