新形勢下城建檔案管理全面數(shù)字化淺析

楊曉華

[摘要]本文以新形勢下的城建檔案工作中出現(xiàn)的問題為出發(fā)點，繼而闡述了城建檔案管理全面數(shù)字化的必要性，隨后又提出了一系列有益的創(chuàng)新構(gòu)想，尤其是制度標準化方面，不僅在技術(shù)層面上有所突破，更加結(jié)合行業(yè)的特殊性，發(fā)表了自己獨特的見解，最終總結(jié)了行之有效的實施策略，為城建檔案的數(shù)字化管理提供了新思路

[關(guān)鍵詞]城建檔案；數(shù)字化

一、新形勢下城建檔案數(shù)字化工作出現(xiàn)的問題

（1）全面收錄的問題。城建檔案管理部門收錄數(shù)字化信息的程度，是下一步工作的基礎(chǔ)。就目前的收錄狀況而言，存在著很大的不足，收錄的城建檔案數(shù)字化程度很低，大部分還停留在紙張的階段。這就為數(shù)字化的著錄工作設(shè)置了很大的障礙，浪費了大量的人力物力資源。

（2）有效利用問題。城建檔案全面數(shù)字化工作的終極目的就是使人們充分地利用這方面的信息，從而更好地為城市建設(shè)服務(wù)。隨著工程建筑的大量增加，新形勢下這個問題表現(xiàn)得更為明顯，總體而言，城建檔案的利用效率一直是偏低的，出現(xiàn)這種情況的原因是多方面的，宣傳力度不夠是其重要的原因之一。

（3）計算機網(wǎng)絡(luò)傳播技術(shù)應(yīng)用與發(fā)展為全面數(shù)字化工作提出了新要求。在計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開展城建檔案全面數(shù)字化是新時期城建檔案管理部門面臨的一個全新的課題，計算機網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用與發(fā)展不僅給原有的工作帶來新的影響，而且還將使某些舊的觀念發(fā)生根本性的變化。

二、新形勢下城建檔案管理全面數(shù)字化的必要性

（1）城建檔案管理全面數(shù)字化是信息時代發(fā)展的必然走向。信息經(jīng)濟時代的來臨已成為不可逆轉(zhuǎn)的潮流，信息產(chǎn)業(yè)正逐漸成為經(jīng)濟發(fā)展的支柱產(chǎn)業(yè)。城建檔案館運用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)，增加科技含量并結(jié)合本身的優(yōu)勢，保證工程竣工檔案的完整、準確、及時歸檔，豐富館藏量、豐富原始信息，在市場條件下，把城建檔案工作作為信息產(chǎn)業(yè)來管理、開發(fā)和經(jīng)營，走上科技強檔之路。充分利用現(xiàn)代化的科技設(shè)備和手段，建立檔案信息，方便對各地用戶隨時對檔案目錄、數(shù)據(jù)進行查詢，消除時間、區(qū)域的限制，實現(xiàn)資源共享，使其在城市可持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮重要價值。

（2）城建檔案管理全面數(shù)字化是檔案異地備份的前提條件。城建檔案對于應(yīng)對突發(fā)事件、保障居民生命財產(chǎn)安全具有十分重的意義，一旦遇到地震、洪水等自然災(zāi)害，或者遇到煤氣泄漏等應(yīng)急事件后，城建檔案資料的完整可以為實施營救、制定對策提供重要的參考依據(jù)。鑒于我國一些地區(qū)自然災(zāi)害發(fā)生頻繁，國家建設(shè)部提出城建檔案異地備份的思路，即有計劃地將本地區(qū)的城建檔案進行全面數(shù)字化加工以后，與相隔較遠的另一區(qū)域相互備份，具體的是采取省與省、城市與城市之間相互一一映射，比如說黑龍江省對應(yīng)的是河南省，哈爾濱對應(yīng)鄭州，齊齊哈爾對應(yīng)開封，牡丹江對應(yīng)洛陽等。因而，城建檔案全面數(shù)字化勢在必行。

（3）城建檔案管理全面數(shù)字化是高效提供利用的必然要求。城建檔案數(shù)字化是對傳統(tǒng)檔案管理方式的發(fā)展，使傳統(tǒng)的檔案由本冊式檔案變?yōu)樘N藏豐富的現(xiàn)代化信息資料，使檔案內(nèi)容變得廣泛和多樣，給檔案信息賦予新的內(nèi)涵。數(shù)字化技術(shù)已成為經(jīng)濟發(fā)展的重要推動力，城市經(jīng)濟建設(shè)給檔案工作帶來了無限的發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)，對城建信息管理提出新的要求。社會各階層對城市建設(shè)信息的利用日益頻繁，社會理念由封閉變?yōu)殚_放，城建檔案的現(xiàn)代數(shù)字化管理可以為各企事業(yè)單位、各機構(gòu)以及廣大市民最高效率地提供準確的檔案資料，有利于最大限度地避免重復(fù)建設(shè)，減少經(jīng)濟損失。

三、新形勢下城建檔案管理全面數(shù)字化的實施策略

（1）思想上重視。城建檔案主管部門要把檔案管理與城市建設(shè)工作放在同等重要的位置，一同謀劃、一同部署、一同推進，在開展城市規(guī)劃建設(shè)管理的各項活動中，應(yīng)將城建檔案管理內(nèi)容納入城市建設(shè)管理序列，把是否具備完整的技術(shù)檔案資料、檔案管理部門是否驗收合格，作為能否進行工程竣工驗收的必要條件之一，為工程檔案的接收把好關(guān)。另外，還要及時對采集的數(shù)據(jù)、收集的文件采用自動化的電子掃瞄等方法，進行輸入、校對、管理，對能形成檔案的資料進行嚴格梳理，層層檢查，保證原始材料的完整性、準確性和實效性，為檔案管理工作全面轉(zhuǎn)向數(shù)字化奠定基礎(chǔ)。

（2）資金上投入。資金是加強城建檔案管理的基本保障，在具體運作過程中，財政部門要充分考慮新形勢下城建檔案管理的重要性，在資金上加大投入力度，不斷更新現(xiàn)代化設(shè)備，為檔案的數(shù)字化提供硬件上的保障。同時，要避免長期一成不變，應(yīng)該建立年度遞增機制，隨著政府財政收入的增長和城建檔案管理的實際要求，每年遞增財政投入，確保設(shè)備的更新與時代信息技術(shù)發(fā)展同步。當(dāng)然，也要提高資金的使用效率和效益，避免出現(xiàn)重復(fù)購置等問題。

（3）制度上規(guī)范。從技術(shù)層面講，城建檔案數(shù)字化首先要求的是標準化，但不少地方的城建檔案管理水平比較低，檔案分類不科學(xué)，沒有完善的管理程序和流程，隨意性很大。因此，在城建檔案管理領(lǐng)域，完全采用信息化操作的并不多，許多地方都采取的人工操作方式，數(shù)字化水平非常低，這極大地影響了檔案管理的效率和效果。因而，一定要細化規(guī)章制度。以《中華人民共和國檔案法》為依據(jù)，結(jié)合行業(yè)特殊性，細化規(guī)章制度，明確操作流程和接收標準，使城建檔案的收集工作真正做到有法可依，執(zhí)行明確，從而保證進館檔案的數(shù)量和質(zhì)量。

（4）人才上引進。在各項工作中，人的地位和作用始終應(yīng)該是第一位的。城市建設(shè)的發(fā)展速度越來越快，對現(xiàn)代化的管理手段要求越來越高，幾乎每年都有大量的新技術(shù)和新成果涌現(xiàn)，迫切要求建設(shè)一支掌握數(shù)字城建檔案、對信息加工技術(shù)有較高造詣、掌握多媒體知識、通訊、信息處理等技術(shù)的管理團隊，這就要求我們要努力優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，成為具備多種知識體系的復(fù)合型人才。因而需要引進一些年輕化的人才并不斷地培養(yǎng)他們緊跟時代發(fā)展的腳步，改變城建檔案管理應(yīng)用技術(shù)方面停滯不前的局面。