Word 2010郵件合并在教學(xué)管理中的應(yīng)用

王斯蕾

（黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 黃岡 438002）

Word 2010郵件合并在教學(xué)管理中的應(yīng)用

王斯蕾

（黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 黃岡 438002）

將Word郵件合并功能引入教學(xué)管理工作中，可以簡(jiǎn)化管理流程，實(shí)現(xiàn)事務(wù)處理自動(dòng)化。從成績(jī)單的批量生成及常見疑難問題的解決來看，郵件合并在教務(wù)管理中的實(shí)際應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)教學(xué)事務(wù)處理的自動(dòng)化、批量化。在教務(wù)管理中靈活運(yùn)用郵件合并功能，能將工作人員從重復(fù)性的事務(wù)工作中解放出來，既提高了工作效率，又能確保工作質(zhì)量。

郵件合并；Word 2010；教學(xué)管理；批量處理；辦公自動(dòng)化

0 引言

隨著高校教學(xué)管理日趨規(guī)范，教務(wù)管理人員的工作量愈來愈大，經(jīng)常要處理一些相對(duì)機(jī)械的大批量工作事務(wù)，如制作準(zhǔn)考證、榮譽(yù)證書等。這些工作都具有格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)字段類型相同但內(nèi)容不同的特點(diǎn)。采用傳統(tǒng)的方法逐一編輯，不僅工作量大，而且容易出錯(cuò)。如果能夠靈活運(yùn)用Microsoft Office Word的郵件合并功能，便能將工作人員從重復(fù)冗余的勞動(dòng)中解放出來，既提高了工作效率，又能確保工作質(zhì)量。

所謂“郵件合并”，就是在郵件文檔或主文檔的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料，從而批量生成郵件文檔。“郵件合并”最初是在批量處理“郵件文檔”時(shí)提出的[1]，它是Word的一項(xiàng)高級(jí)功能，是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的基本技能之一。郵件合并可用于創(chuàng)建套用信函、郵件標(biāo)簽、信封、目錄以及大量電子郵件和傳真的分發(fā)。除此之外，也常用于與批量郵件類似的文檔制作，如批量制作成績(jī)單、工資條、邀請(qǐng)函等。適合使用“郵件合并”功能處理的文檔，一般具備兩個(gè)規(guī)律：第一，“郵件合并”中使用的數(shù)據(jù)源表，必須是由字段列和記錄行組成的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的二維數(shù)據(jù)表，字段名標(biāo)明該列的存儲(chǔ)信息，每條記錄行存儲(chǔ)一個(gè)對(duì)象的相應(yīng)數(shù)據(jù)；第二，處理對(duì)象需要生成的文檔數(shù)量較多，且生成的文檔內(nèi)容一部分作為模板文檔固定不變，另一部分則需要根據(jù)數(shù)據(jù)源表中的記錄信息相應(yīng)變化。

1 郵件合并的基本步驟

郵件合并的基本過程包括三個(gè)步驟：編輯主文檔、建立數(shù)據(jù)源、合并文檔。通過靈活運(yùn)用郵件合并，可以完成各種批量作業(yè)。

1.1 建立主文檔

主文檔是指郵件合并內(nèi)容中固定不變的部分，即文檔的通用部分。建立主文檔的過程就是新建一個(gè)Word文檔，在進(jìn)行郵件合并之前它只是一個(gè)普通的文檔，不同的是，在對(duì)主文檔進(jìn)行設(shè)計(jì)排版時(shí)，要考慮到這份文檔如何編排才能與數(shù)據(jù)源更完美地結(jié)合。既要給數(shù)據(jù)填充預(yù)留充足、合適的空間，又要確保文檔的美觀、實(shí)用。

1.2 建立數(shù)據(jù)源

數(shù)據(jù)源就是數(shù)據(jù)記錄表，其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。一般情況下，只要是可以使用SQL語句控制的標(biāo)準(zhǔn)二維數(shù)據(jù)表都可以作為數(shù)據(jù)源。如Excel表格、Outlook聯(lián)系人或Access數(shù)據(jù)庫等。

1.3 合并文檔

在Word主文檔中利用郵件合并工具插入數(shù)據(jù)域后，就建立了主文檔與數(shù)據(jù)源之間的聯(lián)系。從而完成將數(shù)據(jù)源合并到主文檔的操作。

2 應(yīng)用實(shí)例

下面以成績(jī)單的批量制作為例，具體介紹“郵件合并”在教務(wù)管理中的應(yīng)用。

文檔要求：為即將畢業(yè)的學(xué)生每人生成一份各學(xué)期成績(jī)單，其中年級(jí)、班級(jí)、學(xué)期及課程名稱作為模板事先設(shè)置好，而學(xué)號(hào)、姓名、性別和各門課程成績(jī)需要根據(jù)實(shí)際記錄輸入。

2.1 建立模板文檔

新建一個(gè)Word空白文檔，輸入相關(guān)內(nèi)容并編輯格式及頁邊距（如圖1所示）。

圖1 成績(jī)單模板文檔

2.2 建立并設(shè)置數(shù)據(jù)源表文件

新建一個(gè)Excel空白文檔，設(shè)置成績(jī)單，填寫項(xiàng)目數(shù)據(jù)表格，內(nèi)容包括學(xué)號(hào)、姓名等需要在模板文檔中顯示的所有項(xiàng)目（如表1所示），將文檔以“成績(jī)單”命名并保存。

表1 成績(jī)單數(shù)據(jù)源表

2.3 合并數(shù)據(jù)源生成批量文檔

2.3.1 插入域

（1）將光標(biāo)定位于域的插入點(diǎn)后，單擊“郵件→開始郵件合并”中的“普通Word文檔”。

（2）單擊“郵件→選擇收件人”中的“使用現(xiàn)有列表”，通過“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框打開數(shù)據(jù)源“成績(jī)單”工作簿，在“選定表格”對(duì)話框中選中數(shù)據(jù)源工作表“sheet1$”（如圖2所示）。

圖2 數(shù)據(jù)源工作表選擇對(duì)話框

（3）將光標(biāo)依次定位于“學(xué)號(hào)”“姓名”“性別”及各科“成績(jī)”顯示區(qū)域。同時(shí)，應(yīng)依次單擊“郵件→插入合并域”下拉列表中相應(yīng)的“學(xué)號(hào)”“姓名”“性別”及“課程名稱”，完成數(shù)據(jù)域的插入（如圖3所示）。

2.3.2 合并

（1）單擊“郵件→預(yù)覽結(jié)果”，可預(yù)覽查看合并第一條記錄的結(jié)果。

（2）單擊“郵件→完成合并”下拉列表中的“編輯單個(gè)文檔”，在“合并到新文檔”對(duì)話框中，選擇需要合并的記錄數(shù)量，即可生成相應(yīng)的文檔。

3 注意事項(xiàng)及疑難問題的處理

在利用郵件合并功能處理日常工作的過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種問題而無法順利完成合并。同時(shí)，也可能會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)信息顯示有不同要求，如小數(shù)位數(shù)、數(shù)據(jù)顯示頁面等問題。筆者將操作中的注意事項(xiàng)及常見問題的解決方法進(jìn)行了整理，供大家參考。

3.1 字段名必須在數(shù)據(jù)源表的第一行

在實(shí)際工作中，Excel數(shù)據(jù)源表的第一行通常有一個(gè)合并居中的大標(biāo)題，如“**班成績(jī)單表”。如果要將該表用作數(shù)據(jù)源，則應(yīng)先將第一行大標(biāo)題刪除，得到一張以字段名為列標(biāo)題的二維數(shù)據(jù)表。因?yàn)猷]件合并過程中，數(shù)據(jù)源表的第一行將被作為字段名用來引用數(shù)據(jù)表中的記錄。

圖3 插入數(shù)據(jù)域后的主文檔

3.2 數(shù)據(jù)源字段名必須是唯一的

郵件合并使用的數(shù)據(jù)源表中，要求每個(gè)字段名必須是唯一的，否則會(huì)給后面的插入域造成混淆。例如：英語課一般會(huì)開設(shè)兩個(gè)學(xué)期，那么，成績(jī)單中就會(huì)包含兩次英語成績(jī)。如果在數(shù)據(jù)源表中不加以區(qū)分，那么在插入域時(shí)就無法準(zhǔn)確地定位學(xué)期。解決這一問題的方法是可以通過數(shù)據(jù)源表，將兩個(gè)相同的字段名分別改為“英語（一）”和“英語（二）”來避免這種情況的發(fā)生。

3.3 數(shù)據(jù)源無空白記錄

數(shù)據(jù)源表中記錄的行數(shù)，決定了生成文件的份數(shù)。表中的每一行，包含各記錄的特定信息，因此，在制作數(shù)據(jù)源表時(shí)必須保證表中無空白行，字段信息完整，否則在郵件合并完成后會(huì)生成相應(yīng)的無信息或缺少數(shù)據(jù)的主文檔，從而造成不必要的浪費(fèi)。

3.4 數(shù)據(jù)源存儲(chǔ)位置不能變更

在郵件合并過程中，數(shù)據(jù)源存儲(chǔ)位置不宜隨意變動(dòng)。如果在郵件合并生成文檔完成前，將數(shù)據(jù)源表移動(dòng)至其他文件夾下，那么，再次打開主文檔時(shí)便無法自動(dòng)鏈接數(shù)據(jù)庫內(nèi)容。要解決數(shù)據(jù)庫無法正確裝入的問題，可以通過修改“數(shù)據(jù)鏈接屬性”中的“數(shù)據(jù)源”地址來解決。當(dāng)然，也可以通過重新“選取數(shù)據(jù)源”來解決。

3.5 設(shè)置小數(shù)位數(shù)

郵件合并后，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)小數(shù)點(diǎn)后數(shù)據(jù)很長(zhǎng)的情況。即使是利用Excel中“設(shè)置單元格格式”工具將小數(shù)點(diǎn)后位數(shù)減少，也無法解決郵件合并后小數(shù)位數(shù)過長(zhǎng)的問題。這是由于數(shù)據(jù)源工作表中的數(shù)據(jù)大多是由公式或函數(shù)計(jì)算得出的，遇到除法操作時(shí)，就可能出現(xiàn)小數(shù)位數(shù)多的情況。雖然利用工具能使表格中數(shù)據(jù)按要求顯示，但實(shí)際源數(shù)據(jù)的小數(shù)并沒有改變。如果想解決郵件合并后小數(shù)位數(shù)的問題，可以使用下面的方法。

在合并后的主文檔中，選中需要設(shè)置小數(shù)位數(shù)的數(shù)據(jù)，單擊右鍵，在快捷菜單中選擇“切換域代碼”。在已經(jīng)存在的域代碼的反括號(hào)“}”前，輸入#"0.00"。小數(shù)點(diǎn)后面0的個(gè)數(shù)，決定了小數(shù)保留的位數(shù)。例如：如果只想保留一位小數(shù)就輸入#" 0.0"[2]。最后，鼠標(biāo)右鍵單擊選“更新域”就可以了。

3.6 同一頁面生成多條記錄

利用Word郵件合并，可以批量處理和打印文檔。很多情況下，我們的文檔對(duì)象很短，只占幾行的空間。但是，打印時(shí)也要用整頁紙，導(dǎo)致打印速度慢，并且浪費(fèi)紙張。造成這種結(jié)果的原因是，每個(gè)郵件之間都有一個(gè)“分節(jié)符”，使下一個(gè)郵件被指定到另一頁[3]。

如果要在一張A4紙型上打印多張準(zhǔn)考證，可以采取先將第一份格式已設(shè)置完成的準(zhǔn)考證對(duì)象復(fù)制后，反復(fù)粘貼至同一頁面的下方，直至紙張不能容納為止。然后，把插入點(diǎn)定位于該文檔中兩個(gè)相鄰對(duì)象之間的空白行處，單擊“郵件→規(guī)則”功能區(qū)組中的“下一記錄”命令即可[4]。這樣，第二個(gè)表格對(duì)象中的數(shù)據(jù)，將會(huì)變成數(shù)據(jù)源中第二條記錄的數(shù)據(jù)。若同一頁面有多張表格對(duì)象可依此類推。這樣，便可以在同一張紙上生成多個(gè)不同的準(zhǔn)考證對(duì)象。

4 結(jié)束語

郵件合并實(shí)現(xiàn)了Word與Excel中數(shù)據(jù)的互通及轉(zhuǎn)換。將原本繁瑣的工作變得規(guī)范化、自動(dòng)化。然而，在當(dāng)前高校教務(wù)管理海量數(shù)據(jù)處理的新形勢(shì)下，將郵件合并引入到文檔的批量處理中，只是教務(wù)在信息化、自動(dòng)化管理方面的一個(gè)體現(xiàn)。面對(duì)復(fù)雜多樣的文檔處理工作，只要舉一反三，合理利用辦公軟件提供的強(qiáng)大功能，就能將它運(yùn)用到學(xué)校管理工作當(dāng)中，甚至其他行業(yè)的工作中，如招生錄取通知書、財(cái)務(wù)工資條、人事聘任書、衛(wèi)生檢疫報(bào)告單及產(chǎn)品質(zhì)量鑒定書等事務(wù)的處理。

［1］王平霞，郝志廷.Word中郵件合并的應(yīng)用實(shí)例［J］.安徽電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2013（3）.

［2］羅幼平，王仕勛，萬德年.計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)任務(wù)驅(qū)動(dòng)教程［M］.北京：高等教育出版社，2011：149.

［3］戴湘竹.如何利用Word郵件合并功能來提高工作效率［J］.黑龍江交通科技，2008（9）：123.

［4］陳偉.探究郵件合并在學(xué)校日常辦公中的使用［J］.計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2013（7）：124.

Application of Word 2010 Mail Merging in Teaching Management

WANG Si-lei
（Huanggang Polytechnic College，Hubei Huanggang 438002，China）

“Mail merge”function is introduced intotheteaching management which simplifiesthe process of management and realizesthe automatictransaction processing. Generated fromthetranscripts ofthe bulk and solutiontocommon problems inthe practical application of mail merger inthe educational administration management，it automates and batchestheteachingtransaction processing.Flexible using ofthe mail merge function in educational administration management，not only releasesthe staff fromthetransaction processing repeatability，but alsoensuresthe quality and efficiency of work.

mail merging;Word 2010;batch processing; teaching management;office automation

TP317.2

A

1673-2022（2014）04-0054-04

2014－08－25

王斯蕾（1980-），女，湖北黃岡人，講師，研究方向?yàn)閿?shù)據(jù)庫、計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。