高校信息公開與高校檔案提供利用的聯(lián)系與差異

卓瑪吉

摘要：信息公開是社會公眾對民主社會發(fā)展的必然需求，更是國家政府部門滿足社會公眾知情權的重要舉措。高校信息公開是現(xiàn)代社會高等教育教學發(fā)展的應有之義。本文基于以上背景，在分析了高校檔案部門參與信息公開的意義基礎上，提出了一系列實踐模式和策略，深入探討了如何加強高校檔案部門參與信息公開的內(nèi)部建設工作。

關鍵詞：信息公開高校檔案檔案利用

一、引言

隨著社會公眾知情權意識的不斷加強，信息公開成為了社會公眾對民主社會建設的必然需求。高校作為為社會培養(yǎng)高素質(zhì)人才的專業(yè)機構，其發(fā)展已經(jīng)不再是與社會沒有任何關聯(lián)的獨立行為，高校發(fā)展建設不僅與人才培養(yǎng)相關，更是關系到國家戰(zhàn)略發(fā)展和民族興衰的活動。由于高校發(fā)展建設具有獨特的社會性質(zhì)，更需要將相關信息向社會公眾公開，進一步增強高等學校教育的透明度。而且，高校在基建工程、貨物采購、擴大招生和就業(yè)推薦等方面越來越受到廣泛關注，“陽光工程”成為了現(xiàn)代社會進步對高校辦學的要求，更是防止高校出現(xiàn)收受賄賂、貪污腐敗現(xiàn)象的有效措施。

二、高校信息公開的含義

高校信息公開指的是高校在實施教育教學管理等基本職能中逐漸形成的信息，除了國家法律法規(guī)明確規(guī)定不能對外公開的內(nèi)容之外，一律向社會公眾公開的制度。高校信息公開是國家政務公開制度中的關鍵組成部分，形成一種由下至上的監(jiān)督體系，體現(xiàn)了現(xiàn)代社會的民主公開意識。高校信息公開在內(nèi)容方面不僅包括高校行政管理事務的信息，還包括了法律法規(guī)允許范圍內(nèi)的全部信息。高校信息公開的對象涵蓋了社會各行各業(yè)的法人和自然人，并不限制于在高校內(nèi)部教職工范圍內(nèi)公開。高校信息公開范圍與校務公開相比更加廣泛，也是對校務公開的深化和進一步落實。由此可見，校務公開為高校信息公開工作奠定了基礎、積累了豐富經(jīng)驗。

三、高校檔案部門參與信息公開的意義

高校檔案部門作為國家檔案館體系建設中不可忽視的成員，在現(xiàn)代社會信息公開的背景下，高校檔案部門必須加強拓展各種有關信息公開的功能，為高校信息公開提供有力支持。

同時，國家檔案事業(yè)發(fā)展提出了檔案館建設要實現(xiàn)“五位一體”的功能，包括檔案保管中心、檔案開發(fā)利用中心、政府信息公開查閱中心、愛國主義教育基地和電子文件信息資源中心。由此可見，國家檔案館戰(zhàn)略發(fā)展建設中由“四位一體”模式向“五位一體”功能的轉(zhuǎn)變，除了進一步加強了對電子檔案信息資源的管理之外，還將檔案館作為政府向社會公開信息的查閱中心，社會公眾可以到檔案館查閱和利用已經(jīng)公開的政府文件，這也體現(xiàn)了社會公眾對信息公開的現(xiàn)實需求。在高校信息公開工作方面，同樣對于高校檔案部門的功能建設提出了更高要求。

高校檔案部門的形象是通過其在履行檔案功能服務過程中，廣大社會公眾對高校檔案部門的評價體現(xiàn)的。在很多社會公眾思維意識中，檔案館屬于一種帶有官方色彩的行政管理機構，不知道該如何通過檔案館查閱自身需要的信息，這是現(xiàn)代社會發(fā)展中公共檔案館的真實情況。由于檔案館對于具有政治價值的內(nèi)容過分重視和保護，以及對檔案開發(fā)利用功能的忽視，“保密”、“規(guī)定”、“封閉”等詞匯成為了描述檔案館形象的常用語言。高校檔案部門更是由于長期封閉于象牙塔內(nèi)，幾乎沒有接觸社會公眾的機會，導致高校檔案部門的神秘色彩更加濃重。

高校檔案部門想要真正參與到高校信息公開工作中，并取得良好的社會效果，就需要積極轉(zhuǎn)變自身形象。如何將“保密”、“神秘”、“封閉”的高校檔案向社會公眾開放，使社會公眾能夠充分利用社會民主公開的權益，激發(fā)社會公眾參與高校信息公開建設中，是一個復雜、系統(tǒng)，需要高校多個職能部門共同聯(lián)合完成的任務。首先，高校檔案部門要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的觀念，將“保密”的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橐蚤_發(fā)利用為發(fā)展目標；其次，樹立正確的服務理念，不斷建設和完善高校檔案部門基礎設施，為社會工作提供高質(zhì)量的服務；最后，進一步加強高校信息公開的宣傳力度，努力開拓渠道。高校檔案部門的形象建設有利于高校信息公開工作的開展，積極參與信息公開工作更是高校檔案部門的基礎任務。

四、高校檔案部門參與信息公開的實踐模式

（一）高校檔案部門參與信息公開的內(nèi)容

高校檔案部門的立足之本來源于豐富的檔案信息資源，這些檔案信息資源是高校向社會展現(xiàn)人文精神的重要素材。高校檔案部門在參與高校信息公開工作中，檔案信息資源是信息公開內(nèi)容的主要來源。隨著高校長期可持續(xù)發(fā)展，會產(chǎn)生各種各樣的信息來記錄高校的歷史進程，再經(jīng)過多年的沉淀和積累，只有高校檔案部門存儲的信息資源最為真實、完整。這也從另一方面深刻體現(xiàn)了高校檔案部門參與信息公開工作的價值和意義。但是，高校檔案部門的全部檔案信息資源也不是完全能夠向社會公開的，要在遵循國家《檔案法》和高校檔案管理規(guī)章制度的基礎上進行高校信息公開。由此，高校在認定開放檔案方面成為了高校信息公開的關鍵。為了保證高校開放檔案信息的準確性和安全性，高校要專門組建專家學者成立檔案密級鑒定部門，始終堅持“以公開為基本原則，以不公開為例外”的精神，將高校檔案信息資源中包含國家政治、商業(yè)機密和個人隱私的信息派出，準確把握歸檔信息的所屬密級，將高校保管的全部檔案標明密級情況，將明確標明“公開”的檔案信息對外公開。采用密級鑒定的檔案管理模式，可以使高校擺脫“檔案一般應當自形成之日起，滿三十年向社會開放”的思維束縛，發(fā)揮高校檔案信息的最大化價值。尤其是對于某些文件來說，已經(jīng)成為信息公開內(nèi)容的在歸檔之后密級狀態(tài)直接標注為 “公開”，成為高校檔案部門對外開放檔案中的一部分。

（二）高校檔案部門參與信息公開的方式

（1）網(wǎng)絡平臺查詢

隨著現(xiàn)代信息技術的高速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)成為了社會各個領域數(shù)據(jù)信息共享和交換的重要途徑，網(wǎng)絡傳輸與傳統(tǒng)信息交流方式相比來說，其時效性、便捷性更加符合信息公開的基本要求。國家出臺的《普通高等學校信息公開管理辦法》中要求各大高校在建立網(wǎng)站的同時設置“信息公開”專題欄目，由此可見，網(wǎng)絡平臺成為了高校檔案部門參與高校信息公開的良好方式。高校檔案部門可以為開展信息公開工作建立網(wǎng)站平臺。目前，大多數(shù)高校已經(jīng)建立了相對完善的檔案信息管理系統(tǒng)和檔案信息發(fā)布網(wǎng)站，因此，可以將經(jīng)過密級鑒定的高校檔案發(fā)布于網(wǎng)站上，或者將高校執(zhí)行文件、信息公開內(nèi)容發(fā)布在網(wǎng)站上，使高校檔案部門建立的網(wǎng)站作為高校信息公開的專用平臺。這不但有利于信息公開工作的順利展開，更方便社會公眾了解高校檔案信息資源和發(fā)展情況。

（2）固定查閱場所

高校信息公開采用現(xiàn)場公開查閱的方式比較傳統(tǒng)，雖然工作效率不如建立網(wǎng)絡平臺高效，但是，檔案信息查閱場所的建立也是高校信息公開的重要方式之一?，F(xiàn)場查閱高校檔案信息對于一些目的不明確、檢索操作技能不高的社會工作來說十分必要。而且，高校開設現(xiàn)場查閱檔案信息資源方面具有明顯優(yōu)勢，可以采用建立檔案信息查閱室的方法，還可以直接利用已經(jīng)建成的檔案閱覽室。

五、高校檔案館參與信息公開的內(nèi)部基礎建設

（一）加強高校檔案資源的密級鑒定

高校檔案部門參與高校信息公開的重點加強檔案密級鑒定工作。檔案密級鑒定作為高校檔案部門參與信息公開的基礎保障，只有真正做好檔案密級鑒定，嚴格規(guī)范對外開放檔案的密級級別，才能進一步促進高校信息公開工作的展開。首先，高校檔案部門要經(jīng)過深入調(diào)查研究之后，建立檔案密級鑒定制度，由于國家在檔案密級鑒定方面還缺乏統(tǒng)一標準，因此，高校要根據(jù)自身實際情況，在嚴格遵循國家法律法規(guī)的基礎上，制定易于操作的高校檔案密級鑒定制度，明確劃分檔案密級級別。雖然高校檔案密級鑒定工作知易行難，但如果嚴重缺乏合理規(guī)范的制度，也難以促進高校檔案密級鑒定工作的順利展開。其次，高校檔案部門要積極加強與其他職能部門的合作，共同組建高校檔案密級鑒定小組。高校檔案部門對于文檔信息管理有著豐富經(jīng)驗，但文檔信息的本質(zhì)源于高校各個職能部門工作的事實，因此，想要真正做好高校檔案信息的密級鑒定，要加強聯(lián)系和協(xié)調(diào)高校其他職能部門，抽調(diào)專業(yè)人才共同完成檔案密級鑒定。最后，要努力實現(xiàn)動態(tài)的高校檔案密級鑒定機制，在鑒定其密級級別時要按照規(guī)范標準做出明確規(guī)定，在高校檔案信息管理中標注檔案現(xiàn)行密級級別、解除密級時間和重新鑒定密級的時間等，防止出現(xiàn)“一次定終身”的檔案密級鑒定情況。

（二）將信息公開納入數(shù)字檔案體系建設

將高校信息公開工作納入到高校數(shù)字檔案館發(fā)展建設中。首先，高校領導者要充分認識信息公開的意義，數(shù)字檔案館建設與傳統(tǒng)的將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案完全不同，最為關鍵的是要引入先進的管理思想和理念，信息公開理念正是促進高校信息公開發(fā)展的重要內(nèi)容。因此，高校數(shù)字檔案館建設中，要正確對待信息公開工程建設，將其作為高校信息公開的發(fā)布平臺；其次，高校數(shù)字檔案館的建設也要從多個層面、多個角度體現(xiàn)信息公開內(nèi)容。例如：在高校檔案信息管理系統(tǒng)中增加檔案密級鑒定功能，為檔案信息資源的開放奠定基礎；擴展高校檔案信息管理系統(tǒng)的功能接口，實現(xiàn)與高校辦公文檔管理系統(tǒng)的連接。

六、結論

綜上所述，隨著《普通高等學校信息公開管理辦法》的實施，高校信息公開工作也迎來了新的機遇與挑戰(zhàn)，高校信息公開制度的建立、信息公開內(nèi)容的范圍、國家法律法規(guī)的約束等，都是高校信息公開發(fā)展中必須解決的問題。高校檔案部門參與高校信息公開工作，能夠真正體現(xiàn)高校檔案信息資源的內(nèi)在價值。

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