提高檔案管理水平 完善檔案管理對策

馬曉龍

摘 要：機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)管制脫離不了檔案管制的科學(xué)程度，一定以檔案管制的科學(xué)性推動機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)管制。檔案管制是機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)管制的關(guān)鍵步驟，文章就怎樣提升檔案管制準(zhǔn)則化、模范化水準(zhǔn)，健全人事檔案管制政策開展解析。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；對策

1 提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程序水平

從科學(xué)以及經(jīng)歷中都能夠清楚地想要提升檔案管制的程序就一定要實施準(zhǔn)則化、模范化的作業(yè)流程以及方式，就是要求檔案管制的搜集、收拾、鑒別判定、記錄、保存等全部步驟都要根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的流程以及合理的方式開展作業(yè)。

1.1 全面普查案卷，去糟取精

這是為完成檔案管制準(zhǔn)則化、模范化的首要作業(yè)。由于普遍的較為全面的檔案館很多年沒有徹底的進(jìn)行過清點并且送交單位區(qū)分保管，所以肯定具有很多重復(fù)的或者沒有價值的資料。因此，首先要清除這些沒有價值的資料才能夠防止以后開展電腦管制時存在低功效以及重復(fù)的現(xiàn)象。

1.2 重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

把那些每份內(nèi)容繁雜的卷宗開展從新整理。重整卷宗的準(zhǔn)則是盡量把一些相互之間具有聯(lián)系的資料放在一起。在重整卷宗的程序中還要對沒有頁碼標(biāo)志的、目錄沒有標(biāo)注的、沒有題目的或者題目含糊的卷宗要從新制作以便確保整體卷宗更加標(biāo)準(zhǔn)。從新整理卷宗不光能夠使館藏更好、保管合理，并且還能夠提升實施電腦管制檔案后的使用狀況。

1.3 結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作

記錄是實施電腦管制的一項關(guān)鍵的基本作業(yè)同時也是對輸入電腦資料和信息精準(zhǔn)度的一項關(guān)鍵的準(zhǔn)備作業(yè)。在一九八六年我國下發(fā)的檔案登記標(biāo)準(zhǔn)就是登記作業(yè)最根本的登記原則。不過因為每個檔案館實際的狀況不同，并且電腦管制還，有別的措施需求，所以每個檔案館都要按照頒發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)為根據(jù)，同時根據(jù)本身的真實狀況按照電腦管制的措施需求擬定出適宜自己館內(nèi)登記作業(yè)的詳細(xì)準(zhǔn)則。

1.4 統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性，我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類，再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類，然后再根據(jù)每個文件的具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識加以區(qū)分。另外，在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到前后標(biāo)引一致，同一類文件標(biāo)引一致，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

1.5 規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)率因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點，在填寫題名項過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機(jī)識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委，北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委，還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整則要補(bǔ)齊，如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種。題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)，很影響檢索的準(zhǔn)確率，所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”，凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等，這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。

2 完善人事檔案管理對策

2.1 嚴(yán)格按程序交接

人事檔案移交是一項仔細(xì)嚴(yán)肅、手續(xù)慎密、職責(zé)巨大的作業(yè)，要根據(jù)流程進(jìn)行。檔案移交步驟：第一，對所管理的檔案開展一次整體的清點，要帳實一致；第二，針對借出去的檔案要立即進(jìn)行催促歸還，收拾好借條，同時在借條上標(biāo)注緣由和催還狀況；第三，對沒有進(jìn)行歸納收拾的零散資料要按照類別放置好，收拾好之后要立即放在相應(yīng)檔案中；第四，根據(jù)檔案交接需求開展轉(zhuǎn)交，同時在轉(zhuǎn)交手續(xù)上標(biāo)注轉(zhuǎn)交時間、位置、轉(zhuǎn)交雙方、證明人、轉(zhuǎn)交數(shù)量等，還必須在轉(zhuǎn)交文件上簽署相關(guān)人員名字，對轉(zhuǎn)交作業(yè)擔(dān)負(fù)責(zé)任。

2.2 強(qiáng)化檔案管理意識，嚴(yán)格檔案管理程序

提高主管級別對檔案管制的思想，健全檔案管制硬件裝置，增多檔案倉庫，采購空調(diào)、除濕設(shè)備、檔案架以及計算機(jī)。引入電腦管制程序，創(chuàng)建人事檔案資料儲存以及搜索體系。檔案管制是人事管制作業(yè)的關(guān)鍵步驟，和薪資待遇、職稱等職員利益緊密相連，所以要提升檔案管制者的整體水準(zhǔn)，提升作業(yè)積極性，從本質(zhì)上保證人事檔案資料預(yù)備完整、按時歸還。除此之外，還要創(chuàng)建完善檔案管制機(jī)制，努力做好檔案整理完善、實質(zhì)實際可信。

2.3 完善檔案管制機(jī)制

創(chuàng)建檔案作業(yè)機(jī)制一定要按照下面幾點標(biāo)準(zhǔn)：（1）制定的規(guī)則要符合科學(xué)以及合理性的標(biāo)準(zhǔn)。建筑起來的規(guī)則一定要達(dá)到企業(yè)特征以及檔案管制本質(zhì)，符合企業(yè)檔案管制的需求。（2）簡單適用。機(jī)制一定要擁有可操縱性，其創(chuàng)建要按照便利適用、簡單可行、操縱性強(qiáng)為宗旨，方便能夠更好的施展機(jī)制的指揮以及標(biāo)準(zhǔn)用途。（3）保持機(jī)制限制的雙向性。不僅限制主管也限制職員。主管的作風(fēng)對機(jī)制的順利開展有直接作用，而職員是企業(yè)的關(guān)鍵組成團(tuán)體，是機(jī)制的關(guān)鍵限制目的和實施者。（4）保持機(jī)制實施的嚴(yán)厲性。檔案機(jī)構(gòu)不僅是擬定檔案規(guī)則的主管機(jī)構(gòu)，還是規(guī)則的實施機(jī)構(gòu)。在規(guī)則的實施程序中，要做好獎懲的工作，充分表現(xiàn)出機(jī)制的威望。

2.4 建章立制，有章可循，規(guī)范操作

主動熱情的改好檔案搜集作業(yè)，機(jī)制張貼上墻，操縱作業(yè)能夠有規(guī)則可依據(jù)。建設(shè)職員借讀檔案記錄，職員檔案轉(zhuǎn)入以及轉(zhuǎn)出和進(jìn)行交接的記錄表格。針對因為歷史緣由，的確搜集不到的檔案資料，要注明緣由，為之后的搜索作業(yè)供應(yīng)便利。所以，我們在整理檔案材料的時候一定要勤快，立即追蹤以及添加上新的材料，實現(xiàn)其原始根據(jù)用途。

2.5 積極做好宣傳工作，加強(qiáng)檔案管理人員的事業(yè)心、責(zé)任感

主動搞好宣揚作業(yè)，對搜集資料要仔細(xì)審查，把確鑿可信的資料歸入到人事檔案中，確保品質(zhì)。在檔案辨別程序中，檔案管制工作者要仔細(xì)負(fù)責(zé)、保證檔案是完善真實的，充分了解到工作人員在管制作業(yè)中的關(guān)鍵性，持續(xù)改善作業(yè)形式、作業(yè)手段，改革作業(yè)形式，提升作業(yè)速度，提升工作品質(zhì)。在辨別程序中，辨別對錯，虛假材料定要拒絕，保護(hù)好人事檔案的真實健全原則。

2.6 提高人民群眾對檔案材料重要性的認(rèn)識

第一，增強(qiáng)宣揚力量，提升對人事檔案關(guān)鍵性的了解，搞好籌議服務(wù)作業(yè)，使用多種方式向民眾宣揚關(guān)于人事檔案管制的內(nèi)容，讓他們清楚，人事檔案的重要性，在之后的生活中對自己的關(guān)鍵作用。第二，增強(qiáng)對人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化的管制，對于檔案的搜集、收拾、辨別以及保存等每個步驟都要按照標(biāo)準(zhǔn)開展。第三，增強(qiáng)搜集作業(yè)，改善檔案實質(zhì)，實時填充檔案缺少的資料，提升檔案使用功能。

2.7 加快檔案信息化進(jìn)程，提高工作效率

怎樣使用電腦措施為人事檔案開展資料儲存、搜索，從而完成網(wǎng)絡(luò)化管制，這已經(jīng)是現(xiàn)在人事檔案管制作業(yè)的關(guān)鍵問題。這就必須盡早創(chuàng)建人事檔案資料庫，推動人事檔案的管制完成信息化以及網(wǎng)絡(luò)化。并且，在制定有關(guān)運用權(quán)力的狀況下，一些資料對機(jī)構(gòu)以及員工來講是開放的，創(chuàng)建公開通透的人事檔案管制制度。這樣，不僅可以加強(qiáng)人民檔案思想，加強(qiáng)人事檔案管制作業(yè)的通透度，還能夠為企業(yè)挖掘人才，培育人才以及運用人才打下堅實的根基。

3 結(jié)束語

總而言之，檔案是國家以及社會的珍貴資源。所以增強(qiáng)檔案的合理管制作業(yè)，是檔案機(jī)構(gòu)所一起面對的問題。各個相關(guān)機(jī)構(gòu)特別是檔案管制機(jī)構(gòu)，要從戰(zhàn)略思想上注重以及增強(qiáng)事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管制作業(yè)，以檔案管制合理化推動事業(yè)單位管制的高效化。

參考文獻(xiàn)

[1]郭素萍.推進(jìn)檔案管理水平、提高檔案公共服務(wù)能力[J].山西檔案，2012.