Word表格文件轉(zhuǎn)換成Excel表格文件中的“選擇性粘貼”命令應(yīng)用研究

摘 要：快速把Word中制作好的表格轉(zhuǎn)換成Excel表格，除了需要對單元格的數(shù)據(jù)類型進得合理設(shè)置外，還需要靈活運用選擇性粘貼命令，可解決工作中的很多常見問題。

關(guān)鍵詞：單元格數(shù)據(jù)類型設(shè)置；選擇性粘貼；表格行列轉(zhuǎn)置

中圖分類號：TP317.3

日常工作中，經(jīng)常會碰到要把Word中制作好的表格轉(zhuǎn)換成Excel表格，這看似很普通的工作，但在轉(zhuǎn)換過程中經(jīng)常會出現(xiàn)一些不可預(yù)知的錯誤，如何解決呢？本文僅從這一實例展開說明，學會靈活探究運用Office辦公軟件中的“選擇性粘貼”這一菜單命令的使用技巧，解決一些實際應(yīng)用中的常見問題。

例如：一份已經(jīng)在Word中編輯好價格表，需要以Excel表格形式報出。

一般說來，只要將Word表格整體選中，復(fù)制到剪貼板后，打開一個Excel工作薄，在一張新工作表上，選中A1單元，然后，粘貼即可。但是，如果Word表格的單元格中，有身份證號等較長的數(shù)據(jù)時，用上述方法轉(zhuǎn)換就會出現(xiàn)一些問題。

存在問題：假設(shè)在Word工作表的第三列（身份證號）是身份證號放置的數(shù)據(jù)區(qū)域，那么當該列粘貼到Excel中時，則會出現(xiàn)身份證號以科學記數(shù)法顯示的情形，從而導(dǎo)致身份證號錯誤。類似的常見問題

分析問題：出現(xiàn)這一錯誤的原因主要在于數(shù)據(jù)所在的單元格數(shù)據(jù)類型設(shè)置不當引起的。默認情況下，在Excel當前單元格中輸入的數(shù)字位數(shù)如果超過11位（不含11位）時，系統(tǒng)將以“科學記數(shù)”格式顯示輸入的數(shù)字；當輸入的數(shù)字位數(shù)超過15位（不含15位）時，系統(tǒng)將15位以后的數(shù)字全部顯示為“0”。

解決思路：要將Excel中的身份證號所在的單元格數(shù)據(jù)格式設(shè)置為文本類型即可。

操作方法如下：

（1）先在Excel中選中對應(yīng)的 “身份證號”列的單元格，然后設(shè)置其數(shù)據(jù)類型，單擊菜單“格式-單元格格式”，在彈出的單元格格式對話框的“數(shù)字”標簽下選擇“文本”格式；”

（2）再把Word中對應(yīng)的數(shù)據(jù)列選中后進行復(fù)制操作；

（3）再在Excel窗口的對應(yīng)列執(zhí)行“編輯-選擇性粘貼-Unicode文本（或文本）-確定”即可。

通過以上三步操作即可把Word中的表格復(fù)制粘貼到Excel工作表的對應(yīng)區(qū)域中，不會再出現(xiàn)把身份證號以科學記數(shù)法顯示的錯誤。

[啟示]：從該例可以看出，除了要設(shè)置Excel單元格的數(shù)據(jù)類型外，關(guān)鍵一步還有一個菜單命令的使用，那就是“選擇性粘貼”命令。

選擇性粘貼是Microsoft Office、金山WPS等眾多軟件中的一種粘貼選項，通過使用選擇性粘貼，用戶能夠?qū)⒓糍N板中的內(nèi)容粘貼為不同于內(nèi)容源的格式。選擇性粘貼在Word、Excel、PowerPoint等軟件中具有重要作用，如果使用得當靈活，會給我們的工帶來意想不到的捷徑。現(xiàn)就“選擇性粘貼”的靈活運用舉例如下：

1 WORD中的“選擇性粘貼”應(yīng)用（PowerPoint中的操作類似）

1.1 快速刪除原有文本格式，去除原文本中的超級鏈接

很多時候，我們不需要粘貼原文本的底紋、顏色、邊框等格式到新文件中，則可以應(yīng)用“選擇性粘貼”命令。比如把網(wǎng)頁上文本資料復(fù)制到Word中，經(jīng)常會包含原文本的邊框、段落設(shè)置、超鏈接（超鏈接在脫機狀態(tài)下瀏覽經(jīng)常導(dǎo)致系統(tǒng)假死）等。去除這些格式的快捷操作方法如下：（1）選中要復(fù)制的文本內(nèi)容，并進行“復(fù)制”或“剪切”操作；（2）新建Word文件；（3）單擊“編輯”菜單-“選擇性粘貼”；（4）在彈出的菜單中選擇“無格式文本”或“未設(shè)置格式的Unicode文本”，即可只粘貼復(fù)制的純文件部分（原文檔中的圖片、表格原樣不被粘貼）。再根據(jù)自己需要，對文件重新排版，非常方便。

1.2 將文字或表格轉(zhuǎn)變成圖片格式，可以防止文檔內(nèi)容被修改

一般采用的做法是用屏幕截圖軟件等來完成這一轉(zhuǎn)變，但操作較麻煩。我們可以利用“選擇性粘貼”命令，操作方法如下：（1）選中要轉(zhuǎn)為圖片的文本或表格；（2）對選中的內(nèi)容進行“復(fù)制”或“剪切”操作；（3）單擊 “編輯”菜單-“選擇性粘貼”命令；（4）在“選擇性粘貼”對話框中選擇一種需要轉(zhuǎn)換成的圖片類型（有“圖片、增強型圖元文件”兩種格式可供選擇），單擊“確定”，即可將選中的文檔內(nèi)容轉(zhuǎn)為圖片格式。

1.3 轉(zhuǎn)換Word文檔內(nèi)的圖片格式，減小文檔體積，方便存儲和打印

我們經(jīng)常是通過“插入-圖片-來自文件”的方法向文檔中插入圖片，但這一方法經(jīng)常導(dǎo)致文檔體積過大（特別是原圖片體積較大時），不方便存儲和打印。如果文檔對圖片的清晰度要求不高，那么可以通過壓縮原圖片大小的方法來減小文檔體積。應(yīng)用“選擇性粘貼”中的某些選項來實現(xiàn)圖片格式轉(zhuǎn)換。操作方法如下：（1）選中并剪貼已插入到文檔中的圖片；（2）在圖片的原位置單擊“編輯-選擇性粘貼”，在彈出的對話框中可選擇“圖片（GIF）”，（對話框中的選項有：圖片（Windows圖元文件）位圖、與設(shè)備無關(guān)的位圖、圖片（增強型圖元文件）、圖片（GIF）、圖片（PNG）圖片（JPEG）、MS Office圖形對象等），選擇要轉(zhuǎn)換的一種圖片格式，確定后即可有效縮小圖片體積（可能會降低圖片的清晰度），達到減小文檔體積的目的。

2 EXCEL中的“選擇性粘貼”應(yīng)用

2.1 表格行列互換調(diào)整

我們有時候需要對Excel中的某表格進行行列互換調(diào)整，操作方法如下：（1）選中需要進行行列轉(zhuǎn)置的表格；（2）對選中的表格進行“復(fù)制” 或“剪切”操作；（3）單擊“編輯”菜單-“選擇性粘貼”；（4）在彈出的對話框中選擇“轉(zhuǎn)置”，即可將剪貼板中表格進行行列轉(zhuǎn)置。

2.2 利用選擇性粘貼進行運算

Excel中的“選擇性粘貼”對話框項目較多，比如可以通過選擇，完成將剪貼板中的Excel單元格數(shù)據(jù)只粘貼公式、數(shù)值、或與當前選中的單元格內(nèi)數(shù)據(jù)進行加、減、乘、除等操運算。例如：把學生總分要統(tǒng)一計為80%的成績。操作方法如下：（1）先在數(shù)據(jù)表內(nèi)其它單元格輸入0.8，并復(fù)制該單元格數(shù)據(jù)；（2）選中所有學生的總分成績列，單擊“編輯-選擇性粘貼”；（3）在彈出的“選擇性粘貼”對話框中，選擇“乘”，確定即可完成對選中的總分列數(shù)據(jù)同乘以80%的操作。

2.3 利用選擇性粘貼快速轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)類型

有時候因為其他原因，將原始數(shù)據(jù)設(shè)置成了文本型，結(jié)果導(dǎo)致無法使用函數(shù)進行求和、求平均值等計算。例如：原學生各單科成績在輸入時均設(shè)置成了文本型，現(xiàn)在要計算學生總分，使用求和函數(shù)后只顯示函數(shù)名，無求和結(jié)果。操作方法如下：（1）先在數(shù)據(jù)表內(nèi)其它單元格輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)0，并復(fù)制該單元格數(shù)據(jù)；（2）選中所有學生的成績，單擊“編輯-選擇性粘貼”；（3）在彈出的“選擇性粘貼”對話框中，選擇“加”，確定即可完成將原始文本型數(shù)據(jù)統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為數(shù)值型數(shù)據(jù)；（4）再對各學生成績進行求和運算即可。除此方法外，也可以對所有文本型數(shù)據(jù)進行“乘1、或除以1”運算，均可達到目的。

本文以“把Word表格文件轉(zhuǎn)換成Excel表格文件”為例，講解了較長數(shù)字在Excel中正常顯示的操作設(shè)置方法。引出靈活運用Office辦公軟件中“選擇性粘貼”這一菜單命令的使用技巧，針對不同用戶的需要，合理運用“選擇性粘貼”命令，通過適當選擇對話框中的選項，即可使一些常見問題迎刃而解。

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作者簡介：田玲（1979.06-），女，陜西咸陽人，教師，中學二級教師，研究方向：辦公自動化、多媒體技術(shù)應(yīng)用。

作者單位：陜西省咸陽市武功縣5702完全中學，陜西咸陽 712200