淺談計算機技術在檔案管理應用中的必要性

摘 要：計算機管理系統(tǒng)是現(xiàn)代檔案管理當中最先進的技術工具之一，計算機處理數(shù)據(jù)所表現(xiàn)出的快捷、錄入準確的特點是傳統(tǒng)無法比擬的，檔案信息輸入計算機中，提高了工作效律和服務質量，同時也便于檔案信息拷貝后記錄的查詢、統(tǒng)計、打印、輸入。統(tǒng)的管理手段已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的需求，從而檔案的信息化的管理的現(xiàn)代化手段必然會成為主要的發(fā)展趨勢。

關鍵詞：計算機；檔案管理；必要性

中圖分類號：TP399

1 計算機技術在檔案管理中的優(yōu)越性

近年來，電子檔案逐漸代替了傳統(tǒng)的紙質檔案，其數(shù)量也逐年遞增，因此，如何有效利用計算機加強對電子檔案管理的工作就成為檔案管理部門必須思考的問題。檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質、專指、廣泛之間的矛盾。計算是規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化管理檔案的重要工具。較之于傳統(tǒng)的文書檔案管理方式，計算機管理具有多方面的優(yōu)勢： 有利于文檔的補漏增缺，使文檔資料的利用簡便、準確；可減輕管理的勞動強度；有利于保持文件的原始面貌；有利于文檔資料的保密；有利于提高文檔管理工作質量。計算機管理系統(tǒng)是現(xiàn)代檔案管理當中最先進的技術工具之一，計算機處理數(shù)據(jù)所表現(xiàn)出的快捷、錄入準確的特點是傳統(tǒng)無法比擬的，檔案信息輸入計算機中，提高了工作效律和服務質量，同時也便于檔案信息拷貝后記錄的查詢、統(tǒng)計、打印、輸入。除此之外，計算機還擁有輸出格式標準規(guī)范、適用范圍廣、操作直觀等優(yōu)勢，增強了檔案人員的系統(tǒng)觀念和計算機操作能力[1]。面對檔案事業(yè)這一新的發(fā)展形勢，對計算機在檔案管理中的應用問題進行闡述，以期尋找一個適合我國檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展模式，迎接21世紀的挑戰(zhàn)。

互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展使得基于網(wǎng)絡的學隨著檔案管理工作的現(xiàn)代化管理進程，計算機技術在檔案管理的應用中發(fā)揮著著越來越重要的作用，社會的迅速發(fā)展以及計算機網(wǎng)絡的迅速普及，在推動社會進步的同時，也改善了人們的日常生活，促進計算機信息處理與檔案信息管理的有機結合，計算機技術和網(wǎng)絡技術為主體的現(xiàn)代信息技術迅猛發(fā)展和廣泛應用，為檔案信息資源的科學管理和有效開發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的契機。通過計算機的錄入、掃描、刻錄等多種形式轉化為數(shù)字信息，借用計算機和互聯(lián)網(wǎng)來進行檔案信息的管理和檔案信息的傳輸，熟練各種現(xiàn)代工具的使用是對檔案工作的要求，也是檔案工作自身發(fā)展的必然趨勢，從而對我們科技檔案管理人員提出了更高要求，無論是政治素質、能力素質、業(yè)務素質都要適應新形式的發(fā)展。在檔案信息管理的過程中，計算機數(shù)據(jù)挖掘技術的應用，在提高檔案信息整體管理水平的同時，還在一定程度上提高了檔案管理人員的檔案管理效率[2]。因此，在我國社會發(fā)展的過程中有著極其重要的作用，使用計算機技術對建立檔案信息數(shù)據(jù)庫具有重要意義。利用計算機管理系統(tǒng)，不需要提供整卷檔案內(nèi)容，只需將單份文件提供給查閱者，這樣檔案利用者能夠在短時間內(nèi)找到想要的文件，又增強了文件的保密性。計算機網(wǎng)絡傳遞可采用多種形勢傳輸，如群發(fā)、大量發(fā)送、指定發(fā)送、定時發(fā)送，即時發(fā)送等，網(wǎng)絡傳閱文件具有很高的工作效率，可以花很少的時間就能安全閱讀和審批大量文件，真正做到事半功倍。

2 計算機在檔案管理中的必然性

隨著社會經(jīng)濟以及社會科技的高速發(fā)展，計算機已經(jīng)逐漸的融入了人們的生活以及工作，我們每天都會產(chǎn)生很多的電子文檔，要想做好保存工作并方便今后查找和使用，就必須運用電子檔案技術，而在這樣的發(fā)展背景下，實施計算機電子檔案管理，則是發(fā)展所趨。為了響應可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略要求，人們實現(xiàn)了辦公無紙化的發(fā)展，縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性；檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面；檔案信息電子化，復制和傳遞不受時間、空間限制，拓寬了服務范圍；檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。傳統(tǒng)的紙質檔案不僅需要大量的人力物力，還需要耗費大量的紙張，不經(jīng)濟、不環(huán)保，而且還不易保存容易受潮、損壞，由于檔案管理中計算機網(wǎng)絡技術應用時間比較短，計算機網(wǎng)絡技術的應用中還存在一定的問題，隨著計算機技術的成熟，人們已經(jīng)開始擺脫這一瓶頸。

在檔案管理工作中，實行計算機網(wǎng)絡技術是必要的，也是可行的，通過建立計算機系統(tǒng)，管理者會將大量紙質文件錄入到系統(tǒng)當中，轉變?yōu)殡娮游募?，此時管理人員的主要工作則是對電子文件的管理，這就在很大程度上減輕了工作量，實現(xiàn)了自動化、現(xiàn)代化的要求。檔案的信息管理，能夠保存大量的歷史資料，這些歷史資料是社會各界人士了解政策形成、工作考察、學術研究的重要依據(jù)[3]。在檔案管理中應用計算機技術，就可以在檔案信息的分類、提取、分析和加工等方面用計算機來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工工作，實現(xiàn)檔案管理的自動化?？茖W、有序、高效的檔案管理模式要求改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，要求結合電子檔案的全新管理理念，利用信息技術構建新型的檔案管理信息系統(tǒng)，全面實現(xiàn)檔案管理的信息化。計算機技術在現(xiàn)代檔案管理應用中起著越來越重要的作用，這是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的客觀要求，有利于促進計算機信息處理與檔案信息管理的結合，有利于延長檔案使用壽命，提高檔案的服務水平。同時，也順應了社會信息化的要求，提高了檔案工作者的素質。

信息技術的進步使得我國檔案管理工作已經(jīng)從手工管理時代基本轉移到以計算機為核心的先進數(shù)字化管理時代。但互聯(lián)網(wǎng)絡的高速發(fā)展決定了以計算機為核心的數(shù)字化檔案管理將是一個過渡，未來的檔案管理將是以網(wǎng)絡為核心的檔案信息網(wǎng)絡化管理。電子計算機可以實現(xiàn)智能化和網(wǎng)絡化，這樣就可以大大的降低人力、物力、財力在檔案管理中的浪費，并且因為電子計算機具有查閱快捷，檢索方便等優(yōu)點，所以可以有效的提高資源的利用程度。計算機在歸檔文件整理工作各個環(huán)節(jié)的廣泛應用，為立卷改革提供了新的方向和可能。當然我國的檔案管理在信息化方面的應用于發(fā)達國家相比還是有一定差距的，當前要從多方面推進檔案計算機管理：更新思想觀念，適應社會的發(fā)展；加大文書檔案計算機管理的投入；加強文書檔案管理隊伍建設，提高計算機管理水平；加快文書檔案管理的現(xiàn)代化進程。計算機歸根結底都是人來操縱的，所以，提高檔案管理工作人員的素質，可以有效的提高檔案信息管理的質量。其檔案管理和使用需注意計算機識別的糾錯、檔案庫的外部關聯(lián)、電子檔案的安全、調(diào)用的專業(yè)性以及長效追蹤機制。傳統(tǒng)的管理手段已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的需求，從而檔案的信息化的管理的現(xiàn)代化手段必然會成為主要的發(fā)展趨勢。

3 結束語

計算機作為一個高科技產(chǎn)品，已廣泛地應用于社會各行各業(yè)中，且發(fā)揮著巨大的作用。計算機技術在檔案管理工作中的應用是未來檔案的發(fā)展趨勢，隨著計算機技術的不斷進步，它在管理中的優(yōu)勢地位將更加明顯。計算機的廣泛應用產(chǎn)生了大量的電子文件，電子文件是以計算機軟盤、磁帶、光盤等化學磁性材料為載體的文件材料，其特性與使用方式跟紙質文件大不相同[4]。傳統(tǒng)的檔案管理理論與實踐長期以來主要以紙質文件為對象，由此在一系列工作程序、管理方法和原則上，就必然受到新的挑戰(zhàn)。克服困難，在逆境中奮起，以計算機技術為代表的信息技術，不僅能促進了檔案管理模式的改變，也促進了檔案收集歸檔和管理利用等工作的現(xiàn)代化，極大地提高了檔案管理的應用程度和利用效率，從而為社會的發(fā)展提供了更為優(yōu)質的服務。

參考文獻：

[1]韓麗，楊萍.檔案管理工作創(chuàng)新的必要性[J].山東交通科技，2003（02）.

[2]邱曉威.計算機管理檔案與網(wǎng)絡化[J].檔案學研究，1996（02）.

[3]傅電仁，楊潤珍.檔案業(yè)務督導若干問題探討[J].檔案時空，2009（06）.

[4]郭鴻雁.加快高校檔案管理信息化建設[J].商丘職業(yè)技術學院學報，2012（04）.

作者簡介：謝俊芝（1976.10-），女，云南昌寧人，大專，研究方向：檔案管理。

作者單位：昌寧縣耈街鄉(xiāng)社會保障服務中心，云南保山 678113