辦公自動化系統(tǒng)在博物館的應用與探討

查琦

【摘要】辦公自動化（OA）是一套軟件系統(tǒng)，目前主流采用B/S架構，通過網(wǎng)絡使得使用單位的工作人員可以快捷的共享信息，高效地協(xié)同工作，提升單位的管理水平。一個單位實現(xiàn)辦公自動化的程度，體現(xiàn)了其在現(xiàn)代化管理方面的水平，也標志著在信息化建設領域達到的高度。本文通過對比三家博物館的辦公自動化系統(tǒng)使用現(xiàn)狀，探討如何合理有效的應用OA系統(tǒng)。

【關鍵詞】OA;博物館;信息化

1.OA在故宮博物院的應用現(xiàn)狀

故宮博物院的辦公自動化系統(tǒng)是我們第一個考察的對象。故宮博物院的信息化建設開展的比較早，目前在辦公自動化領域基本上做到無紙化辦公。它的特點是權限劃分得比較細致，OA系統(tǒng)會依據(jù)不同的角色、部門、職務等分配相應的權限。員工登陸系統(tǒng)后，系統(tǒng)會根據(jù)分配的權限展示不同的內(nèi)容，以及可操作的功能。OA的工作流引擎實現(xiàn)了一個可視化圖表，運行在上面的公文流轉、單據(jù)審批等各種流程都可以直觀的查看到目前所處的狀態(tài)。比如員工提交的一張單據(jù)需要各級領導審批，他可以方便地查詢到這張單據(jù)目前流轉到了哪個領導那里以及領導的審批結果。只要有一臺電腦和暢通的網(wǎng)絡，員工就可以方便地辦理業(yè)務，而不用拿著單據(jù)到處找領導簽字。經(jīng)過多年的摸索以及不斷的更新，故宮博物院已經(jīng)實現(xiàn)了一個內(nèi)部門戶系統(tǒng)，它集成了故宮博物院內(nèi)的各個系統(tǒng)，通過這個門戶，員工可以實現(xiàn)單點登錄，通過身份識別和權限分配，安全便捷地訪問自己權限范圍內(nèi)的系統(tǒng)資源。故宮博物院的OA系統(tǒng)也有不足之處，他們的OA系統(tǒng)并沒有實現(xiàn)異地辦公功能，因而沒法在領導異地出差的時候辦理審批等工作。但是他們通過一個變通的辦法解決了這個問題，他們在OA里實現(xiàn)了一個代理功能，即由領導指定一個代理人并將其權限移交，代理人就可以利用權限代為完成各項任務。

2.OA在首都博物館的應用現(xiàn)狀

首都博物館的辦公自動化系統(tǒng)一期投入很多資金，但是應用的效果并不明顯，目前和很多單位的OA系統(tǒng)使用現(xiàn)狀類似，他們的OA系統(tǒng)用戶界面非常友好，在內(nèi)部資訊發(fā)布與共享方面做得較好，共享和資訊發(fā)布功能使用的也較為頻繁。而對于一些工作流運行，比如像公文流轉，審批流程等各種流程化的功能并沒有很好的使用起來，而且由于首都博物館內(nèi)部使用的各種應用程序接口不兼容，導致了在后期應用系統(tǒng)集成時也遇到了很多困難和挑戰(zhàn)，他們在推進信息化建設過程中的經(jīng)驗教訓值得我們深思。相信在管理者的重視下，他們的OA系統(tǒng)應用也會發(fā)生很大的改觀。

3.OA在國家博物館的應用現(xiàn)狀

相比故宮博物院和首都博物館的OA系統(tǒng)，國家博物館的OA系統(tǒng)做得最為完善，不僅實現(xiàn)了異地辦公功能，而且在安全性方面考慮得也非常周到，當然資金投入也是最大的一家。國家博物館的OA系統(tǒng)界面清爽簡潔，功能簡單不繁雜，工作流的流轉同樣實現(xiàn)了可視化的圖形界面，而且流轉的每個節(jié)點非常明確，基本上實現(xiàn)了無紙化辦公。在安全性方面，每個員工都配備了一個USBKEY，只有在電腦上插入表明身份的“鑰匙”，才能登陸到OA系統(tǒng)，領導在審批時也可以使用手寫的電子簽名，確保了用戶身份的真實性。

4.總結

事實上，從本質(zhì)上來說，辦公自動化系統(tǒng)是面向組織的日常運作和管理。也是員工及管理者使用頻率較高的應用系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)在應用內(nèi)容的深度與廣度、IT技術運用等方面都在不斷發(fā)生著變化，并成為組織不可缺的核心應用系統(tǒng)，但是只有應用成功的辦公自動化系統(tǒng)才能發(fā)揮出其組織信息化建設領域的價值。當OA系統(tǒng)在單位應用的不斷發(fā)展深化，對OA系統(tǒng)在辦公流程上的要求也會越來越高。在此種情況下，OA系統(tǒng)的應用就不僅僅是將手工工作搬到計算機網(wǎng)絡上，實現(xiàn)辦公自動化，而是要利用計算機技術的一些先進特點，并加上先進的管理理念和方法，逐步成為更為專業(yè)和廣泛的組織行為管理工具。遺憾的是，當前很多的OA系統(tǒng)在實施時并不成功，更不能擔此大任。

通過對比三家博物館的OA系統(tǒng)，可以得出以下幾點經(jīng)驗

（1）OA系統(tǒng)功能并不是越多越好

故宮博物院和國家博物館的OA系統(tǒng)功能都非常簡單，主要是用來處理公文流轉和單據(jù)審批。但是應用的的非常好，而繁雜的功能只會引起員工的抵觸情緒，會導致OA在實施過程中遇到阻力。而簡潔的頁面和簡單功能操作會給人帶來好感。

（2）管理者的重視非常重要

首都博物館的OA系統(tǒng)沒有很好的實施并非是軟件系統(tǒng)本身不好，人為的阻力也產(chǎn)生了較大的影響。這一點我們都要向故宮博物院和國家博物館學習，國家博物館在推行OA的初期也遇到過阻力，有些員工習慣了傳統(tǒng)的工作方式，對電腦的使用也不太熟悉。他們更傾向于拿著紙質(zhì)的單子去找領導簽字，而不是通過OA系統(tǒng)。通過管理者的決心和大力支持，以及員工的共同努力推動信息化建設，OA系統(tǒng)得以良好的應用。OA系統(tǒng)往往涉及單位各個部門及人員，涉及面非常廣，其引入的新的管理理念和工作模式很大程度上改變了員工傳統(tǒng)的工作習慣。因此，OA系統(tǒng)在推廣過程中，難免要遇到各種阻力。因此，要從制度上、人員上加以保證。

（3）要結合博物館的實際情況，逐步推動信息化建設

辦公自動化系統(tǒng)作為提高工作效率、規(guī)范辦公制度，方便領導決策的重要工具，已成為未來辦公的發(fā)展方向，越來越受到各單位的重視。故宮博物院和國家博物館在信息化建設領域取得了很大的成果，這和他們在這一塊的投入分不開。任何一個博物館，都要結合自身實際情況開展信息化建設。在辦公自動化的推進方面，也應該循序漸進，不能一味的照搬，期望一蹴而就，而應做好長期的規(guī)劃，逐步推動信息化建設。