信息化背景下檔案工作者的素質(zhì)培養(yǎng)

徐華江

摘要：隨著科技與時(shí)代的飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，給各行各業(yè)帶來(lái)了機(jī)遇與挑戰(zhàn)。由于檔案管理工作有著信息量大、范圍廣、工作量多的特點(diǎn)，運(yùn)用信息技術(shù)有利于提高工作效率與質(zhì)量，減少檔案管理人員的勞動(dòng)負(fù)擔(dān)。信息化的檔案管理工作，提高了對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)能力與素質(zhì)要求，本文首先從檔案管理信息化出發(fā)，對(duì)現(xiàn)階段信息化背景下檔案工作存在的問(wèn)題、難點(diǎn)進(jìn)行了分析，重點(diǎn)探討了新形勢(shì)下檔案工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，具體說(shuō)明如下。

關(guān)鍵詞：信息化 檔案工作者 素質(zhì)培養(yǎng)

1 檔案管理信息化

近十幾年來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐漸在各行各業(yè)落地生根，人們的生活、生產(chǎn)離不開(kāi)電子設(shè)施的使用，不斷加快了信息化世界的進(jìn)程。機(jī)關(guān)工作也陸續(xù)引進(jìn)了各種管理系統(tǒng)、信息系統(tǒng)，為各大部門(mén)、單位、企業(yè)的工作提供了便利，由于檔案管理工作信息量較大，在日常工作中運(yùn)用信息技術(shù)，工作效率、工作質(zhì)量可得到大幅提升。但在信息化背景下的檔案管理工作，對(duì)管理人員要求比較高，傳統(tǒng)的檔案管理方法與技術(shù)也應(yīng)作出轉(zhuǎn)變。為進(jìn)一步滿(mǎn)足新形勢(shì)下的檔案管理工作要求，不斷提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能與綜合素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。以往檔案管理人員主要的服務(wù)對(duì)象是紙質(zhì)檔案，而信息化下的檔案管理的服務(wù)對(duì)象則是數(shù)字化檔案、多媒體檔案，其工作內(nèi)容、工作形式發(fā)生了變化，信息化檔案管理將直接在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)、信息等進(jìn)行歸納與處理，檔案工作人員之間也可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行交流，檔案管理工作更加靈活與先進(jìn)。

2 現(xiàn)階段基層檔案隊(duì)伍存在的問(wèn)題

以往的檔案管理人員大多是在檔案室中進(jìn)行工作，其服務(wù)對(duì)象是紙質(zhì)的文件，為人們提供的借閱服務(wù)也比較被動(dòng)，主要的工作內(nèi)容是保管檔案、處理各類(lèi)材料、管理檔案工作室、檔案的流動(dòng)等，檔案工作人員業(yè)務(wù)要求包括熟悉業(yè)務(wù)、編研、館藏等，并能夠保守機(jī)密文件。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案工作也逐漸發(fā)生了改變，現(xiàn)階段基層檔案工作幾乎應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理，便于搜索和查找各類(lèi)檔案，極大多數(shù)檔案室建立了較完善的數(shù)字檔案庫(kù)。由于計(jì)算機(jī)發(fā)展過(guò)于快速，檔案工作人員還不太不適應(yīng)信息化管理模式，計(jì)算機(jī)水平、專(zhuān)業(yè)技術(shù)等跟不上信息化的發(fā)展，現(xiàn)代化信息管理工作呈現(xiàn)不平衡發(fā)展的趨勢(shì)。

2.1 信息化檔案管理技術(shù)人才不足

經(jīng)相關(guān)研究表明，我國(guó)檔案工作人員素質(zhì)普遍不高，其中主要的檔案工作人才是由初級(jí)職稱(chēng)人員組成，具備高級(jí)技術(shù)人才的工作者相對(duì)匱乏。不合理的檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，造成現(xiàn)存的檔案管理與時(shí)代的發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié)，對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)和使用還不熟悉，難以滿(mǎn)足當(dāng)今社會(huì)對(duì)檔案管理的要求。

2.2 信息技術(shù)運(yùn)用能力不足

由于我國(guó)缺乏高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)水平高的計(jì)算機(jī)編程人才，開(kāi)發(fā)軟件、管理系統(tǒng)的人才嚴(yán)重不足，不具備擴(kuò)展系統(tǒng)功能的能力，給檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展造成了一定的局限。檔案計(jì)算機(jī)管理只能處理簡(jiǎn)單的問(wèn)題，一旦在實(shí)際工作中遇到較難的問(wèn)題，就不知從何下手。信息化檔案管理有著較多的優(yōu)點(diǎn)，例如提高工作效率、易于檔案管理與查找、與用戶(hù)建立交流平臺(tái)等，我國(guó)檔案工作過(guò)于傳統(tǒng)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)能力相對(duì)不足，其宣傳活動(dòng)也比較少，與外界缺乏溝通，檔案室服務(wù)器不多，缺少一定的硬件支持，綜合人才匱乏。

2.3 傳統(tǒng)的檔案工作思想觀念與新時(shí)期發(fā)展不適應(yīng)

信息時(shí)代的發(fā)展速度過(guò)快，檔案工作人員不適應(yīng)信息化檔案管理，仍然按照以往的工作思想、工作方式開(kāi)展日常工作。極大多數(shù)檔案工作人員還是做著看家守業(yè)的保守打算，此種思想觀念與信息化檔案建設(shè)不符，理應(yīng)做出轉(zhuǎn)變，若長(zhǎng)期發(fā)展下去，將會(huì)嚴(yán)重制約我國(guó)檔案建設(shè)的信息化發(fā)展。

3 信息化背景下檔案管理工作的難點(diǎn)

隨著時(shí)代不斷的發(fā)展，社會(huì)信息化越來(lái)越高，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、電子產(chǎn)品在人們的生活中占據(jù)了關(guān)鍵位置，信息化檔案管理是新時(shí)期下一種必然的發(fā)展趨勢(shì)。為適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，檔案信息化管理對(duì)人們有著重要意義，信息化檔案管理既能保證檔案信息的完整性、隱密性、實(shí)時(shí)性，還可防止檔案的流失和遺漏，保證檔案資料的安全。檔案使用者可在網(wǎng)絡(luò)了解到掌管自己檔案的工作人員信息，還可自行查找適合的工作人員，使其為自己保管檔案資料，此法適用于特殊崗位的人員。

3.1 檔案信息的不穩(wěn)定性

隨著科技與時(shí)代的發(fā)展，人們的生活發(fā)生了天翻地覆的變化，與生活、生產(chǎn)相關(guān)的電子設(shè)備也逐漸完善，其功能性、實(shí)用性更高，人們可通過(guò)各種軟件加工與處理信息、數(shù)據(jù)。在信息化檔案管理中，一旦終端設(shè)備被不法人員惡意的侵入，造成檔案信息的失真或遺漏，將會(huì)泄露用戶(hù)的檔案信息，給用戶(hù)帶來(lái)巨大損失。電子產(chǎn)品發(fā)展十分迅猛，更新速度快，使用壽命較短，不利于檔案管理工作為用戶(hù)提供的借閱服務(wù)，不具備持續(xù)的可讀性，因此，信息化檔案管理工作中還存在較多的問(wèn)題，還需對(duì)其進(jìn)行摸索與分析。

3.2 檔案信息的保密性、開(kāi)放性

由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的使用存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性，而檔案管理工作最重要的原則是保密與安全，如果做不到這兩項(xiàng)基本原則，檔案信息將會(huì)大量披露，給用戶(hù)造成了不可彌補(bǔ)的損失。在信息化檔案管理中，由于檔案信息的開(kāi)放性，使信息的保密性遭受了一定的沖擊，需求與服務(wù)不平衡，因此，現(xiàn)階段信息化檔案管理工作首要解決的問(wèn)題是在開(kāi)放檔案信息的前提下，保證檔案信息的安全性、完整性，這是所有檔案工作人員需要思考的問(wèn)題。

3.3 統(tǒng)一監(jiān)管的缺失

由于我國(guó)信息化檔案管理還處于起步階段，每種新事物在投入使用的初期，必然會(huì)存在較多的問(wèn)題，需要經(jīng)過(guò)一定時(shí)間的磨合與適應(yīng)，才能發(fā)揮出其具體的效用。我國(guó)信息化檔案管理工作尚未建立起與新時(shí)期發(fā)展相匹配的管理制度，原有的檔案管理機(jī)制、管理方法與標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)作出與時(shí)俱進(jìn)的改變，檔案工作還未實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的管理方式，不利于檔案工作質(zhì)量與效率，應(yīng)進(jìn)一步對(duì)其展開(kāi)研究，找出最佳的管理方法來(lái)解決問(wèn)題。

4 檔案工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)endprint

現(xiàn)階段我國(guó)信息化檔案管理中還存在較多亟需解決的問(wèn)題，通過(guò)對(duì)現(xiàn)存檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，找出相應(yīng)的處理對(duì)策，從而加強(qiáng)檔案管理的信息化。當(dāng)前信息化檔案管理中最大的問(wèn)題是檔案工作人員與信息化管理的不適應(yīng)，下面是對(duì)檔案工作人員素質(zhì)培養(yǎng)的建設(shè)意見(jiàn)。

4.1 提升檔案相關(guān)人才的信息素質(zhì)與水平

信息化檔案管理對(duì)檔案工作人員要求較高，通過(guò)培養(yǎng)與檔案相關(guān)人員的信息技術(shù)能力，提高整體工作人員的信息素質(zhì)與水平，使其掌握精湛的信息技術(shù)與良好的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，將信息技術(shù)運(yùn)用在日常工作中，從而不斷提高檔案管理工作的信息化，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的持續(xù)發(fā)展。由于信息化技術(shù)更新較快，檔案管理人員只有不斷豐富自身知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，才能在工作崗位上取得不錯(cuò)的成績(jī)，達(dá)到檔案管理工作效率與質(zhì)量的雙重提升。

4.2 培養(yǎng)檔案從業(yè)者的自律精神

檔案工作區(qū)別于其他行業(yè)的工作，對(duì)檔案工作人員素質(zhì)具有較高的要求，在提升相關(guān)人員的信息素質(zhì)時(shí)，也要注重對(duì)工作人員的信息倫理、信息道德教育，使其具備高效、專(zhuān)業(yè)、自律的素質(zhì)水平。通過(guò)培養(yǎng)檔案人員的自律性，就可進(jìn)一步規(guī)范人員的行為，提升檔案工作人員的思想道德素質(zhì)，為信息化檔案管理構(gòu)建良好的平臺(tái)。

4.3 加強(qiáng)檔案工作人員的職業(yè)倫理教育

檔案管理工作缺乏高素養(yǎng)、專(zhuān)業(yè)的人才，在引進(jìn)人才的同時(shí)，首先要對(duì)其進(jìn)行崗前培訓(xùn)，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)道德教育，注重培養(yǎng)從業(yè)者職業(yè)倫理意識(shí)，促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，具有一定的先進(jìn)性。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，信息化檔案管理要求工作人員具有較高的素質(zhì)，此素質(zhì)將直接影響檔案工作的效率與質(zhì)量，相關(guān)檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案人員的素質(zhì)教育。

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