網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案信息共享的問(wèn)題與對(duì)策

許鳳姣

摘要：本文從數(shù)字檔案的原真性、用戶查檔的便捷性、供需雙方的權(quán)益保護(hù)三方面闡述了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案信息共享的基本要求，從數(shù)字檔案資源的豐富程度、檔案信息系統(tǒng)的互通性、檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化程度、公共檔案信息平臺(tái)建設(shè)四方面分析了目前檔案信息共享存在的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案信息信息共享

隨著科技的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，越來(lái)越多的人習(xí)慣于通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲取信息。利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息共享是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是檔案工作可持續(xù)性發(fā)展的必然要求。然而，目前有諸多因素制約著檔案信息共享的實(shí)現(xiàn)，如何全面把握網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案信息共享的基本要求，針對(duì)現(xiàn)存問(wèn)題采取有效措施，切實(shí)推動(dòng)檔案信息更大范圍內(nèi)共享利用，已經(jīng)成為檔案界共同關(guān)注的問(wèn)題。

一、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案信息共享的基本要求

（一）確保數(shù)字化檔案的原始性和真實(shí)性

檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)，必須尊重歷史，不能去改過(guò)去形成的材料；而數(shù)字化則是對(duì)檔案信息存在形式的轉(zhuǎn)換，必須尊重檔案，不能對(duì)檔案內(nèi)容作額外處理。一個(gè)圖像文件只要它是檔案原件的真實(shí)反映，就不能因其有瑕疵或是紙張發(fā)黃或是字跡潦草而利用軟件對(duì)其進(jìn)行美化處理。但是，采用防篡改技術(shù)避免檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下被改動(dòng)則是允許的，因?yàn)檫@對(duì)檔案信息的真實(shí)性起到了固化作用。數(shù)字化必須嚴(yán)格維護(hù)檔案信息和載體的原真性，最大限度地體現(xiàn)檔案的本來(lái)面貌，才能保證網(wǎng)絡(luò)共享的檔案信息真實(shí)準(zhǔn)確。

（二）用戶查詢(xún)利用檔案信息方便快捷

在信息化高速發(fā)展的今天，用戶更多地希望通過(guò)網(wǎng)絡(luò)能夠直接調(diào)用檔案信息。但是，由于用戶對(duì)計(jì)算機(jī)的掌握程度不盡相同，操作水平有高有低，因此檔案信息共享界面必須方便查詢(xún)，具有開(kāi)放性和易操作性，查到的檔案信息方便下載。同時(shí)，必須加強(qiáng)對(duì)檔案信息共享平臺(tái)的社會(huì)宣傳和定期回訪，使大家熟悉進(jìn)而習(xí)慣檔案信息的網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)，建議開(kāi)展檔案利用在線咨詢(xún)服務(wù)，及時(shí)解決用戶使用過(guò)程中遇到的問(wèn)題，從而保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息便捷利用的順利實(shí)現(xiàn)，公共檔案信息能真正實(shí)時(shí)共享、隨意下載。

（三）保障檔案信息供需雙方的權(quán)力不受侵害

檔案是全社會(huì)的共同財(cái)富，公民對(duì)檔案享有知情權(quán)，檔案工作要最大限度地開(kāi)放檔案服務(wù)社會(huì)。然而，檔案作為一種信息，有些會(huì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私或者知識(shí)產(chǎn)權(quán)，檔案開(kāi)放受到一定的限制。因此必須在上網(wǎng)前做好檔案信息鑒定，哪些檔案信息適宜公開(kāi)，哪些檔案信息必須保密。對(duì)不宜公開(kāi)的檔案信息要嚴(yán)格管控，加強(qiáng)數(shù)字化加工和網(wǎng)絡(luò)化利用的監(jiān)控，確保不公開(kāi)的檔案信息安全。檔案信息共享既要保護(hù)檔案中相關(guān)權(quán)益不受侵犯，又要將檔案中記載的智力勞動(dòng)成果充分公開(kāi)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下處理好兩者關(guān)系就顯得尤為重要。

二、目前檔案信息共享存在的若干問(wèn)題

（一）數(shù)字檔案資源不夠豐富

檔案數(shù)字化是檔案信息共享的資源基礎(chǔ)。然而，由于各級(jí)檔案館領(lǐng)導(dǎo)支持程度不一，基礎(chǔ)保障條件差異很大，導(dǎo)致我國(guó)檔案數(shù)字化工作沒(méi)有全面鋪開(kāi)，數(shù)字檔案資源不夠豐富，最終呈現(xiàn)信息高速路上“車(chē)少貨缺”的現(xiàn)象。就全國(guó)范圍而言，一些檔案館仍然沿襲傳統(tǒng)管理模式，沒(méi)有主動(dòng)參與檔案數(shù)字化工作，珍貴檔案、重點(diǎn)檔案、特色檔案、利用率高的檔案還有相當(dāng)一部分是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保管形式，尚未進(jìn)行數(shù)字化。沒(méi)有數(shù)字化的檔案信息資源，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的傳輸共享就無(wú)從談起，因此，檔案數(shù)字化是信息共享的基礎(chǔ)，只有加快全國(guó)檔案數(shù)字化進(jìn)程，不斷豐富數(shù)字檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案全文共享的目標(biāo)才指日可待。

（二）檔案信息系統(tǒng)各自為政

由于檔案信息化缺乏全局性的統(tǒng)籌規(guī)劃和監(jiān)督管理，不同行業(yè)系統(tǒng)和行政區(qū)域存在“條塊分割”，加上檔案自身具有一定程度的保密性，導(dǎo)致不同單位在研發(fā)或引進(jìn)檔案信息系統(tǒng)時(shí)，多從自身檔案管理需求出發(fā)，而缺乏全社會(huì)的檔案信息整合共享的全局觀。各系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)格式不一致，檔案信息系統(tǒng)互不兼容，數(shù)據(jù)無(wú)法交換，信息無(wú)法共享，從而形成“信息孤島”。一個(gè)個(gè)“信息孤島”的存在，導(dǎo)致檔案資源重復(fù)數(shù)字化，檔案軟件重復(fù)開(kāi)發(fā)，檔案系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)，這不僅是人力、財(cái)力和物力的極大浪費(fèi)，更成為檔案信息共享的瓶頸。此外，將信息“據(jù)為己有”的心理趨向也會(huì)阻礙信息的互通共享。

（三）檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化程度不高

標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的最具實(shí)質(zhì)性意義的保障手段。目前，我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相對(duì)健全，但數(shù)字環(huán)境中，這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范需要重新審視，相當(dāng)部分的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范需要按照信息化環(huán)境的要求進(jìn)行調(diào)整。同時(shí)，實(shí)時(shí)歸檔、技術(shù)鑒定、存儲(chǔ)管理、載體轉(zhuǎn)換、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)遷移、實(shí)時(shí)發(fā)布等大量新型業(yè)務(wù)內(nèi)容，都需要新的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行支撐。雖然我國(guó)已經(jīng)制定和正在制定一些檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，但是從總體上講，標(biāo)準(zhǔn)制定相對(duì)滯后，數(shù)量偏少，分布分散，核心標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的研發(fā)相對(duì)薄弱。此外，有些標(biāo)準(zhǔn)由于宣傳貫徹力度不夠等原因，其實(shí)施情況參差不齊。缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使得檔案信息難以流通與共享。

（四）公共檔案信息平臺(tái)建設(shè)有待加強(qiáng)

目前我國(guó)檔案信息數(shù)字化共享還主要局限在本館范圍內(nèi)，信息跨地域聯(lián)合檢索的難度較大，還沒(méi)有形成一個(gè)以新技術(shù)為支撐的公共檔案信息共享系統(tǒng)。如果老百姓能運(yùn)用該系統(tǒng)在同一平臺(tái)上進(jìn)行“百度式”檢索，不受時(shí)空限制，便捷地查閱所需檔案并下載利用，那么就能有效提升檔案服務(wù)民生的能力與水平，讓老百姓享受一站式服務(wù)、一鍵式檢索的便利。正如百度一樣，“讓人們最平等、便捷地獲取檔案信息，找到所求”也是檔案工作的核心使命。通過(guò)全國(guó)檔案信息資源的整合和搜索引擎創(chuàng)新技術(shù)的應(yīng)用，加強(qiáng)公共檔案信息平臺(tái)建設(shè)，方便檔案用戶查詢(xún)利用，是推動(dòng)檔案信息共享的一個(gè)重要方面，其工作力度還有待加強(qiáng)。

三、促進(jìn)檔案信息實(shí)現(xiàn)共享的對(duì)策

（一）豐富數(shù)字檔案資源，夯實(shí)檔案信息共享基礎(chǔ)

豐富數(shù)字檔案資源是實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享和充分發(fā)揮檔案作用的重要基礎(chǔ)。只有將豐富的館藏檔案轉(zhuǎn)換成便于下載保存的圖像、文本等形式，才能為檔案信息通過(guò)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞與交流奠定基礎(chǔ)，才能滿足社會(huì)利用者的多樣化需求。檔案數(shù)字化工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，涉及到諸如數(shù)字化范圍的確定、檔案中涉密文件的界定以及存儲(chǔ)格式和長(zhǎng)久保存等問(wèn)題，關(guān)鍵是如何統(tǒng)籌規(guī)劃數(shù)字化工作并解決數(shù)字化過(guò)程中會(huì)遇到的一系列問(wèn)題。這就需要由檔案管理人員、數(shù)字化技術(shù)人員和法務(wù)人員一起分工合作，及時(shí)解決遇到的問(wèn)題，為檔案數(shù)字化工作的順利開(kāi)展提供強(qiáng)有力的保障。豐富數(shù)字檔案資源，必須立足“轉(zhuǎn)變觀念、統(tǒng)一思想，立足全局、落實(shí)局部”的原則，統(tǒng)一檔案信息來(lái)源，避免多渠道重復(fù)數(shù)字化，切實(shí)加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，夯實(shí)檔案信息共享的資源基礎(chǔ)。endprint

（二）技術(shù)攻關(guān)利益協(xié)調(diào)，促進(jìn)檔案信息整合互通

實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)互通，必須高瞻遠(yuǎn)矚，進(jìn)行規(guī)劃。實(shí)際上，信息化規(guī)劃花費(fèi)20%的投資將貢獻(xiàn)80%的信息化成功率。信息孤島是一個(gè)長(zhǎng)期存在的現(xiàn)象，對(duì)現(xiàn)存的信息孤島可采用集成的方式，對(duì)個(gè)別無(wú)法集成的舊系統(tǒng)可采用替換升級(jí)的方式實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，必要時(shí)從規(guī)劃開(kāi)始對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行全面的升級(jí)和改造。一部分的信息孤島是可以用技術(shù)來(lái)解決的，但是還有一部分則必須用技術(shù)加利益協(xié)調(diào)來(lái)解決。因?yàn)閼?yīng)用整合、互聯(lián)互通甚至調(diào)整管理運(yùn)作機(jī)制和業(yè)務(wù)流程，勢(shì)必觸及到某些部門(mén)或某部分人的利益，如果不注意利益關(guān)系的協(xié)調(diào)，信息孤島必將層出不窮。此外，必須樹(shù)立開(kāi)放思想，制定相關(guān)政策，避免公共檔案信息成為某一部門(mén)自己的“私有信息”。

（三）做好標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，保障檔案信息暢通無(wú)阻

檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的關(guān)鍵。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，必須對(duì)檔案信息的標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢(xún)、交換、管理和利用等各個(gè)方面制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并大力宣傳貫徹落實(shí)，才能讓分工協(xié)作以及技術(shù)應(yīng)用有統(tǒng)一的依據(jù)，確保在信息化環(huán)境下檔案管理各項(xiàng)工作可以聯(lián)系起來(lái)，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)的暢通，共享檔案資源，獲取最佳效益。我國(guó)檔案信息共享的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化工作相對(duì)滯后，急需制定用于進(jìn)行數(shù)據(jù)交換的標(biāo)準(zhǔn)，如：檔案信息公用數(shù)據(jù)元標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息核心元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等；急需制定用于多方信息綜合利用的標(biāo)準(zhǔn)，如：檔案信息分類(lèi)編碼標(biāo)準(zhǔn)。這將有利于建立行業(yè)統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫(kù)，保障檔案信息暢通無(wú)阻，幫助用戶快速查詢(xún)到所需的信息。

（四）構(gòu)建公共檔案信息系統(tǒng)，提供檔案信息共享平臺(tái)

該系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)以各級(jí)檔案館館藏檔案信息為對(duì)象，以建設(shè)區(qū)域性、分布式、規(guī)范化、超市型檔案信息共享體系為重點(diǎn)，充分應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)成果，為各級(jí)檔案館提供實(shí)用性強(qiáng)的應(yīng)用支持，以推動(dòng)檔案信息的社會(huì)共享。筆者認(rèn)為，基于云計(jì)算技術(shù)構(gòu)建檔案信息共享平臺(tái)，能夠更好地滿足檔案信息“統(tǒng)一建設(shè)、按需服務(wù)、分別管理”的共享體制建設(shè)需要，能夠更好地適應(yīng)未來(lái)超大規(guī)模檔案數(shù)字資源管理對(duì)系統(tǒng)性能、信息安全的需要，能更好地應(yīng)對(duì)不斷變化的業(yè)務(wù)需求對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)拓展的需要。我們還要積極將國(guó)內(nèi)外搜索引擎的創(chuàng)新技術(shù)應(yīng)用于檔案信息檢索領(lǐng)域，通過(guò)操作方便的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，全面滿足用戶對(duì)公共檔案信息的利用需求，從而更有效地實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

本文是國(guó)家社科基金重大項(xiàng)目“國(guó)家數(shù)字檔案資源整合與服務(wù)機(jī)制研究（項(xiàng)目編號(hào)：13&ZD184）”，階段性研究成果之一。

參考文獻(xiàn)：

[1]王婷婷，胡泰斌.基于政府信息公開(kāi)環(huán)境下的檔案信息服務(wù)研究[J].蘭臺(tái)世界，2011（04）.

[2]張至敏.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館館際檔案信息共享的方法與途徑[J].檔案管理，2009（05）.

[3]李云波.實(shí)施電子公文和檔案信息共享工程[J].中國(guó)檔案，2011（11）.

[4]張丹.論檔案館信息資源社會(huì)共享的障礙與對(duì)策[J].檔案學(xué)研究，2009（05）.

[5]張照余.構(gòu)建檔案共享網(wǎng)絡(luò)的效益與利益機(jī)制研究[J].檔案學(xué)研究，2011（03）.

作者單位：北京師范大學(xué)檔案館endprint