路橋公司合同管理系統(tǒng)的建設(shè)

宋楊周

（中建新疆建工路橋工程有限公司，新疆 烏魯木齊 830054）

0 引言

隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)在公司管理中發(fā)揮著不可替代的作用。面對(duì)公司信息網(wǎng)絡(luò)化的趨勢(shì)，承擔(dān)著交通建設(shè)使命的路橋公司，必須對(duì)每項(xiàng)工程做到動(dòng)態(tài)跟蹤和高效管理才能確保工程質(zhì)量。而對(duì)于路橋公司的每個(gè)合同進(jìn)行高效管理，就需要對(duì)合同管理進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)。

1 路橋公司合同管理系統(tǒng)需求分析

1.1 路橋公司合同管理系統(tǒng)功能性需求分析

路橋公司主要從事道路、橋梁、港口、鐵路、隧道、機(jī)場(chǎng)、市政、水工等工程承包。一個(gè)大的路橋公司往往在同一時(shí)間段承包多項(xiàng)業(yè)務(wù)，合同管理系統(tǒng)建設(shè)階段需要將信息查詢(xún)功能強(qiáng)化，以便快捷簡(jiǎn)便地找到相關(guān)需求信息，加強(qiáng)對(duì)合同執(zhí)行的跟蹤功能和對(duì)整個(gè)合同生命周期的監(jiān)控功能。

1.1.1 全生命周期管理需求

合同一般主要涉及簽訂、履行和廢止。在合同簽訂階段需要進(jìn)行合同草擬和審批；合同履行階段需要進(jìn)行合同臨時(shí)變更、合同糾紛處理和合同執(zhí)行查詢(xún)；合同廢止階段涉及合同解除。因此，對(duì)于不同階段的合同介入的管理部門(mén)也不同，不同的業(yè)務(wù)活動(dòng)導(dǎo)致合同管理成本也存在差異。在合同整個(gè)的生命周期管理中，針對(duì)路橋公司的合同糾紛處理和合同變更的管理成本最高。

1.1.2 路橋公司的財(cái)務(wù)管理需求

在路橋公司的治理結(jié)構(gòu)中，都會(huì)設(shè)置法律合規(guī)部和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部進(jìn)行專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)的管理，而財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)一般涉及合同相關(guān)重要財(cái)務(wù)事項(xiàng)的管理要求，這就需要合同管理系統(tǒng)提供合同結(jié)算記錄、合同預(yù)算控制、合同印花稅計(jì)算等財(cái)務(wù)管理功能。

1.1.3 與路橋公司外圍系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互需求

任何路橋公司的管理系統(tǒng)都不僅是對(duì)合同的單一管理，還要涉及財(cái)務(wù)、檔案、采購(gòu)和投資等其他部門(mén)的數(shù)據(jù)信息的管理，而路橋公司決策層發(fā)展戰(zhàn)略和其他重要事項(xiàng)的決定，需要對(duì)本公司的信息加以交互檢驗(yàn)和集成匯總，需要合同管理系統(tǒng)提供實(shí)時(shí)合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息的接口服務(wù)。

1.2 路橋公司合同管理系統(tǒng)功能性需求

一是合同預(yù)算控制所進(jìn)行的統(tǒng)計(jì)查詢(xún)功能；二是合同結(jié)算記錄功能，主要是合同款收支處理的關(guān)鍵信息能夠鏈接報(bào)賬平臺(tái)進(jìn)行查詢(xún)；三是合同進(jìn)度跟蹤功能，主要是對(duì)合同的實(shí)際執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行詳細(xì)記錄；四是合同信息調(diào)用功能；五是合同印花稅計(jì)算功能；六是合同匯總統(tǒng)計(jì)功能，主要是對(duì)合同列賬金額和稅金信息等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)查詢(xún)。

1.3 路橋公司合同管理系統(tǒng)非功能性需求

路橋公司合同管理系統(tǒng)非功能性需求，主要是保證合同管理系統(tǒng)的安全性、可用性和可移植性，即這一合同管理系統(tǒng)從系統(tǒng)技術(shù)措施和維護(hù)管理等方面能夠確保系統(tǒng)安全，最大程度地滿(mǎn)足路橋公司的業(yè)務(wù)需求，并在公司內(nèi)部進(jìn)行系統(tǒng)移植。這些系統(tǒng)需求就使得合同管理系統(tǒng)建設(shè)必須遵循以下原則：

（1）系統(tǒng)技術(shù)的成熟性；

（2）系統(tǒng)平臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)性和可擴(kuò)展性；

八卦門(mén)很多人認(rèn)為宮寶田拜師尹福，董海川是以師爺?shù)纳矸葜更c(diǎn)晚輩，所以宮寶田應(yīng)該算八卦門(mén)第三代弟子，但是宮家人則認(rèn)為因?yàn)閷m寶田的師父尹福是帶藝拜師，其八卦掌法并不純粹，宮寶田跟著祖師爺學(xué)習(xí)，無(wú)疑是董海川的正宗衣缽傳人，應(yīng)該是八卦門(mén)第二代才對(duì)。在《一代宗師》里面，采用的是宮家人的說(shuō)法，把宮寶田當(dāng)作了第二代傳人，讓宮寶森稱(chēng)呼李存義為師兄，但事實(shí)上李存義跟宮寶田的師叔程廷華是過(guò)命的交情，當(dāng)年在李存義面前，宮寶田只是小輩。

（3）數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?，能夠?qū)Σ《具M(jìn)行嚴(yán)格防護(hù)；

（4）數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一性和準(zhǔn)確性。

2 路橋公司合同管理系統(tǒng)的界面分析與管理

路橋公司有著多項(xiàng)業(yè)務(wù)，因此，必須有多個(gè)系統(tǒng)，如行為系統(tǒng)、技術(shù)系統(tǒng)等，其中也有子系統(tǒng)，這些子系統(tǒng)單元之間也存在著相互聯(lián)系，而界面（又稱(chēng)接口）就是相互聯(lián)系的子系統(tǒng)之間的界限，界面管理就是對(duì)子系統(tǒng)之間信息交換、技術(shù)和管理協(xié)調(diào)及界面之間相互關(guān)系協(xié)調(diào)以便實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)的活動(dòng)。既然公司存在多個(gè)系統(tǒng)，那么系統(tǒng)就會(huì)存在多種類(lèi)型，以下是對(duì)其的簡(jiǎn)單描述。

（1）各管理子系統(tǒng)之間的職能管理流程界面

由于子系統(tǒng)之間目標(biāo)和功能的不同而導(dǎo)致其職能不同，可以分為質(zhì)量管理子系統(tǒng)、進(jìn)度管理子系統(tǒng)和合同管理子系統(tǒng)等。

（2）路橋公司各類(lèi)組織系統(tǒng)之間及整個(gè)系統(tǒng)與外界環(huán)境系統(tǒng)之間的管理界面

承擔(dān)交通基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)任務(wù)，路橋公司要與材料供應(yīng)商、政府主管部門(mén)等單位間存在一定的聯(lián)系，因此必須對(duì)路橋公司與參建單位之間的往來(lái)設(shè)置相應(yīng)的管理界面。在信息技術(shù)日益發(fā)達(dá)的時(shí)代背景下，公司內(nèi)部的資源整合、信息交流、技術(shù)保障等幾乎都是通過(guò)界面輸入，而公司向社會(huì)提供的服務(wù)信息和產(chǎn)品信息也是通過(guò)界面進(jìn)行輸出。

綜合大型路橋公司一般都會(huì)設(shè)置人力資源部、物資裝備部、招標(biāo)辦公室、法律合規(guī)部、工程管理部、市場(chǎng)開(kāi)發(fā)部、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部、審計(jì)監(jiān)察部、安全質(zhì)量監(jiān)督部等部門(mén)，跨越多個(gè)職能部門(mén)的界面被稱(chēng)為部門(mén)間流程界面。路橋公司部門(mén)內(nèi)部一定會(huì)有自己的局部利益，部門(mén)之間有時(shí)會(huì)為了自己的部門(mén)利益而有沖突或分歧，公司領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)這些部門(mén)間的活動(dòng)進(jìn)行協(xié)調(diào)，成功協(xié)調(diào)是建立在對(duì)各個(gè)部門(mén)信息的充分掌握上，而這些信息就是通過(guò)遠(yuǎn)程聯(lián)系獲取。此外，這些職能部門(mén)間的共同作用才能構(gòu)成某一工作完成的特定流程，如對(duì)路橋公司的支付而言，會(huì)經(jīng)過(guò)工程質(zhì)量驗(yàn)收、造價(jià)審核和領(lǐng)導(dǎo)簽字，這就會(huì)跨越不同部門(mén)間的聯(lián)系。

3 路橋公司合同管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

3.1 目標(biāo)分析

路橋公司的工程項(xiàng)目建設(shè)注重進(jìn)度、質(zhì)量和費(fèi)用三大目標(biāo)，這就需要重點(diǎn)對(duì)合同簽約對(duì)應(yīng)的招投標(biāo)管理子系統(tǒng)、合同變更和索賠等相對(duì)應(yīng)的工程變更管理子系統(tǒng)及合同全生命周期管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)，以達(dá)到有效的管理。

3.2 主要功能模塊分析

（1）合同簽約管理模塊

主要是實(shí)現(xiàn)合同文本審核流轉(zhuǎn)單的增、刪、改和在線流轉(zhuǎn)，電子文檔的在線批注、掛接和審核及招標(biāo)相關(guān)的信息查詢(xún)。

（2）合同進(jìn)程管理模塊

主要包括質(zhì)量信息管理、進(jìn)度信息管理、計(jì)量信息管理和支付信息管理。其中，質(zhì)量信息管理是對(duì)路橋工程各標(biāo)段的質(zhì)量進(jìn)行檢測(cè)、評(píng)定和對(duì)比分析并對(duì)所發(fā)生的質(zhì)量事件進(jìn)行匯總；進(jìn)度信息管理是對(duì)路橋工程各標(biāo)段的進(jìn)度計(jì)劃和完成情況進(jìn)行對(duì)比分析和編制匯總表，以供查詢(xún)；計(jì)量信息管理是對(duì)路橋工程各標(biāo)段的工程量清單、中間計(jì)量總表和對(duì)每期工程完成的費(fèi)用分?jǐn)?，以及用直方圖對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析；支付信息管理是對(duì)路橋工程各標(biāo)段的中間支付單和付款單等支付信息進(jìn)行跟蹤、匯總和查詢(xún)。

（3）合同變更模塊

主要是對(duì)路橋工程各標(biāo)段的變更單進(jìn)行系統(tǒng)報(bào)警、量?jī)r(jià)分析和計(jì)算審核以方便查詢(xún)，變更單需要標(biāo)明變更的原因、內(nèi)容、時(shí)間等信息并制訂合同變更一覽表。

（4）合同索賠模塊

主要是路橋公司對(duì)其他公司發(fā)生的合同違約進(jìn)行的合同索賠，特別是對(duì)合同涉及的變更工程量和單價(jià)及工期進(jìn)行分析，并對(duì)索賠日期和索賠原因等內(nèi)容編制合同索賠信息一覽表，以便對(duì)合同索賠情況進(jìn)行及時(shí)的提示和跟蹤。

（5）合同終止管理模塊

主要是路橋公司在工程竣工后需進(jìn)行合同結(jié)算和相關(guān)資料轉(zhuǎn)移等后續(xù)工作，并對(duì)合同結(jié)算的增刪改信息作一記錄。

4 結(jié)語(yǔ)

路橋公司合同管理系統(tǒng)的建設(shè)并不是一蹴而就的，需要在建設(shè)過(guò)程中不斷完善和改進(jìn)，并隨著信息技術(shù)的變化而進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，這樣才能實(shí)現(xiàn)路橋公司的高效管理。

[1]張琪琪.企業(yè)合同管理研究——側(cè)重于B公司合同管理系統(tǒng)的分析[D].成都：西南財(cái)經(jīng)大學(xué)，2009.

[2]張張龍.中國(guó)某公司合同管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].濟(jì)南：山東大學(xué)，2011.