高校后勤辦公室工作人員基本素質(zhì)芻議

呂 杰

（西北農(nóng)林科技大學(xué) 后勤管理處，陜西 楊凌 712100）

高校后勤辦公室作為聯(lián)系社會與學(xué)校各方的紐帶，其工作的質(zhì)量直接影響后勤的形象，辦公室工作質(zhì)量主要取決于工作人員的基本素質(zhì)，務(wù)必結(jié)合職責(zé)要求、崗位特點，主動學(xué)習(xí)文化知識，總結(jié)工作經(jīng)驗，提升能力素養(yǎng)，提高工作水平。主要需要做好如下工作：

（1）確保信息保密。辦公室是一個單位的樞紐，人員相對繁雜，各種信息這里傳播，辦公室人員一定要做到對所有信息充耳不聞，不發(fā)表任何意見，尤其與工作相關(guān)的信息，更不能表態(tài)。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的秘書機構(gòu)其工作性質(zhì)決定了工作期間會接觸大量機要文件、核心機密，一旦泄密將會給工作甚至學(xué)校帶來巨大的損失，因此作為一名合格的辦公室工作人員一定要確保信息通過正常渠道傳播，不隨意傳播信息。

（2）細節(jié)決定成敗。周恩來總理經(jīng)常強調(diào)，“秘書工作無小事，有時說錯一句話，做錯一件事，辦錯一個文件，往往會造成很嚴重的后果”，所以必須要嚴謹細致，實行精細化管理，不能有絲毫馬虎。辦文要細心，核文要細致，辦會要細密［1］。一是辦文要細心。收發(fā)文件，分門別類，登記詳細，按輕重緩急處理文件；二是核文要細致。不論是上行文還是下行文，在發(fā)布前，一定要逐字逐句校對，絕對不能出現(xiàn)任何紕漏；三是辦會要細密。從會議通知、會場布置、材料準備、人員分工、音響設(shè)備、應(yīng)急預(yù)案等各方面要詳細周密。

（3）虛心請教、勤于思考。作為領(lǐng)導(dǎo)的秘書部門，如何做好領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)，這是首要任務(wù)，辦公室人員面對的領(lǐng)導(dǎo)較多，要圓滿的完成各個任務(wù)除了認真負責(zé)外，還有一是多請教，向領(lǐng)導(dǎo)請教，向有經(jīng)驗的同事；二是查閱資料，對很多專業(yè)性很強的問題除了請教以外，查閱資料也是必不可少的環(huán)節(jié)；三是認真思考，把事情分析透徹，理解明白，學(xué)會在工作中思考，不斷的積累豐富辦事經(jīng)驗，提高自身的工作素質(zhì)，努力把事情做得圓滿得體。

（4）積極學(xué)習(xí)，提高水平。辦公室人員要不斷學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)時事要聞，學(xué)習(xí)黨的大政方針及單位出臺的各項規(guī)章制度，掌握工作的特點和規(guī)律，提高理論知識水平，要不斷的更新自身的知識結(jié)構(gòu)，獲取新的知識，要創(chuàng)新思維，要學(xué)以致用，真正提高分析能力以及解決問題的能力。同時，對各業(yè)務(wù)科室工作的職能及各種工作完成情況、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、報表等各方面的知識也要經(jīng)常學(xué)習(xí)。

（5）筆桿子硬。這主要是對文秘的要求，要做到這一點，主要有三條，一是了解領(lǐng)導(dǎo)的思維方式，分析領(lǐng)導(dǎo)的意圖；二要盡量了解和掌握單位一個時期的中心工作；三要不斷積累和儲存有關(guān)工作資料，對各部門主要工作非常了解，這樣在寫材料時才能“下筆如有神”。

（6）正確給自己定位。辦公室工作人員通常被稱作領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，其實并不享有什么特權(quán)，并且應(yīng)該經(jīng)常反思自身，嚴格要求自己言行，謙虛謹慎，說話辦事得體，講究方法，不能頤指氣使，更不能借領(lǐng)導(dǎo)的名義去辦個人私事，謀取好處；工作中應(yīng)做到嚴于律己，寬以待人，把握做人尺度，準確就位不越位，端正心態(tài)，擺正位置，埋頭苦干，默默無聞，積極完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項任務(wù)，千萬不能忘記自己的身份，必須時刻保持清醒的角色意識；秘書決不能越俎代庖，自作主張，擅自行動［2］。

（7）圓滿完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)。如何能圓滿完成任務(wù)呢？尤其在同時為多位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)時，心里一定要有一桿秤，要一視同仁，不論哪位領(lǐng)導(dǎo)安排工作，都要根據(jù)輕重緩急及時安排做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做，一定要想辦法解決，不能把問題推給領(lǐng)導(dǎo)，要全力以赴盡快完成，達到滿意的效果。

（8）積極維護辦公室的“窗口”形象。辦公室人員要轉(zhuǎn)變思想，提高服務(wù)意識，積極實現(xiàn)“窗口”職能，對內(nèi)，要變被動服務(wù)為主動服務(wù)，要做好與職工的溝通交流工作，協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)與職工的溝通關(guān)系，要做好調(diào)查研究工作，為領(lǐng)導(dǎo)提供有價值的信息，結(jié)合工作的實際情況為領(lǐng)導(dǎo)的決策出謀劃策；對外，要熱情服務(wù)、溫馨服務(wù)，保持“窗戶”潔凈，透過窗口，讓人們看到美麗的風(fēng)景。

（9）接待服務(wù)做到熱情周到，不卑不亢。不論是接待貴賓或者領(lǐng)導(dǎo)或者業(yè)務(wù)科室或者其他單位人員的接待，一定要做到熱情周到，不卑不亢。一是接待貴賓或者領(lǐng)導(dǎo)，要按照相關(guān)禮儀做好接待工作，服務(wù)熱情、優(yōu)質(zhì)服務(wù)、思考周密，安排妥當(dāng)，舉止得體；二是接待業(yè)務(wù)科室或者下級單位來訪人員，切忌一副高高在上的表情，要做到謙虛謹慎、微笑服務(wù)、熱情大方、有條不紊、從容不迫，對樹立辦公室良好形象，有著非常重要的作用。

（10）良好的人際關(guān)系。辦公室工作人員在是接觸的人最廣泛的，和單位中其它人關(guān)系處理得好壞也是關(guān)鍵所在，因此不僅要處理好領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，而且還應(yīng)該處理好和同事以及下級之間的關(guān)系，要獲得良好的人際關(guān)系，只要坦誠相待，在細節(jié)上關(guān)心別人，始終保持平和淡薄的心態(tài)，始終保持公正公平的處事方式。

總之，辦公室工作人員一定要自覺加強學(xué)習(xí)，嚴格要求自己，明確崗位職責(zé)，從點滴做起，努力鍛煉自己成為業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、成績佳的辦公室人員。

［1］朱建梅.唱好三部曲做好辦公室秘書工作[J].中共樂山市委黨校學(xué)報，2010(5):37.

［2］李昕璐.辦公室秘書與領(lǐng)導(dǎo)的人際關(guān)系[J].科教前沿，2011(7)：77.