科研事業(yè)單位辦公室管理之我見

劉禹佳/中國(guó)水產(chǎn)科學(xué)研究院漁業(yè)工程研究所

科研事業(yè)單位辦公室管理之我見

劉禹佳/中國(guó)水產(chǎn)科學(xué)研究院漁業(yè)工程研究所

正確認(rèn)識(shí)和諧在團(tuán)隊(duì)建設(shè)中的地位，在科研事業(yè)單位辦公室中加強(qiáng)和諧團(tuán)隊(duì)建設(shè)，可以引導(dǎo)員工充分發(fā)揮聰明才智，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)競(jìng)爭(zhēng)力，本文從基層研究所辦公室的工作實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)科研事業(yè)單位辦公室系統(tǒng)的團(tuán)隊(duì)建設(shè)進(jìn)行了深入的研究與論述，探討在組織中如何開發(fā)高效的工作小組，如何進(jìn)行有效的團(tuán)隊(duì)建設(shè)。

科研事業(yè)單位；辦公室；管理

團(tuán)隊(duì)精神在現(xiàn)代企業(yè)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，決定著企業(yè)經(jīng)營(yíng)的成敗。一個(gè)企業(yè)如果沒有團(tuán)隊(duì)精神，就會(huì)像散沙一樣被日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)浪潮所淘汰。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)的浪潮中，科研事業(yè)單位，面臨跨越式發(fā)展機(jī)遇與嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，要想在自己的領(lǐng)域里占有一席之地，除了擁有一流的技術(shù)之外，還有一個(gè)重要因素，就是依靠團(tuán)隊(duì)建設(shè)、發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊(duì)精神，凝聚起全體員工的聰明才智，才能實(shí)現(xiàn)“鑄民族科技豐碑、創(chuàng)人類科技文明”的企業(yè)愿景。

一、和諧團(tuán)隊(duì)的含義

1.和諧、融洽、健康向上的人際關(guān)系。公室團(tuán)隊(duì)活動(dòng)的主體是人，和諧的辦公室團(tuán)隊(duì)首先必須要有一個(gè)和諧的人際關(guān)系。這種關(guān)系主要表現(xiàn)在人與人之間相互尊重、相互理解、相互支持，既有個(gè)人自由發(fā)展空間、充分展示自己的才華、發(fā)揮自己的創(chuàng)造力的平臺(tái)，又有全員之間的相互配合、團(tuán)結(jié)友愛、互守誠(chéng)信、相互促進(jìn)的團(tuán)隊(duì)精神。一句話，和諧辦公室團(tuán)隊(duì)就是要人和，人和出凝聚力、出戰(zhàn)斗力、出生產(chǎn)力、出效率。

2.高效、規(guī)范、運(yùn)轉(zhuǎn)有序的工作機(jī)制。和諧的辦公室團(tuán)隊(duì)必須有一個(gè)良好的工作秩序，這是衡量辦公室團(tuán)隊(duì)和諧的另一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。良好的工作秩序包括：一是規(guī)章制度科學(xué)實(shí)用；二是激勵(lì)機(jī)制科學(xué)到位；三是工作成效明顯突出。因此，構(gòu)建政令暢通、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、科學(xué)有序的工作機(jī)制，是構(gòu)建和諧辦公室團(tuán)隊(duì)的重點(diǎn)和目的。

3.和諧、優(yōu)美、舒心的工作環(huán)境。構(gòu)建和諧的優(yōu)美環(huán)境，形成人與環(huán)境的和諧，是構(gòu)建和諧辦公室團(tuán)隊(duì)的重要方面。為此，一要改善辦公條件，要使辦公條件逐步滿足社會(huì)的發(fā)展和工作任務(wù)的需要，跟上時(shí)代的步伐，特別是要注重辦公條件的科技含量；二要搞好辦公區(qū)域的凈化、美化工作，形成一個(gè)規(guī)范、整潔、優(yōu)美的學(xué)習(xí)和工作環(huán)境；三要開展豐富多彩的文化活動(dòng)，如小型多樣的文體活動(dòng)，有教育意義的參觀考察活動(dòng)，符合辦公室特點(diǎn)的培訓(xùn)交流活動(dòng)。打造和諧辦公室，建設(shè)和諧團(tuán)隊(duì)，關(guān)鍵是培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神。

二、辦公室團(tuán)隊(duì)建設(shè)的困境

1.辦公室團(tuán)隊(duì)成員難以獲得持續(xù)高昂的士氣和戰(zhàn)斗力。辦公室作為整個(gè)單位的綜合協(xié)調(diào)部門，工作服務(wù)對(duì)象既有所級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，又有基層部門，還直接接觸廣大干部職工，工作內(nèi)容涉及辦文、辦事、辦會(huì)、接待、宣傳、黨務(wù)等瑣碎事項(xiàng)，任務(wù)繁雜且艱巨。

雖然辦公室成員是經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)精心挑選的“精兵強(qiáng)將”，但在這樣繁雜的工作環(huán)境中，個(gè)人的自我成功滿足感是非常低的。在個(gè)人的需求層次上，自我實(shí)現(xiàn)感也非常低，無(wú)法體會(huì)到強(qiáng)烈的自我歸宿滿足感，從而導(dǎo)致員工的工作熱情的喪失，士氣和戰(zhàn)斗力都受到一定程度的削弱。

2.辦公室團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)層次不合理。團(tuán)隊(duì)成員結(jié)構(gòu)合理，素質(zhì)互補(bǔ)、學(xué)科交叉，資源共享，是優(yōu)秀創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)形成與發(fā)展的關(guān)鍵。研究所辦公室的成員大多為文科生出身，所學(xué)專業(yè)與本單位的主流專業(yè)相差甚遠(yuǎn)，所以，在這樣的背景下，很多辦公室員工即使工作多年，對(duì)本單位的業(yè)務(wù)工作還是不甚了解，這大大影響了領(lǐng)導(dǎo)參謀助手作用的發(fā)揮。

3.辦公室團(tuán)隊(duì)人員流動(dòng)率和流失率高。科研事業(yè)是一個(gè)有利于優(yōu)秀人才成長(zhǎng)，有利于優(yōu)秀人才聚集的“人才高地”。這是整個(gè)科技隊(duì)伍的優(yōu)秀，但由于辦公室屬于科研生產(chǎn)的外圍管理部門，對(duì)優(yōu)秀拔尖人才缺少吸引力，而且即使能吸引到優(yōu)秀人才，又會(huì)由于辦公室工作的煩瑣和無(wú)成就感，無(wú)法滿足員工個(gè)人的自我成就感，從而導(dǎo)致辦公室員工流動(dòng)率和流失率增加，尤其是男性員工和具有理工科專業(yè)背景的員工。

三、和諧團(tuán)隊(duì)精神的打造與培養(yǎng)

1.建設(shè)一支素能優(yōu)良、團(tuán)結(jié)協(xié)作的辦公室管理團(tuán)隊(duì)，筑起團(tuán)隊(duì)成功的基石。團(tuán)隊(duì)精神的培養(yǎng)取決于團(tuán)隊(duì)的組織者和領(lǐng)導(dǎo)者，實(shí)現(xiàn)管理團(tuán)隊(duì)的效率必須從兩方面下工夫。一方面要加強(qiáng)溝通，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員之間由于性格、文化教育、宗教信仰各方面的差異，在工作的過程中，出現(xiàn)誤解是不可避免的。溝通能夠激發(fā)團(tuán)隊(duì)潛能，匯聚眾人智慧，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。這既是團(tuán)隊(duì)精神的體現(xiàn)，同時(shí)也是人生價(jià)值的體現(xiàn)。另一方面要用激勵(lì)去不斷煥發(fā)團(tuán)隊(duì)成員的工作激情和對(duì)團(tuán)隊(duì)的認(rèn)同感。在“以人為本”的時(shí)代，只有不斷開發(fā)新的激勵(lì)模式，才能促進(jìn)團(tuán)隊(duì)的不斷創(chuàng)新，才能激發(fā)團(tuán)隊(duì)成員的工作激情，才能保證團(tuán)隊(duì)從優(yōu)秀走向卓越。對(duì)不同層次需求的員工給予不同的激勵(lì)手段，這樣既能達(dá)到激勵(lì)的最佳效果，又能使成本恰到好處。作為領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該懂得如何去激勵(lì)人，如何使人產(chǎn)生自信，對(duì)不同層次需求的人員采取不同的激勵(lì)方式。

2.制定團(tuán)隊(duì)目標(biāo)，塑造高效團(tuán)隊(duì)之魂。打造高效團(tuán)隊(duì)，首先要提出團(tuán)隊(duì)目標(biāo)，沒有目標(biāo)，團(tuán)隊(duì)就會(huì)失去方向。因此，辦公室主任要在單位宏觀目標(biāo)與規(guī)劃的基礎(chǔ)上，建立辦公室明確的工作目標(biāo)，并對(duì)目標(biāo)層層分解，同時(shí)通過組織討論、學(xué)習(xí)，使辦公室的每一個(gè)人都知道本部門和自己所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任、應(yīng)該努力的方向，這是團(tuán)隊(duì)形成合力，勁往一處使的。另外，員工最感興趣的是，達(dá)到目標(biāo)后他能獲得什么或提高什么，這也要求我們必須把崗位目標(biāo)分解與員工職業(yè)生涯發(fā)展的切身利益結(jié)合起來(lái)，整合員工的思想與心態(tài)，這樣制定出來(lái)的團(tuán)隊(duì)目標(biāo)對(duì)員工才有激勵(lì)作用，才能把建設(shè)優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)的基礎(chǔ)打牢。

3.建立工作體系和規(guī)章制度，健全團(tuán)隊(duì)的四肢。辦公室的團(tuán)隊(duì)建設(shè)不僅僅是為了完成單位的目標(biāo)任務(wù)，更是為了培養(yǎng)員工，促進(jìn)員工的職業(yè)生涯發(fā)展。因此，建立工作體系，既要讓員工齊心協(xié)力完成好辦公室的工作目標(biāo)，更要提高每一位員工的職業(yè)素質(zhì)。

建立工作體系首先要明確本單位辦公室的主要工作業(yè)務(wù)內(nèi)容，明確每一位員工的工作職責(zé)和工作內(nèi)容，然后是規(guī)范辦公室的工作流程和工作方法，并提出每一項(xiàng)工作的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，最后是列出階段性計(jì)劃，即年度、季度、每月、每周的工作計(jì)劃，最終以書面材料的形式固定下來(lái)發(fā)給每位員工，并建立相應(yīng)的制度督促每個(gè)員工按時(shí)保質(zhì)完成。

工作體系建立起來(lái)之后，與之配套的相關(guān)制度和規(guī)程也應(yīng)該建立起來(lái)。衡量一個(gè)單位的管理是否走上正軌的一個(gè)重要標(biāo)志就是制度、規(guī)程是否被單位員工了解、熟悉、掌握和執(zhí)行，是否有監(jiān)督和保障措施。讓員工熟悉、掌握、并按各類制度、規(guī)程辦事，不但是保證工作質(zhì)量的需要，也是滿足單位發(fā)展和員工快速成長(zhǎng)的需要。規(guī)章制度的制定要遵循簡(jiǎn)單化原則，盡量減少管理的中間環(huán)節(jié)，并根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)進(jìn)行修訂和完善，使之行之有效。同時(shí)更重要的是，制度的執(zhí)行重于建立原則，制度的建立往往是相對(duì)比較容易的事情，困難的是認(rèn)認(rèn)真真，持之以恒的按制度規(guī)定做好每一件事。

總之，要在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部營(yíng)造健康向上的學(xué)習(xí)氛圍，樹立終身學(xué)習(xí)的心理念。學(xué)習(xí)型組織的有效實(shí)施，能使員工豐富的家庭生活與充實(shí)的學(xué)習(xí)生活相得益彰。只有加強(qiáng)辦公室團(tuán)隊(duì)建設(shè)，充分激發(fā)辦公室成員的集體戰(zhàn)斗力和學(xué)習(xí)力，才能真正開創(chuàng)辦公室工作的新局面，才能發(fā)揮辦公室在基層單位中應(yīng)有的作用。