企業(yè)文書檔案實行現代化信息管理的措施探討

摘 要：隨著科學技術的發(fā)展，傳統(tǒng)的企業(yè)文書檔案的管理方式已經不能滿足人們的需求。本文首先介紹了企業(yè)文書檔案實行現代化信息管理的內容并從五個方面論述了對文書檔案實行信息化管理是必然趨勢，然后闡述了在文書檔案的信息管理建設過程中存在的問題，最后針對問題提出了相應的解決措施。

關鍵詞：企業(yè)文書檔案；信息管理；措施

中圖分類號：G275.2

文書檔案管理的主要工作內容是整理、搜集以及保存文檔資料。其通常會涉及多種文檔，稍有不慎就會出現混亂。隨著社會的發(fā)展，人們的生活節(jié)奏越來越快，傳統(tǒng)的文檔管理方式已不能滿足人們的需要。在此背景下，我們有必要對企業(yè)的文書檔案實行現代化信息管理。

1 企業(yè)文書檔案現代化信息管理內容

企業(yè)文書檔案實行現代化管理的內容包括對文書檔案的數字化、網絡化和安全化三方面的管理。首先是數字化管理指的是將紙質檔案轉為數字化檔案，可以無限制的進行復制，方便存儲與查閱。降低檔案管理人員的勞動強度，節(jié)省了傳統(tǒng)方式下存儲檔案所需的檔案架、出軌和庫房的空間；其次是網絡化管理。數字化的文書檔案需要通過聯網才能在不同地域、不同類型、不同網絡范圍內和不同層次的用戶間共享使用。網絡化管理的功能有網絡存儲、獲取、下載、上傳、復制、隔離、交流、傳送、檢索、借閱、組卷、歸檔、分類等；最后是安全化管理?，F代信息管理的安全問題很重要，在對企業(yè)文書檔案實行信息管理的過程中要不斷的升級管理系統(tǒng)、改進技術、加強保密措施來提高安全性。防止由于網絡黑客攻擊、計算機病毒、設備及網絡故障、工作人員操作失誤等原因造成文書檔案的遺失和損毀。采取相應的保密措施對文書檔案進行分級管理，分為完全保密、部分公開和完全公開三個方面。

2 企業(yè)文書檔案實行現代化信息管理是必然趨勢

2.1 可以保持文件歷史原貌。在立卷時傳統(tǒng)的文件管理工作注重案卷裝訂的整齊度和美觀度。因此經常進行切邊或街邊工作，在此過程中往往會破壞文件的原貌。而采用現代化信息管理，將文書檔案轉化為數字檔案，并對其按件隨機存檔，可以保持文件的歷史原貌。只需要統(tǒng)一折疊圖紙、報表等文件歸檔即可。

2.2 對于遺漏文件的補漏增缺有利。對于以后文件的補漏增缺，傳統(tǒng)的方法必須拆卷重做，然后重新排列卷內文件，編張次、抄卷內目錄，最后再進行裝訂以及修改填寫案卷封面等。而對其實行現代化信息管理則可以十分方便的插入文件，只需對檔案目標進行修改即可。省時省力，提高工作人員的業(yè)務水平。

2.3 檢索準確率高，檢索簡便。對于檔案的檢索，傳統(tǒng)的方式下查準率和查找的效率都不高。而現代化的信息管理將檔案由案卷級轉變?yōu)槲募?，將手工立卷的過程改為了計算機自動管理，從而大大的提高了檢索的準確率。

2.4 提高工作效率，降低工作人員勞動強度。對企業(yè)文書檔案實行現代化信息管理可以改變傳統(tǒng)的立卷難、管理工作難和查準率不高三大問題，這極大的降低了工作人員的勞動千古的，提高了工作效率。而且可以將工作人員從枯燥乏味的手工直接建檔中解脫，實現由過去的集中立卷到現在的隨機管檔。避免文檔的存積，提高管理水平。

2.5 有利于提高檔案管理工作質量。對企業(yè)文書檔案的管理工作實行現代化信息管理可以避免立卷人對標準的衡量尺度不同而造成的利用不便。而且傳統(tǒng)的歸檔工作使檔案人員的大部分時間都用于歸檔，沒有時間提高其管理水平，制約檔案管理工作質量的提高。而現代化信息管理使得檔案人員有充裕的時間來進修，將時間精力放在二次信息開發(fā)利用和檔案編研上來。這大大的提高了檔案管理工作的質量。

3 企業(yè)文書檔案實行現代化信息管理存在的一些問題

3.1 電子文件的保密性受限制。電子文件沒有固定的形式，而且其內容易于變化，這就造成了對于文件的保密工作難度較大。由于電子文件易于修改且在修改的過程中不會留下任何操作上的痕跡，雖然有防止在原告上增加、刪除和修改的技術以及防止偽造電子文件的技術，但是電子文件內容發(fā)生變化的可能性要比紙質文件的幾率大得多，這使得人們感到把握文書檔案內容原貌很困難。而且電子文件沒有特定字跡，檔案人員可以將其以不同的字號和字體錄入電子文件，不能從字跡上分辨出文件的原始性，也不能親自為每一份電子文件簽名或蓋印，從而喪失了依據簽署的字跡和印章對一份電子文件是否為原件進行判斷。而且隨著網上竊密技術的不斷發(fā)展，互聯網上的電子文件都無法做到絕對的保密。

3.2 對檔案管理人員的要求較高。在企業(yè)文書檔案實行現代化信息管理的過程中，傳統(tǒng)的紙質檔案管理理論、方法、技術和原則對電子文件歸檔、電子文件以及電子文件歸檔后形成的管理方式不完全適用。而且在現代化信息管理的過程中，僅僅懂的數據通信技術或電子計算機技術的人員也不能夠完全勝任此工作。這就對檔案管理人員的要求更高，因此，要實現對企業(yè)文書檔案的現代化信息管理，首先需要現代化的人，管理人員不僅要有較高的知識層次，還得有先進的技術水平，僅僅擁有計算機一般操作水平是不夠的。目前，許多企業(yè)的檔案部門對現代高技術人才都比較缺乏，尤其是處理檔案信息的復合型人才，現有的檔案人員的信息技術水平都比較低，盡管企業(yè)有能力購買先進的設備，也沒有可以利用這些先進設備的人才，不能充分發(fā)揮現代化設備的作用，更無法實現檔案管理的信息化。

4 企業(yè)文書檔案實行現代化信息管理的應對措施

4.1 信息化系統(tǒng)通過內、外網隔離。針對企業(yè)文書檔案實行現代化信息管理過程中存在的電子文件保密性差問題，我們提出通過內外網進行隔離。在信息網絡的內部網絡和外部網絡之間設置兩層物理隔離，從而實現保護信息化網絡的安全目的。第一層是路由器，這樣可以過濾掉被屏蔽的服務和IP地址。首先將所有的IP地址屏蔽掉，然后選擇一些可靠的地址進入信息化網絡。第二層是防火墻。因為防火墻大多都有認證機制，整體來看，防火墻都有五大功能：檢測以及告警網絡攻擊；對通過防火墻的活動和信息內容進行記錄；對進出網絡的數據進行過濾；封堵禁止的業(yè)務；對進出網絡的訪問行為進行管理。通過這兩層防護可以有效的提高檔案信息管理的安全性。

4.2 提高檔案管理人員綜合素質。由于企業(yè)文書檔案的現代化信息管理對管理人員的要求非常高，這就要求我們提高檔案管理人員的綜合素質。首先從硬件投入和建設入手，改善硬件環(huán)境，為其營造良好的辦公環(huán)境，提高其業(yè)務技能。只有加大對硬件設備的投入，才能使檔案管理人員了解這些設備，通過接觸對其熟悉后才能慢慢的學習如何操作，直至熟練，最后會提高其業(yè)務技能和管理水平。其次，企業(yè)應該對檔案管理人員通過自學為主，培訓為輔的方式，為其建立終身教育機制和學習激勵機制，將檔案業(yè)務管理的學習成績納入業(yè)績考核中，使其通過不斷的學習提高自身素質，跟上時代的步伐。最后，要加大區(qū)域間和檔案部門間的合作力度，通過交流學習其他單位和部門利用檔案資源轉化知識、創(chuàng)新知識的經驗。運用現代通訊和網絡等高科技的手段，增加檔案人員和檔案部門的信息源。進而逐步提升檔案管理人員的綜合素質，更好的管理企業(yè)的文書檔案。

5 結束語

企業(yè)的文書檔案作為企業(yè)活動的歷史伴生物，以其真實性和原始性成為信息價值中的一員。隨著科學技術的發(fā)展，傳統(tǒng)的管理文書檔案的方式已不能滿足人們的查詢和借閱需求。對企業(yè)的文書檔案進行現代化信息管理是必然趨勢，我們逐步提高檔案管理人員綜合素質和信息網絡的安全性，從而提升文書檔案的管理質量。

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作者簡介：王鸝（1962.08-），女，河北饒陽人，綜合管理處處長，館員，研究方向：企業(yè)文書檔案的現代化信息管理。

作者單位：吉林柴油機集團發(fā)動機有限公司，長春 130507