高校特殊載體檔案資源建設(shè)策略研究

王雅南

(四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院，四川德陽(yáng)618000)

1 特殊載體檔案資源建設(shè)的必要性

中華人民共和國(guó)教育部令第27 號(hào)《高等學(xué)校檔案管理辦法》中指出:“第二條高等學(xué)校檔案(以下簡(jiǎn)稱高校檔案)，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。第三條高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃?！庇纱藳Q定了高校檔案工作的重要性與檔案資源體系的多樣性［1］。

高校檔案從其載體上劃分，有普通檔案和特殊載體檔案，普通檔案一般指紙質(zhì)載體檔案，特殊載體檔案通常指除紙質(zhì)載體以外的其它載體的檔案，如照片、膠片、磁盤、磁帶、光盤、軟盤及實(shí)物。高校常見的特殊載體檔案主要有:照片檔案、視頻檔案、聲像檔案、光盤檔案、口述檔案、實(shí)物檔案等。它是高校檔案資源體系不可缺或的組成部分。

特殊載體檔案是高校檔案的一個(gè)重要組成部分，它同樣具有原始記錄性這一檔案的本質(zhì)屬性。它具有客觀、形象和真實(shí)的特點(diǎn)，能生動(dòng)、具體地再現(xiàn)學(xué)校教學(xué)、科研及各方面工作成果，真實(shí)記錄學(xué)校各個(gè)時(shí)期的發(fā)展面貌，具有重要的查證作用和歷史參考價(jià)值。然而目前，包括四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院在內(nèi)的許多高校，對(duì)普通檔案的收集、整理、保管、利用及數(shù)字化建設(shè)有了很大的成效，但是對(duì)于特殊載體檔案的管理非常薄弱，如四川建院，對(duì)此基本上沒有涉及。因此，必須進(jìn)行照片檔案、視頻檔案、聲像檔案、光盤檔案、口述檔案、實(shí)物檔案等特殊載體檔案的收集、整理，加工，建立各類特殊載體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，才能使學(xué)院檔案館館藏資源建設(shè)得以完善。由于檔案的原始屬性、收集歸檔的及時(shí)性、資源建設(shè)的全面性、連續(xù)性與完整性，確定了特殊載體檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的緊迫性與必要性。

2 特殊載體檔案資源建設(shè)目標(biāo)與原則

2.1 特殊載體檔案資源建設(shè)目標(biāo)

通過(guò)對(duì)各類特殊載體檔案的征集、整理，加工，著錄，建立起六個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù):照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù);視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù);聲像檔案數(shù)據(jù)庫(kù);光盤檔案數(shù)據(jù)庫(kù);口述檔案數(shù)據(jù)庫(kù);實(shí)物檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.2 合法性規(guī)范性原則

首先特殊載體檔案資源建設(shè)，必須符合國(guó)家檔案管理相關(guān)法律法規(guī);其次，行為規(guī)范，要有標(biāo)準(zhǔn)可依。如，中化人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、本館根據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定的技術(shù)規(guī)范及管理實(shí)施細(xì)則等，如《四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院特殊載體檔案管理實(shí)施辦法》。各種特殊載體的檔案嚴(yán)格按照檔案行政主管部門及行業(yè)主管部門制定的相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范管理，如，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn):照片檔案管理規(guī)范(GB/T 11821 －2002 代替GBT11821 －1989)、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894—2002;中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn):磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范 DA/T15 －1995、檔案縮微品保管規(guī)范DA/T 21 －1999，確保檔案質(zhì)量。使檔案資源建設(shè)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)行。

2.3 主動(dòng)性開發(fā)原則

照片檔案、視頻檔案、聲像檔案、光盤檔案、口述檔案、實(shí)物檔案這些特殊載體檔案，在高校各系部的年度歸檔中往往被忽視，兼職檔案員不會(huì)主動(dòng)將其移交到檔案館，這類檔案依靠接收是不夠的，主要還是靠征集，這就需要檔案館主動(dòng)到系部去收集歸檔范圍的特殊載體檔案，到離退休老同志住所去征集歷史照片、實(shí)物檔案等，甚至是拍攝照片、錄音、錄像。

2.4 類型多樣性原則

一個(gè)重大事件如學(xué)院新系的成立，建院大慶活動(dòng)，學(xué)院歷屆黨代會(huì)的召開，有影響的教學(xué)、科研成果的嘉獎(jiǎng)、教學(xué)、科研基地的掛牌，等等，其過(guò)程中產(chǎn)生的檔案遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還包括了各種載體的特殊檔案，如實(shí)物、照片、視頻、光盤等?？谑鰴n案在彌補(bǔ)校史檔案空白中，起著重要的作用。

2.5 系統(tǒng)化原則

只有能全面反映學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，才是系統(tǒng)化的檔案資源，才能夠在若干年后，真實(shí)地還原當(dāng)時(shí)的事件。試想，幾十年甚至上百年后，過(guò)眼云煙，斯人已去，靠什么來(lái)還原當(dāng)年的事件，當(dāng)然是這些完整準(zhǔn)確，系統(tǒng)化的檔案了。

2.6 安全維護(hù)原則

特殊載體檔案要有特殊的保護(hù)環(huán)境，如磁性載體檔案要進(jìn)入防磁柜，要進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)，實(shí)物檔案需要養(yǎng)護(hù)維修等，要嚴(yán)格執(zhí)行各類載體的保管條件，凡不能備份的檔案，都是“孤本”，一旦人為或自然損毀都是不可挽回的損失。

2.7 效益性原則

在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，選擇最優(yōu)化的特殊載體檔案資源建設(shè)方案，包括選擇最優(yōu)的工作流程、最科學(xué)的技術(shù)手段、最規(guī)范的整理加工行為和最合理的設(shè)施設(shè)備等。

3 特殊載體檔案資源建設(shè)內(nèi)容

3.1 制定技術(shù)規(guī)范

為了規(guī)范、科學(xué)、合理、與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行特殊載體檔案資源建設(shè)，檔案館要結(jié)合本館實(shí)際，參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制訂出本單位檔案館的特殊載體檔案資源建設(shè)技術(shù)規(guī)范或管理辦法。如，《四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院特殊載體檔案管理實(shí)施辦法》《四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院電子檔案管理實(shí)施辦法》。

3.2 配備必需的設(shè)施設(shè)備

特殊載體檔案資源建設(shè)必備的軟件、硬件設(shè)備是其前提條件。軟件主要包括網(wǎng)絡(luò)、電腦等自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的操作系統(tǒng)軟件、防毒、殺毒軟件、檔案管理系統(tǒng)軟件、磁性檔案檢測(cè)軟件等;必備的硬件主要包括:服務(wù)器、工作站、數(shù)字化檔案存儲(chǔ)設(shè)備、照片掃描儀器、照相儀器、攝像儀器、打印儀器等。如:自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化信息化管理的檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、磁盤、移動(dòng)硬盤、平板彩色高速掃描儀，錄音筆、高清數(shù)碼攝像機(jī)、高清數(shù)碼照相機(jī)、彩色打印機(jī)等，保障特殊載體檔案資源建設(shè)和數(shù)據(jù)庫(kù)的正常運(yùn)行［2］。

3.3 基本內(nèi)容與流程

特殊載體檔案資源建設(shè)的內(nèi)容與主要工作環(huán)節(jié)有:①照片檔案的征收、拍攝制作、修復(fù)、翻拍、整理、掃描、加工、錄入數(shù)據(jù)、構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)。②視頻檔案的征收、攝像制作、檢測(cè)、整理、加工、錄入數(shù)據(jù)、構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)。③聲像檔案的征收、檢測(cè)、整理、加工、錄入數(shù)據(jù)、構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)。④光盤檔案的收集、檢測(cè)、整理、加工、錄入數(shù)據(jù)、構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)。⑤口述檔案的錄制、收集、檢測(cè)、整理、加工、錄入數(shù)據(jù)、構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)。⑥實(shí)物檔案的征收、修復(fù)、仿品制作、整理、加工、錄入數(shù)據(jù)、構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)。

4 特殊載體檔案資源建設(shè)階段劃分與進(jìn)度

4.1 第一階段

調(diào)研、設(shè)備購(gòu)置階段。是特殊載體檔案資源建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，包括特殊載體檔案資源建設(shè)必須的軟件、硬件設(shè)施設(shè)備的調(diào)研和采購(gòu)，要落到實(shí)處，按采購(gòu)程序和規(guī)章辦事，根據(jù)實(shí)際情況確定完成期限。

4.2 第二階段

調(diào)研、征集階段。是特殊載體檔案資源建設(shè)的難點(diǎn)，實(shí)地調(diào)查研究，接收、征集、制作照片檔案、視頻檔案、聲像檔案、光盤檔案、口述檔案、實(shí)物檔案等特殊載體檔案資源。由于這類檔案學(xué)院現(xiàn)存的極少，需要進(jìn)行大量的調(diào)研與征收，甚至通過(guò)拍照(如基建檔案)、攝影(如重大活動(dòng)檔案)、錄制(如口述檔案)來(lái)獲取檔案資源。接收、征集，是特殊載體資源建設(shè)的一個(gè)長(zhǎng)期、日常性的工作，根據(jù)實(shí)際情況確定階段性的完成期限。

4.3 第三階段

加工整理階段。是特殊載體檔案資源建設(shè)的主要環(huán)節(jié)和任務(wù)。主要是修復(fù)(如破舊的實(shí)物檔案)、翻拍(如模糊的老照片)、制作贗品(如需珍藏的實(shí)物檔案)以及對(duì)磁性載體檔案即電子照片、視頻檔案、聲像檔案、光盤檔案進(jìn)行檢測(cè)，認(rèn)證其是否達(dá)到歸檔要求。然后歸類整理歸檔。

4.4 第四階段

構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)階段。從特殊載體檔案的分類整理，錄入信息、目錄建庫(kù)，數(shù)據(jù)掛接、建立索引、入庫(kù)驗(yàn)收到檢索利用，各個(gè)環(huán)節(jié)落實(shí)到人頭，專人負(fù)責(zé)，分工協(xié)作，行為規(guī)范，遵守技術(shù)規(guī)則，保證數(shù)據(jù)的數(shù)量與質(zhì)量符合要求。人頭管理，規(guī)定完成的數(shù)量、質(zhì)量與時(shí)間。

4.5 第五階段

數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)核查、驗(yàn)收階段，是特殊載體檔案資源建設(shè)的重點(diǎn)和關(guān)鍵。對(duì)數(shù)據(jù)的錄入、著錄、掛接、關(guān)聯(lián)等進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)的校對(duì)、檢查和驗(yàn)收、審核，層層把關(guān)，對(duì)不合格的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、補(bǔ)充或重錄，確保紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案的一致性、完整性、準(zhǔn)確性、關(guān)聯(lián)性、合法性、規(guī)范性、安全性。根據(jù)實(shí)際情況確定完成期限。

4.6 第六階段

資源建設(shè)成果管理、利用階段，加強(qiáng)系統(tǒng)化的特殊載體檔案的維護(hù)和管理，經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行多套備份，異地保存。確保特殊載體實(shí)體和數(shù)據(jù)的安全、完整和長(zhǎng)期可用;特殊載體檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，是其資源系統(tǒng)建設(shè)的目的，也是高效利用及檔案信息服務(wù)的起點(diǎn)。

［1］教育部，國(guó)家檔案局. 高等學(xué)校檔案管理辦法［Z］.中華人民共和國(guó)教育部令第 27 號(hào). 2008.8.20

［2］王雅南.抓住機(jī)遇，以評(píng)促建，以評(píng)促改，以評(píng)促管——以四川建院檔案工作規(guī)范化管理為例［J］. 科技視界，2013(36):219，257.