新形勢下企業(yè)檔案管理信息化建設探討

鐵利

[摘 要] 企業(yè)檔案管理是目前油田企業(yè)所提倡的精細化管理的重要組成部分，在新形勢下，企業(yè)管理信息化是企業(yè)逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化的一個重要里程碑，而目前企業(yè)檔案發(fā)展的目標就是實現(xiàn)信息化。本文主要介紹企業(yè)檔案管理信息化的內(nèi)涵，從不同的角度闡述檔案管理信息化的實現(xiàn)過程。

[關鍵詞] 企業(yè)管理；信息化；建設；檔案管理

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）15- 0055- 01

1 如何理解企業(yè)檔案管理的信息化建設

企業(yè)的檔案管理信息化建設是以計算機技術為基礎，將企業(yè)的檔案進行整理和規(guī)劃，將資源的保管模式逐漸轉變成檔案的實體信息化管理，從而實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的數(shù)字化、全球化和網(wǎng)絡化。企業(yè)檔案管理的一大特色就是全面的服務，而它的發(fā)展方向就是將企業(yè)與國際接軌，實現(xiàn)企業(yè)的專業(yè)化和合作化。

2 在新形勢下企業(yè)檔案管理信息化的實現(xiàn)過程

2.1 傳統(tǒng)檔案管理觀念逐步轉變成檔案管理信息化建設

在我國現(xiàn)代化建設過程中，企業(yè)管理的一些傳統(tǒng)觀念要適當?shù)刈龀稣{(diào)整，我們依據(jù)當前的發(fā)展趨勢，總結出以下有利于企業(yè)發(fā)展的方向。第一，要徹底提高企業(yè)工作人員對資源管理信息化的認識，深刻理解當前檔案管理的發(fā)展方向和趨勢，這樣我們才能更好地為社會提供高質(zhì)量的檔案服務；第二，要引起企業(yè)的管理者對檔案管理信息化的高度關注，我們可以加大宣傳力度，宣傳的方式有很多，例如：網(wǎng)絡、電視、開展講座等，這樣做的目的就是讓信息化深入人心，為以后工作的開展奠定堅實的基礎。第三，在管理者接受信息化的同時也要提高服務和管理的效率，加快檔案信息化的建設管理，使企業(yè)的領導充分認識到信息化的重要性，為企業(yè)的發(fā)展和生產(chǎn)提供高品質(zhì)的檔案服務。[1]

2.2 確定企業(yè)檔案管理的發(fā)展目標

在我們明確檔案管理信息化建設理念后就要確定企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向和目標。每個企業(yè)有了自己的發(fā)展目標就相當于為企業(yè)注入了新的活力，這也是企業(yè)進步的階梯?？傮w來說，實現(xiàn)企業(yè)信息化是為了提高企業(yè)的檔案管理水平和服務效率。同時，為實現(xiàn)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展就必須堅持以下幾個原則：真實與效益并存原則、管理與建設并存原則，以可持續(xù)性全面發(fā)展作為我們的發(fā)展基礎，不斷的探索和進步才是企業(yè)茁壯成長的金標準。而另一方面，要想加快企業(yè)的檔案管理信息化建設，要對各個部門嚴格管理、明確分工。而且可以制定一些約束工作人員的規(guī)章制度，加大對他們的考核力度，督促員工認真工作，提高檔案管理的服務效率。

2.3 提高企業(yè)管理技術水平

企業(yè)檔案管理實現(xiàn)信息化需要有一定的技術水平，這也是企業(yè)發(fā)展進入科學化和現(xiàn)代化階段的體現(xiàn)。企業(yè)的信息系統(tǒng)要不斷完善和維護，計算機、數(shù)據(jù)庫等要始終保持更新的狀態(tài)，同時也要采購新型的信息化服務設備，保證企業(yè)正常運轉。此外，企業(yè)的信息資源是其發(fā)展的基礎，所以我們要完善數(shù)據(jù)庫，保證信息資源的準確性和有效性。

2.4 提高企業(yè)管理的安全性

企業(yè)的發(fā)展固然重要，但是企業(yè)的信息安全也是不可忽略的。企業(yè)要根據(jù)自身的安全需要和可能存在的風險將企業(yè)的信息資源進行嚴格的級別分類，同時對每個級別要有一定的安全要求，保證信息資源不會外泄。更加重要的是要對檔案信息進行風險評估，如果發(fā)現(xiàn)問題就可以及時進行修正。要想使企業(yè)正常的工作和運轉，就需要降低信息資源的錯誤率，而冗余系統(tǒng)法就可以很好地解決這個問題。最后就是要提高企業(yè)管理的安全性，使用余度配置法，為每個級別配置相應的余度，確保企業(yè)有條不紊地開展工作。[2]

2.5 高素質(zhì)的檔案管理人才的加入

每一個企業(yè)的發(fā)展都離不開高素質(zhì)的信息化管理人才，他們的加入為企業(yè)管理提供了智力上的支持，所以說他們?yōu)槠髽I(yè)做出的貢獻是不可估量的。與此同時，企業(yè)需要做的就是加大對管理人員的技術培訓，樹立檔案信息化管理的理念，只有將這些理念深入人心使工作人員意識到學習管理技術的重要性，他們才會對其產(chǎn)生濃厚的興趣。企業(yè)也要不斷地引入新的管理方法和模式，重點培養(yǎng)復合式人才，注重人才的選拔，為企業(yè)的管理體系增添新的活力。[3]

2.6 制定相關的管理規(guī)定

檔案管理信息化是一種全新的企業(yè)檔案管理模式，它也需要完善的管理規(guī)定作為自己堅實的后盾和前進的動力。在企業(yè)管理過程中，提高制度效力就是要體現(xiàn)出它的憑證價值。企業(yè)所制定的相關制度體現(xiàn)在很多方面，包括電子信息的形成、信息的保障和使用、信息的安全性等。按照怎樣的標準去制定相關的制度規(guī)定是需要我們深思熟慮的問題，但總的一點就是要使企業(yè)的每個級別都受到制度的保護。這樣企業(yè)才能不斷發(fā)展和壯大。[4]

3 總 結

伴隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國的科學技術水平也在不斷地提升，在目前的新形勢下企業(yè)檔案管理實現(xiàn)信息化對我國的企業(yè)改革和與國際接軌都具有重大意義。要想徹底實現(xiàn)信息化，我們必須摒棄落后的傳統(tǒng)管理方式，將計算機技術融入到企業(yè)的檔案管理中，對企業(yè)的資源和信息進行統(tǒng)一的管理和整合。除此之外，我們也要提升工作人員的管理能力。這樣才能實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化、科學化，從而提高企業(yè)發(fā)展的速度和處理信息的效率，提升企業(yè)精細化管理水平。

主要參考文獻

[1]劉華萍.以ERP電子文件在線歸檔為契機 創(chuàng)新推進企業(yè)檔案信息化建設[J].檔案學研究，2012（3）.

[2]羅琴.基于和諧管理理論的企業(yè)檔案管理研究[D].武漢：湖北大學，2013.

[3]包學棟，張楠，曹嵐，谷靜.探析企業(yè)管理中的檔案信息化建設路徑[J].中國商貿(mào)，2012（11）.

[4]王尹芹.企業(yè)檔案工作中的信息不對稱現(xiàn)象及其改善[D].武漢：湖北大學，2012.