論檔案管理流程的重組

金福鋼

[摘 要]無(wú)論是作為組織職能部門之一的檔案室還是作為整個(gè)社會(huì)知識(shí)系統(tǒng)重要組成部分的檔案館要適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的要求，開展知識(shí)服務(wù)，就必須改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，運(yùn)用知識(shí)管理思想實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理流程的重組。

[關(guān)鍵詞]檔案；流程；重組

[中圖分類號(hào)]G270 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1009 — 2234（2014）01 — 0116 — 02

知識(shí)管理的實(shí)質(zhì)并不是要運(yùn)用等級(jí)化的組織結(jié)構(gòu)對(duì)知識(shí)進(jìn)行控制，而是要求實(shí)施知識(shí)管理的組織對(duì)其機(jī)構(gòu)進(jìn)行精簡(jiǎn)，取消各種官僚層次，發(fā)展扁平化的組織機(jī)構(gòu)，以有利于知識(shí)的共享和創(chuàng)新。這就決定了在實(shí)施知識(shí)管理的組織內(nèi)，知識(shí)不可能單向線性地流動(dòng)，知識(shí)管理的職能也不可能集中于某一個(gè)人或某一個(gè)職能部門，而是需要眾人分工協(xié)作—由各個(gè)部門分別執(zhí)行知識(shí)管理的大部分職能，并在各自的領(lǐng)域中找出管理其知識(shí)的最佳方法。當(dāng)然為避免信息孤島現(xiàn)象的產(chǎn)生，以上管理的實(shí)現(xiàn)都要通過(guò)制定統(tǒng)一的政策來(lái)統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)，在知識(shí)整合的基礎(chǔ)上進(jìn)行。

一、變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案管理側(cè)重于對(duì)檔案實(shí)體的保管，強(qiáng)調(diào)保護(hù)檔案的完整與安全，因此形成了一套單一線性的管理方式，缺乏服務(wù)的理念。這種以館藏決定利用服務(wù)的方式有悖于知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代知識(shí)共享與創(chuàng)新的要求，所以要充分發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)就必須用“以用戶為中心，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)”的指導(dǎo)思想對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理流程進(jìn)行重組。具體來(lái)說(shuō)：

第一，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)雖然是檔案管理流程重組的技術(shù)基礎(chǔ)，但檔案管理流程重組的實(shí)質(zhì)并不是傳統(tǒng)檔案管理流程的簡(jiǎn)單計(jì)算機(jī)化，而是以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段對(duì)檔案管理流程進(jìn)行的再造。

第二，檔案管理流程重組是要改變傳統(tǒng)檔案管理側(cè)重于實(shí)體保管的單一線性的管理方式，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的管理，建立起雙向交流的機(jī)制，通過(guò)用戶需求分析和檔案部門的知識(shí)服務(wù)第三章檔案部門開展知識(shí)服務(wù)的條件用戶信息反饋機(jī)制，使知識(shí)的提供符合用戶問(wèn)題解決的需要，滿足知識(shí)交流和檔案利用服務(wù)非線性的要求。

第三，檔案管理流程重組的核心是檔案管理中信息流的重組。

二、檔案管理中信息流的重組

在傳統(tǒng)檔案管理中，每份檔案都經(jīng)歷了接收/征集、整理、立卷歸檔、鑒定、保管等實(shí)體管理過(guò)程，但這顯然不能適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，特別是對(duì)電子文檔進(jìn)行有效管理的需要。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理流程難以保證檔案收集的完整與齊全，會(huì)影響檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，更不利于知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新的實(shí)現(xiàn)。可見檔案部門要開展知識(shí)服務(wù)就要在現(xiàn)代信息技術(shù)的支持下，對(duì)檔案管理中的信息流進(jìn)行整合。而且這種整合既不是對(duì)傳統(tǒng)手工管理流程的計(jì)算機(jī)模擬，也不是管理步驟的簡(jiǎn)單合并，而是對(duì)檔案信息流進(jìn)行的再造和重新設(shè)計(jì)。從總體上說(shuō)，在此過(guò)程中應(yīng)做到：

1.檔案工作者參與信息流程設(shè)計(jì)，監(jiān)督文檔處理的全過(guò)程

在信息流重組前文件管理和檔案管理是兩個(gè)不同的流程，兩者之間通過(guò)文件實(shí)體的交接構(gòu)成業(yè)務(wù)銜接。但是由于兩者執(zhí)行各自主管機(jī)關(guān)制定的制度與標(biāo)準(zhǔn)，因此在鑒定文件價(jià)值時(shí)常常會(huì)出現(xiàn)矛盾。為了保證歸檔文件的完整、齊全以及歸檔文件的質(zhì)量，檔案人員不得不長(zhǎng)期對(duì)文件形成部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，將工作延伸到了文件管理領(lǐng)域。這大大影響了兩個(gè)部門的工作效率，造成了資源的極大浪費(fèi)。

在信息流重組后檔案工作者監(jiān)督文檔處理的全過(guò)程，提高了工作效率。具體來(lái)說(shuō)就是檔案工作者要積極參與組織機(jī)構(gòu)整個(gè)信息流程的設(shè)計(jì)，將自己的價(jià)值取向在文件生成之前就注入此程序中，并利用他們的專業(yè)技能和專門知識(shí)來(lái)定義流程中檔案方面的基本概念，提出鑒定、保存等方面的具體要求，以確保電子環(huán)境下檔案的真實(shí)可信、完整齊全，以及檔案信息的可利用和可理解性，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔信息流的有效管理。這不僅可以加強(qiáng)部門間的合作，更能簡(jiǎn)化工作流程，改變文檔“分而治之”帶來(lái)的文檔管理?xiàng)l塊分割、效率低下的現(xiàn)狀，清除傳統(tǒng)文檔管理中的雷同環(huán)節(jié)，從而使得信息流更為順暢，以利于組織內(nèi)知識(shí)的傳遞和交流。

檔案工作者通過(guò)參與信息流程設(shè)計(jì)，將文檔管理流程很好地融入組織管理流程之中，保證了信息流的順暢流動(dòng)，檔案知識(shí)庫(kù)的組建，這既滿足了組織機(jī)構(gòu)實(shí)施知檔案部門的知識(shí)服務(wù)第三章檔案部門開展知識(shí)服務(wù)的條件識(shí)管理的需要，也提高了它們的管理效率。當(dāng)然在此過(guò)程中，由于工作重心逐漸從原先對(duì)檔案實(shí)體的保管轉(zhuǎn)向?qū)﹄娮游臋n處理全過(guò)程的監(jiān)督，檔案工作者將更能有效地運(yùn)用自身文檔管理方面的隱性知識(shí)向各業(yè)務(wù)部門提供檔案管理方面的知識(shí)服務(wù)，逐步實(shí)現(xiàn)從單純的檔案保管者向知識(shí)審計(jì)員、知識(shí)提供者的過(guò)渡，從而適應(yīng)電子環(huán)境下文檔管理的要求，保證知識(shí)資源的完整可靠，知識(shí)更新的實(shí)現(xiàn)。

2.檔案鑒定工作前移

在信息流重組前檔案工作者對(duì)每份檔案開展價(jià)值鑒定，鑒別其是否具有永久保存的價(jià)值。信息流重組后，由于在電子環(huán)境下傳統(tǒng)的文件概念及其物質(zhì)形態(tài)已不復(fù)存在，而且需要鑒定的文件數(shù)量過(guò)大，所以檔案工作者必須參與信息流程的設(shè)計(jì)，將鑒定工作所涉及的相關(guān)要求在文件產(chǎn)生之前即在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段就確定下來(lái)，而且這種鑒定也將更側(cè)重于對(duì)職能、業(yè)務(wù)和風(fēng)險(xiǎn)的分析。

另外，檔案鑒定工作的前移也使得逐份鑒定向“批處理”的轉(zhuǎn)變成為可能，適應(yīng)了電子環(huán)境下文檔數(shù)量激增和對(duì)電子文檔科學(xué)管理的要求。

3.組建檔案知識(shí)庫(kù)

在信息流重組前檔案部門通過(guò)組織館藏為其開展服務(wù)提供保障，而且館藏建設(shè)也偏重于實(shí)體管理和實(shí)體信息的有序化。在信息流重組后檔案部門通過(guò)組建檔案知識(shí)庫(kù)為其知識(shí)服務(wù)的開展提供知識(shí)資源的保障，組建檔案知識(shí)庫(kù)是檔案管理流程重組的重要環(huán)節(jié)，它側(cè)重于知識(shí)的開發(fā)與獲取、知識(shí)的挖掘與整理、知識(shí)的檢索與更新等方面。

可見，組建檔案知識(shí)庫(kù)不僅為檔案部門知識(shí)服務(wù)的開展提供了知識(shí)資源的保障，同時(shí)也符合創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織的要求，是顯、隱性知識(shí)互動(dòng)的需要，有利于組織知識(shí)的積累、學(xué)習(xí)和知識(shí)創(chuàng)新的實(shí)現(xiàn)。

4.引入用戶需求反饋機(jī)制

在信息流重組前檔案部門采取單向線性的實(shí)體管理方式，以館藏決定服務(wù)的內(nèi)容，沒(méi)有考慮到用戶的需求。而知識(shí)服務(wù)是的宗旨是用戶問(wèn)題的解決，所以在流程重組后檔案管理流程中必然要引入用戶需求反饋機(jī)制，只有這樣才能保證檔案部門動(dòng)態(tài)地了解用戶的需求，提供主動(dòng)服務(wù)。

用戶需求反饋機(jī)制連接著檔案部門和知識(shí)尋求者，它的設(shè)立是檔案部門開展知檔案部門的知識(shí)服務(wù)第三章檔案部門開展知識(shí)服務(wù)的條件識(shí)服務(wù)的必要環(huán)節(jié)?？梢哉f(shuō)，檔案部門開展的知識(shí)服務(wù)正是通過(guò)對(duì)用戶反饋信息的不斷分析，在逐步解決用戶問(wèn)題的過(guò)程中動(dòng)態(tài)實(shí)現(xiàn)的。因此離開了用戶需求反饋機(jī)制的設(shè)立，檔案部門的知識(shí)服務(wù)就無(wú)從談起。

三、在檔案管理中信息流的重組和實(shí)施文檔一體化管理的區(qū)別和聯(lián)系

在開始具體討論檔案管理中信息流的重組之前，明確其與文檔一體化之間的關(guān)系非常有必要。

文檔一體化是從文書和檔案工作全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成制發(fā)到歸檔管理的全過(guò)程控制。它包括：文檔實(shí)體生成一體化，即對(duì)公文、檔案從生成、流轉(zhuǎn)、歸檔形成檔案直至檔案被銷毀為止的整個(gè)生命周期進(jìn)行全面管理；文檔管理一體化，從管理體制、組織機(jī)構(gòu)、人員配備等方面保證一體化的實(shí)現(xiàn)；文檔信息一體化，利用時(shí)不用考慮信息是文件信息還是檔案信息，用一條檢索命令即可查到所需的全部文檔信息；文檔規(guī)范一體化，文檔一體化是一項(xiàng)要求規(guī)范程度很高的工作，國(guó)務(wù)院辦公廳、中共中央辦公廳和國(guó)家檔案局都制定了相應(yīng)的文檔管理規(guī)范，這是全國(guó)文檔管理的規(guī)范，也是實(shí)現(xiàn)文檔一體化的主要依據(jù)。由此我們不難看出在檔案管理中實(shí)施信息流的重組和實(shí)施文檔一體化管理既有相似性又有區(qū)別。

1.檔案管理中信息流的重組和實(shí)施文檔一體化管理的共同點(diǎn)

（1）兩者都包含了對(duì)整個(gè)文檔生命周期進(jìn)行全過(guò)程管理的思想

無(wú)論是信息流的重組還是文檔一體化管理都認(rèn)同文件生命周期理論中文件與檔案只不過(guò)是同一事物在不同階段的不同名稱的思想，提倡對(duì)整個(gè)文檔生命周期作系統(tǒng)考慮，進(jìn)行全面管理。

（2）兩者都看到了傳統(tǒng)文檔“分而管之”的弊端

傳統(tǒng)的文件、檔案管理分屬不同的職能部門，形成了兩套獨(dú)立的管理流程，這兩個(gè)管理流程執(zhí)行各自主管機(jī)關(guān)制定的制度和標(biāo)準(zhǔn)，工作環(huán)節(jié)時(shí)常重復(fù)，價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一。這就使得檔案工作者為保證歸檔文件的完整與安全不得不對(duì)文件形成者進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，將工作延伸到文件管理領(lǐng)域；甚至在不少組織中文件形成者和檔案工作者是由同一人兼職。其中的弊端顯而易見：既不利于信息的流動(dòng)也會(huì)影響管理的效率。

（3）兩者都需要現(xiàn)代信息技術(shù)的支持、檔案工作者素質(zhì)的提高信息流的重組和文檔一體化管理都離不開現(xiàn)代通訊技術(shù)，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，同時(shí)也都需要檔案工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)的調(diào)整、素質(zhì)的提高。

（4）兩者的實(shí)施都是為了管理效率的提高

信息流的重組和文檔一體化管理的實(shí)施都能使信息的產(chǎn)生、傳遞、存儲(chǔ)和利用等形成一個(gè)較為全面合理的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，便于對(duì)檔案信息資源的檢索、歸納和提煉，是科學(xué)決策和提高行政管理效率的需要。

2.檔案管理中信息流的重組和實(shí)施文檔一體化管理的不同點(diǎn)當(dāng)然檔案管理中信息流的重組與文檔一體化從本質(zhì)上講是不同的：

（1）兩者的指導(dǎo)思想不同

在檔案管理中實(shí)施信息流的重組體現(xiàn)了知識(shí)管理“以人為本”的管理思想，因?yàn)橹R(shí)是與人緊密聯(lián)系的，所以對(duì)知識(shí)的管理在很大程度上也是對(duì)人的管理。檔案管理流程中信息流的重組是文檔管理與人的管理的融合，有利于挖掘人腦中的隱性知識(shí)，激發(fā)人的創(chuàng)造力：而文檔一體化管理注重的仍然是對(duì)文檔信息內(nèi)容的管理，其中并沒(méi)有體現(xiàn)對(duì)人進(jìn)行管理的要求。

（2）兩者的管理流程不同

檔案管理中信息流的重組并非簡(jiǎn)單的文檔管理流程的重組，而是將文檔管理流程作為整個(gè)組織管理流程的有機(jī)組成部分來(lái)考慮的，因此檔案管理中信息流的重組也要適應(yīng)組織管理流程重組的要求；而文檔一體化僅從文書和檔案工作的全局出發(fā)，側(cè)重于文檔處理過(guò)程的整合，并未將其置于整個(gè)組織管理的大系統(tǒng)中去考慮。

（3）兩者所要實(shí)現(xiàn)的具體目標(biāo)不同

在檔案管理中實(shí)施信息流的重組是知識(shí)管理的要求，所要達(dá)到的目標(biāo)是用戶問(wèn)題的解決，因此它是以用戶為中心，在主動(dòng)服務(wù)思想的指導(dǎo)下展開的，在此過(guò)程中檔案知識(shí)庫(kù)的組建是其重要環(huán)節(jié)之一；而文檔一體化管理所要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是管理的簡(jiǎn)化，其著眼點(diǎn)仍是管理，仍然是由管理來(lái)決定服務(wù)的內(nèi)容，是一種被動(dòng)服務(wù)，因此在這一過(guò)程中無(wú)需組建檔案知識(shí)庫(kù)。

（4）兩者實(shí)現(xiàn)的方式不同

在檔案管理中實(shí)施信息流的重組，是為了實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)庫(kù)與個(gè)性化的用戶需求檔案部門的知識(shí)服務(wù)第三章檔案部門開展知識(shí)服務(wù)的條件以及用戶需求反饋之間的交互運(yùn)動(dòng)。這一交互運(yùn)動(dòng)形成了縱橫交錯(cuò)的知識(shí)共享和創(chuàng)新的知識(shí)網(wǎng)；而文檔一體化管理中由于缺乏與用戶的互動(dòng)，所以不可能形成真正的知識(shí)創(chuàng)新。

可見，認(rèn)清兩者的區(qū)別與聯(lián)系是我們對(duì)檔案管理中信息流的重組這一問(wèn)題展開討論的前提。

〔責(zé)任編輯：譚 蕊〕