事業(yè)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)問(wèn)題研究

楊細(xì)剛

【摘 要】針對(duì)學(xué)校辦公模式的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，比較分析了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，提出事業(yè)單位實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的途徑以及推進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要注意的問(wèn)題。事業(yè)單位實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)既能提高辦公效率，節(jié)約行政辦公成本，減少自然資源的浪費(fèi)、降低環(huán)境污染，也符合黨的十八大提出的“信息化”建設(shè)要求，是建設(shè)社會(huì)主義生態(tài)文明的重大舉措。

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；辦公效率； 辦公成本

隨著學(xué)校事業(yè)的快速發(fā)展，二級(jí)部門數(shù)量增多，各部門之間的信息溝通和協(xié)作進(jìn)一步加強(qiáng)，制發(fā)的各類文件逐年遞增，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件辦公模式已經(jīng)越來(lái)越不適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展形勢(shì)和要求，學(xué)校迫切需要推進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)。一般而言，事業(yè)單位的辦公事務(wù)主要包括內(nèi)部發(fā)文、收文處理、通知公告、會(huì)議安排。本文以湖北理工學(xué)院為例，以發(fā)文為重點(diǎn)研究辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)問(wèn)題。

一、目前學(xué)校辦公模式的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

目前，學(xué)校辦公模式以紙質(zhì)文件為主。以制發(fā)文件為例，一個(gè)文件制發(fā)從發(fā)文部門擬定文件草稿、送學(xué)校辦公室審核，辦公室送校領(lǐng)導(dǎo)審簽、根據(jù)校領(lǐng)導(dǎo)審簽意見(jiàn)修改，文印室排版，辦公室復(fù)審，文印室印制、分發(fā)，各部門領(lǐng)取。存在的問(wèn)題有：

1、效率低，周轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng)。這一流程中，從辦公室收到文件草稿到各部門收到正式文件的時(shí)間通常在3-5個(gè)工作日，發(fā)文部門將文稿送學(xué)校辦公室審核、各部門到文件交換箱領(lǐng)取文件等環(huán)節(jié)耗費(fèi)人力及時(shí)間較多，加上各級(jí)審簽等，制發(fā)文件效率低、周轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng)。

2、成本高，需要長(zhǎng)期投入。學(xué)校二級(jí)部門有51個(gè)，包括匯編、存檔等，每一份文件需要印制65份，每年發(fā)給二級(jí)部門的文件約有300件，包括損耗總共印制20000份。據(jù)統(tǒng)計(jì)，每年制發(fā)文件的文件紅頭約2000元、紙張5000元、打印機(jī)和復(fù)印機(jī)墨盒及設(shè)備損耗5000元、印章及印油1000元。負(fù)責(zé)文件印刷、分發(fā)專職人員工資約3萬(wàn)元。每年因印制文件而產(chǎn)生的各項(xiàng)費(fèi)用4.3萬(wàn)元左右，而且需要長(zhǎng)期投入。

3、紙張、打印耗材等浪費(fèi)資源，不環(huán)保。“一噸紙可制成22.9萬(wàn)張A4紙，而生產(chǎn)這些紙大約要使用3.75噸木材，相當(dāng)于砍伐14棵生長(zhǎng)8年、高7米、直徑8寸的樹(shù)?！雹賹W(xué)校制發(fā)文件大概會(huì)用到12萬(wàn)張紙，需用1.965噸木材。紙張的生產(chǎn)還會(huì)消耗大量的水、電，產(chǎn)生污水造成環(huán)境污染。文件的制作也會(huì)耗費(fèi)打印機(jī)墨盒、印油等資源。

4、不便查閱和管理。一般而言，各部門對(duì)收到的各種文件通過(guò)會(huì)議學(xué)習(xí)、傳達(dá)后，交由專人保管保存。如果其他人員需要使用，則要通過(guò)保管人員查閱，非常不便。

二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

1、效率高。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)啟用后，學(xué)校文件、會(huì)議安排、通知等日常辦公事務(wù)均通過(guò)相應(yīng)的辦公平臺(tái)完成。文件發(fā)布后，可以通過(guò)辦公系統(tǒng)及時(shí)查閱。節(jié)省了發(fā)文部門提交文件、二級(jí)部門領(lǐng)取文件的時(shí)間，提高了工作效率。

2、成本相對(duì)較低。目前，學(xué)校一次性投入4萬(wàn)元，通過(guò)計(jì)算機(jī)學(xué)院自主開(kāi)發(fā)了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，并且負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常維護(hù)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用后，除了因檔案管理工作需要印制少量的紙質(zhì)文件用于存檔外，系統(tǒng)投入基本為一次性投入。而且還能節(jié)約人工成本。相對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件而言，不用2年基本就能將文件印制的成本節(jié)省下來(lái)，而且后期基本不需要投入。系統(tǒng)使用的時(shí)間越長(zhǎng)，平均每年的成本就越低。因此，從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是非常劃算的。

3、節(jié)能環(huán)保，大大節(jié)約了紙張、打印耗材等資源。從我校情況看，停發(fā)紙質(zhì)文件可以節(jié)約12萬(wàn)張A4紙，相當(dāng)于節(jié)約近2噸木材，同時(shí)節(jié)約了紙質(zhì)生成過(guò)程中的水電等成本，節(jié)約了打印、復(fù)印的墨盒和印油等資源。

4、便于查閱利用和檔案管理。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)布的文件，本單位的人員可以方便的進(jìn)行查閱，不論是在校內(nèi)還是校外，只要有系統(tǒng)管理員授權(quán)的用戶名和密碼，在任何時(shí)間和地點(diǎn)都能查閱，不受時(shí)空的限制。

三、學(xué)校具備實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基本條件

1、辦公計(jì)算機(jī)基本普及。隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步和學(xué)校工作需要，計(jì)算機(jī)已基本普及。據(jù)初步統(tǒng)計(jì)，學(xué)校二級(jí)部門的辦公用計(jì)算機(jī)有600多臺(tái)，行政辦公人員基本上都配備有計(jì)算機(jī)。

2、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛運(yùn)用。學(xué)校設(shè)有網(wǎng)絡(luò)中心，負(fù)責(zé)整個(gè)校園內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)端口實(shí)現(xiàn)了全覆蓋，二級(jí)部門各個(gè)辦公室的計(jì)算機(jī)基本上都連接了互聯(lián)網(wǎng)。

3、工作人員的素質(zhì)較高。目前，我校引進(jìn)的人員學(xué)歷層次基本在碩士研究生以上，他們?cè)诖髮W(xué)的學(xué)習(xí)中接受了計(jì)算機(jī)方面的學(xué)習(xí)，能夠熟練使用計(jì)算機(jī)。因計(jì)算機(jī)的應(yīng)用性越來(lái)越強(qiáng)，操作十分簡(jiǎn)單，部分以前沒(méi)有接觸計(jì)算機(jī)的同志，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練后，也都能很快使用計(jì)算機(jī)。

四、學(xué)校實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的途徑

1、購(gòu)買辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。目前，市場(chǎng)上做辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的公司很多，如新思創(chuàng)、通達(dá)、威實(shí)軟件等。這些公司提供辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基本模塊，各個(gè)單位再根據(jù)自己的工作實(shí)際，要求公司進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)就能達(dá)到要求。

2、自行開(kāi)發(fā)。黨政辦公室作為辦公自動(dòng)系統(tǒng)使用和管理部門，根據(jù)工作需要提出系統(tǒng)的功能需求，并在系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中進(jìn)行測(cè)試和完善；網(wǎng)絡(luò)中心負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)的穩(wěn)定和安全提出要求并進(jìn)行監(jiān)控；系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)設(shè)計(jì)。我校設(shè)有計(jì)算機(jī)相關(guān)專業(yè)，有一支專業(yè)教師隊(duì)伍，承擔(dān)過(guò)多項(xiàng)企業(yè)、公司的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目，具備開(kāi)發(fā)辦公自動(dòng)系統(tǒng)的條件。自行開(kāi)發(fā)我校辦公自動(dòng)系統(tǒng)相對(duì)比較容易。

五、推進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需要注意的幾個(gè)問(wèn)題

1、領(lǐng)導(dǎo)重視，轉(zhuǎn)變觀念。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要重視辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)文件辦公的觀念，逐步適應(yīng)網(wǎng)上辦公，通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處理公務(wù)。要將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)納入單位年度工作計(jì)劃，加大推進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)宣傳力度，爭(zhēng)取單位內(nèi)部各個(gè)部門的支持。

2、加強(qiáng)培訓(xùn)，強(qiáng)化意識(shí)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)后，要在本單位分批開(kāi)展培訓(xùn)，使本單位全體人員都能熟練操作系統(tǒng)。同時(shí)，通過(guò)培訓(xùn)強(qiáng)化使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)辦公的意識(shí)，改變紙質(zhì)文件的習(xí)慣，達(dá)到本單位全體人員在工作時(shí)間主動(dòng)登錄辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，及時(shí)查閱文件的效果。

3、加強(qiáng)管理，完善功能。要制定本單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理制度，完善監(jiān)督，確保制度的落實(shí)。要完善系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，如信息提醒功能，從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)布的文件、通知等，能夠提醒登錄系統(tǒng)的用戶，同時(shí)根據(jù)發(fā)布對(duì)象及時(shí)發(fā)送手機(jī)短信息，提醒相關(guān)人員及時(shí)查閱系統(tǒng)中的發(fā)布的最新信息。

總之，事業(yè)單位實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，不僅能提高辦公的效率，還能大大地減少紙張及辦公耗材的使用，節(jié)約行政辦公成本，從而減少自然資源的浪費(fèi)、降低對(duì)環(huán)境的污染，符合黨的十八大提出的“信息化”建設(shè)要求，是建設(shè)社會(huì)主義生態(tài)文明的重大舉措。

【參考文獻(xiàn)】

[1]樹(shù)的哭泣造一噸紙要砍14棵大樹(shù)[EB/OL].http：//www.sina.com.cn.2010年3月24日，大眾網(wǎng)-齊魯晚報(bào).