淺論適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的檔案管理工作

宋瑛

(天津振津工程集團(tuán)有限公司,天津 300222)

淺論適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的檔案管理工作

宋瑛

(天津振津工程集團(tuán)有限公司,天津 300222)

本文主要從檔案人員思想意識(shí)的轉(zhuǎn)變、檔案信息的安全保密、檔案管理技術(shù)和設(shè)備的現(xiàn)代化以及如何建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理者隊(duì)伍這四個(gè)方面對(duì)新時(shí)期檔案工作適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境做出了論述。

網(wǎng)絡(luò) 檔案管理

進(jìn)入新世紀(jì)以來(lái),微電子技術(shù)、通訊技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)及多媒體技術(shù)的飛速發(fā)展和相互融合,使現(xiàn)代信息技術(shù)有了質(zhì)的變化,人類進(jìn)入了一個(gè)全新的信息環(huán)境——網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建立,使得檔案管理建設(shè)由以前的內(nèi)部業(yè)務(wù)管理型向公共管理服務(wù)型轉(zhuǎn)變,并從過(guò)去的單線自動(dòng)化需求方向向著以網(wǎng)絡(luò)化為前提的數(shù)字化檔案方向發(fā)展,檔案資料的數(shù)字化服務(wù)也在一步一步地變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理起步較晚,發(fā)展水平也較低,與發(fā)達(dá)國(guó)家先進(jìn)的現(xiàn)代化檔案管理工作的差距很大。檔案管理要符合時(shí)代要求,走出一條現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化的道路,一定要解決好以下幾個(gè)問(wèn)題。

1 檔案工作人員要實(shí)現(xiàn)思想意識(shí)的轉(zhuǎn)變

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作由傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代化檔案管理模式的轉(zhuǎn)變,是一個(gè)逐步延續(xù)的過(guò)程,檔案管理要實(shí)現(xiàn)真正意義上的數(shù)字化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),絕不是簡(jiǎn)單的上幾套設(shè)備、配幾個(gè)軟件就能解決的。首先對(duì)檔案工作者來(lái)說(shuō),最重要的是實(shí)現(xiàn)思想意識(shí)和傳統(tǒng)觀念的轉(zhuǎn)變,將現(xiàn)代化的管理理念和服務(wù)理念融入到日常的檔案管理工作中。

管理理念是管理思想、管理宗旨、管理意識(shí)等一整套觀念性因素的綜合,有什么樣的管理理念就會(huì)采用什么樣的管理模式和管理手段,從而產(chǎn)生不同的管理結(jié)果。傳統(tǒng)檔案管理觀念中,檔案管理工作是建立在紙質(zhì)檔案為主的現(xiàn)實(shí)實(shí)體基礎(chǔ)上的,而網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的檔案管理和服務(wù)則是依托于現(xiàn)實(shí)實(shí)體和虛擬的數(shù)字化資源二者的結(jié)合。信息網(wǎng)絡(luò)化背景下,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以其所提供的信息知識(shí)和技術(shù)手段沖擊了傳統(tǒng)的檔案管理理念,服務(wù)理念已滲透到管理的架構(gòu)、過(guò)程、方式等各個(gè)方面。服務(wù)理念的精髓就是提供更快、更好、更周到的公共服務(wù),檔案管理工作應(yīng)由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向主動(dòng)服務(wù),由靜態(tài)服務(wù)轉(zhuǎn)向動(dòng)態(tài)服務(wù),由提供以紙質(zhì)檔案服務(wù)為主轉(zhuǎn)向提供檔案信息服務(wù)為主。借助網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)更便捷、更全面地滿足人們的需要,能夠更迅速直接地傳遞服務(wù),探索出一條實(shí)現(xiàn)更高效、更令人滿意服務(wù)的途徑。

2 注意檔案信息的安全保密性

檔案資源對(duì)于保密性和安全性的要求非常嚴(yán)格,無(wú)論是紙質(zhì)文件還是電子檔案,對(duì)其的保管工作在安全保密性上都格外重要。實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化模式后,檔案信息主要在計(jì)算機(jī)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)之間傳遞,這既給檔案工作帶來(lái)了巨大的發(fā)展機(jī)遇,也向檔案信息的安全保密性提出了巨大挑戰(zhàn),檔案信息安全保障日趨重要。

傳統(tǒng)檔案管理模式下,檔案部門和檔案工作人員可以比較容易的保證檔案的安全,而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,檔案信息管理方式的非直觀性、管理技術(shù)的復(fù)雜性等給檔案信息安全帶來(lái)了新的風(fēng)險(xiǎn)和隱患。一方面,由于為了排除故障、維持網(wǎng)絡(luò)正常運(yùn)行等合法的目的,人們可以進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部,觀察網(wǎng)絡(luò)中傳遞的信息包,但同時(shí)也帶來(lái)了惡意的窺竊和泄密;另一方面,計(jì)算機(jī)病毒的侵襲和人們有意或無(wú)意的修改,都會(huì)改變檔案信息內(nèi)容的真實(shí)性。檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全保障問(wèn)題已經(jīng)成為檔案部門必須重視和研究解決的主要業(yè)務(wù)問(wèn)題,要真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化,必須要解決檔案信息在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳遞中的安全保密性。這就要求檔案工作應(yīng)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的特點(diǎn),并結(jié)合國(guó)家信息安全政策和法規(guī),從制度建設(shè)、人員管理和信息安全技術(shù)應(yīng)用等方面,加強(qiáng)檔案計(jì)算機(jī)信息的安全、保密和管理。

3 檔案管理技術(shù)、設(shè)備的現(xiàn)代化

檔案信息資源的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的開發(fā),現(xiàn)代的通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、光盤技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等廣泛應(yīng)用到檔案工作中,檔案的載體形態(tài)也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案擴(kuò)展到現(xiàn)代的以計(jì)算機(jī)軟盤、磁帶、光盤等光學(xué)材料為載體的電子文件。時(shí)代的發(fā)展,社會(huì)的需求,科技的進(jìn)步,正推進(jìn)我國(guó)的檔案管理從手工管理向計(jì)算機(jī)管理轉(zhuǎn)變。檔案管理的自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化離不開計(jì)算機(jī)和軟件技術(shù),檔案部門的設(shè)備、技術(shù)必須現(xiàn)代化。這是搞好檔案信息服務(wù)最強(qiáng)有力的技術(shù)保障,也是實(shí)現(xiàn)檔案部門信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的前提。

檔案管理自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化除了要有必要的高性能硬件設(shè)備如計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄儀、縮微閱讀機(jī)等外,還必須基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù),大力開發(fā)檔案管理應(yīng)用軟件。無(wú)論是硬件建設(shè)還是軟件開發(fā),都需要大量的物力和人力投人,而且不可能一蹴而就,需要一個(gè)長(zhǎng)期的探索的過(guò)程。在檔案管理的設(shè)備與技術(shù)的現(xiàn)代化建設(shè)中,應(yīng)重點(diǎn)注意三個(gè)問(wèn)題,一是選擇適合的檔案自動(dòng)管理軟件,并做好日后升級(jí)、維護(hù)和不斷的完善。二是努力推進(jìn)文檔一體化的進(jìn)程。檔案部門必須把檔案管理環(huán)節(jié)的內(nèi)容提前介入到文書處理環(huán)節(jié),真正做到將處理完畢的文件隨時(shí)歸檔管理。三是文書立卷的改革要早日到位。

4 建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理者隊(duì)伍

檔案管理人員是檔案部門的重要資源,要使檔案管理工作能夠適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的新要求,就一定要在人才培養(yǎng)上下功夫。進(jìn)入信息化社會(huì),網(wǎng)絡(luò)環(huán)境給檔案工作帶來(lái)的轉(zhuǎn)變要求檔案工作人員要具備更高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。為適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理模式和信息社會(huì)對(duì)檔案工作的需求,檔案部門應(yīng)加強(qiáng)培養(yǎng)復(fù)合型人才,讓人才向新型化方向發(fā)展。

與傳統(tǒng)的檔案工作相比,網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的檔案工作者要達(dá)到復(fù)合型高素質(zhì)的目標(biāo),至少應(yīng)具備以下幾點(diǎn)要求:

一是精通檔案專業(yè)知識(shí),了解國(guó)內(nèi)檔案法規(guī)和國(guó)際檔案管理的狀況。二是熟悉計(jì)算機(jī)等相關(guān)知識(shí)。檔案管理自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化就是采用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù),它只能通過(guò)專業(yè)人員操作計(jì)算機(jī)才能得以實(shí)現(xiàn)和發(fā)展。三是掌握一門外語(yǔ)。掌握一門或多門外語(yǔ)是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作對(duì)檔案管理人員一項(xiàng)新的要求。當(dāng)前因特網(wǎng)上的檔案信息很多是英文信息,因此英文能力不高則使用網(wǎng)絡(luò)也是十分困難的。

總之,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作需要一支具有深厚外語(yǔ)功底、扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)、熟悉網(wǎng)絡(luò)檔案信息搜索、經(jīng)驗(yàn)豐富,具有探索和創(chuàng)新精神的檔案服務(wù)隊(duì)伍,才能適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作的要求,有效的開展檔案管理業(yè)務(wù)工作。

[1] 程慧榮.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)高校圖書館傳統(tǒng)模式的挑戰(zhàn)與結(jié)策.圖書館學(xué)研究,2002(2).

[2] 劉雪麗,謝艷麗.計(jì)算機(jī)時(shí)代的檔案管理[J]. 西部探礦工程,2003(11).

[3] 麻玉林.論高校檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)[J].商丘職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2003.