檔案信息資源Web共享模式研究

【摘 要】檔案服務(wù)能否跟上信息化社會(huì)的發(fā)展步伐，關(guān)鍵是能否解決好檔案信息資源通過(guò)現(xiàn)代技術(shù)廣泛地運(yùn)用，并向利用者提供服務(wù)的共建共享問(wèn)題。本文從檔案信息資源Web共享的概念及其內(nèi)容概述出發(fā)，闡述檔案信息資源的Web共享的特點(diǎn)，提出檔案信息資源的Web共享模式，從而實(shí)現(xiàn)將獨(dú)立、分散的檔案信息資源通過(guò)Web共享和利用。

【關(guān)鍵詞】檔案信息資源 Web共享 共享模式

隨著隨著信息技術(shù)、數(shù)字處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案成為越來(lái)越重要的信息資源，人們對(duì)檔案信息資源的利用率也日益增長(zhǎng)，不再僅僅停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的借閱利用，而是需求更高層次的檔案整合信息與檔案知識(shí)服務(wù)，如何通過(guò)有效的途徑使得分散、獨(dú)立的檔案信息資源得到共享，從而充分實(shí)現(xiàn)其本身的價(jià)值，為更多的人服務(wù)，成為目前關(guān)注的重點(diǎn)。

一、檔案信息資源Web共享概述

1.檔案信息資源Web共享，是指改變傳統(tǒng)的檔案信息資源手工服務(wù)模式，將各類分散、獨(dú)立的檔案信息資源通過(guò)Web（網(wǎng)絡(luò)）這一途徑實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效傳輸，以實(shí)現(xiàn)其跨空間共享的目的。

2.檔案信息資源Web共享包括兩方面的內(nèi)容：首先，檔案信息資源Web共享的客體，不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件，取而代之的是利用計(jì)算機(jī)語(yǔ)言或以計(jì)算機(jī)作為傳輸媒介的各類檔案信息資源：一種是對(duì)各種以傳統(tǒng)載體形式存在的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描處理后形成的數(shù)據(jù)信息，如雙層pdf格式檔案掃描件、聲音、視頻等；另一種是通過(guò)計(jì)算機(jī)生成和處理的、并能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)碾娮游募６壳巴ㄟ^(guò)Web共享的檔案信息資源主要是以上這兩種形式存在的檔案信息。其次，通過(guò)Web共享模式實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)整合與開(kāi)發(fā)，檔案管理部門(mén)實(shí)現(xiàn)館際協(xié)調(diào)與合作，最終達(dá)到檔案信息資源的共享與利用。

二、檔案信息資源Web共享特點(diǎn)

1.檔案信息資源Web共享深化了其橫向影響力?；ヂ?lián)網(wǎng)檔案信息資源Web共享的主體范圍比較廣泛，包括：社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位、社會(huì)公眾等等。檔案信息資源通過(guò)Web共享改變了其傳統(tǒng)的手工服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的數(shù)字化成果的異地共享與服務(wù)，在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)了共享，也就表示在所有網(wǎng)絡(luò)終端實(shí)現(xiàn)了共享，范圍覆蓋及影響面與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)模式相比都得到了極大的提高，是檔案信息資源真正意義上的共享。

2.檔案信息資源Web共享以檔案網(wǎng)站為媒介。檔案網(wǎng)站就是檔案管理部門(mén)在互聯(lián)網(wǎng)上建立的公開(kāi)服務(wù)站點(diǎn)，它以構(gòu)成檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)服務(wù)節(jié)點(diǎn)，并以主頁(yè)的方式提供檔案信息和檔案利用服務(wù)。但是，單一的網(wǎng)站檔案資源匱乏，共享程度有限，因此，必須建立一個(gè)規(guī)?；⒓夯臋n案網(wǎng)站平臺(tái)，才能實(shí)現(xiàn)基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案信息資源共享。

3.檔案信息資源Web共享風(fēng)險(xiǎn)較大。檔案信息資源Web共享模式建立在公用網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)之上，在對(duì)外提供利用和服務(wù)的過(guò)程中難免出現(xiàn)安全問(wèn)題，如：病毒、黑客攻擊等。檔案信息內(nèi)容與特定載體的可分離性、易修改性等特點(diǎn)使得與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比，數(shù)字信息的安全問(wèn)題突出，它既要維護(hù)數(shù)字化檔案信息的真實(shí)性與完整性，又要防范數(shù)字化檔案信息在傳播過(guò)程中泄密。因此，在檔案信息資源共享過(guò)程中，必須利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)（如：密鑰技術(shù)、虛擬專網(wǎng)技術(shù)等），加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全保護(hù)。

三、檔案信息資源Web共享模式

1.建立檔案信息綜合服務(wù)利用平臺(tái)。加強(qiáng)檔案部門(mén)的橫向聯(lián)合，要實(shí)現(xiàn)各部門(mén)信息資源的共享，打破檔案部門(mén)各自為政的局面，實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理，建立一個(gè)完整的檔案信息服務(wù)平臺(tái)已成為必然趨勢(shì)。而建立檔案利用聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，正是建立檔案信息綜合服務(wù)利用平臺(tái)的前提條件和核心內(nèi)容之一。建立聯(lián)合目錄就是利用統(tǒng)一的著錄格式和標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)檔案信息綜合服務(wù)利用平臺(tái)聯(lián)合發(fā)布兩個(gè)或兩個(gè)以上檔案館館藏的檔案目錄，實(shí)現(xiàn)資源共享。這樣不僅能使各檔案部門(mén)相互分享各自的信息資源，提高館藏資源利用率，而且更加方便了利用者。

2.建立內(nèi)容豐富的檔案信息門(mén)戶網(wǎng)站，積極開(kāi)展在線服務(wù)。隨著檔案部門(mén)局域網(wǎng)的建立和完善，檔案部門(mén)應(yīng)充分利用檔案數(shù)字化成果，建立具有特色的對(duì)外服務(wù)檔案網(wǎng)站，積極上傳公開(kāi)的檔案數(shù)據(jù)和信息，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索。檔案部門(mén)要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，通過(guò)網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫(kù)化，檔案信息服務(wù)利用的網(wǎng)絡(luò)化，使得檔案門(mén)戶網(wǎng)站成為利用者獲取所需檔案信息的有效媒介。

檔案管理部門(mén)還可以通過(guò)檔案網(wǎng)站提供相應(yīng)的檔案專題匯編、檔案利用指導(dǎo)、數(shù)據(jù)庫(kù)在線查詢、等服務(wù)，利用QQ、電子郵箱等即時(shí)溝通方式使得利用者與檔案管理部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在線進(jìn)行信息交流，實(shí)時(shí)提供檔案查詢和咨詢服務(wù)。

3.建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心。檔案部門(mén)應(yīng)與相關(guān)企事業(yè)單位信息管理部門(mén)加強(qiáng)協(xié)作，建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心。利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)上傳收集，在檔案網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的接口，下級(jí)或管理部門(mén)、互聯(lián)網(wǎng)用戶通過(guò)網(wǎng)站利用電子文件全文自動(dòng)上傳歸檔系統(tǒng)，及時(shí)把需要?dú)w檔的電子文件上傳到檔案系統(tǒng)歸檔，而不必親自或派人到檔案部門(mén)遞交材料。這樣，通過(guò)電子檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理各有關(guān)部門(mén)和單位歸檔的電子文件，并通過(guò)網(wǎng)站或其他途徑上提供有限制性或非保密電子文件的查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息資源的共享。

四、結(jié)語(yǔ)

在信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的今天，技術(shù)已不再是阻礙檔案信息資源共享的障礙，關(guān)鍵還在于人的因素，因?yàn)闄n案是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)實(shí)踐中形成的原始記錄性的東西，檔案信息資源的意義和價(jià)值取決于人的開(kāi)發(fā)和利用，而如何實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享和利用，這既要依靠現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)其標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，更要依托合理的檔案信息資源共享模式。