Word 2007郵件合并功能實(shí)用性探討

劉錦偉

摘要：Word 中“郵件合并”功能很強(qiáng)大，各類辦公人員如果掌握了此項(xiàng)技術(shù)可以大大的提高工作效率。利用郵件合并功能，通過創(chuàng)建主控文檔、連接數(shù)據(jù)源、插入合并域等步驟把數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)合并到主控文檔中，從而方便快捷的完成一些較為復(fù)雜的重復(fù)性工作，達(dá)到事半功倍的效果。

關(guān)鍵詞：郵件合并；主控文檔；數(shù)據(jù)源；合并域

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2014）10-2409-05

在進(jìn)行日常辦公事務(wù)處理時(shí)，一些企事業(yè)單位、學(xué)校等經(jīng)常會(huì)發(fā)大量的通知，如會(huì)議邀請(qǐng)函、信封、錄取通知書、學(xué)生成績(jī)單、準(zhǔn)考證等，這些大量的通知假如只一份一份的編輯打印，顯然耗時(shí)耗力，且容易出錯(cuò)，勢(shì)必大大降低了工作效率。但是我們?nèi)绻苁炀氄莆锗]件合并的功能，那這些看似繁瑣的事情就變得相當(dāng)簡(jiǎn)單了。該文將通過三個(gè)典型案例來說明郵件合并中信函、目錄和標(biāo)簽等文檔類型的使用。

1 郵件合并概述

所謂郵件合并就是在Word 文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，插入一組變化的數(shù)據(jù)域，如word 表格、Excel電子表、Access 數(shù)據(jù)表等，從而批量生成需要的郵件合并文檔。

2 郵件合并實(shí)現(xiàn)過程

郵件合并功能的實(shí)現(xiàn)過程共有三個(gè)步驟： 建立數(shù)據(jù)源、創(chuàng)建主文檔、郵件合并。通過這三個(gè)簡(jiǎn)單的步驟就能實(shí)現(xiàn)文件的批量生成，進(jìn)而提高工作效率。

2.1建立數(shù)據(jù)源

數(shù)據(jù)源就是數(shù)據(jù)記錄表，可以是Word表格中的數(shù)據(jù)，也可以是Excel工作簿中的數(shù)據(jù)，還可以是來自Access數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。 其中數(shù)據(jù)記錄表包含字段名和若干條記錄。通常情況下， 我們選擇使用郵件合并來提高工作效率正是因?yàn)槲覀兪稚弦呀?jīng)有了相關(guān)的數(shù)據(jù)源。我們既可以打開已有的數(shù)據(jù)源， 當(dāng)然也可以根據(jù)需要重新建立新的數(shù)據(jù)源。

2.2 創(chuàng)建主文檔

主文檔是指郵件合并中文本內(nèi)容和格式固定不變的部分， 如通知、請(qǐng)柬、信件、函件、準(zhǔn)考證、成績(jī)單等文檔。主文檔的建立和平時(shí)新建一個(gè)普通的Word 文檔一樣非常簡(jiǎn)單，再此不再詳述。只是值得注意的是， 如果正在為郵件合并創(chuàng)建一個(gè)主文檔， 這份文檔的建立過程中就要考慮在合適的位置留下要合并數(shù)據(jù)填充的空間，當(dāng)然也可以在合并后根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以達(dá)到文檔的整潔和美觀。

2.3郵件合并

利用郵件合并功能，我們可以將數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)合并到主文檔中， 得到我們的目標(biāo)文檔。合并完成的目標(biāo)文檔的份數(shù)由數(shù)據(jù)表中合并的記錄的條數(shù)來決定。它可以是所有的記錄，也可以是其中的一部分記錄，還可以是滿足特定條件的記錄。使用郵件合并功能不僅可以創(chuàng)建信函，還可以直接創(chuàng)建中文信封、信封、目錄和標(biāo)簽等。

3 郵件合并具體應(yīng)用舉例

鑒于篇幅原因，這里只介紹信函、目錄、標(biāo)簽的使用。

3.1 信函的使用——以制作客戶批量信函為例

根據(jù)前面介紹的操作步驟，首先要準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源。這里數(shù)據(jù)源具體編輯過程不再詳細(xì)介紹，只是強(qiáng)調(diào)在Excel電子表格中數(shù)據(jù)源第一行必須是字段名， 數(shù)據(jù)行中間不能有空行。編輯好后的數(shù)據(jù)源如表1所示（只截取部分?jǐn)?shù)據(jù)）。

接下來準(zhǔn)備主文檔。對(duì)于有WORD編輯基礎(chǔ)的用戶來說這并不是一件很難的事情。將主文檔編輯完后添加背景圖片就達(dá)到如圖1的效果。

最后，將數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)合并到主文檔中，以得到我們的目標(biāo)文件。具體操作步驟如下：

打開“客戶批量信函主文檔.docx”，在其編輯狀態(tài)下單擊〖郵件〗選項(xiàng)卡，在〖開始郵件合并〗選項(xiàng)區(qū)中單擊〖開始郵件合并〗按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“信函”文檔類型。在〖開始郵件合并〗選項(xiàng)區(qū)中單擊〖選擇收件人〗按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“使用現(xiàn)有列表”選項(xiàng)，在彈出的“使用現(xiàn)有列表”對(duì)話框中選擇數(shù)據(jù)源：“客戶信息.xlsx”工作簿中的第一張工作表中的數(shù)據(jù)。

將光標(biāo)定位到“尊敬的客戶：”后面，在〖編寫和插入域〗選項(xiàng)區(qū)中，單擊〖插入合并域〗按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“客戶名稱”。用同樣的方法在其它位置插入對(duì)應(yīng)的域，操作完后入如圖2所示：

在〖預(yù)覽結(jié)果〗選項(xiàng)區(qū)中單擊〖預(yù)覽結(jié)果〗按鈕，操作完成后如圖3所示：

最后在〖完成〗選項(xiàng)區(qū)中單擊〖完成并合并〗按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“編輯單個(gè)文檔”，在彈出的“合并到新文檔”對(duì)話框中選擇要合并的記錄，記錄可以是全部，也可以是部分。操作完成后將生成的信函進(jìn)行存盤即可。樣文如圖4所示（只截取部分記錄）：

至此有關(guān)信函的操作已介紹完畢。

3.2 目錄的使用——以制作全國(guó)計(jì)算機(jī)信息高新技術(shù)智能化考試考題單為例

前面我們介紹了信函的使用。對(duì)于本例的考題單來說，只有短短的幾行內(nèi)容，若選擇信函類型，則合并之后的每一個(gè)郵件都起始于不同的頁，這樣打印的時(shí)候就會(huì)造成極大的浪費(fèi)。而此時(shí)用目錄更為合適，因?yàn)槟夸浐喜⒅蟮泥]件是連續(xù)排序的，不會(huì)造成空間的浪費(fèi)。下面就來介紹目錄的使用。

根據(jù)前面的步驟，先準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源。準(zhǔn)備好的數(shù)據(jù)源如表2所示（只截取部分?jǐn)?shù)據(jù)）：

接下來準(zhǔn)備主文檔。準(zhǔn)備好的主文檔如表3所示：

最后，將數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)合并到主文檔中。具體操作步驟如下：

打開“考題單主文檔.docx”，在其編輯狀態(tài)下單擊〖郵件〗選項(xiàng)卡，在〖開始郵件合并〗選項(xiàng)區(qū)中單擊〖開始郵件合并〗按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“目錄”文檔類型。

在〖開始郵件合并〗選項(xiàng)區(qū)中單擊〖選擇收件人〗按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“使用現(xiàn)有列表”選項(xiàng)，在彈出的“使用現(xiàn)有列表”對(duì)話框中選擇數(shù)據(jù)源：“考題單數(shù)據(jù).xlsx”工作簿中的第一張工作表中的數(shù)據(jù)。

將光標(biāo)定位到“姓名：”后面，在〖編寫和插入域〗選項(xiàng)區(qū)中，單擊〖插入合并域〗按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“姓名”。用同樣的方法在其它位置插入對(duì)應(yīng)的域，操作完后入如表4所示：

在〖預(yù)覽結(jié)果〗選項(xiàng)區(qū)中單擊〖預(yù)覽結(jié)果〗按鈕，操作完成后如表5所示：

最后在〖完成〗選項(xiàng)區(qū)中單擊〖完成并合并〗按鈕，步驟同實(shí)例3.1，最終合并后的樣文如表6所示：

這樣不僅節(jié)省紙張，而且疊在一起，便于裁剪，一舉兩得。

3.3 標(biāo)簽的使用—以制作高級(jí)秘書考生檔案為例

標(biāo)簽適用于信息量和篇幅都小得多的文檔，如地址信息、商品的基本信息、考生座位上張貼的個(gè)人信息等。下面就來介紹標(biāo)簽的使用。

根據(jù)前面的步驟，先準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源。

接下來，新建 “高級(jí)秘書考生檔案.docx”文檔。在其編輯狀態(tài)下單擊〖郵件〗選項(xiàng)卡，在〖開始郵件合并〗選項(xiàng)區(qū)中單擊〖開始郵件合并〗按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“標(biāo)簽”文檔類型。在彈出的“標(biāo)簽選項(xiàng)”對(duì)話框中單擊“新建標(biāo)簽”按鈕，在彈出的“標(biāo)簽詳情”對(duì)話框中進(jìn)行如圖5所示的參數(shù)（依據(jù)相片尺寸：2寸為3.5×5.3，A4紙張為21×29.7）設(shè)置：

設(shè)置完后的效果圖如圖6（部分截圖）：

此時(shí)，將單元格對(duì)齊方式改為靠下兩端對(duì)齊，并將光標(biāo)定位在第一個(gè)單元格中，在〖開始郵件合并〗選項(xiàng)區(qū)中單擊〖選擇收件人〗按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“使用現(xiàn)有列表”選項(xiàng)，在彈出的“使用現(xiàn)有列表”對(duì)話框中選擇數(shù)據(jù)源“考生數(shù)據(jù).xlsx”工作簿中的第一張工作表中的數(shù)據(jù)。然后在第一個(gè)單元格中插入所需合并域，操作完后結(jié)果如圖7所示：

4 結(jié)束語

郵件合并是Word的一項(xiàng)高級(jí)功能，在日常辦公中非常實(shí)用，是辦公自動(dòng)化人員應(yīng)該掌握的基本技術(shù)之一。靈活利用這項(xiàng)功能，可以達(dá)到事半功倍的效果，并且出錯(cuò)率幾乎為零。該文涉及的三個(gè)案例，供大家一起探討，旨在提高辦公效率。

參考文獻(xiàn)：

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