城建檔案開(kāi)發(fā)利用方向之探討

石海山/湖北省陽(yáng)新縣建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站

城建檔案開(kāi)發(fā)利用方向之探討

石海山/湖北省陽(yáng)新縣建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站

城建檔案工作的最終目的，是為了保存和開(kāi)發(fā)利用城建檔案信息資源，及時(shí)有效地為城市建設(shè)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。而新時(shí)期面對(duì)快速發(fā)展的城市建設(shè)形勢(shì)，如何搞好城建檔案開(kāi)發(fā)利用工作，是城建檔案部門(mén)的當(dāng)務(wù)之急，現(xiàn)結(jié)合工作實(shí)際，就城建檔案開(kāi)發(fā)利用方向談幾點(diǎn)看法：

一、拓寬城建檔案開(kāi)發(fā)利用門(mén)類

隨著利用者對(duì)城建檔案信息內(nèi)容涉及面越來(lái)越廣泛，城建檔案要充分拓寬和利用館藏資源，及時(shí)滿足利用者需求。一是開(kāi)發(fā)利用建筑工程檔案資源。建筑工程檔案是工程建設(shè)活動(dòng)中形成原始的、圖物相符有保存價(jià)值的真實(shí)記錄，是工程在今后維修及改建擴(kuò)建等建設(shè)活動(dòng)中的重要依據(jù)。二是開(kāi)發(fā)利用市政工程檔案。市政設(shè)施科學(xué)管理和維護(hù)的重要依據(jù)就是在建設(shè)過(guò)程中形成的工程檔案，只有真實(shí)、完整、可靠的市政工程檔案才能為日后的工程維修和應(yīng)付突發(fā)事件提供有力的工程依據(jù)。三是充分利用建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)部檔案資源。如勘測(cè)設(shè)計(jì)、園林綠化、房地產(chǎn)管理等部門(mén)在工作形成的有保存和利用價(jià)值的檔案資料。陽(yáng)新縣城建檔案館在上述單位已分別設(shè)立了相應(yīng)的檔案室，利用者可持有關(guān)手續(xù)直接到相應(yīng)的檔案室進(jìn)行檔案查閱，為利用者提供及時(shí)準(zhǔn)確服務(wù)。四是充分利用機(jī)關(guān)文書(shū)檔案。機(jī)關(guān)文書(shū)檔案是反映建設(shè)局黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案，文書(shū)檔案分為黨政綜合類文書(shū)、人事機(jī)構(gòu)類文書(shū)、財(cái)務(wù)類文書(shū)、業(yè)務(wù)類文書(shū)等五大類，其中機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事安排類檔案具有舉足輕重的作用，利用率較高。五是開(kāi)發(fā)利用各類城建檔案。城建檔案內(nèi)容豐富、種類繁多，除開(kāi)發(fā)利用上述四類檔案外，還可充分利用工程地質(zhì)、測(cè)繪、城市規(guī)劃、公共交通、市容環(huán)衛(wèi)等檔案門(mén)類，使城建檔案的開(kāi)發(fā)利用工作日趨完善。

二、拓寬城建檔案開(kāi)發(fā)利用途徑

隨著城建檔案利用者查詢需求的多樣化，拓寬城建檔案開(kāi)發(fā)利用途徑，是深化城建檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的客觀需要。

1.切實(shí)抓好檔案整理工作。檔案整理工作，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是檔案開(kāi)發(fā)利用重要的前提條件。數(shù)量繁雜的檔案，如不進(jìn)行科學(xué)的整理，查找一份資料便相當(dāng)困難，直接影響檔案的利用價(jià)值。如陽(yáng)新縣檔案館由于前幾年進(jìn)館檔案數(shù)量俱增，整理速度跟不上，導(dǎo)致檔案積壓嚴(yán)重，難以很好地向社會(huì)提供查閱。針對(duì)這種現(xiàn)象，該館加足馬力，切實(shí)抓好檔案整理工作，自2006年起抓清理積存零散檔案、搶救破損檔案，整理不合格案卷，消除檔案成堆成捆、零亂殘破的現(xiàn)象，確保了所有進(jìn)館檔案整齊規(guī)范，整潔美觀，方便利用。

2.加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)。要方便檔案查詢，就要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)數(shù)字化、信息化建設(shè)，全面提升城建檔案開(kāi)發(fā)利用水平。一是運(yùn)用先進(jìn)檔案管理軟件。先進(jìn)檔案管理軟件是方便檔案查閱的有力工具，能幫助工作人員快速、準(zhǔn)確定位檔案，一改速度慢、查準(zhǔn)率低的局面。如陽(yáng)新縣城建檔案館自引進(jìn)深圳數(shù)字偉圖城建檔案管理軟件后，可按項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目地點(diǎn)、建設(shè)單位等多種查詢信息綜合或單一查詢，不但提高了檔案利用的方便性、靈活性，還大大提高了檔案查全率。二是建立城建檔案網(wǎng)站。通過(guò)網(wǎng)站這個(gè)互動(dòng)平臺(tái)，可增加城建檔案館與社會(huì)的溝通渠道。在網(wǎng)站上及時(shí)公布檔案開(kāi)放目錄、查詢須知等有關(guān)事項(xiàng)，讓社會(huì)方便地獲取城建檔案有關(guān)信息。

3.適時(shí)舉辦展覽活動(dòng)。除了在館內(nèi)提供紙質(zhì)或電子檔案閱覽的方式之外，舉辦形式多樣、不同題材的城建檔案展覽，是一種行之有效的實(shí)現(xiàn)城建檔案價(jià)值的合適途徑。如陽(yáng)新縣城建檔案館2007年協(xié)助縣建設(shè)局布展的“陽(yáng)新縣城市建設(shè)展”，為人們了解陽(yáng)新的過(guò)去，認(rèn)識(shí)陽(yáng)新的現(xiàn)在，展望陽(yáng)新的未來(lái)，很好地發(fā)揮了館藏優(yōu)勢(shì)。

4.認(rèn)真做好編研工作。在信息時(shí)代，人們對(duì)信息的需求已不僅是利用單位文件作憑證作參考，更多的是利用經(jīng)過(guò)科學(xué)加工的有系統(tǒng)性的資料作研究與開(kāi)發(fā)。能夠滿足這種需求的只有編研工作，只有不斷開(kāi)發(fā)新的編研成果，才能將過(guò)去單一地只為檔案保管單位提供服務(wù)，變成廣泛地為社會(huì)各界服務(wù)，最大限度地發(fā)揮城建檔案的信息功能。

5.提供特色的開(kāi)發(fā)服務(wù)平臺(tái)。隨著城市建設(shè)的加快，一些政府重大工程也在紛紛上馬。重大工程在可行性研究、開(kāi)工之前很長(zhǎng)一段時(shí)間里要頻繁查閱參考城建檔案館保存的有關(guān)檔案。檔案部門(mén)應(yīng)克服人員少、場(chǎng)地緊的問(wèn)題，成立專門(mén)力量設(shè)立專門(mén)場(chǎng)所為政府重大工程建設(shè)查檔提供方便，及時(shí)滿足查檔需求。

三、做好城建檔案開(kāi)發(fā)利用的宣傳工作

利用政府和市場(chǎng)宣傳手段，采取多種渠道，積極主動(dòng)地開(kāi)展檔案宣傳工作，喚起社會(huì)對(duì)檔案開(kāi)發(fā)利用的重視及自覺(jué)性，從而變“等客上門(mén)”為“引客上門(mén)”，讓檔案利用發(fā)揮更大的作用。一是向各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行宣傳。適時(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案工作，爭(zhēng)取他們對(duì)城建檔案的重視，以取得他們的關(guān)心與支持。二是通過(guò)媒體廣泛宣傳。通過(guò)報(bào)刊雜志、廣播電視等形式把服務(wù)形象、館藏內(nèi)容、查閱手續(xù)等進(jìn)行宣傳，讓更多用戶了解到自己所需要的城建檔案信息要到哪里查、如何查詢、查詢需要何種手續(xù)等方面，真正使城建檔案為用戶維護(hù)自己的權(quán)益發(fā)揮作用，提高社會(huì)的重視和影響力。

四、提高城建檔案工作人員素質(zhì)

城建檔案館要充分發(fā)揮城建檔案的歷史文化價(jià)值，建設(shè)一支懂業(yè)務(wù)、有文化素養(yǎng)、有責(zé)任感的隊(duì)伍尤為重要。造就這樣的一支隊(duì)伍，一是要增強(qiáng)城建檔案工作人員的責(zé)任感和工作事業(yè)心；二是要提高城建檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平，通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)和交流等形式進(jìn)行補(bǔ)缺、補(bǔ)漏和拓展提高，有重點(diǎn)、有方向地培養(yǎng)適應(yīng)城建檔案事業(yè)發(fā)展需要的專業(yè)人才；三是要?jiǎng)?chuàng)造條件，鼓勵(lì)城建檔案工作人員深入社會(huì)，進(jìn)行調(diào)查研究，掌握社會(huì)城建文化動(dòng)態(tài)，打造城建文化品牌。

城建檔案開(kāi)發(fā)利用工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，需要從觀念轉(zhuǎn)變到加強(qiáng)自我宣傳；從豐富館藏到提高服務(wù)水平；從改善檔案利用的環(huán)境條件到軟硬件的大量投入，只有這樣，城建檔案開(kāi)發(fā)利用工作才會(huì)躍上一個(gè)新臺(tái)階。