試論企業(yè)秘書保密工作的管理

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摘要：本文筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗，闡述了企業(yè)秘書的保密工作的意義，提出了做好秘書部門保密工作的要求，探討了企業(yè)秘書保密工作的管理。

關(guān)鍵詞：企業(yè)秘書；保密工作；管理

引言

保密工作與領(lǐng)導工作密不可分。因為，秘書人員在領(lǐng)導者身邊和中樞機關(guān)工作，經(jīng)常接觸各種秘密，包括黨和國家的核心機密。他們不僅知密的時間早、知密的范圍廣，而且直接經(jīng)管各項保密事項，如文件保密、會議保密、通訊保密和計算機保密等。秘書和秘書工作的這種機要性質(zhì)，要求秘書人員必須嚴守秘密，并認真做好秘書機構(gòu)的保密工作。如果秘書機構(gòu)發(fā)生失密、泄密事故或竊密事件，就會直接影響領(lǐng)導工作，甚至造成領(lǐng)導工作的失誤。下面筆者討論了企業(yè)秘書保密工作的管理。

一、企業(yè)秘書的保密工作的意義

1、秘書工作關(guān)系到企業(yè)商業(yè)機密的安全

企業(yè)的商業(yè)機密往往關(guān)乎到了企業(yè)的發(fā)展與未來。一些個體和個人會不擇手段的從單位收集關(guān)于人事、薪酬及營銷等情報。秘書在日常工作中會經(jīng)常看到、聽到甚至是直接參與處理此類機密，因此，秘書往往是一些別有用心的人重點關(guān)注的對象。所以秘書一定要把握好信息價值的微妙之處，時刻的保持秘書該有的警惕意識，因為，泄密往往就發(fā)生在不經(jīng)意間。

2、秘書保密工作與企業(yè)的發(fā)展密切相關(guān)

商業(yè)最大的秘密就是科技發(fā)明創(chuàng)造，生產(chǎn)信息重大發(fā)明創(chuàng)造及重要信息，這是全球企業(yè)爭奪的焦點。在企業(yè)與企業(yè)，一方面要嚴守自己經(jīng)濟和科技情報；另一方面又要竊取對方的經(jīng)濟和科技情報。因此，企業(yè)需要制定措施，落實制度，保證商業(yè)秘密的安全。當一個企業(yè)能夠很好的保護自己的商業(yè)秘密的時候，就已經(jīng)形成了一項優(yōu)勢。所以說秘書的保密工作

做的好與壞，就關(guān)乎到企業(yè)的發(fā)展。

3、秘書在領(lǐng)導工作中的輔助性

保密工作與領(lǐng)導工作是密不可分的。因此，秘書人員在領(lǐng)導者的身邊和中樞機關(guān)工作，經(jīng)常會接觸到各種秘密。有時更是會接觸到黨和國家的機密。例如文件保密，會議保密，通訊保密和計算機保密。秘書和秘書工作的這種機密性質(zhì)，要求秘書人員必須嚴守秘密，并認真做好秘書工作的保密工作。如果秘書機構(gòu)發(fā)生失密，泄密事故或者竊密事件。就會直接的影響到領(lǐng)導的工作，甚至是領(lǐng)導的工作失誤。

二、做好秘書部門保密工作的要求

1、做好文件、材料中的保密。秘書部門每天都會收到大最文件、資料，而這些機關(guān)公文本身又都有其特定的對象，有一定的閱讀、處理范圍，有一定的機密性。再者，秘書人員為了起草一份文件，也會接觸到上級頒發(fā)的各種不同秘密等級的文電資料，引用上級文件或下級報送材料時必須有根據(jù)，并適合文件的密級需要?？傊?。一份涉密文件從起草到作為正式文件發(fā)出，直到最后存檔或者銷毀，每一個環(huán)節(jié)都得認真做好保密工作。

2、做好會議中的保密。秘書人員時常跟隨領(lǐng)導人參加一些會議或參加領(lǐng)導人召開的一些會議。有些會議，用于內(nèi)部保密會議，就必須嚴格做好保密工作。因此秘書人員必須嚴格遵守保密制度，對不應(yīng)公開的情況做到“守口如瓶”，對凡是正在研究中的事情、領(lǐng)導的意圖、組織對某些人事的看法等問題，決不私下散布，更不可暴詳領(lǐng)導集體中的不同意見和分歧。

3、做好通信中的保密。這里講的通信是指秘書部門日常大量使用的郵政和電信。它是一種最常用的傳輸信息的方式。保密工作要求各級秘書部門和秘書人員，在使用這類通信手段時必須做到以下幾點：第一不在普通傳真電報、明碼電報成者普通電話中傳達一些秘密率項。第二拍發(fā)密碼電報。其內(nèi)容應(yīng)該限于黨和國家的重要機密事項，或不宜用其他方式傳遞的事項。第三注意防止明、密混用。做到“明來明復，密來密復”。第四明確使用無線話筒的范國和場合。嚴禁內(nèi)部會議使用無線話簡錄音，或以無線話筒代替一線擴音設(shè)備傳達秘密事項。

4、做好宣傳報道中的保密工作。要特別注意以下事項：（1）弄清本部門本單位的保密范困和項目，凡不宜作為新聞公布的就不要公布。（2）有全局觀念和保密觀念，既搞好宜傳工作，又要確保國家秘密的安全。不能只顧宜傳本部門、本單位的成績和優(yōu)勢而不顧保密工作。（3）凡是中央和各級黨委、政府一切尚未公布或不準公布的有關(guān)外交、軍事、政治、經(jīng)濟、統(tǒng)戰(zhàn)、科技和文教衛(wèi)生等各項方針、政策和重要措施等不得公開宜傳報道。（4）凡是內(nèi)部會議形成的秘密文件、講話、資料等不得擅自公開見報。（5）對新聞記者或通訊員送審的文字稿件、影片、電視片、照片等，應(yīng)認真進行保密審查，以防泄祥秘密。

三、企業(yè)秘書保密工作的管理

1、加強保密教育和機構(gòu)、隊伍的建設(shè)

（1）抓普及法律知識，提高對保密必要性和重要性的認識

對《保密法》及其相關(guān)法規(guī)的特點、基本任務(wù)、適用范圍、保密制度的法律責任等有所了解，讓人人都知曉“一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保守國家秘密的義務(wù)”。

（2）健全保密機構(gòu)和體系

這個機構(gòu)體系是分級分層的，中間按層次即涉密程度、保密任務(wù)的輕重設(shè)置大小不一的行政管理機構(gòu)，上有領(lǐng)導人具體分工負責，下有基層兼職或?qū)Ｂ毐Ｃ軉T作基礎(chǔ)。這些機構(gòu)應(yīng)是一項重要的行使公共管理職能的機構(gòu)，它擁有法定的權(quán)力和職責，通過具體的保密行政管理活動，對各領(lǐng)域、各行業(yè)、各機關(guān)、各單位的保密工作進行統(tǒng)一管理和提供服務(wù)。總之，保密工作機構(gòu)必須與改革開放和發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟相適應(yīng)，要做到有領(lǐng)導負責，有部門主管，有專人管理日常工作。

（3）要加強隊伍建設(shè)

保密管理的主體就是加強隊伍建設(shè)，這對保密工作起著決定性作用。建設(shè)一支高素質(zhì)的保密隊伍，充分調(diào)動他們的積極性、創(chuàng)造性、對于搞好新時期的保密工作至關(guān)重要。對這支隊伍的素質(zhì)要求包括：政治思想和文化知識、道德品質(zhì)、身心健康、智力和能力等方面。隊伍的建設(shè)首先要把好進人關(guān)，選拔一批懂技術(shù)、懂法律、善管理和有較高政治思想水平保密隊伍。

2、建立和完善保密制度

由于我國沒有對非國有企業(yè)的商業(yè)保密方面制定較為詳盡的法律條款，非國有企業(yè)的技術(shù)秘密也只能是通過申報國家重大科技項目，成為國家技術(shù)秘密之后，才獲得國家法律保護。因此保護非國有企業(yè)的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密只能通過建立一套完善的保密體系，方可保護自己。這其中的保密制度是極其重要的一個環(huán)節(jié)。保密制度是國家、部門和單位根據(jù)保密法律、法規(guī)和政策結(jié)合各自實際，制定的保守秘密的各項基本規(guī)定和具體辦法、措施。它是本機關(guān)、單位職工從事保守國家秘密和單位秘密最直接的規(guī)范和依據(jù)。

3、要害部門、重點人物和最易泄密的工作領(lǐng)域的保密

核心秘密是單位的密級最高的秘密，那就是“絕密”，一旦泄露會使企業(yè)的利益受到特別嚴重的損害。企業(yè)的核心技術(shù)等就是本單位要保守的秘密，這就是把最需要保密的作為重點。而平常接觸到這些秘密的要害部門、重點人物就是保密工作的核心。如何確保重點人物做到絕不泄漏，是重要一環(huán)。

4、積極開展保密技術(shù)現(xiàn)代化體系的構(gòu)建

隨著現(xiàn)代化科學技術(shù)的飛速發(fā)展，在社會各行各業(yè)和個人生活中，無論竊密還是有密無意地泄密，都呈現(xiàn)出很強的專業(yè)性、技術(shù)性。我國近些來不斷引進一些先進技術(shù)，但總體上保密技術(shù)落后，保障能力差，遠遠不適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)迅速發(fā)展和對外開放不斷擴大的新形勢，解決保密技術(shù)手段落后問題，成為保密工作的突出問題。

要組織有關(guān)方面制定保密技術(shù)發(fā)展規(guī)劃和計劃，并把重點保密技術(shù)發(fā)展項目納入各級各部門科技發(fā)展規(guī)劃和計劃之中。要積極組織保密技術(shù)的研制、開發(fā)和引進。盡快制定領(lǐng)導機關(guān)和要害部門的保密技術(shù)裝備管理的規(guī)定，特別是涉密計算機信息系統(tǒng)、通信和辦公自動化系統(tǒng)等方面的保密技術(shù)法規(guī)和標準。開展經(jīng)常性的保密技術(shù)核查，通過技術(shù)手段對各單位的涉密信息保護技術(shù)和涉密物體保護技術(shù)的保密效果進行檢查驗證，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，排除泄密隱患。

結(jié)語

總之，保密工作是一項綜合性很強的工作，秘書工作的內(nèi)容包羅萬象，多而繁雜，保密工作就是秘書的一項重要的職責。秘書特殊的身份、地位和工作條件，使秘書能夠接觸大量的機密，它直接關(guān)系到組織的生死存亡。秘書必須要把保密工作放在極其重要的位置。

參考文獻：

[1]楊鋒.《秘書工作案例與分析》[M].廣州：暨南大學出版社，2010.

[2]王育.《秘書實務(wù)》[M].北京：高等教育出版社，2007.