淺談如何做好文書檔案管理工作

龍繡娟/國網(wǎng)青海省電力公司黃化供電公司

淺談如何做好文書檔案管理工作

龍繡娟/國網(wǎng)青海省電力公司黃化供電公司

通過對人們社會實踐活動的真實記錄，從而形成檔案。而且檔案隨著社會的發(fā)展也在不斷的發(fā)展和進(jìn)步。特別是在當(dāng)前新形勢下，檔案變得越發(fā)的重要，檔案管理的各種新方法不斷得以應(yīng)用，從而有效的提高了檔案的工作效率。文中對文書檔案管理中存在的問題進(jìn)行了分析，同時對提高文書檔案管理工作水平提出了具體的措施，并進(jìn)一步對加強(qiáng)文檔管理人員的整體素質(zhì)進(jìn)行了具體的闡述。

文書檔案；管理；工作

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，我國的產(chǎn)業(yè)化進(jìn)程速度得以不斷的加快，而且開始身著網(wǎng)絡(luò)化和資源共享化的方向發(fā)展，這就使傳統(tǒng)的檔案管理模式和利用方式無法適當(dāng)前產(chǎn)業(yè)化發(fā)展的需求，所以加強(qiáng)檔案的資源建設(shè)及法制化進(jìn)程已成為當(dāng)前檔案管理的必然趨勢。文書檔案是對社會組織所從事的各類管理活動的記錄，其主要是對各種有保存價值的文書轉(zhuǎn)化而來，文書檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要組成部分，其通過對企業(yè)發(fā)展歷程的記錄，為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的文字依據(jù)，是企業(yè)得以生存和發(fā)展的重要條件，所以加強(qiáng)文書檔案管理工作至關(guān)重要。

一、文書檔案管理中存在的問題

1.檔案工作人員的培訓(xùn)工作需要加強(qiáng)。文書檔案管理工作中其分類和立卷具有較強(qiáng)的專業(yè)性，但在目前較多企業(yè)當(dāng)中，對于文書檔案管理工作中，其管理人員多數(shù)都沒有經(jīng)過專業(yè)的知識學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，在工作中不得要領(lǐng)，缺乏專業(yè)的技能，無法滿足現(xiàn)在文書檔案工作的實際需求。部分檔案管理者盡管是科班出身，便也只是停留在檔案的基礎(chǔ)認(rèn)識上，自身的知識結(jié)構(gòu)更新較慢，管理理念落后，這就在很大程度上制約了文書檔案管理的水平。而且在當(dāng)前檔案信息化建設(shè)過程中，計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，更對檔案管理人員提出了更高的要求，作為一名文書檔案管理人員需要不斷加強(qiáng)自身的知識的更新外，還要及時對新技術(shù)和新知識進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，從而使文書檔案向標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向發(fā)展。

2.文書工作和檔案工作直接的銜接存在問題。在文書檔案管理工作中，文書和檔案是相互統(tǒng)一又相互獨立的兩種工作形式，而且只有兩者有效的進(jìn)行配合，才能建立一個分體式的管理體制，所以在實際管理工作中，無論是文書還是檔案都需要實行一種分塊式的管理制度，從而確保管理的有效性和科學(xué)性。但在實際工作中，文書和檔案工作之間卻存在較相互脫離的情況，文書人員不了解檔案工作，而檔案人員更很少對文書工作進(jìn)行考慮，兩者之間缺乏有效的銜接，而且在彼此的公文處理方式上，也存在著不規(guī)范和不標(biāo)準(zhǔn)的地方，這就更拉大了兩者之間的距離。

二、提高文書檔案管理工作水平的措施

1.做好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接。文件是檔案的基礎(chǔ)，文件質(zhì)量的高低直接關(guān)系到檔案的質(zhì)量的好壞，沒有高質(zhì)量的文件作為基礎(chǔ)，檔案的質(zhì)量就得不到有效的提高，由此可見，檔案管理水平的高低是建立在文書部分規(guī)范化處理文件的基礎(chǔ)之上的。因而，文書人員要提高檔案意識，切實做好文書材料的立卷歸檔。在實際的文件處理過程中，要時刻意識檔案管理工作，從而真正實現(xiàn)文書、檔案工作一體化。要做好這一點，需要文書人員重視文件材料的質(zhì)量，例如紙張的大小、文字的格式等都需要有一個標(biāo)準(zhǔn)。嚴(yán)謹(jǐn)使用圓珠筆、紅墨水、鉛筆等起草、修改和批閱文件材料等。此外，文件的處理要及時、準(zhǔn)確；收發(fā)文件需要及時的進(jìn)行登記和記錄，一旦發(fā)現(xiàn)文件的缺少，要及時的查找。尤其是對于帳外的資料，例如領(lǐng)導(dǎo)者的講話以及外出開會的記錄等，要及時的收集和處理，保證文件材料的完整性。

2.加強(qiáng)部門之間的合作，做好文書檔案的收集工作。檔案工作者要主動的了解業(yè)務(wù)部門正在或者將要進(jìn)行的新的工作；經(jīng)常性的導(dǎo)各個部門之間去走動走動，獲得及時的信息；還要根據(jù)單位的實際工作，主動思考檔案的工作怎樣圍繞單位的中心進(jìn)行，如何做好資料的收集和整理工作等。

加強(qiáng)檔案管理部門和各個部門之間的協(xié)調(diào)和溝通，保證檔案資料收集的順暢。收集資料要分清重點，著重收集能夠展示單位歷史和現(xiàn)狀，促進(jìn)單位未來發(fā)展的資料，為實際的研究和服務(wù)，提供有力的證據(jù)和有價值的情報。

3.建立有效的管理機(jī)制和程序，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦理公文。對于檔案管理的規(guī)定和程序，要盡可能的細(xì)化，簡潔明了，并且具有可操作性。文書檔案工作人員要嚴(yán)格的執(zhí)行公文的規(guī)則，嚴(yán)格進(jìn)行審核和簽發(fā)，堅決避免濫發(fā)文件和發(fā)無效的文件現(xiàn)象。在公文正式印刷之前要認(rèn)真審核簽發(fā)的手續(xù)是否完整、附件是否完善以及文件的格式是否規(guī)范，在印刷以后發(fā)送之前工作人員還需要進(jìn)行再一次的復(fù)核。如果需要修改實質(zhì)性的內(nèi)容，則需要按照程序進(jìn)行復(fù)審。對于公文的用紙、幅面以及字體、排版等都需要按照嚴(yán)格得的技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行。要充分的利用隨文卡片的作用，簡明扼要的填寫文件處理單、發(fā)文稿紙的卡片，合理的制定文件的發(fā)文的范圍。對于文件件數(shù)的控制，要嚴(yán)格，禁止隨意的抄送現(xiàn)象。

三、加強(qiáng)文檔管理人員的整體素質(zhì)

1.進(jìn)一步提高文檔管理人員對文檔工作的認(rèn)識、增強(qiáng)管理意識。文檔管理是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業(yè)知識，開拓視野、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學(xué)》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認(rèn)識到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和開發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

2.加強(qiáng)制度建設(shè)，建立長效培訓(xùn)機(jī)制。加強(qiáng)文書檔案的管理，則需要企業(yè)加強(qiáng)對檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制的建立，為檔案管理人員提供各種培養(yǎng)和再教育的平臺。同時還要建立約束和激勵機(jī)制，從而使檔案管理人員自身具有較強(qiáng)的緊迫感和壓力感，積極主動的去學(xué)習(xí)，去更新自身的知識結(jié)構(gòu)，從而確保職業(yè)素質(zhì)和技能的提升。

四、結(jié)束語

文書檔案管理作為企業(yè)管理工作中十分重要的一部分，其管理的規(guī)范性對于企業(yè)管理水平的提升具有極其重要的意義，所以需要加強(qiáng)對文書檔案的管理，做好開發(fā)和利用工作，使文書檔案的價值得以有效的體現(xiàn)出來，這對企業(yè)的長遠(yuǎn)的發(fā)展將起到十分關(guān)鍵的作用。特別是在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)面臨著重大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，在這種情況下，企業(yè)更要及時避免消極因素的影響，不斷的發(fā)揮文書檔案管理的優(yōu)勢，從而確保企業(yè)得到健康、持續(xù)的發(fā)展。

[1]潘健敏.淺析如何優(yōu)化新時期新形勢下的檔案管理工作 [J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2008（17）

[2]陳輝.淺談加強(qiáng)高校檔案管理工作的對策[J].黑龍江檔案，2011（1）