中小企業(yè)網(wǎng)上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)在世界范圍內(nèi)的各個(gè)領(lǐng)域都取得了十分廣泛的應(yīng)用。在信息化時(shí)代，企業(yè)的管理與發(fā)展已經(jīng)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的協(xié)助，而網(wǎng)上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)更為企業(yè)工作效率的提高與企業(yè)管理水平的提升帶來(lái)了便利，特別是在中小型企業(yè)中表現(xiàn)尤其突出。本文將對(duì)中小企業(yè)的網(wǎng)上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行介紹與分析。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)；辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311.52

網(wǎng)上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的研發(fā)與應(yīng)用不僅極大的提高了企業(yè)辦公的工作效率，并且這一自動(dòng)化辦公系統(tǒng)還能夠憑借著其超強(qiáng)對(duì)信息進(jìn)行收集、整合、分析、傳遞的功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)有效網(wǎng)絡(luò)信息的高效、低價(jià)、廣泛的共享，網(wǎng)上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的這一強(qiáng)大功能對(duì)提高中小企業(yè)工作效率、增強(qiáng)中小企業(yè)管理者決策的正確性具有十分重大的意義。從當(dāng)前發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)看，實(shí)現(xiàn)中小型企業(yè)的智能化管理需要從辦公系統(tǒng)著手，采取不同的組網(wǎng)方式、不同的系統(tǒng)構(gòu)架理論，使得企業(yè)可以建立起符合自身要求的企業(yè)。本文將主要對(duì)中小企業(yè)網(wǎng)上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行介紹、分析與研究。

1 中小企業(yè)網(wǎng)上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)概述

1.1 系統(tǒng)特征分析?；陔娮佑?jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的現(xiàn)代中小企業(yè)網(wǎng)上自動(dòng)化辦公系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部事務(wù)處理自動(dòng)化的目標(biāo)，搭建起企業(yè)各部門(mén)之間的交流平臺(tái)，從而提高企業(yè)工作效率。我國(guó)大部分企業(yè)目前所應(yīng)用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是由多個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成，每個(gè)系統(tǒng)模塊分別處理不同的事務(wù)性工作，且由企業(yè)內(nèi)部各職能部門(mén)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行管理，分配差異化的操作權(quán)限，對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的用戶(hù)端口進(jìn)行添加與修改等操作，從而令企業(yè)網(wǎng)上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)更具安全性與穩(wěn)定性。

1.2 系統(tǒng)職能綜述。我國(guó)中小企業(yè)目前企業(yè)內(nèi)部管理所應(yīng)用的網(wǎng)上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要職能包含企業(yè)人員管理、企業(yè)財(cái)務(wù)管理、企業(yè)會(huì)議管理、企業(yè)信息交流等[1]。例如：當(dāng)相應(yīng)系統(tǒng)模塊的負(fù)責(zé)人選擇添加新信息時(shí)，只需按照網(wǎng)上辦公系統(tǒng)的指引按步驟操作即可，也可以分設(shè)不同級(jí)別的權(quán)限進(jìn)行同時(shí)操作，進(jìn)而能夠發(fā)揮出系統(tǒng)的各項(xiàng)職能。

2 系統(tǒng)的用戶(hù)需求分析

要想在中小企業(yè)內(nèi)部建立起網(wǎng)上辦公自動(dòng)化體系，企業(yè)相關(guān)人員就需要事先對(duì)企業(yè)的用戶(hù)類(lèi)型與用戶(hù)需求等信息進(jìn)行分析與調(diào)查，用以最終對(duì)中小企業(yè)網(wǎng)上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的目標(biāo)進(jìn)行確定。對(duì)中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)用戶(hù)需求進(jìn)行分析一般從以下三個(gè)方面來(lái)進(jìn)行：第一，可行性需求分析。進(jìn)行這一需求分析，主要是由中小企業(yè)規(guī)模較小、功能較為復(fù)雜多樣這一現(xiàn)狀來(lái)制定的。中小企業(yè)辦公自動(dòng)化的主要功能除了利用電子郵件來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)各種商業(yè)信息的共享與交流之外，還包括對(duì)企業(yè)內(nèi)部的各種業(yè)務(wù)進(jìn)行安排、管理等功能。網(wǎng)上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在中小企業(yè)的應(yīng)用不僅能夠提高企業(yè)的凝聚力，還能夠提升企業(yè)的工作效率。第二，企業(yè)內(nèi)部軟、硬件的需求。中小型企業(yè)自身規(guī)模較小，沒(méi)有很好的實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的共享，并且由于資金的短缺，硬件與軟件設(shè)施一直不是十分完備，這在很大程度上阻礙了中小企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展[2]。網(wǎng)上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不僅對(duì)硬件設(shè)施配置的要求較低，而且價(jià)位較為低廉合理，系統(tǒng)簡(jiǎn)便易學(xué)，十分適合中小型企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀。第三，中小企業(yè)可以通過(guò)對(duì)現(xiàn)有軟件進(jìn)行加工改進(jìn)的方式實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的二次開(kāi)發(fā)。

3 系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

3.1 系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)環(huán)境。中小型企業(yè)網(wǎng)上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在開(kāi)發(fā)過(guò)程中主要采用的是由Eclipse3.3和MyEclipse5.1插件組合而成的集成開(kāi)發(fā)環(huán)境體系，而此系統(tǒng)所采用的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)則是由微軟公司于2000年開(kāi)發(fā)的SQL server集成軟件[3]。

3.2 系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程與環(huán)境。中小型企業(yè)的系統(tǒng)在運(yùn)行的過(guò)程中主要采用Web瀏覽器作為訪問(wèn)方式，通過(guò)瀏覽器向服務(wù)器發(fā)達(dá)命令，然后獲得訪問(wèn)的權(quán)限之后進(jìn)行訪問(wèn)，所以在整個(gè)軟件的運(yùn)行過(guò)程中首先需要Web瀏覽器、Outlook、Auto CAD作為數(shù)據(jù)圖形共享。當(dāng)然在小中型企業(yè)的辦公系統(tǒng)均采用的是B/S架構(gòu)，通過(guò)Web瀏覽器向服務(wù)器發(fā)送命令，然后再對(duì)服務(wù)器進(jìn)行訪問(wèn)，獲得Web發(fā)指令者所需要的服務(wù)。構(gòu)建的整個(gè)B/S架構(gòu)在客服機(jī)上采用Outlook進(jìn)行程序控制，并且通過(guò)B/S架構(gòu)的訪問(wèn)方式來(lái)構(gòu)建起數(shù)據(jù)交換橋梁，實(shí)現(xiàn)了對(duì)數(shù)據(jù)的交換和存取。

3.3 系統(tǒng)的主要特點(diǎn)。用戶(hù)界面友好，容易操作，能夠短時(shí)間內(nèi)被人們所掌握和運(yùn)用；能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各種信息的快速收集與傳遞，能夠讓人們擺脫時(shí)間與空間的限制，了解到更多有價(jià)值的信息資料；辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中信息平臺(tái)的建立，為信息更為便捷的溝通、交流與共享提供了可能。

3.4 系統(tǒng)的流程。中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的大體流程如圖1所示。

圖1 OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的大體流程

3.5 系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)工具與技術(shù)。現(xiàn)階段，中小企業(yè)的網(wǎng)上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要采用的是C/S應(yīng)用程序、C/S+Web的復(fù)合型應(yīng)用程序與B/S應(yīng)用程序這三種開(kāi)發(fā)技術(shù)。其中較為傳統(tǒng)的C/S系統(tǒng)能夠開(kāi)發(fā)應(yīng)用程序主要通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)與客戶(hù)端這一雙層結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)。復(fù)合型應(yīng)用程序則主要利用Web程序來(lái)彌補(bǔ)C/S應(yīng)用程序的缺陷，但是在數(shù)據(jù)的更新與系統(tǒng)軟件的升級(jí)等方面上仍然存在著較大的不足。B/S應(yīng)用程序是由C/S應(yīng)用程序不斷改進(jìn)發(fā)展而來(lái)的，其主要優(yōu)勢(shì)為能夠利用Web接口實(shí)現(xiàn)與互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的快速連接，并能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行存儲(chǔ)和指定下載。

4 中小企業(yè)網(wǎng)上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要模塊

4.1 企業(yè)人力資源管理。對(duì)于初具規(guī)模的中小企業(yè)而言，企業(yè)內(nèi)部精英人員的工作能力就是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的核心競(jìng)爭(zhēng)力，準(zhǔn)確掌握員工的基本信息極為重要。中小企業(yè)網(wǎng)上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的企業(yè)人力資源管理模塊能夠?qū)崿F(xiàn)員工基本信息管理、員工信息查詢(xún)等功能，從而令企業(yè)人員狀況更加明晰，有利于企業(yè)未來(lái)長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。

4.2 企業(yè)會(huì)議經(jīng)營(yíng)管理模塊?，F(xiàn)代企業(yè)依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行日常辦公提升了企業(yè)管理的整體效率，其中會(huì)議管理模塊具體分為四項(xiàng)功能，即查看會(huì)議記錄、添加會(huì)議記錄、刪除會(huì)議內(nèi)容、查看會(huì)議具體記錄信息。在實(shí)際的管理過(guò)程中，會(huì)議經(jīng)營(yíng)管理模塊的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)界面較為明晰，使得操作人員應(yīng)用該系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)議管理極為便捷，只需按照類(lèi)別將信息錄入到系統(tǒng)模塊之中即可完成會(huì)議記錄環(huán)節(jié)，并且將信息即時(shí)傳送至公司內(nèi)部管理人員的手中，能夠起到提升企業(yè)日常辦公效率的作用。

4.3 企業(yè)信息交流模塊。企業(yè)信息交流平臺(tái)是中小企業(yè)網(wǎng)上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要職能之一，也是現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理的基礎(chǔ)，承載著企業(yè)內(nèi)部大量的信息資源，而且，企業(yè)各部門(mén)之間的信息傳遞也依托于企業(yè)信息交流模塊的有序運(yùn)行。該模塊主要分為：企業(yè)公共信息發(fā)布功能、企業(yè)各部門(mén)交叉信息傳遞、企業(yè)內(nèi)部員工間工作交流。另外，由于該模塊每日的信息量較大，系統(tǒng)管理人員要負(fù)責(zé)針對(duì)過(guò)期信息進(jìn)行適時(shí)刪除，且在整理信息前會(huì)通知到各級(jí)辦公人員，從而保證企業(yè)發(fā)布的信息及時(shí)準(zhǔn)確，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部各崗位人員日常辦公的有序執(zhí)行。

5 結(jié)束語(yǔ)

在信息化時(shí)代，及時(shí)的掌握相關(guān)的信息就等于把握住了一個(gè)巨大的商機(jī)，而中小企業(yè)只有實(shí)現(xiàn)了對(duì)有效信息與數(shù)據(jù)的快速收集、分析、傳遞、分享與交流才能更好的提高企業(yè)的工作與管理效率，從而做出正確的發(fā)展決策，推動(dòng)中小企業(yè)的快速發(fā)展。本文主要對(duì)中小企業(yè)網(wǎng)上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行了分析、介紹與研究，希望能夠?qū)Υ龠M(jìn)中小企業(yè)的發(fā)展起到一定的作用。

參考文獻(xiàn)：

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作者單位：貴州振華風(fēng)光半導(dǎo)體有限公司，貴陽(yáng) 550018